大數據時代提升檔案管理工作質效的研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

作為社會發展變遷及個人進步的重要歷史記錄，在大數據時代針對性加強檔案管理工作，能有效提高檔案資源管理保護與開發水平，全面改進并優化檔案管理業務工作流程，實現對檔案信息的深入挖掘，使檔案的經濟效益與社會效益得到直觀體現。相關從業者應深入理解大數據時代給檔案管理工作帶來的變革，并及時采取措施配合檔案管理策略的進一步優化，實現檔案管理質效充分發展與提升的自標。

一、大數據時代檔案管理工作發生的主要變化

1.檔案來源的變化

相較于以往的檔案管理模式與策略而言，大數據時代檔案管理工作涉及的內容更加寬泛，其不僅局限于單純的紙質檔案管理工作，還涵蓋了電子文件管理、數字檔案管理等一系列內容。與此同時，政府機關、企業、科研院所與社會組織等相關機構的檔案信息均被納入檔案管理體系當中，對檔案管理工作的水平與質量構成了一定挑戰。

2.服務對象的變化

在大數據時代，檔案管理工作的服務對象同樣也發生了一系列變化，過去的檔案管理工作主要服務于企事業單位及政府部門，進入新時代以來，檔案管理工作的服務對象進一步擴大，民生服務、城鄉規劃以及基礎設施建設等相關領域成為檔案管理部門的主要服務對象。隨之而來，檔案管理工作的服務對象也逐步從線下轉變至線上，管理部門能夠依托信息化平臺以及數字化平臺實現與服務對象之間的實時互動與全面交流，有效擺脫了以往服務模式以及服務進程中時間與空間要素的制約，使服務對象能夠足不出戶地享受檔案服務內容，充分展現檔案管理工作在社會發展進程中所發揮的效益。

3.技術手段的變化進入大數據時代以來，檔案管理工作中所接觸的信息數據規模進一步擴大，給傳統的人工管理模式帶來了一系列挑戰，同時也推動了檔案管理技術手段的不斷變革與創新，以云計算技術、人工智能技術為代表的相關技術手段逐漸進入檔案管理領域，使傳統檔案管理模式及管理流程實現了全方位優化與轉型，節省了檔案管理部門大量的人力、物力資源，使檔案資源的開發整理與利用更加便捷、高效。從檔案的存儲載體來看，除傳統的紙質檔案外，音像、光盤、電子軟盤等成為檔案信息保管的主要方式與方法，技術手段的變革使檔案信息的調閱查詢流程更加便捷，備份傳輸過程更加高效，對保管環境的要求逐漸下降。

二、當前檔案管理體系面臨的主要挑戰

1.檔案信息提取與整理難度大

隨著大數據時代的到來，檔案來源與形態呈現愈發多元化的特點，對檔案信息的提取與整理工作也提出了挑戰，大量網絡數據及用戶信息的歸集納人檔案管理體系的職責范疇，這使得傳統的檔案信息提取與收集方式得到了顯著拓展。新的數據采集方式雖然在一定程度上實現了對管理成本與數據采集成本的控制，但受到技術因素的影響和制約，最終獲取的結果往往會存在一定偏差，仍需要由專業團隊組織復核。在此基礎上，由于大數據時代檔案信息數據規模不斷擴大，使得復核團隊的工作量始終居高不下，導致相關信息資料的提取整理工作陷入困境。在大數據時代背景下，檔案信息的提取方式與提取過程發生了改變，相關檔案信息數據的來源愈發分散，數據提取過程往往不分優劣，有價值的信息提取難度進一步增加，檔案信息中交叉重復的現象屢見不鮮，對檔案信息的提取整理工作也造成一些負面影響。

2.檔案信息收集與統計途徑繁雜

在大數據時代的檔案管理工作中，必須對檔案信息展開分門別類的收集與統計，從而為信息數據的開發利用提供必要的支持與參考。但從現階段檔案信息收集與統計工作現狀來看，一些單位對于檔案信息的歸檔管理工作存在不足，相關文件資料的類別不夠齊全，在資料收集過程中，僅關注到人事、文書和會計等領域的檔案信息，對于其他類別的檔案信息存在一定的忽視現象，導致檔案信息的完整性與全面性受到一定影響。此外，部分單位在開展資料信息歸集的過程中，對于各類文件未能及時留存，簡報、信息、調查報告等關鍵性資料未能及時歸檔管理，導致后續查詢調閱工作的開展面臨新問題和困難。

3.檔案信息整理使用不夠便捷

相較于以往的檔案管理模式，進人大數據時代的檔案管理方法與策略發生了一系列改變，檔案信息的整理與使用路徑得到了一定發展，但受制于管理理念以及技術推廣因素的影響，導致檔案資料信息的開發利用過程依然存在不夠便捷的問題。一些單位在開展檔案信息管理與利用的過程中，其索引與目錄的建設存在短板，給后續檔案信息查閱造成一定的困難，部分單位對于數字化、信息化檔案管理模式的建設投入依然不足，檔案信息數字化整理進度較為緩慢，資料查找調閱效率較為低下，給檔案信息整理開發與利用工作帶來極大的困難。

4.管理模式缺乏變革與創新

一些單位在開展檔案信息管理工作的過程中，依然沿用以往的人工管理模式以及管理策略，對于云計算、人工智能等技術手段的運用不夠深入。同時，未能從實際出發，遵循與時俱進的原則，推動傳統檔案管理模式的轉變與改革。檔案資源的開發利用與管理難以滿足用戶的個性化需求，相關數據資料的信息化建設仍停留在表面層次。此外，檔案管理單位與服務用戶之間的交流溝通存在理解偏差等問題，影響了檔案的利用與開發價值。

5.檔案信息面臨安全風險

大數據時代，如何保障檔案數據信息安全可靠成為相關技術人員需要面對的另一項關鍵性挑戰。檔案信息中蘊藏著突出的社會價值以及經濟價值，同時還具備一定的隱私性特征。在大數據時代的檔案信息管理中，實現了資料數據的公開與共享，導致用戶的隱私權益很難得到有效保護，檔案信息面臨著一系列安全風險和隱患，一些不法分子可能通過病毒、惡意程序等方式攻擊檔案信息管理系統，盜取有價值的檔案信息，嚴重影響了檔案管理效能，阻礙了新時代檔案管理質效的發展與進步。

三、大數據時代推動檔案管理提質增效的具體措施

1.全面加大檔案管理的投入力度

加大投入力度，推進資源集聚是提高新時代檔案管理綜合水平的關鍵因素之一。相關檔案部門應深刻領會推動傳統檔案管理模式改革創新的重要性，強化新時代檔案資源的開發與管理，持續優化館藏檔案資源結構，為當地經濟社會的持續發展貢獻力量。

各級檔案管理部門應積極完善檔案管理機制，設立檔案數字化專項經費。同時，組織專業團隊跟蹤落實檔案數字化建設專題項目，使存量檔案及增量檔案的數字化進程不斷加快，有效推進新時代檔案管理工作的轉型發展，使各類新技術、新手段在檔案管理、保護與開發等相關領域的運用更加深入廣泛，促進大數據時代檔案信息價值的進一步展現。

相關管理部門的工作人員應充分認識大數據時代檔案管理工作的重要意義與價值，并能夠自上而下地推動管理理念的轉變與革新，使檔案能夠真正成為企事業單位決策的參考依據，同時還能大幅提升檔案利用效能與服務水平，落實檔案管理全員參與的目標要求。

2.拓展檔案收集與整理渠道

從現階段檔案管理工作開展情況看，受制于傳統的管理理念及管理模式等客觀因素的影響，導致檔案收集與整理工作的渠道依然較為有限，檔案資料的收集整理依然面臨著一定難題。因而相關部門與工作人員應進一步拓展傳統的檔案收集與整理渠道，使不同載體、不同形態的檔案信息均能夠有效納入檔案管理體系當中，實現資源節約、便捷管理以及高效開發的管理目標及管理要求。

在收集與整理檔案信息資料的同時，相關管理部門及技術團隊應明確收集目標及收集渠道，使紙質載體檔案、電子檔案等不同類型的檔案信息能夠成為管理工作的主要對象，檔案部門應積極與企事業單位、政府機關等開展協調與配合，及時歸檔與存儲其日常工作開展中所形成的資料信息，使檔案資料能夠真正成為反映社會發展的主要載體，進一步突出檔案信息資源的價值。

檔案部門應當通過網絡抓取及用戶推送等方式，采集歸納檔案信息資源。同時，結合線上線下等多種方式加強社會輿論宣傳，使公眾能夠具備一定的檔案管理認知以及歸檔意識，使檔案資源的歸集進程更加高效及時，更加深入地挖掘與利用檔案信息。

3.加強專業化檔案管理團隊的培養

在大數據時代的檔案管理與開發實踐中可以看出，與傳統的檔案管理模式相比，新時代檔案管理工作對專業化和復合型人才的需求顯著增加。如何加強專業檔案管理團隊的培養與建設，已成為確保檔案開發管理質量和效率的關鍵。通過深人分析當前各級檔案管理部門人才團隊的建設與發展現狀不難發現，長期以來受管理認知、管理理念及人才培養模式等客觀因素的制約，導致當前檔案管理團隊的素質能力與大數據時代檔案管理工作的實際需求之間存在一定差距，使得檔案管理工作面臨一定困難，阻礙了檔案管理質效的提升與發展。因而相關部門應加大對專業檔案管理團隊培養工作的關注和重視力度。部門負責人應嚴格依照上級單位的要求，優化大數據時代檔案管理工作的開展模式、檔案管理團隊的建設標準及具體要求，提升復合型檔案管理人才在人才梯隊建設體系中的占比。與此同時，為提升檔案管理團隊整體素質，使其能夠符合大數據時代檔案管理工作開展目標的要求，管理部門還可定期組織開展人才培訓等相關活動，邀請檔案管理領域專家學者開展講座、座談會等相關活動，有效解決檔案管理人員在日常工作中遇到的問題。在此基礎上，為加強檔案管理人員的工作熱情與積極性，還應完善檔案管理人員績效評價機制以及職稱評審體系，及時為其開辟晉升通道，以增強檔案部門對專業人才的吸引力。

4.構建大數據檔案信息管理平臺

為實現新時代檔案管理工作模式的全面創新，檔案部門應從業務需求實際出發，有針對性地構建大數據檔案信息管理平臺，實現對檔案資源的全過程管理。在平臺建設過程中，可分別接入檔案收集、檔案整理、智能鑒定、密級劃分、檔案保管、全文檢索、知識圖譜建設、檔案利用開發與檔案協作編研等功能模塊，使科技檔案、會計檔案、人事檔案以及特殊載體檔案均能夠在平臺中得到清晰劃分，分類管理，便于檔案的收、管、存和用，使檔案信息在大數據時代的價值得到充分體現。

5.積極創新檔案管理服務理念

在大數據時代背景下，檔案管理人員還應積極創新檔案服務理念，遵循人性化、個性化和智能化的服務理念開展相關服務工作，在檔案管理中應充分體現出以人為本的服務原則，滿足用戶的需求。可以借助智能信息平臺為用戶提供優質高效的檔案信息服務，使檔案管理工作的質量與水平得到全面提升。與此同時，在組織開展檔案管理服務工作的過程中，還應充分明確目標用戶的個性化需求，深入理解其調取檔案信息的具體意圖，并為其量身定制個性化、定制化的檔案管理服務方案，以提升用戶體驗，確保服務效果。例如，為了使檔案管理服務工作更加高效，檔案部門可借助某信公眾號或移動App等，提供館藏介紹、檔案利用、自助咨詢、檔案展示以及信息公開等相關功能，減少時間、空間對檔案管理服務工作的限制，使用戶能夠獲取更加直觀的檔案信息服務。

6.不斷拓展檔案管理服務路徑

在開展檔案管理服務工作的過程中，相關單位和部門可推動管理資源的全方位整合，實現檔案信息的跨界共建共享。可打通一條行政單位主導、多部門協同合作、社會公眾積極參與的管理服務路徑，為檔案資源的開發、利用和共享賦能，使政府部門、黨政機關、國有企業、事業單位以及文化公益機構能夠結合各自專業背景與技術能力，推動檔案資源的積極建設，實現檔案數據資源之間的關聯銜接，進一步提升檔案資源的利用效能。例如，在提供檔案管理服務的同時，檔案部門可通過資源整合與信息共享，為公眾打造“一站式”檔案服務模式，打破以往檔案服務工作中各自為政、信息孤島等相關問題，使個人、企業和機構等檔案使用主體能夠基于統一的窗口與平臺更加便捷地完成檔案查詢、借閱和復制等各項需求，進一步簡化檔案服務的辦事流程，降低檔案在流轉過程中可能存在的損壞與遺失風險，為公眾提供更加優質的檔案服務體驗。

四、結語

綜上所述，大數據時代的來臨使得傳統的檔案管理方式發生了一系列改變，如何推動以往檔案管理策略的發展，使其能夠適應時代特征已成為檔案從業者亟待解決的關鍵課題。相關單位和部門應全面梳理檔案管理工作所發生的一系列變化，并能從實際出發，基于以往檔案管理模式的特點與方向，實現及時的優化與改進，使檔案管理機構的職能、工作內容以及工作責任均得到相應的發展與提升，促進新時代檔案管理質效的全面提升。

參考文獻：

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作者單位：漢中開放大學