論數字化檔案管理在事業單位的應用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

作為事業單位重要的信息資源，檔案記錄著事業單位的發展歷程與業務活動。科學、有效的檔案管理對事業單位的決策制定、運營發展有著深遠影響。伴隨著檔案信息日積月累，事業單位檔案數據量持續增加，傳統檔案管理模式將無法適應海量信息管理的需求，管理弊端日益顯現。數字時代，技術優勢為事業單位檔案管理提供了新思路，實現了檔案信息的深度挖掘、批量處理與精準管理，不僅為事業單位的決策提供有力支持，還進一步加快了事業單位數字化轉型與現代化發展。然而，機遇與挑戰并存，事業單位如何攻克難題、走出困境，是其當下面臨的核心問題，亟待解決。

一、事業單位數字化檔案管理面臨的挑戰

1.技術與系統層面：技術標準和互操作性問題

數字化檔案管理是以技術為依托，依賴于信息系統平臺開展的一項管理工作。事業單位在推進數字化檔案管理工作時，通常會委托專業的系統開發商開發檔案管理系統，而不同開發商遵循的標準不同，開發的系統功能各異，導致不同系統使用的文件格式、命名規則和數據結構不同。由于數據格式不兼容，事業單位數字化檔案管理必將存在數據遷移難、格式轉換煩瑣的問題，無法實現信息的直接交互。如今，技術更迭速度不斷加快，新技術與標準不斷涌現，若未能及時更新檔案管理系統，新舊系統和子系統之間也將存在兼容性問題，從而影響系統的有效使用。

2.成本問題：資金投入缺口明顯

實現數字化檔案管理需要大量的資金支持，從投入成本角度來看，主要涉及基礎設備設施、軟件系統以及其他必要的附加費用。前期的基礎硬件投資成本占比較高，為保障檔案管理有效實現數字化轉型，需要選擇高性能服務器、大容量存儲設備以及先進的網絡設備，以保障數據傳輸通暢，有序推進檔案管理工作。在軟件系統方面，主要的成本投入集中在專業的檔案管理系統上，根據系統功能、完善度等因素，系統定制費用相對靈活，優質、先進且功能完善的系統價格必然較高。不僅如此，伴隨著數據存儲空間需求的不斷擴大、后續系統維護與升級，此類成本費用還將持續增加。為防止數據被泄露、黑客攻擊，事業單位還需要加強對數字化檔案數據安全的保障，也需要投入一定的安全保障成本。除此之外，人力資源方面的投入亦不可忽視，包括在數字檔案工作中投入的人力成本以及對相關人員培訓方面的成本投入等。由此可見，數字化檔案管理進程中存在明顯的資金投入缺口，成本帶來的挑戰也是事業單位尤其需要重視的問題。

3.數據安全和隱私問題：信息安全風險突出

與傳統紙質檔案管理模式相比，數字化檔案管理面臨的安全問題亦不容小歔，通常可將其劃分為三類風險：一是網絡攻擊風險。既包括傳統意義上的黑客攻擊、病毒感染，也包括社會工程攻擊、零日漏洞利用等高級威脅。這類風險主要是通過入侵檔案管理系統，竊取和篡改檔案信息。二是數據被泄露風險。例如，操作不當、未做好存儲管理、主動泄露信息或因系統故障、網絡傳輸以及計算機問題等緣由而造成數據被泄露或意外丟失。三是存在隱私安全隱患。檔案信息往往包含大量個人隱私、事業單位機密信息以及核心業務數據等，一旦這類信息安全無法得到保障，就會帶來嚴重的法律和經濟后果，給事業單位造成巨大損失。

4.人才緊缺問題：員工培訓和接受新技術的能力

員工是踐行檔案管理數字化轉型、推進數字化檔案管理工作的主力軍。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的區別在于數字化檔案管理強調數字技術、信息系統的運用，要求相關人員具備檔案管理專業知識與數字技術、信息化應用能力。但就目前事業單位檔案管理人員綜合素質水平來看，其大多數是具備紙質檔案管理豐富經驗的專業人才。相比之下，數字技術與信息技術方面則存在明顯短板，僅能夠簡單使用檔案管理系統展開查詢，無法從中挖掘有價值的信息。此外，一些資歷較高的檔案管理人員已習慣于傳統檔案管理模式，加之部分人員年齡較大，往往缺乏較強的新技術接受能力，存在抵觸心理，學習能力較弱等，從而影響數字化檔案管理的開展。

二、數字化檔案管理在事業單位的應用措施及優化建議

1.制定數字化檔案管理政策和流程

制定數字化檔案管理政策和流程是確保數字化檔案管理系統有效運行及其合規性的關鍵措施之一。鑒于事業單位業務類型不同，在政策制定過程中，應以自身實際為出發點，確保檔案管理政策與自身業務特點相吻合，保障數字化檔案管理工作有效落地。在此基礎上，應秉持一致性原則，制定相應的政策標準與規范。針對檔案信息的收集，可規定將新文件統一收錄到數字化檔案管理系統中，推動紙質檔案逐步向數字化檔案方向發展。與此同時，明確檔案的分類與索引標準、制定統一的命名規則，使檔案系統內各類文件夾結構、元數據字段和標簽等規范化，以便后續精準識別和檢索檔案信息。在政策制定過程中，還需特別關注數據安全管理，確保檔案管理人員及其他使用檔案管理系統的相關人員，能夠嚴格按照政策標準和要求操作檔案管理系統，提升數字化檔案管理的合規性，防范數據隱私被泄露及丟失等風險。一方面，可以通過明確數字檔案的存儲位置、備份策略和保留期限等方式，對檔案信息存儲與保留環節加以控制。另一方面，可以從使用權限、登錄和閱覽權限等角度出發，通過對各類檔案設置訪問和編輯權限，提升檔案數據信息的安全性和檔案數據隱私保護成效。此外，在數字化檔案管理流程的制定方面，應涵蓋數字檔案從創建到歸檔的全過程。對于紙質檔案的數字化建設，可通過資料整理、拆分重組、信息校對、掃描錄入、審批與修改以及信息補充與歸檔，完成對數字化檔案操作流程的構建。通過明晰具體流程，確保各環節有章可循，在規范數字檔案管理的同時，賦予數字檔案管理可追溯性。對此，還可以通過建立審計與監控機制，進一步強化檔案訪問痕跡追蹤效果，加強數字化檔案信息管理的成效。

2.選擇合適的數字化檔案管理系統

數字化檔案管理系統具備較強的定制化特征，在開發與設計時，受各類因素影響，系統種類相對較為豐富。在數字化檔案的管理過程中，系統發揮著重要作用。事業單位要想順利推進數字化檔案管理轉型，取得理想的數字化檔案管理效果，就需要綜合多方面因素，合理選擇數字化檔案管理系統，確保數字化檔案管理系統與自身發展實際相符，使之最大化地發揮其系統效用，助力檔案管理人員高效開展檔案管理工作。從系統功能層面來看，應具備兩大板塊，即數字化檔案管理必備的基本功能，包括檔案收集、整理、存儲、檢索、統計與分析等，以及基于事業單位檔案管理實際需求的相關高級功能，如權限管理、數據遷移等。同時，鑒于檔案資料豐富多樣，系統功能還須具備多種文件類型支持模式，除文字之外，還可實現圖像、音視頻等數據信息的存儲與管理，以滿足各類檔案管理需求。從系統性能角度來看，海量數據資源是數字化檔案管理的基礎與核心，而大規模的數據通常需要相應的存儲空間，否則將影響存儲需求以及信息處理效率、系統傳輸速度。由于事業單位檔案資源通過長期積累，持續產生了大量數據信息，若系統性能不足以支撐海量數據的存儲與處理需求，就難以真正發揮數字化檔案管理系統的價值。因此，系統性能應充分考慮數據量規模，選擇可支持海量數據處理需求的系統，避免因系統性能不足而影響系統訪問與檢索速度。針對現階段數字化檔案管理系統普遍存在的兼容性、擴展性等問題，事業單位在選擇數字化檔案管理系統時，還需關注系統的互操作性，確保數字化檔案管理系統可兼容其他系統，順利實現數據共享與協作，解決過去因系統不兼容、數據格式不兼容等因素而導致的數字化檔案管理成效不佳的問題。

3.拓寬資金來源與合理分配

資金投人較大是事業單位在數字化檔案管理轉型過程中不可避免的一大挑戰。資金投人作為實現數字化檔案管理的基礎保障，若資金投人不足，必將影響數字化檔案管理的整體實施效果。因而事業單位在數字化檔案管理期間，還需充分考慮資金投入問題，可通過拓寬資金來源、合理分配資金的方式，擴大數字化檔案管理的資金占比、提高數字化檔案管理資金的利用率。在資金來源方面，事業單位可向財政部門申請專項資金，用于建設數字化檔案管理平臺。通過向財政部門說明數字化檔案管理建設的重要性與緊迫性，積極爭取財政支持與專項資金。與此同時，還可以通過積極參與政府相關部門發布的各類信息化建設項目申報，進一步爭取資金投人，以便為數字化檔案管理提供穩定、可靠的資金來源支撐，促使數字化檔案管理工作持續推進。在資金分配方面，可通過制訂科學、詳細的預算計劃，精準把控數字化檔案管理中關鍵環節與重點項目的資金需求，如優先完善基礎硬件設備與軟件系統的建設，保障核心設備與關鍵技術的投入。在此基礎上，預留部分資金用于后期系統維護與升級、人員培訓等方面，確保資金得到合理分配。事業單位還需注意在采購環節做好成本控制，可通過與供應商談判、集中采購等方式降低成本，減少采購投入占比。

4.構建信息安全防護體系

在數字化環境下，信息安全保障很大程度上決定了數字化檔案管理的有效性。因而加強數字化檔案管理風險控制十分必要。事業單位應對此加強重視，采取系列措施強化檔案保護，確保檔案信息安全、合規。基于此，可通過建立完善的安全管理制度，圍繞檔案信息安全防護要點，全方位加強訪問權限控制、操作規范管理，從人員管理上盡可能杜絕檔案信息被泄露或丟失等問題的發生，構筑數字化檔案管理的第一道防線。除針對性的授權訪問和操作權限之外，還可以采取身份驗證的方式進一步保障系統安全，如設立用戶名和密碼、雙因素身份驗證以及采用生物識別技術等，以此加強訪問控制，防止未經授權的用戶訪問系統。在此基礎上，建立數據備份策略和災難恢復計劃，定期對檔案數據備份處理，以應對操作失誤、設備故障或自然災害等突發情況，防止檔案數據丟失。在制訂備份計劃時，可結合檔案數據的重要程度、更新頻率等要素，確定相應的備份周期，定期對檔案數據全量備份，并驗證備份后的數據，確保備份數據的準確和完整。除數據備份之外，針對數據丟失或系統故障等事件，還應制訂相應的檔案數據恢復計劃，即對于時下未能及時備份，且因突發情況導致數據丟失的問題，制定相應的恢復流程與責任分工，以便第一時間恢復處理丟失的檔案數據。另外，為進一步加強檔案數據信息的安全防護，還需積極落實各類安全防護手段，包括在系統中引入加密算法，保護機密、敏感數據。建立入侵檢測系統，對網絡流量實時監測。在網絡邊界部署防火墻，阻止外部非法網絡訪問等。

5.提供數字化技術教育培訓支持

數字化檔案管理人員是否具備數字化意識與數字化素養，關系著數字化檔案管理工作能否順利開展。事業單位應提高對人才管理的重視程度，營造積極的專業成長氛圍，鼓勵檔案管理人員加快適應時代步伐，幫助其認清形勢，使其能夠不斷提高自身綜合能力，深入理解并掌握數字化管理技術，從而更好地投身于數字化檔案管理的事業中。與此同時，事業單位還應發揮引領作用，除領導層樹立榜樣之外，還可為檔案管理人員提供系統的數字化檔案管理培訓，促使檔案管理人員逐步加強對數字化轉型、數字化檔案管理應用的重視，使其能夠在有效掌握數字技術的同時，將技術有效應用于實際工作中。具體而言，事業單位可以從五個層面出發，打造科學、完善的數字化技術教育培訓體系。一是明確培訓目標與內容。在檔案管理專業能力基礎上，重點圍繞數字化技術確定培訓內容，確保培訓內容全面覆蓋數字化檔案管理對專業人才的能力需求范圍，如數字技術應用能力、數字化檔案管理系統操作能力、計算機基礎操作和數據庫管理等。二是確定培訓方案。根據培訓目標、內容以及培訓人員的實際情況，制訂詳細的培訓計劃，協調培訓與日常檔案管理工作，避免出現時間沖突或造成檔案管理人員壓力較大等情況。三是組建專業的培訓師資隊伍。例如，邀請相關高校教師、具備豐富實戰經驗的相關專業人員等，全方位地指導檔案管理人員，提供可靠且強大的培訓支持，使其能夠快速、高效地達成培訓目標。四是建立培訓反饋機制。鼓勵參與培訓人員提出反饋意見，以此作為培訓改進與優化的依據，持續提升數字化檔案管理人才培訓成效。五是設立培訓效果評估與考核機制。考核檔案管理人員階段性培訓成果，包括理論與實際操作等方面，了解其培訓效果的同時，調整培訓計劃，幫助檔案管理人員持續提升自身綜合素養。

三、結束語

事業單位要想立足新時期發展的大環境，加快數字化轉型至關重要。尤其在檔案管理方面，推進的數字化技術應用既是時代發展的引領，也是檔案事業發展需要，對提高事業單位檔案管理效率、增強檔案數據安全、降低檔案管理成本和支持檔案信息共享等方面意義重大。目前，事業單位數字化檔案管理尚未成熟，各維度均呈現出一定的轉型困境。在諸多的挑戰下，事業單位可通過建立數字化檔案管理體系、拓寬資金來源、構建信息安全防護體系、加強人員教育培訓以及持續改進與性能監測等措施，逐步克服數字化檔案管理障礙，以更好地發揮技術優勢對檔案管理的優化作用，不斷提高檔案管理水平。

參考文獻：

[1]徐春紅.事業單位數字化檔案管理現狀及優化策略探討[J].蘭臺內外，2024（23）：4-6.

[2]江春燕.數字化背景下事業單位檔案管理研究[J].中國管理信息化，2024，27（16）：190-192.

[3]王曦瑤.事業單位數字化檔案管理的優化策略[J].辦公自動化，2024，29（22）：22-24.

[4]劉燕.事業單位檔案數字化轉型的挑戰與對策[J].蘭臺內外，2025（02）：1-3.

[5]蘇曦.數字化檔案管理在事業單位中的應用分析[J].蘭臺內外，2024（01）：19-21.

作者單位：諸城市體育事業發展中心