基于OA系統的醫院醫療設備管理平臺設計與應用

摘要：文章分析了醫院醫療設備信息化管理現狀及存在的問題，并設計了基于OA辦公系統的醫療設備管理平臺，闡述了其架構、流程和主要功能模塊。該平臺實現了醫療設備管理的全流程線上化，提高了工作效率和數據利用率[1]。

關鍵詞：醫療設備；OA辦公系統；流程設計；信息化

中圖分類號：TP391" "文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2025）17-0057-03

開放科學（資源服務） 標識碼（OSID）

0 引言

隨著醫院規模的不斷擴大和專科技術的不斷提升，醫療設備在臨床診斷和治療中凸顯出重要位置。科學的設備管理方法是保證醫療設備完好性和安全性的基礎。傳統的醫療設備管理模式存在不同部門間溝通不暢、信息傳遞失真和遲緩、管理效率低下、缺乏實時監控和數據分析等問題，已經不能滿足現代化醫院的建設需求。

目前國家大力推進智慧醫院建設，強調新一代信息技術與醫療服務的深度融合，以及醫院信息化標準建設。這為基于OA系統構建醫療設備管理平臺提供了政策支持，信息化管理可以有效避免傳統管理模式的弊端。本平臺基于醫院現有OA辦公系統，通過流程設計和優化，構建了醫療設備管理平臺。實現了職能部門之間的信息互通和數據共享，形成線上線下一體化的現代醫院管理模式。

1 醫療設備信息化管理現狀

1.1 管理層重視不足

隨著智慧醫院的建設，大部分醫院已經上線了醫院信息系統（HIS） 、放射信息系統（RIS） 、實驗室信息系統（LIS） 、影像存儲與傳輸系統（PACS） 等系統，實現了醫療業務活動的數字化和信息化。由于醫院管理層對于設備管理系統建設重視不夠和對信息化管理重要性認識不足，導致醫療設備管理手段落后，不能充分發揮信息化技術優勢[2]。

1.2 傳統管理模式效率低下

醫療設備的管理包括醫療設備采購計劃申請、參數調研、招標采購、合同簽訂、物資領用、安裝驗收、合同考核和設備維修等工作。傳統的管理觀念[3]很大程度上依賴人力和簡單的表格工具，消耗人力資源和時間成本。例如采購申請和物資領用等流程的審批與資料的收集還處于紙質階段，由于缺乏信息化手段管理，易導致查詢困難或者檔案丟失等情況。合同擬定和會簽處于線下模式，依靠工作人員找各個管理部門和分管領導審批簽字，導致簽訂的時間受限于會簽職能部門和院領導的辦公時間，整體簽訂效率低。缺乏合同到期提醒，醫院每年需要簽訂上百份渠道合同，合同簽訂的時間一般為3年，到期后就需要重新發起招標，由于合同的數量大且到期時間不一致，完全靠人工和傳統表格管理，容易出現合同已經到期還未進行招標的情況，從而影響臨床工作。

1.3 信息孤島

醫療設備的信息化管理缺乏系統性和整體性的規劃和設計，標準不統一。醫學工程部擁有技術參數和合同等數據，采購部有招投標文件和評審等材料，物資配送中心有設備領用和出入庫等數據，由于“采管用分離”，各管理部門之間缺乏協同和橫向溝通，各科室的數據不能互聯互通，導致整體數據的完整度和準確度都有所欠缺，從而不能對各部門的數據加以整合利用[4]，很大程度影響了數據的應用效果。

1.4 專業人才匱乏

信息化管理人才是醫院信息化管理建設的基礎。但由于歷史的局促性，大部分醫院設備管理人員學歷參差不齊，從高中到博士，專業背景來自財務、機械和衛生管理等不同專業。管理人員的專業水平不足以及缺乏信息化管理的學習和培訓[5]，導致設備管理工作人員對信息化管理模式和運作缺少了解。隨著醫院的高質量發展，信息化人才的缺乏直接限制了醫療設備管理系統建設，從而降低工作效率和工作質量。

2 基于OA辦公系統的醫療設備管理平臺設計

2.1 平臺設計原則

按照系統性設計思路，本平臺設計遵循整體性、高內聚低耦合、簡潔化和標準化協議原則，其功能和作用如下：

1） 整體性原則，在系統設計中從整體的角度去思考，使系統有統一的信息代碼、數據組織方法和設計規范，以提高系統的設計質量。

2） 采用高內聚低耦合原則，降低各個模塊之間的依賴程度，保證流程的靈活性和可拓展。

3） 簡潔化原則，在達到預定目標和規定功能的前提下，盡量簡化，便于理解和維護。

4） 標準化協議原則，便于與醫院信息系統（HIS） 、供應鏈管理系統（SPD） 等系統進行對接。

2.2 平臺架構設計

平臺基于B/S架構，總體架構分為5個層級。1） 基礎環境。基礎環境主要包括硬件環境、軟件環境。2） 數據層。確定數據的存儲方式和結構，根據數據庫設計，使用相應的SQL語句創建表結構，從業務范圍可以分為基礎信息數據庫、業務數據庫和接口數據庫。3） 應用層。應用層是根據需要提供系統服務，包含基礎檔案、采購申請、合同管理、招標管理和統計報表等模塊。4） 用戶界面層。用戶界面層是對業務數據的綜合分析和展示。主要包括辦理查閱、流程監控，效率分析和報表統計等。4） 服務層。根據不同職能部門的功能需求以及角色的不同，分配不同的權限。整個系統應該具有強大的穩定性和擴展性，能夠隨時根據新的需求增加功能或組件。

2.3 流程設計

流程需要清晰的定義開始和結束節點，確定各步驟的順序和條件判斷，展示一個完整的過程或系統。該平臺包含醫療設備采購申請、合同審批、合同考核、不良事件上報、合同到期提醒、物資領用和設備維修等流程。以醫療設備的采購申請流程為例，涉及申請科室、醫學工程部、采購中心和物資配送中心等多個管理科室，醫學工程部負責設備采購的前期調研、合同簽訂和后期的安裝與驗收，采購部負責招投標管理，物資配送中心負責渠道設備采購后的出入庫管理。整個采購流程復雜且周期長。通過OA辦公系統采購流程的設計實現了不同部門之間的線上交流，數據共享，打破了信息孤島。醫療設備采購申請流程圖詳見圖1。

3 基于OA辦公系統的醫療設備管理平臺應用

3.1 全流程線上辦公

不同流程的設計實現了醫療設備的管理流程化、線上化、信息流和實物流的融合。采購流程線上化有利于臨床科室掌握采購進度，不同管理科室實現信息共享，無紙化辦公。合同簽訂流程可以有效避免合同擬定過程中的人為疏漏，管理科室和分管領導CA認證審核簽字，可以有效防止人為篡改合同等行為，有助于監督管理。設備報修流程實現了報修和采購一體化，臨床科室可以通過OA報修，管理科室判斷故障后，簡單故障由醫院維修工作人員維修，復雜故障由廠家出具報價單交給采購中心詢價后維修。物資領用流程實現了臨床科室與管理科室數據共享，避免了臨床科室反復電話詢問，提高了辦公效率和臨床科室滿意度[6]。

3.2 數據采集和查詢

醫療設備管理平臺具有數據采集和查詢功能，平臺可以根據需要自動收集合同、技術參數、流程辦理節點等數據。在醫療設備管理的日常工作中，需要頻繁調取采購和合同等數據，通過醫療數據平臺查詢和檢索，可以快速有效地得到相關信息，同時可以避免數據的失真[7]。對于平臺采集到的數據可以進一步加以利用，可以根據相關流程節點平均處理時間設置倒計時提醒，提升辦公效率。對于渠道內設備和耗材可以根據合同截止日期設置到期提醒功能，并自動生成渠道到期采購流程，有效避免人為遺忘，導致合同到期無法供貨的情況。

3.3 建立技術參數庫

參數制定是設備采購中一項重要工作，既要保證參數的公平、公正和合理性，也要滿足臨床科室的需求。安徽中醫藥大學第一附屬醫院每年需要購買上百臺設備，技術參數的調研和制定，需要消耗大量的人力物力，而且調研過程的時間特別長，嚴重影響臨床工作，運用信息管理系統可以更快、更合理地制定參數。醫療設備管理平臺可以自動收集以往技術參數數據，以后采購同類設備，可以直接調取以前的參數信息，根據臨床的需要以及技術的發展，不斷完善技術參數，平臺的應用實現了動態管理參數，逐漸形成一個完整的參數庫。等到采購新的設備時，可以快速地調閱，大量減少調研時間，快速招標滿足臨床需求。

3.4 效率分析

行政后勤的績效管理一直是醫院績效改革的難點，由于沒有數據的支撐，無法直觀地體現工作人員的工作量[8]。OA辦公系統的醫療設備管理平臺可以實現待辦文件統計、流程流轉時間統計、人員辦理時間統計、超期人員排名、部門流程統計、超期流程排名和辦理狀態風險等功能。醫療設備管理平臺自動收集每個工作人員的工作數據，包含處理流程的數量、種類和辦理期限等數據，管理人員和醫院領導層可以根據數據統計結果進行分析，合理進行人員安排和工作分配。人員辦理時間效率分析見圖2。

3.5 報表統計

傳統的管理模式，報表都是通過Word、Excel等工具進行人工統計，過程煩瑣，容易出現遺漏和錯誤等現象。OA辦公系統的醫療設備管理平臺可以根據工作需要，通過檢索相關信息形成報表，能夠實時導出報表。其中包含合同情況一覽表、領用情況一覽表、供應商情況一覽表、合同考核統計表、不良事件統計表和報銷情況一覽表等報表。設備領用情況一覽表詳見圖3。

4 運行情況和實施效果

從啟用OA辦公系統的醫療設備管理平臺以來，醫學工程部、采購部和物資配送中心已經全面取消紙質購置申請與審批模式，截至目前，系統運行穩定，取得了良好效果。首先，線上的新設備申購流程有效避免采購任務漏填、紙質申請單的遺失或者涂改等問題。其次，工作人員可以在流程轉辦環節進行備注或者留言，有效減少采購信息不對稱等問題。此外，采購流程的傳遞和審批時間大幅度降低，平均審批時間從22天縮短至9天，提升了工作效率。最后，流程處理節點可視化、可追溯，增強了行政管理工作的透明度和采購工作人員的責任意識，有助于醫院的成本管控和內部效率監督。

5 結束語

綜上所述，信息管理系統在醫療設備日常管理過程中已經成為不可或缺的一部分，可以解決人員不足、效率低下和信息孤島等諸多問題。在此基礎上，積極利用信息化建設，努力構建科學、高效的信息管理系統，實現信息管理的實時化、網絡化、智能化，極大地提高了信息管理和相關應用能力。此外構建了信息管理系統，提高了工作效率[9]，保障信息傳遞的及時性和安全性。隨著信息化管理的不斷深入和快速發展，可以探討平臺的進一步優化方向，以及與其他醫院信息系統的集成等。

參考文獻：

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[5] 李燕.新時代醫院醫療設備檔案信息化管理現狀與對策探析[J].蘭臺內外，2022（29）：25-27.

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[7] 江鑫富，吳超，于強.基于信息化的醫療設備采購管理研究與實踐[J].醫療裝備，2022，35（23）：58-61.

[8] 程凱，谷志峰，朱炳旭，等.智慧醫療管理平臺的設計與實現[J].無線互聯科技，2021，18（17）：50-51.

[9] 劉薔，劉福強.智慧型醫療設備質控管理平臺的應用研究[J].中國信息化，2022（11）：56-60.

【通聯編輯：梁書】