引入大數據技術的數字化檔案利用服務模式優化研究

一、引言

隨著現代信息技術的快速發展，大數據技術在各個領域的應用越來越普遍。現階段的數字化檔案利用服務普遍存在信息流通不暢、檢索效率低下、分析能力不足等問題。為有效解決這些問題，相關主體需積極引入大數據技術，在先進技術的支持下，創新數字化檔案利用服務模式，提升檔案管理水平，最大限度地滿足用戶的多元需求。基于此，本文聚焦于大數據技術在數字化檔案利用服務中的應用，深入分析大數據技術在提升檔案檢索效率、識別隱性知識關聯及實現個性化服務推送三個方面的應用價值，并在此基礎上從平臺搭建、智能檢索、數據挖掘、風險防控及行為分析等方面提出優化建議，以期為檔案管理事業的高質量發展提供有益參考和借鑒。

二、大數據技術在數字化檔案利用服務中的應用價值

（一）提升檔案檢索效率

檔案是人類社會不可或缺的寶貴財富，詳細記錄了人類在社會活動中形成的各類重要信息，包括決策文件、審批文件、人員檔案、預算與決算文件及工作計劃與總結等。在傳統的檔案檢索工作中，用戶通常選擇關鍵詞搜索的方式進行檢索，這種檢索方式不僅耗費時間長、匹配精度低，且檢索結果缺乏關聯信息，仍需用戶進行手動篩選。[1]因此，將大數據技術廣泛地應用于檔案檢索工作中能夠有效解決上述問題。在自然語言處理技術的支持下，檔案檢索系統可以精準地理解用戶的檢索意圖，自動關聯相關檔案并為用戶提供更加全面的檢索結果，顯著提升了檢索效率與準確性。此外，檢索系統能實時跟蹤并記錄用戶的歷史行為（如關鍵詞檢索記錄、檔案標題瀏覽、頁面停留時長等），以此為依據對用戶的興趣偏好進行多維分析，進一步生成興趣標簽，并基于算法實現檔案智能推薦，真正落實“檔案找人”。總之，在檔案利用工作中合理應用大數據技術既能有效提升檔案檢索效率，將檢索時間從“分鐘級”縮短至“秒級”，又能優化檔案利用服務模式，進一步激活檔案的多元價值。

（二）識別隱性知識關聯

在傳統模式下，檔案信息一般以紙質文件或獨立電子文檔的形式進行存儲，檔案之間缺乏關聯性，導致跨部門信息交流困難，用戶難以全面地獲取信息，極大地影響了決策效率。例如，某部門在研究新政策對教育行業的影響時，需與各相關部門分別進行溝通協調，依靠人工力量逐一收集相關文件、行業報告及統計數據等，整個過程既耗時又費力，且極易出現遺漏和錯誤。而利用大數據技術開展檔案利用工作則可以幫助用戶精準識別檔案資源間的隱性關聯，賦予檔案信息更加豐富的內涵，促使檔案的利用價值得到最大程度地發揮。例如，在數字化檔案利用服務中，相關主體可利用關聯規則挖掘算法對結構化數據（如預算與支出明細、文件流轉記錄、員工考核記錄等）和非結構化數據（政策文件、行業報告、會議紀要等）進行規模化處理，通過數據分類與整合將相關實體關聯起來，形成可視化知識圖譜，從而為科學決策、資源分配、風險預警等提供有效依據。

（三）實現個性化服務推送

當前，各個行業對檔案數字化服務的重視程度日益提升，紛紛嘗試利用先進的技術手段將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，以實現更高效的檔案管理和更便捷的檔案利用。然而，在現階段的檔案利用工作中，服務內容同質化、資源利用率低等問題仍然存在，不僅造成了資源浪費，還降低了用戶的認可度與滿意度，在一定程度上制約了各項業務的快速發展。在此背景下，將大數據技術引入檔案利用工作中能夠有效促進個性化服務推送的實現，顯著提升用戶的滿意度與檔案利用效率。以協同過濾推薦系統為例，該系統通過實時分析用戶的瀏覽、搜索、下載等行為數據，深入挖掘用戶群體相似性，從而實現精準推送，從根本上解決傳統模式推薦內容同質化的問題，使長期被忽視的“長尾檔案”突破固有受眾圈層，精準觸達具有潛在需求的用戶群體，從而實現對檔案價值的深度挖掘。

三、大數據技術在數字化檔案利用服務的多元路徑

隨著信息技術的持續發展，大數據的廣泛應用既有效更新了檔案管理與服務模式，切實滿足了用戶對檔案信息的多元化需求，同時也有力地推動了社會的數字化轉型。

（一）構建數字化檔案管理平臺，促進資源共享

在信息化時代背景下，檔案管理工作進入新的發展階段，檔案類型更加豐富，數量也呈指數級持續增長。然而，傳統的檔案管理模式存在存儲分散、檢索效率低、信息共享困難等問題，導致檔案資源利用率較低，甚至造成資源浪費。

為徹底打破信息孤島、消除數據壁壘，在開展數字化檔案利用工作的過程中，相關主體需充分利用大數據、分布式存儲等前沿技術搭建數字化檔案管理平臺，有效整合分散于各業務部門及不同信息系統中的檔案資源，為檔案的集中管理、高效共享夯實硬件基礎。同時，通過API接口、ETL工具等中間件將數字化檔案管理平臺與政務OA系統、業務審批系統、公共服務平臺無縫對接，實現數字檔案與業務系統的雙向賦能，促進各部門之間檔案資源的互聯互通，全面提升工作效率。[2]例如，在業務OA系統中，用戶可在創建公文時調用檔案系統接口生成檔案編號并關聯至公文，歸檔時自動觸發ETL流程并更新系統狀態。總體而言，數字化檔案管理平臺的建設顯著提升了檔案資源整合與共享的效率，使部門協作更加順暢，且錯誤率較低，有效保障了檔案資源的完整性、可靠性與可用性。

（二）充分利用智能檢索技術，提升資源利用率

在數字社會快速發展的背景下，將大數據技術引入數字化檔案利用工作中，不僅能有效更新其服務模式，更能通過智能檢索技術，促進檔案資源利用效能的顯著提升。在檔案利用工作實踐中，工作人員可以利用自然語言處理技術對檔案文本進行多層次、精細化解析，通過全面掃描文本內容，識別文字表層信息并挖掘文本的內在邏輯及語義關聯，實現關鍵詞在全文范圍內的精準檢索，幫助用戶快速定位目標檔案。[3]同時，該技術還具有強大的語義理解功能，能夠突破傳統模式的局限，通過語義分析精準捕捉用戶查詢的深層意圖，準確理解用戶期望獲取的信息類別、涵蓋范圍及細節需求等，據此關聯相關檔案資源，提供更加契合用戶需求的檢索結果。此外，檔案管理部門還可以聚焦于現有的海量檔案資源，利用數據挖掘技術從中提取信息，如人物關系網絡、事件發展脈絡及機構變遷軌跡等，在此基礎上構建可視化知識圖譜，直觀地呈現人物、機構與事件之間的多維關聯，深度釋放檔案的潛在價值。在此模式下，用戶在檢索檔案的過程中僅需輸入關鍵詞，平臺即可通過知識圖譜將分散的檔案條目整合為語義網絡，實現“一查多聯”的擴展檢索與跨區域關聯推薦，使檔案利用的效能獲得顯著提升。

（三）深入挖掘數據潛在價值，為決策提供依據

傳統的檔案管理模式往往過度重視數據的存儲與檢索，而忽視了對其潛在價值的深度開發。將大數據技術引入數字化檔案利用服務中有利于高效、精準地挖掘檔案數據的潛在價值，真正實現數據增值，進而為科學決策提供數據支撐。在數字化檔案利用工作實踐中，工作人員可以充分利用時間序列分析、機器學習等前沿技術，對現有檔案中的關鍵信息進行趨勢分析，揭示數據背后隱藏的規律性特征，為優化決策提供參考。例如，在人口遷移研究中，可利用數字化技術對多種檔案數據進行深入分析，通過均值填充、剔除異常值等方式對數據進行統一處理，再從中提取教育資源分布、就業機會分布等關鍵信息，以確保數據的質量。在對數據進行有效的預處理后，可選擇合適的機器學習算法構建預測模型，預測不同地區的人口流動趨勢，精準量化遷移規模、方向及驅動因素。此類趨勢分析與預測結果可以作為城市基礎設施規劃、公共服務資源配置及城市空間布局優化的重要依據，為科學決策提供有力支持。

（四）強化風險防控，保障數據安全

在數字化檔案利用服務中，大數據技術的廣泛應用雖然顯著提升了檔案檢索效率與服務效能，但不可忽視的是，網絡攻擊、越權訪問、人為操作失誤等安全風險依然存在。為實現檔案資源的高效利用與安全可控、夯實數字化檔案利用服務的安全根基，檔案管理機構需積極構建“事前預防、事中阻斷、事后溯源”的全流程安全防護體系，強化風險防控，保障數據安全。一方面，可充分利用數據加密技術，如傳輸加密、存儲加密、動態脫敏等，為數據的采集、存儲、傳輸、利用提供全流程防護。其中，傳輸加密技術的防護重點在于防范數據傳輸過程中的竊取與篡改行為，適用于跨域數據交互場景，有助于守護數據傳輸的“空中走廊”；存儲加密技術的防護重點在于保障數據存儲介質的安全，適用于長期數據存儲場景，本質上是為長期存儲的數據“上鎖”；動態脫敏技術的防護重點在于利用虛假數據掩飾真實數據，適用于非密級數據共享場景，使數據“可用不可見”。另一方面，可根據防護重點和具體場景，實施智能訪問控制策略，切實保障檔案數據的安全性。例如，在身份認證環節可以將知識因素（密碼、PIN碼）、擁有因素（短信驗證碼、硬件令牌）及固有因素（指紋、面部識別）進行充分整合，通過多因素疊加認證，降低數據泄露風險；又如，在檔案系統登錄環節，可以采用“輸入密碼+接收短信驗證碼+指紋識別”的驗證模式，而在遠程訪問重要檔案場景中，則可以采用“VPN連接+輸入密碼+硬件令牌+面部識別”的模式。總之，在檔案管理與利用工作中高度重視風險防控，能夠有效保障檔案服務的穩定高效運行。

（五）積極開展用戶行為分析，優化用戶體驗

當前，用戶對檔案信息獲取便捷性與透明度的需求持續擴大，如何精準把握用戶需求，創新數字化檔案利用服務模式，進而為用戶帶來良好的服務體驗成為檔案管理機構亟需解決的問題。在傳統的檔案管理模式中，通常由用戶主動提出檔案查詢、利用的需求，檔案管理部門始終處于被動響應的狀態，一旦需求信息傳遞不及時，用戶的即時性需求便難以得到滿足。在此背景下，檔案管理部門可以充分利用大數據技術對用戶的行為數據進行實時追蹤，包括訪問路徑、關鍵詞檢索記錄、瀏覽時長及下載偏好等，同時對這些數據進行分類、整合和處理，進而形成用戶畫像，以此預判用戶的潛在需求并為其提供個性化服務。例如，可以為人力資源管理部門提供檔案“一鍵式檢索”服務，利用大數據技術從員工入職時間、崗位類別等維度出發，一鍵生成全景檔案視圖，整合員工的基本信息、教育背景及培訓記錄等數據，結合機器學習預測模型標注崗位風險等級，輔助管理者完成相關決策。

四、結語

綜上所述，在信息化時代背景下，大數據技術在各個領域內的廣泛應用，不僅重塑了行業形態，更在一定程度上加速了社會的數字化轉型進程。在數字化檔案利用工作中積極引入大數據技術，既有助于提升檔案檢索效率，實現個性化服務推送，又有助于精準識別檔案信息中存在的隱性知識關聯，進而為科學決策、資源分配、風險預警等提供依據。檔案管理部門應充分認識到大數據技術在檔案管理工作中的重要價值，并在未來的工作實踐中堅持以用戶需求與現存服務短板為導向，從數字化平臺建設、數據價值挖掘、強化風險防控及開展用戶行為分析等方面出發，促進檔案資源的高效利用，全面保障檔案的安全性、完整性，最大限度地滿足用戶需求，力求實現檔案事業與社會數字化轉型的協同發展。

參考文獻：

[1]方潔.大數據技術在數字化檔案利用中的應用研究[J].辦公自動化，2025，30（03）：126-128.

[2]湯瀟雅.大數據時代行政事業單位檔案開發與利用研究[J].蘭臺內外，2024（36）：12-13+16.

[3]凌瑞英.大數據技術下服務導向型檔案利用管理策略[J].蘭臺世界，2019（06）：109-111.

（作者簡介：張澤敏，女，本科，都勻市檔案館，館員，研究方向：檔案利用）

（責任編輯 葛星星）