提高事業單位人事檔案管理規范化水平的有效途徑探析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在新時代背景下，事業單位面臨復雜的社會形勢，為進一步提高單位公共服務水平，解決就業問題，應加快人事檔案規范化管理建設進度，打造專業人才資源庫，大量收集人才檔案資源，為各行業的發展提供充足的人才支持。但是，近年來在人事檔案管理方面依舊存在一系列問題，導致事業單位公共服務效能無法有效提升，人才檔案資源的利用效率偏低，對事業單位發展造成不利影響。因而事業單位應高度重視人事檔案規范化管理工作，針對現存問題提出有效改善措施，以發揮人事檔案的價值。

一、人事檔案規范化管理的意義

第一，提高管理效率。現階段，我國市場經濟快速發展，事業單位內部人事制度發生一定改變，采用聘用制招攬人才模式。該種方式雖然能夠改善人才不充足問題，但也導致人才流動性變大。由于人事檔案管理是單位了解人才的重要途徑，是人事崗位變動的重要參考。因此，應建立規范化的人事檔案管理模式，增加檔案的利用率。通過建立規范化的管理制度，能夠顯著提升檔案收集速度，確保檔案文件的真實性和準確性，還能夠方便工作人員利用系統快速查找檔案資源，提高檔案利用率，為事業單位的工作提供有效參考。

第二，反映單位發展狀況。人事檔案詳細記錄了人員的基本信息和工作動態，通過檔案資料能夠準確反映事業單位各階段的發展狀況。近年來，事業單位工作模式不斷變動，單位人才流動愈加頻繁，給人事檔案管理帶來一定挑戰。實現人事檔案規范化管理，能夠幫助事業單位準確選拔適合崗位的專業人才，為單位的持續發展提供人才支持。

第三，優化普升制度。人事檔案記錄了職工入職、晉升和離職等全過程的工作信息，是人才晉升和選拔的主要參考依據。工作單位可通過篩選檔案，選拔符合崗位需求的人才。同時，也能明確現有人才的不足之處，制定有針對性的培養方案，以提升內部人才的專業水平和整體素質。此外，根據檔案信息調整員工工作崗位，對工作業績突出的人員給予表揚，提供晉升機會，對在工作中存在不足之處的員工開展針對性的培訓。工作態度消極且對單位造成不良影響的員工則辭退處理，有效提高單位工作效率。

二、人事檔案規范化管理存在的問題

開展人事檔案的規范化管理，能夠提高單位工作效率，明確單位發展狀況，并為后續工作提供參考依據。因而事業單位應積極探索規范化管理模式。由于目前事業單位受到內外部因素影響，導致規范化管理工作進展較為緩慢，未達到理想目標。

1.工作理念不先進

在當前社會形勢下，先進的思想理念是確保工作方向正確的關鍵。部分事業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，無法有效落實規范化管理制度。我國事業單位類型較多，部分單位需要充實營利性項目。在實際工作中，該類單位通常以非營利的公共服務為主，缺乏完善的管理系統，致使人事檔案管理工作存在一定問題。一方面，檔案管理工作長期處于被忽視地位；另一方面，檔案規范化管理無法得到有效落實，工作標準化程度較低，且人力資源配備不完善，進一步阻礙了檔案工作開展的效果。近年來，信息化進程較快，各行業成立信息管理系統，促使管理效率進一步提升。但是，部分事業單位系統更新速度較慢，缺乏對軟件更新的重視，導致人事檔案規范化管理工作開展極為困難。

2.管理模式不完善

事業單位開展人事檔案規范化管理，應著重凸顯技術優勢，引進數字化管理技術，實現檔案管理工作的提質增效。目前，還存在技術與實際情況不匹配問題，導致管理工作出現較多問題。產生問題的主要原因在于事業單位的管理模式不完善，依舊延續以人員管理為主的觀念，人事檔案收集、整理、存儲和查詢等方面過分依賴人工操作，導致與數字技術存在沖突，以現代技術為核心的規范化管理系統建立效果不理想。

3.專業技能不到位

人才是事業單位工作開展的基礎，檔案管理人員的專業技能情況直接影響人事檔案規范化管理水平。近年來，事業單位積極改善學習機制，不斷更新知識結構，但也存在過度關注理論知識，忽視專業技能的問題。隨著人事檔案信息化管理進程的不斷加快，人事檔案管理方向發生改變，對檔案管理人員的專業技能要求持續調整，需要其熟練掌握各項現代技術操作方法，提高數據分析能力。當前事業單位的人事檔案管理人員，通常具備一定理論知識，但數字化實踐操作技能較為薄弱，無法勝任系統操作、編程、平臺運維和故障維修等崗位要求，無法滿足時代的發展變化，對人事檔案的規范化管理工作造成一定阻礙。

三、人事檔案規范化管理措施

1.調整管理理念

在培養規范化管理意識階段，檔案管理人員應充分了解最新的《中華人民共和國檔案法》，根據要求設立人事檔案規范化管理目標，明確工作需求，提升管理意識，實現對檔案管理制度的調整。

（1）創新宣傳方式。事業單位可成立檔案規范化管理小組，開展基層工作人員問卷調查工作，準確了解基層人員的思想動態以及規范化管理意識情況，以調查問卷為基礎，開展后續宣傳工作，實現傳統模式和現代手段的有效結合。

（2）在培養人才規范化管理意識方面，應堅持以完善的管理制度為基礎，細化制度內容，健全權責劃分、工作監督等制度。管理目標確定后，分解工作內容，并確立各崗位工作職責，強化工作監督，以約束人員工作行為。同時，建立常態化的工作機制，實現對人事檔案規范化管理工作的有效落實。

（3）在建立監督制度時，應實行全程監督，全面監管檔案管理人員的工作行為。在檔案收集、整理、存儲和調閱環節，可設立攝像頭，全程監督工作行為，也可利用物聯網技術實時監督，以實現各項工作的有效落實。

（4）從協同機制建立方面，以人事檔案管理為基礎，保持各部門的良好協作。為強化協作效果，可打造信息管理平臺，實現數據資源共享。各部門可在平臺中實時交流工作信息，增強人事檔案管理工作的準確性和實時性。

2.完善管理模式

人事檔案規范化管理的主要目的在于實現人力資源優化配置，創建人才資源庫，改善當前就業形勢。為強化管理效果，應加快管理模式建設速度，引進數字化管理技術，創辦線上 + 線下混合管理模式。

（1）工作開展階段。事業單位應根據檔案管理規定內容，設置明確的檔案操作標準和工作原則，細化管理內容，以為后續工作提供充足的制度支持。

（2）管理模式確定階段。應充分考慮數字化檔案管理特征，搭建人事檔案管理系統，完善平臺管理功能，為管理工作的順利實施提供軟件和硬件支持。例如，事業單位可在傳統OA系統中建立SQL數據庫，將收集的信息傳輸至數據庫，將最新信息和歷史信息分類儲存，實現對數據資源的規范化管理。

（3）檔案資料收集階段。檔案信息的完整性和準確性是發揮檔案價值的關鍵。在檔案資料收集階段，應詳細審查資料內容，在后續工作中不斷補充完善。持續拓展資料收集渠道，豐富檔案資料信息，并建立檔案搜集系統，掌握單位內部人員基本資料信息，了解其學歷、家庭狀況、工作時間和職稱等內容，確保檔案信息的完整性。同時，加大檔案資料的審查力度，及時清除不實信息。根據檔案內容分類存儲，并根據信息的重要性設置保密等級，為后續查閱使用提供便利，充分發揮檔案的應用價值。

3.加強人才培養

檔案管理人員的專業水平和職業素養直接影響人事檔案規范化管理工作的執行效果。在人員培訓階段，應以更新專業技能為基礎，采取現代化培訓模式，設立專項培訓平臺，幫助員工思想和專業技能得到進一步提升。

（1）事業單位應保持與咨詢機構良好的合作關系，根據單位管理人員狀況建立專業培訓活動，引進真實工作案例，對相關技術的應用原理和工作范圍開展全面講解。還可以組織實踐活動，強化技術的應用效果，引進仿真軟件，幫助人員熟練掌握工作技術。

（2）從綜合素質培養方面，不僅要關注理論知識和專業技能，還應適當增加專業術語和溝通技巧培訓，提升交流的規范性，提高各崗位人員的溝通效率，避免因溝通問題，對檔案的規范化管理造成不利影響。

（3）設立專項資金。為打造專業化人事檔案管理隊伍，應保障培訓工作資金充足，引進專業的信息化設備設施，滿足日常數字化工作需求。同時，建立獎懲機制，根據檔案管理人員任務完成狀況以及信息技術應用水平給予適當獎懲。對于表現優異的員工可公開表揚并發放物質獎勵，組織人員經驗分享活動，提高工作效率。在評優和崗位晉升過程中，可優先考慮獲得獎勵的員工，以此激發員工的工作熱情。

此外，在事業單位組織人才招聘時，應根據崗位需求制訂專項招聘計劃，適當提高優秀人才的薪資福利待遇，提供廣闊的人才發展和晉升空間，加大對社會優秀人才的吸引力度，以強化單位人才隊伍建設，打造儲備人才資源庫，為人事檔案規范化管理提供充足的人才儲備。

四、其他措施

1.建立信息平臺

現代社會信息技術快速發展，數據傳輸速度加快。為提高人事檔案管理效果，可打造人事檔案管理系統，在保障檔案信息私密性的基礎上開展信息傳輸，便于工作人員隨時查找信息。同時，根據工作需求適當公開檔案信息，完善數據資源庫，提高檔案管理的公開透明度，保障人事管理的公平性。通過打造信息管理平臺，能夠有效解決崗位晉升和評優活動的問題，激發人員的工作積極性。加快信息共享平臺的建設速度，以全面收集人事檔案信息，為工作人員提供良好的檔案咨詢服務。通過信息共享也能為管理決策提供參考，確保決策的準確性和科學性。信息化平臺建設期間，應遵循人文主義理念，充分發揮人事檔案管理價值，實現人力資源的優化配置，推進人事管理工作高效開展。

此外，事業單位在人事檔案管理信息化建設方面，應重點關注硬件和軟件系統情況，確保硬件設備設施能夠滿足實際工作需求，設備穩定效果好。從軟件系統方面，可保持與第三方軟件企業合作，根據實際管理需求共同研發軟件系統，獲取專業支持，以保證系統運行效果。同時，完善系統功能，根據工作內容增減管理模塊，以強化檔案信息化管理系統應用價值。例如，在存儲模塊中，應包含文字、圖像和視頻內容，根據檔案信息分類存儲，信息變動時自動備份與存儲，以保障信息安全。此外，需配置身份認證機制、信息加密技術及病毒查殺系統，并依據職位級別劃分工作權限，從而有效降低信息泄露風險，保障人事檔案信息的安全。

2.強化保密工作

人事檔案涉及領導干部和基層人員的基本信息，包含眾多隱私內容，一旦被泄露會造成嚴重影響。因而人事檔案規范化管理階段應加大保密工作的力度。

一方面，熟練掌握相關法律規定。工作期間，管理人員應充分了解現行法律規定，事業單位可定期舉辦政策和文件解讀培訓活動，更新知識體系，以強化員工對法律規定的認識。單位應建立監督機制，邀請第三方審計機構評估單位工作的規范性，及時糾正錯誤行為，以提升工作的規范性。為確保工作效果，制定明確的追責機制。對于工作期間違反檔案保密規定的人員，應制定清晰的處罰標準，依法給予人員相應處罰，相反則給予表揚和鼓勵。通過獎懲結合的方式，增強員工對法律法規的認識，在單位形成遵紀守法的良好氛圍。

另一方面，技術的先進性也是確保人事檔案保密效果的關鍵內容。當前信息技術發展迅速，人事檔案管理系統面臨較大的外部攻擊威脅。對此，應加快技術創新步伐，定期開展技術升級工作，提升人事檔案信息的保密性和安全性。單位內部可建立系統安全評估機制，全面檢查系統運行狀態，及時發現并彌補安全漏洞。引進數據加密、訪問控制和網絡監控等現代化安全技術，并采用云儲存、大數據等技術完成數據分析和存儲工作。通過大力開展技術創新，提升人事檔案信息的安全性，防止出現信息被泄露等問題，對人事檔案的規范化管理工作造成不利影響。

五、總結

綜上所述，事業單位人事檔案管理質量直接影響單位人力資源的合理配置以及公共服務效率。在當前社會環境下，為應對復雜的環境變化，推行事業單位人事檔案管理改革成為必然發展趨勢，提高規范化管理水平，能夠充分發揮檔案利用價值，為人員晉升以及管理決策提供有效參考。事業單位應積極探索人事檔案規范化管理模式，調整工作理念，完善工作模式，提高工作人員的專業技能水平，為檔案規范化管理提供人才和制度保障。同時，引進現代化管理技術，設立信息管理平臺，實現資源共享，為人員交流和信息傳輸提供便利。由于人事檔案涉及大量人員隱私信息，為增強檔案的安全性能，應做好檔案保密工作。根據檔案內容分類存儲，并設置保密等級。合理劃分人員的訪問權限，定期更新管理系統，引進殺毒軟件和防火墻等技術，避免出現檔案被泄露等問題，對事業單位發展造成不利影響。通過上述措施，提高人事檔案規范化管理水平，為事業單位可持續發展奠定有力基礎。

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作者單位：鄄城縣人力資源和社會保障局