企業檔案信息資源數字化管理與利用途徑思考

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是企業成長過程中的見證，包含大量高價值信息，如商業合同、技術研發、人事和財務報告等。在信息技術飛速發展的背景下，傳統的紙質文件管理模式已不能滿足企業的信息需求和高效決策。企業開展檔案信息資源數字化管理，不僅可突破檔案利用的時間和空間限制，還可以為企業創新發展注入新活力。探討數字化后企業檔案信息資源的各種利用方式，能更好地促進企業發展，提高企業市場競爭力。

一、企業檔案信息資源的內涵

企業檔案信息資源指的是企業在經營活動中生成的各種檔案數據和信息，將企業發展歷程、經營管理狀況和未來發展方向實時記錄，屬于一種重要資產。企業檔案信息是一種以紙質文件、電子文件為主要內容的信息資源。具體而言，企業檔案信息資源主要有文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、電子檔案和聲像檔案等。

二、企業檔案信息資源數字化管理的重要性

1.提高工作效率與響應速度

在傳統的檔案管理模式下，維護紙質文件需要花費大量人力和物力，包括整理、分類、存儲和檢索等環節，不僅過程煩瑣，還易出錯。數字化管理是指通過掃描、錄入等技術手段，把包含企業檔案信息資源的紙質文件轉換成電子文檔，并存入計算機。這一轉變使檔案資料檢索變得更加方便，職員只需通過關鍵字搜索或先進的篩選功能，便可快速找到所需資料，提高了工作效率。同時，數字化管理也為即時分享信息提供了便利。在跨部門、跨地域協作的情況下，包含企業檔案信息資源的電子文件可在網絡中快速傳遞，避免紙質文件傳遞帶來的延遲與不便，提高了決策效率。在瞬息萬變的商業環境中，這種快速反應能力已然成為提升企業競爭力的關鍵要素之一。

2.強化信息安全與合規性

由于企業檔案信息資源中包含大量客戶信息、財務和知識產權等敏感信息，對其安全保護顯得尤為重要。采用先進的加密技術、訪問控制機制和備份機制等手段，可實現信息安全數字化管理。與傳統紙質檔案易受自然災害以及人為破壞等因素影響相比，電子檔案在安全、穩定等方面具有較高優勢。同時，數字化管理有利于企業按照《中華人民共和國個人信息保護法》和《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規要求，保證檔案信息在采集、存儲、加工和傳輸過程中依法依規辦事?？蓪崿F實時追蹤合規信息，及時發現問題并糾正，避免出現因違規操作帶來的法律風險。

3.促進知識管理與創新

企業檔案信息資源作為一種特殊資源，對其挖掘、集成和利用具有重要意義。借助大數據分析手段，企業能夠從大量數據中提煉出有用信息，為企業戰略決策、產品研發和市場營銷等提供決策支持。同時，數字化管理也有利于知識傳承和創新。讓新員工接觸企業歷史資料，吸取企業文化、經驗和教訓，促進內部融合。與此同時，數字平臺還便于員工之間展開知識交換和協同創新，實現企業內部智慧資源共享，激發創新活力。

三、企業檔案信息資源數字化管理的策略

1.完善基礎設施建設

在開展企業檔案信息資源數字化管理時，應購買高性能的服務器、存儲設備、高速掃描器及打印機等設備。作為檔案數據存儲和運作的中心，服務器必須具有較大的存儲空間和較快的讀寫速度，以此滿足大量檔案數據存儲和頻繁存取的需要。掃描系統應保證文件具有高精度，使文件可轉換成清晰、完整的數字圖像，為以后識別和存儲打下基礎。比如，在企業內部配置企業級刀片服務器集群，配合專業的高速文件掃描設備，可在較短時間內數字化轉化海量紙質文件，為優化檔案管理過程奠定基礎。企業還可以選擇功能和兼容性高的檔案管理軟件，或者針對企業檔案管理需求設計專業的軟件。該軟件應該包括基本輸入、分類、編目、檢索和借閱管理等功能模塊，并管理用戶權限，可備份和恢復數據。另外，為了更好地與ERP、CRM等商業系統實現整合，還需提供開放界面，使數據相互連接。

2.建立統一的標準化規范

根據企業的業務性質和組織結構，建立科學、合理的檔案分類體系。把數字化企業檔案資源劃分成行政、行銷、科技研發、人力資源和財務審計等幾大類別，再按類別細化，以保證每份檔案都有清晰、獨特的所屬類別，方便查找和管理。比如，科技企業將技術研發檔案細分為專利申請文件、科研項目報告和實驗數據記錄等，方便研究人員快速查找所需要的數據。通過定義文檔元數據，研究其格式和內容需求，詳細描述文檔生成時間、作者、主題及關鍵字等，可以提升文檔檢索的準確性和效率。在電子文檔錄入過程中，各部門應嚴格遵循元數據規范，確保數據具有一致性和標準化。同時，還應從格式的通用性、兼容性和長期易讀性等方面統一存儲格式。在文字檔案中，使用PDF、TXT等格式存儲，圖片文件選用主流JPEG、TIFF等格式，音頻和視頻文件均采用MP4、WAV等標準格式存儲，以此解決由格式混亂造成數據無法閱讀和轉化問題，確保企業檔案資料在不同軟件和系統之間無縫流轉。

3.加強人才隊伍建設

開展企業檔案信息資源數字化管理時，應引進具有一定檔案管理能力并具備較高計算機和信息管理能力的復合型人才。此類人才能夠在系統選擇、標準制定以及日常運行維護等多個層面提供全方位的專業支持。使其將檔案管理的重心轉向數字化檔案信息管理，依托自身的專業知識和豐富的實踐經驗，快速構建高效的檔案數字化管理系統。同時，還應長期且系統地培訓在崗的檔案管理人員，讓他們熟悉數據處理設備，提高其檔案管理軟件操作水平。此外，還應對企業其他人員開展檔案信息檢索和使用方面的培訓，使其有效了解檔案知識，增強全體員工對企業檔案信息資源數字化管理的認識，推動企業內部檔案信息交流和共享。例如，采用內部培訓和外部專家講課的方法，使檔案管理人員和內部員工掌握大數據分析工具以及應用技巧，保證普通員工也可熟練使用檔案管理系統查找所需要的材料，提高工作效率。

4.建立健全安全保障體系

在推進企業檔案信息資源數字化管理的過程中，必須部署防火墻、入侵檢測系統以及防病毒軟件等措施，以有效抵御外部入侵和惡意軟件的威脅。對企業內部網絡實行分區管理，按照保密級別劃分不同存取權限，禁止非法進入。可在數字化檔案管理系統中，通過多層防火墻隔離，使其與外界網絡徹底隔離，確保企業機密不被泄露。建立完備的數據備份制度，定期全量備份和增量備份檔案數據，將備份數據存放在異地數據中心，避免因自然災害、硬件故障或人為錯誤操作而造成數據損失。同時，還可應用快速數據修復方法，以保證企業檔案信息資源在遭到破壞時可被迅速修復，減少企業損失。此外，應建立完善的企業檔案資料安全管理體系，包括人員權限管理、規范操作程序和安全事件應急處置措施等。在檔案存取、使用和傳輸過程中，明確職工的職責和義務，嚴厲查處違反規定作業行為，在制度方面保證檔案信息的安全性。

四、企業檔案信息資源數字化管理應用路徑

1.助力企業內部運營優化

在企業的生產經營過程中，各部門會涉及眾多重復性流程。借助數字化手段，分析過去幾年的企業檔案信息資源，能夠精準識別流程中的瓶頸和冗余環節。比如，生產企業可通過檢索裝配過程文件，并結合生產效率數據、質量問題反饋文件等資料，識別生產過程中耗時較長或易造成缺陷的環節。隨后，針對性地調整工藝流程，分析并重新配置人力和物力資源，使生產過程更加高效，從而提升總體生產效率，降低生產成本；人事檔案數字化可為人事部門發展提供大量資料支撐。通過分析員工的教育背景、培訓記錄和工作履歷等檔案資料，可以更加準確地評價員工技術水平和發展潛能，從而為選拔人才、提升職位提供客觀參考。例如，在選擇項目管理人員時，結合員工的項目參與情況和領導才能評價文件，篩選具有勝任力的人才。同時，通過對員工離職記錄的分析，系統總結薪酬福利、工作環境以及職業發展受限等關鍵因素對員工離職所產生的影響，為企業改進人事政策，提升員工滿意度提供借鑒。財務檔案數字化后，便于會計人員開展歷史縱向和橫向比較分析。在數據分析工具的幫助下，結合歷年財務報表、稅務申報文件和審計報告等內容，分析企業財務情況，從而提前找出資金鏈緊張、成本失控等可能出現的財務風險。在制定預算過程中，參照過往類似工程或經營周期的財務費用檔案信息，提升預算的科學性與合理性，精準把控企業資金流動，確保企業財務的健康與穩定。

2.為企業戰略決策提供支撐

市場營銷部利用數字化檔案資源，如客戶檔案、銷售檔案和市場研究檔案等，通過數據挖掘和分析技術深入分析市場。通過分析不同區域、不同顧客群的購買行為、消費偏好及需求變化趨勢等資料，可精確識別目標市場和潛在顧客，為調整企業產品研發方向、制定營銷戰略提供強有力的支持。比如，電商企業可通過分析大量顧客的購物記錄，找出當前銷售額持續增加的商品，并結合有關市場評論信息，判定其是否能成為一種新的消費熱點，從而提前做好研發和宣傳工作，以取得市場領先權。同時，數字化技術還能分析競爭對手。企業應收集、整理競爭對手的相關信息，并將其數字化存檔，創建競爭對手信息資料庫。通過比較和分析競爭者的產品特征、定價策略、營銷活動和技術研發動態等資料，找出自己的競爭優勢和劣勢，并據此制定不同的競爭策略，適時調整自己的研究方向和產品創新路線，可以維持自身在市場中的競爭優勢。此外，企業高管應結合數字化檔案信息從多方面考慮企業的長遠發展策略。數字化企業檔案記錄了企業成立至今的所有重要事件、成功經驗和失敗教訓，可為企業發展提供全方位、深度的歷史性視角。回顧過往戰略執行中的檔案數據，評估其成效與不足，并結合當前市場環境、行業發展趨勢及企業自身的資源狀況，制定更具前瞻性和可行性的發展規劃，以指導企業實現持續、健康發展。

3.推動知識傳承與創新

利用數字化企業檔案信息資源能夠促進企業內部知識的傳承與創新。其中，建立以數字檔案為中心的知識共享平臺可以突破部門之間的壁壘，實現企業內知識暢通流動。通過該平臺，員工可獲取企業各方面信息，如技術研發數據、項目經驗以及最佳實踐案例等，從而提高工作效率。比如，新研發人員可通過查閱企業內部的大量實驗數據和攻克技術難題等信息，迅速上手，縮短開發時間。同時，在該平臺員工可上傳自己的工作結果和經驗，營造良好的知識共享環境，提高員工的知識水平。此外，豐富的檔案資料猶如靈感之源，可以給工作人員無限的思考空間。不同部門的人員在處理文件資料時會擦出不同火花。利用數據挖掘和知識圖譜等技術，從檔案中挖掘更多有價值的知識和信息，形成企業內部的知識庫或知識地圖。通過整合內外部知識資源，構建內部知識網絡，可以促進知識共享和創新。并且，通過深入研究數字文檔，可以有效激發員工深度挖掘數據文檔，為企業產品、服務和商業模式帶來新變化。在該過程中，企業應通過分享經驗、交流心得，不斷激發員工的創新思維和實踐能力，促進檔案管理持續優化。

4.拓展國際合作與交流

借助數字化檔案信息資源，企業能夠依托多年的產業經驗和豐富的數字化專業檔案資料，積極參與行業標準的制定。分享企業先進的技術規范、工藝流程和質量管理文件等，不僅可以提升行業質量，還能確立企業在行業的權威性，從而獲得更多的市場認同和合作機遇。

此外，在與高校及科研院所展開產學研合作的過程中，企業的數字化檔案信息成為實現校企間交流與合作的關鍵要素之一。通過研究企業技術難題檔案和市場需求檔案，便于高?？蒲腥藛T開展針對性地研究，開發更符合企業需求的成果。企業可借助高校的前沿理論知識和創新思維，結合自身豐富的實踐檔案資源，推動科技成果的轉換和應用，達到雙贏的目的。

五、結束語

總之，企業檔案信息資源數字化管理是一個具有長期性、復雜性的系統工程。通過以上策略的實施，企業能夠實現檔案管理數字化轉型，充分發揮檔案信息資源的潛在價值，幫助自身在激烈的市場競爭中穩步前進，促進企業再上一個新臺階。此外，企業檔案信息資源的數字化利用方式愈發廣泛且深刻，貫穿于企業發展的各個階段。企業應深刻認識到這一寶貴資源的價值，持續探索并創新利用手段，不斷完善數字化管理系統，使檔案信息資源成為推動企業壯大發展的強勁動力，助力企業在激烈的市場競爭中脫穎而出。

參考文獻：

[1]袁建華.公安檔案管理數字化建設探析[J].科技資訊，2022（03）：108-110.

[2]張延紅.數字化檔案資源整合利用和服務機制構建研究[J]蘭臺內外，2021（30）：21-22.

[3]賈麗麗.企業數字化檔案信息資源的利用策略[J].信息記錄材料，2021（10）：191-192.

[4]王霞.大數據時代的檔案數字化建設研究[J].辦公室業務，2021（13）：179-180.

[5]黃思思.數字化技術在綜合檔案管理信息化中的應用[J].蘭臺內外，2022（12）：16-18.

[6]劉艾琳，朱杰.淺談如何做好檔案保密管理與利用工作[J]大陸橋視野，2022（05）：115-116.

[7]徐海琴.城市建設檔案信息化與數字化管理研究[J].未來城市設計與運營，2023（04）：90-92.

[8]劉宇.關于房地產檔案數字化應用的研究[J].山東檔案，2023（03）：46-47.

[9]楊畦.黨政機關檔案信息資源管理與共享利用研究[J].蘭臺內外，2024（35）：25-27.

作者單位：廣西鋁業集團有限公司