數智賦能重大科技項目檔案監督指導機制研究

當前，數智化已成為推動社會進步和科技創新的關鍵力量。重大科技項目作為國家科技創新的重要載體，其檔案管理在記錄項目全生命周期、保障項目順利實施以及促進知識傳承等方面發揮著至關重要的作用[1。然而，隨著項目復雜度的提升和數據量的激增，檔案形態從紙質向數字化、多模態化轉變，檔案生成與更新的動態性增強，對檔案管理的協同性與安全性要求也日益提高[2，這些變化使得傳統的檔案監督指導機制難以適應新的管理需求和新興技術應用[3]，亟待創新。因此，研究數智賦能下重大科技項目檔案監督指導機制的創新具有重要的現實意義。

一、數智環境下重大科技項目檔案的特征分析

（一）檔案形態的數字化與多模態化

當前數智化背景下重大科技項目的檔案形態發生了顯著變化，傳統紙質檔案逐漸被數字化檔案取代，檔案的存儲形式從物理介質轉向電子介質，如硬盤、云存儲等。這種轉變雖然提高了檔案的存儲效率和檢索速度，但同時也帶來了檔案以多種模態呈現，即除傳統的文本檔案外，還包括圖像、音頻、視頻等多種形式。這些不同模態的檔案在存儲格式和管理要求上的差異性，增加了檔案管理的復雜性。

例如，圖像檔案需要進行圖像處理和分析，音頻檔案需要進行音頻識別和轉錄，視頻檔案需要進行視頻編輯和壓縮，同時多模態檔案的管理還需要考慮數據安全和隱私保護問題，確保檔案信息不被泄露和濫用。

（二）檔案生成與更新的動態性

重大科技項目因其跨階段推進、多主體方協作的復雜性，以及技術路線的創新探索需求，決定了其檔案的生成和更新具有高度的動態性。在重大科技項目中，項目團隊需要實時記錄項目的進展情況（包括項自方案設計、實驗數據迭代、測試結果反饋等），并要求檔案管理系統同步更新，以保證多方合作和項目推進。檔案生成與更新的動態性要求檔案管理系統需要具備實時跟蹤和記錄檔案變更歷史的能力，確保檔案信息的準確性和完整性。此外，檔案的生成和更新還需要與項目管理的其他環節（如進度管理、質量管理）緊密結合，實現信息的協同共享，這些都使得重大科技項目檔案具有不可預知的動態性。

（三）檔案管理的協同性與安全性挑戰

重大科技項目通常涉及多個部門、多個地區甚至多個國家的協同合作，檔案管理的協同性成為關鍵問題。檔案信息需要在不同主體之間高效傳遞和共享，然而，由于不同部門和地區之間的信息共享機制不完善，檔案信息在傳遞過程中容易出現延遲、丟失或重復等問題。跨地區、跨國界的檔案管理缺乏統一的標準和規范，也增加了協同管理的難度。因此，檔案管理機構需要建立統一的管理標準，制定明確的協同管理機制和規范，確保檔案信息的高效傳遞和共享。同時，數智環境下的重大科技項目數字化檔案因系統互聯性增強，更容易受到網絡攻擊、數據泄露等安全威脅，需采取先進的安全技術，如加密技術可以保護檔案數據的安全，訪問控制技術可以限制用戶對檔案的訪問權限。檔案管理機構還需要建立完善的安全管理制度，定期進行安全檢查和評估，確保檔案信息的安全性和保密性。

二、當前監督指導工作存在的問題

（一）制度建設滯后

重大科技項目檔案管理的復雜性和動態性在逐漸遞增，而當前監督制度仍主要是在沿襲傳統紙質檔案管理框架下制定的，難以適配數智化環境下科技項目檔案的數字化特征與智能治理需求。在數智技術深度重構檔案管理生態的背景下，制度體系的滯后性成為制約重大科技項目檔案監督指導效能的核心因素，主要表現在以下三個方面：首先，標準化建設存在結構性斷層，現有《科學技術研究檔案管理規定》等制度對多源異構數據整合、區塊鏈存證、動態知識圖譜構建等新型管理場景缺乏操作性規范指導，導致電子文件全生命周期管理缺乏統一標準。其次，監管機制與技術發展脫節，傳統定期檢查制度難以應對實時產生的PB級別科研數據流，在數據安全、隱私計算、跨境流動等新興領域存在制度盲區。最后，制度更新迭代速度滯后于技術創新周期，人工智能輔助決策、元宇宙環境下的檔案利用等前沿場景尚未形成有效監管框架。這種制度供給與數智化實踐的異步性，導致檔案監督工作陷入“治理真空”與“制度超載”的雙重困境。

（二）技術應用瓶頸

技術賦能的非均衡性發展致使重大科技項目檔案監督指導面臨深層次應用瓶頸。當前數智技術與檔案治理需求的適配性尚未突破關鍵節點，主要表現在技術集成度不足導致數據貫通受阻，異構系統間接口標準缺失、語義互操作能力薄弱，科研數據在立項、實施、驗收等階段仍存在“信息煙囪”，難以構建全鏈條追溯的智能監管平臺；人工智能等單點技術雖在OCR識別、元數據抽取等環節取得局部突破，但與區塊鏈存證、隱私計算、數字孿生等技術的系統性融合不足，導致電子檔案可信共享與跨域協同缺乏技術支撐；數據處理能力滯后于科研創新速度，現有技術對PB級非結構化數據流的實時語義解析與風險預警存在明顯短板，多模態數據融合分析、動態知識發現等深度應用仍停留于實驗驗證階段。技術工具與治理需求間的結構性錯位，最終導致監督指導工作陷入“有數據無洞察、有系統無智能”的被動治理范式，這些技術應用瓶頸不僅影響了檔案管理的效率和質量，還制約了監督指導工作的有效實施

（三）協同治理不足

重大科技項目的檔案管理涉及不同部門、多個地區甚至多個國家的協同合作，需要建立有效的協同治理機制，多元主體協同機制的缺位顯著制約重大科技項目檔案監督指導的整體效能。重大科技項目通常涉及高校、科研院所、企業等多類創新主體，其檔案生成具有跨地域、跨學科、跨階段的復雜特性，但現行治理體系尚未形成有效的協同框架：如科研機構與檔案管理部門間權責邊界模糊，項目承擔單位側重成果產出而疏于過程檔案規范，檔案行政機構則受限于專業壁壘難以實施精準指導；跨系統數據共享存在制度性障礙，部門間信息共享機制不完善、技術標準不統一、數據接口規范缺失等問題導致實驗記錄、技術圖譜等核心檔案資源難以實現跨組織流通與集成利用；不同部門、地區間檔案管理標準與規范缺乏統一性，科技主管部門、地方檔案機構及行業組織制定的分類規則、元數據方案存在顯著差異，致使跨區域協作項目的檔案著錄、存儲與移交面臨執行沖突；監管體系的碎片化特征突出，檔案行政部門、保密管理機構與技術監管部門間缺乏數據互認機制與聯合監管規則，對跨境協作項目中的檔案流轉更易形成監管真空。協同治理架構的失序不僅加劇了檔案管理成本，更導致重大科技項目全鏈條知識資產面臨流失風險。

（四）專業能力短板

在數智化環境下，檔案管理對專業人員的能力要求日益提升，面對檔案形態向數字化、多模態化演進的趨勢，傳統檔案管理人員普遍缺乏數據治理、智能算法應用等核心能力。在技術維度，檔案機構既懂檔案業務又精通人工智能、區塊鏈等數智技術的復合型人才稀缺，導致電子文件真實性保障、非結構化數據分析等場景存在技術應用斷層；在管理維度，重大科技項目涉及的動態知識圖譜構建、跨境數據流風險評估等新型業務，要求監督主體具備跨學科認知能力，但現有人員知識體系更新滯后于技術迭代速度。同時，檔案管理機構尚未建立系統化的數智能力培養機制，針對異構數據清洗、隱私計算部署、數字孿生建模等前沿技能的專項培訓明顯缺位，基層檔案員多依賴傳統經驗應對智能監管需求。更為深層的是，部分管理機構仍延續紙質時代的線性管理思維，對實時數據捕獲、智能預警響應等數智化監督模式適應性不足，難以駕馭重大科技項目中海量、高頻、多維的檔案治理挑戰。專業能力與數智賦能的供需錯位，導致重大科技項目檔案難以實現從數據沉淀向知識賦能的跨越，實質上阻礙了數智技術在科技檔案全生命周期監督中的深度滲透與價值釋放。

三、數智賦能監督指導機制創新的對策建議

（一）完善數智化監督指導機制

數智化監督指導機制的構建需以制度重構與技術賦能為雙輪驅動，破解傳統檔案監管與數智化轉型間的結構性矛盾。在制度創新層面，應聚焦重大科技項目檔案全生命周期管理的復雜性特征，建立動態響應機制加速制度體系更新，重點修訂《科學技術研究檔案管理規定》等核心制度框架，針對電子檔案多源性、跨境流動性等新型治理挑戰，在現有法規框架內增設智能算法應用倫理審查、多模態數據歸檔質量評估等專項條款，明確技術工具介人檔案監管的權限邊界與問責規則，同步構建算法決策透明度評估與風險熔斷機制，確保技術賦能始終遵循制度規約與公共利益導向。在標準建設維度，需面向科研檔案跨階段演化的動態需求，構建覆蓋數據采集、知識組織、共享利用全流程的標準化生態體系，研制適應異構系統交互的元數據映射規則與語義互操作框架，制定兼顧數據開放與安全可控的分級分類標準，通過國家標準引領、行業規范細化、機構執行落地的三級協同機制，系統性消解跨部門數據共享的技術壁壘與制度摩擦。在治理架構層面，應建立“風險預判一過程控制一效能反饋”聯動的智能監管體系，依托虛擬仿真環境模擬多主體協作場景，驗證智能工具在跨境數據流轉、多模態檔案整合等復雜場景中的協同應用效能，同步完善數據安全評估、應急響應處置等配套機制，實現監管流程從被動應對向主動防控的范式轉換。通過制度供給的精準性、標準體系的適應性、治理架構的預見性三重賦能，形成閉環演進的新型監督指導機制，不僅能夠強化重大科技項目檔案全鏈條合規性管控，更能激活海量科研數據的內生價值，為科技創新戰略實施提供高質量檔案治理支撐。

（二）創新監督指導模式

檔案管理正從“保管范式”向“治理范式”演進，數智環境下的重大項目檔案的監督指導模式應從管理對象維度、治理需求維度和技術環境維度進行改革創新，這一范式轉型的核心在于重構檔案管理的價值邏輯與實踐框架。管理對象維度需突破傳統以物理載體為核心的管控模式，將檔案實體轉化為系統性數據資產，通過建立全域化數據治理體系實現多源異構信息的深度整合與動態關聯，借助可信存證機制確保科研數據從生成到歸檔的全流程可追溯性與完整性；治理需求維度應超越基礎性質量監督的局限，構建“風險防控一知識集成一價值創造”的多層次目標體系，依托智能分析工具實現跨領域數據的協同挖掘與動態評估，推動檔案管理從被動式合規審查向主動型知識服務升級；技術環境維度亟需打破傳統技術工具的碎片化應用格局，通過系統性整合感知、分析與決策功能模塊，形成覆蓋數據全生命周期的閉環治理鏈條，深度融合動態建模、智能合約等先進技術手段，構建起數據實時感知、風險動態預警、決策自主優化的智慧化監督體系。這一轉型本質上是以數據要素為核心驅動、以價值創造為導向的治理范式重構，通過建立數據資產化、分析智能化、服務場景化的新型監督框架，不僅能夠提升重大科技項目檔案管理的精準性與時效性，更可推動檔案資源從靜態存儲向動態賦能轉變，為科技創新全流程提供兼具適應性、安全性與前瞻性的治理支撐。

（三）提升監督指導效能

數智賦能為提升重大科技項目檔案監督指導效能提供了技術杠桿，其核心在于通過數據貫通與智能分析實現治理精準度的躍升。需構建“數據融合一協同治理一效能反饋”的閉環優化機制：建立跨系統數據平臺與協同治理網絡，整合科研機構、管理部門及國際協作平臺的數據資源，通過統一語義映射與標準化接口協議打破部門、地區間的信息壁壘，構建支持多語言、多格式的跨境數據交換通道；開發智能診斷引擎，基于機器學習算法構建檔案質量動態評估模型，對數據完整性、版本一致性、合規風險等核心指標進行實時量化分析；實施差異化監督策略，依據科研項目類型、階段風險等級及機構信用評價，智能配置檢查頻次與資源投人，實現監管資源的精準投放與彈性調度。同時，建立覆蓋“過程可溯一協作可評一責任可究”的效能評估體系，通過回溯分析智能預警響應時效、跨部門協作效率及國際標準對接度等參數，持續優化算法模型與協同規則。數智技術驅動的效能提升，不僅使監督指導覆蓋范圍從靜態節點擴展至全生命周期，更通過構建全球科研檔案治理共同體，推動重大科技項目檔案實現從合規管控向知識賦能的范式躍遷，為跨學科協同創新、跨境技術轉移等國家戰略需求提供全鏈條、高可信的檔案數據支撐。

參考文獻：

[1]孟醒.國家重大建設工程檔案的管理與開發策略[].山西檔案，2025 （1）：176-179.

[2]李朝霞，王改嬌，羅明書.高校國家重大科技基礎設施項目檔案管理的現實困境與應對策略

[J].浙江檔案，2024 （3）：26-29.

[3]牛鵬濤，周陽，喬文彬.建設工程檔案智能化創新路徑探索[].北京檔案，2024 （8）：47-50.

作者單位：天津大學檔案館