建設數字檔案館對檔案管理的影響探微

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

在新時代背景下，各大企業開始意識到檔案管理的重要性，之前很多企業過于關注經營活動，對檔案資料缺乏高效管理，導致很多檔案資料出現丟失或不完整的情況。

在這一情況下，部分企業在開展檔案管理工作時，不再采用人工展開檔案資料的保存、分類和整理等工作，而是做到與時俱進，加大資金投人力度，完善數字檔案館建設所需要的硬件設備設施和軟件，并定期對檔案管理人員開展培訓活動，提高檔案管理人員掌握數字化技術的操作能力，更好地改善傳統檔案管理工作模式帶來的弊端，助力檔案管理工作朝著現代化和智能化方向轉型。

一、建設數字檔案館對檔案管理的影響

1.提升檔案管理的實效性

在新時代背景下，信息化、智能化已經成為主流趨勢，企業需要緊跟時代的發展腳步，通過建設數字檔案館，更加便捷地開展檔案管理工作，幫助檔案管理工作朝著智能化和現代化方向發展。數字檔案館能夠分類科學地存儲檔案資料，可以將原先的紙質檔案資料轉變為電子資料存儲在檔案館中，也能使用信息技術完善數字檔案館的檢索功能，想要查閱相關檔案資料，須持有密鑰或經中請批準后方可進行。通過搜索所需查看檔案資料的大寫字母或類型，系統可自動顯示相關內容，不僅能高效存儲檔案資料，還能提高檔案資料的使用效率，保障檔案管理的實效性。

2.減輕檔案管理人員的工作壓力

企業采用傳統管理模式開展檔案管理工作時，需要對紙質檔案資料實行分類、整理和存儲，增加了檔案管理人員的工作壓力。企業檔案資料繁雜，加之時間緊迫，檔案管理人員在整理過程中難免出現差錯與疏漏，不僅直接影響檔案資料的完整性，還會延誤整理進度。在這一情況下，通過建設數字檔案館，只需把紙質檔案資料轉變為電子檔案，使用信息系統自動分類、整理和識別電子檔案資料，不僅能夠有效減輕檔案管理人員的工作壓力，還使檔案管理工作流程不再煩瑣，更具有簡便性。

3.優化檔案管理職能

構建數字檔案館，需要企業內部各部門通力合作。在實際運營數字檔案館的過程中，將促進各部門間的深度溝通與交流。此種檔案管理模式，不僅能夠加強企業各部門的互動，還能更加全面地收集檔案資料。當某部門人員需要查閱檔案資料時，需在信息系統提交訪問申請，明確想要訪問檔案資料的類型和原因，在申請批準之后，能夠快速找到相應的檔案資料，極大地方便了檔案管理人員的工作。可以看出，數字檔案館的建設可以優化檔案管理職能，加強各部門之間的聯系，提供更加高質量的服務。

4.保障檔案資料安全長期存儲

對于企業來講，檔案資料彰顯著企業的歷史進程，為企業后續的發展提供堅實基礎，可以看出檔案資料管理的重要性。通過建設數字檔案館，積極使用計算機安全防護技術，如數據加密技術、操作留痕技術等，并且結合區塊鏈技術，防止外來人員對檔案資料的篡改，保障檔案資料的安全性和存儲性。同時，將文字版的檔案資料轉化為電子檔案資料，在調閱檔案資料時，只需要調閱數字檔案資料，不用長時間翻閱紙張資料，避免紙張資料破損，延長紙張資料的使用壽命。

二、建設數字檔案館存在的問題

1.資金投人不足

過去，企業普遍認為檔案管理工作無足輕重，因而未對檔案管理展開系統建設，而是將大量資金投向主營業務，導致數字檔案館建設因資金不足而受阻。盡管數字檔案館擁有顯著的優勢和便捷性，但在其建設過程中，企業需要投入巨額資金，以配備充足的人力資源，引入建設數字檔案館所必需的軟件和硬件設備設施。有的企業因為沒有對數字檔案館建設投入足夠的資金，所以影響了數字檔案館建設的進度和質量。盡管某些企業已投入相應資金，但由于投人力度不夠，導致數字檔案館建設進程中斷，難以推進下一步工作，進而制約了數字檔案館的建設質量。此外，部分企業不夠重視數字檔案館建設，認為檔案資料整理工作只需要人工完成即可，這也是數字檔案館資金投人不足的主要原因之一。

2.缺乏規范性建設

構建數字檔案館需要依托現代信息技術，主要通過硬件設備設施實現檔案資料的智能化管理。在建設過程中，必須嚴格按照企業的要求和標準開展。然而實際情況表明，部分企業在建設數字檔案館時缺乏規范性和合理性，導致最終建成的數字檔案館未能達到預期目標。目前來看，部分企業在開展數字檔案館建設時沒有制定相應的建設標準和規范，導致技術人員在開展工作時沒有統一的標準可以參考，數字檔案館建設過于盲目和隨意。同時，部分企業的其他部門也沒有認識到數字檔案館的重要性。在推進檔案管理工作的過程中，各部門依然各自為政，未能對檔案管理工作產生積極的推動作用。

3.缺乏充足的數字檔案資源

對于數字檔案館而言，數字檔案資源是其核心組成部分。目前，獲取數字檔案資料的方式主要有兩種：一是將傳統的紙質檔案資料轉換為電子檔案資料，二是直接從各部門收集已有的數字檔案資料。然而，實際情況顯示，企業各部門的工作壓力較大，難以有效配合檔案部門的檔案資料收集工作，導致數字檔案資源大多由紙質檔案資料轉化而來，直接收集各部門數字檔案資源的情況較少。在這種情況下，部分檔案管理人員依然承受著較大的管理壓力，整理并掃描各相關部門的檔案資料是一項耗時較長的工作。由于無法在規定時間內獲取更多的數字檔案資源，直接影響了數字檔案館的實效性。

4.缺乏專業能力較強的檔案管理人員

盡管數字檔案館已經減輕了很多檔案管理人員的工作負擔，但這并不意味著檔案管理工作可以完全脫離人工參與。相反，在數字檔案館建設過程中，對檔案管理人員的專業能力和綜合素養提出了更高需求。但是部分企業檔案部門人員年齡偏大，他們已經習慣了傳統的人工檔案管理模式，沒有時間和精力去學習信息化檔案管理技術，導致無法熟練地使用計算機等先進設備管理檔案資料，無法讓數字檔案館真正在企業內部發揮作用。

三、建設數字檔案館的措施

1.高度重視數字檔案館建設，提升數字檔案館建設的質量

對于各企業和單位來說，數字檔案館建設是時代發展的趨勢，需要高度重視數字檔案館建設，不斷優化與豐富數字檔案館的內容，加大資金投入的力度，保障數字檔案館建設質量與效率。

要樹立正確的檔案管理理念。作為企業單位的領導人員需要做到與時俱進，具有敏銳的觀察性，能緊跟時代發展，不僅重視企業的經營活動，還要意識到檔案管理的重要性，對數字檔案館建設工作開展有效宣傳與推廣，讓企業各部門意識到數字檔案館的重要性，能主動參與到數字檔案館的建設中。

加大資金投人力度。數字檔案館建設是一項長期的工程，不僅需要較長的時間，還需要投入充足的資金，完善數字檔案館建設所需要的軟件和硬件設備設施，并配備相應的技術人員。結合當前企業對數字檔案館的實際需求，建設相應的信息系統，更好地管理數字檔案資源。

建立健全崗位責任制。企業為更好地保障數字檔案館建設工作順利開展，需要各部門的積極參與，不能認為檔案管理工作只是檔案部門的工作，而是與企業業務、財務和行政等各部門都有關聯。在這一情況下，企業需要建立健全崗位責任制，明確企業各部門的工作職能，團結協作，幫助數字檔案館建設更上一層樓。

2.制定數字檔案館建設標準，明確建設的具體方向

在新時代背景下，各企業逐漸認識到數字檔案館建設的重要性。但是在建設過程中，經常會發現最終成果與預期存在差距，其主要原因在于數字檔案館建設初期未能制定相應的標準和規范。在這一情況下，企業為提高數字檔案館建設的實效性，需要建立統一的建設標準和規范，讓檔案管理人員和技術人員嚴格按照標準開展數字檔案館建設，更好地融合信息系統的上下游功能，讓檔案管理工作實現良性循環。同時，為了更好地保障數字檔案資料的安全，需要設置相應的檔案資料訪問權限。由于許多檔案資料涉及個人隱私信息或企業機密，若檔案保管工作不到位，導致企業機密被他人隨意查閱，將嚴重威脅企業的發展。因此，必須建立健全檔案查詢權限機制，查閱檔案資料的人員須提出申請，并在申請獲準后方可查閱。此外，企業還需進一步完善數字檔案館的反饋機制。在數字檔案館初步投入使用的階段，可以邀請使用過的人員提出寶貴建議，持續優化數字檔案館的服務功能，為企業的數字檔案館構建一個更優質、高效的服務。

3.豐富數字檔案資料，保障數字檔案資料的安全性

為充分發揮數字檔案館的價值與優勢，應不斷充實企業內部的數字檔案資料，以助力企業發展。同時，企業還應增強對數字檔案資料安全性的認識，切實做好安全防護工作，有效減少非法入侵與信息被泄露等風險。

提高紙質檔案資料轉為數字檔案的效率。在將紙質檔案資料轉換為電子檔案資料的過程中，會涉及諸多繁雜的內容。為此，應為檔案管理人員配備先進的掃描設備。通過使用這些設備設施，紙質檔案資料能夠被高效掃描并自動生成電子資料，提高了紙質檔案數字化轉換的效率，為豐富企業內部數字檔案資料貢獻力量。

與時俱進，建設相應的信息交流平臺。企業各部門可以借助信息交流平臺開展深度溝通交流，并且能夠在此平臺上傳相應的數字檔案資料。尤其是企業的業務部門，應全力配合檔案管理部門的工作，上傳更多的數字檔案資料。

建設縱橫雙向的檔案資源網。其中，橫向的檔案資源網以數字檔案館為核心，能夠有效提升數字檔案館內數字檔案資源的數量，助力企業檔案管理朝著現代化方向發展；縱向的檔案資源網絡是指覆蓋整個企業的業務信息系統。當企業開展業務活動時，能夠依托該系統直接獲取相應的數字檔案資料，并自動傳輸至數字檔案館，從而豐富數字檔案館的檔案資源。

確保數字檔案資料的安全性。應在數字檔案館部署相應的防火墻，并在檔案資料傳輸平臺上采用端對端加密技術和鏈路加密技術等措施，以有效地防范檔案資料傳輸過程中信息被泄露或非法入侵等風險。同時，技術人員還可以采用云計算技術，擴大數字檔案館的存儲空間，針對企業的機密文件設置專門的存儲空間，并加密系統，只有擁有密鑰的人員才能查看。

4.定期開展培訓活動，建設專業能力較強的檔案管理隊伍

檔案管理人員在數字檔案館建設中扮演著關鍵角色，企業必須充分認識其重要性，應著力培養更多具備專業能力的檔案管理人才。

定期組織培訓活動。除了理論知識的培訓之外，還要注重培訓檔案管理信息化操作能力，提高檔案管理人員信息系統的實操能力，更好地使用計算機等設備設施完成檔案管理工作。

完善檔案人才的招聘機制。企業可與高校攜手，精準選拔專業對口的檔案管理人才。對錄取人員，還應組織開展系統的崗位培訓，確保其能夠全身心地投入數字檔案館的建設及檔案管理工作中。

構建完善的績效考核機制，并將其與獎懲機制有機結合。定期對檔案管理人員展開績效考核，制定科學、合理的績效評價指標。對表現優異的檔案管理人員予以獎勵，對表現欠佳者實施懲罰，以充分激發檔案管理人員的工作積極性。

為檔案管理人員提供更多外出交流的機會，使其能與更多同行深入交流工作經驗，汲取豐富的管理智慧，拓寬視野，提高檔案管理人員的專業能力和綜合素質。

四、結束語

總之，在新時代背景下，企業應深刻認識建設數字檔案館的重要性。為提高檔案管理水平，應加大資金投入力度，積極推動數字檔案館的建設工作。同時，還需引入更多先進技術，持續優化和完善數字檔案館的服務功能，全面提高企業檔案管理工作的水平。

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作者單位：晉能控股煤業集團檔案館