提高醫院檔案利用效率的方法與途徑探索

醫院檔案作為醫療機構運轉的核心之一，涵蓋患者病歷、醫學影像、科研數據、行政管理等多種信息內容，是實現現代化醫院管理的重要基礎。近年來，隨著醫療信息化的快速推進，數字技術逐漸改變了傳統檔案的管理模式。因缺乏高效的利用機制，檔案資源的潛在價值尚未得到充分發揮，不僅增加了醫院的信息處理成本，也削弱了檔案支持醫療決策。因此，提升醫院檔案利用效率，直接關系到醫療資源的有效分配，還對醫院的內部管理、外部發展、科研創新具有重要意義。

1提高醫院檔案利用效率的意義

1.1優化醫院管理流程

第一，在傳統的醫院管理模式中，檔案存儲通常依賴人工操作，流程煩瑣且效率較低，而提高檔案的利用效率，可以使醫院的各類業務流程得以無縫銜接，大幅降低了因信息傳遞延遲而引發的溝通障礙，從而減少內部資源的浪費并提升整個醫院的運作效率。第二，在傳統醫院管理流程中，檔案數據的低效利用不僅造成數據無法完整發揮作用，還容易誘發管理問題，而通過提升檔案利用效率，能夠建立更精細化的管理體系，這種高效的檔案利用還可以為醫院的外部合作提供信息支持，有助于完善醫院的透明度。第三，高效利用檔案大量節約人力查閱時間，減少因信息傳遞不暢導致的重復性工作。通過讀取檔案分析主管部門的行政效率，醫院可以有針對性地調整流程，從而有效提升業務處置效率。綜上所述，提高醫院檔案利用效率可以顯著優化管理流程，這種優化體現在工作流程的連貫性提升、資源配置的精準性增強、信息化管理水平的全面升級等多個層面。

1.2提升醫療服務質量

第一，醫學診斷與治療依賴對患者病史及臨床數據全面了解的信息主要存儲于醫院的檔案系統中，而通過提升檔案的利用效率，可以為醫生提供實時更新的患者病歷數據，從而實現精準的醫療服務。第二，疾病隨訪或康復管理時，高效的檔案利用可使醫生清晰掌握患者的歷史診療信息及疾病發展過程，確保后續治療的連續性，有利于為醫院改進質量提供真實可靠的數據支持。第三，在現代化醫療環境中，患者的診療往往需要多個專科協作完成，而檔案作為科室間信息流轉的媒介，其利用效率直接決定了協作服務的高效與否。例如，快速共享患者全面的診療信息，可使各科室在統一框架下展開協作，從而更有效地制定綜合診療方案，減少科室間因信息不對稱而產生的延誤。第四，通過現代檔案管理系統，醫院能夠系統整理海量病例數據，識別疾病的發生規律及治療效果，從而為醫學科研和臨床實踐提供數據支持。不僅能夠推動新技術及新療法的研發，還能在診療過程中為醫生提供有力的科學參考，進而更好地改進醫院的服務質量。因此，提高醫院檔案利用效率可以全面推動醫療服務質量的提升，這種效率的提升能夠為患者提供更優質的醫療服務，也有助于促進醫院在競爭激烈的醫療市場中實現長期發展目標。

2提高醫院檔案利用效率的挑戰

2.1檔案管理數字化水平不足

第一，許多醫院的檔案管理體系尚未完全實現數字化，存在紙質檔案與電子檔案并存的局面，這種混合模式導致檔案數據的分散性問題，從而難以形成統一的檔案數據管理平臺。第二，在部分實現數字化的醫院中，也僅是部分檔案完成了數字化處理，而其他檔案仍屬于手工記錄或未被收錄到數字化系統中，這種零散的數字化進程制約了整體檔案資源的高效使用。第三，不少醫療機構未建立完善的數據維護機制，導致檔案系統中的信息未能及時更新，與實際情況存在差距，從而降低數據的準確性。第四，在醫院檔案數字化過程中，現有的電子檔案管理系統往往缺乏針對性設計，一些系統功能相對單一，僅能滿足基礎的數據存儲與查詢需求，導致難以全面支撐檔案的高效利用2。第五，信息化基礎設施的支持力度不足。在一些醫院，檔案管理部門的軟硬件設施相對落后，存儲設備容量有限，難以滿足現代化檔案管理的需求。

2.2檔案信息標準化缺失

第一，不同醫院內設機構在檔案信息收集與整理環節缺乏統一的規范性標準，這使得檔案記錄的格式、書寫方式、信息內容存在差異。這種差異性增加了檔案整合的復雜度，不利于數據在醫院內部的利用。第二，一些醫院未建立細化的檔案分類規則，在信息歸檔過程中，分類粒度過粗或過細現象并存，不僅極大降低了檔案的可查性，還影響利用效率。第三，由于缺少標準化模板，檔案信息的填報字段和維度差異較大，同一類型的內容在不同檔案中可能會出現遺漏或者重復填報的現象，導致檔案數據的完整性和一致性大打折扣。第四，部分醫院缺少檔案管理中使用的統一編碼或標識規則，這種不規范的編碼方式直接降低了檔案的識別效率，從而使信息在被調取時難以快速定位3

2.3檔案利用意識不足

第一，部分醫院管理層對檔案利用的戰略意義認識不足。將檔案管理過于局限于存儲和保存功能，而忽視了其在優化決策、提升服務質量、推動醫院未來發展的潛在價值，導致檔案利用長期處于低投入狀態。第二，很多員工對檔案資源的豐富性和全面性缺乏足夠了解。誤認為檔案僅是一種靜態記錄，沒有認識到其在多方面的潛在價值，導致檔案資源開發和價值挖掘空間因此受限。第三，部分醫務人員對檔案管理系統的操作和使用技能掌握不足。導致對檔案信息查詢、數據分析等功能不熟悉，因而放棄對檔案的進一步利用。第四，不同科室或部門之間缺乏協作性。工作中需要相關檔案信息時往往面臨獲取受阻或傳遞不及時的問題，這使得員工對檔案利用的熱情受到壓制，因而主動調取檔案的意愿降低。

3提高醫院檔案利用效率的方法與途徑

3.1推動檔案系統信息化建設

第一，為解決醫院檔案管理體系中紙質檔案與電子檔案并存的問題，應加快檔案信息化的全體系建設。為此醫院需要制定明確的發展規劃，將紙質檔案逐步轉換為數字檔案。此外，建立統一的檔案管理平臺，集中存儲和管理檔案資源，確保所有信息實現整合管理，為后續利用奠定基礎。第二，為擴大檔案數字化的覆蓋范圍，醫院需要對檔案分類進行梳理。明確哪些類別的檔案尚未被廣泛納人數字化系統，其中對于遺漏的檔案類別，要集中資源補錄。同時，建立覆蓋所有科室和業務場景的檔案管理體系，確保檔案數字化不局限于個別部門或業務領域，真正做到院內涵蓋全面，以便解決檔案數字化覆蓋不足的問題。第三，為應對檔案數據更新和維護滯后的問題，應建立動態更新機制。為此醫院檔案系統需要配備高效的數據同步功能，確保實時更新患者的診療信息、管理記錄等動態數據。同時，引入基于人工智能的數據監測工具，自動發現并標記錯誤或異常的數據，減少人工校對的工作量，將系統更新提高到更高效的水平。第四，為解決現有檔案管理系統功能單一的問題，醫院需要與技術供應商合作，加強檔案管理軟件的定制化開發。第五，為加強檔案系統的信息化基礎設施建設，應全面升級存儲和網絡設備，確保硬件能夠支撐龐大的數字化檔案數據流轉。在此基礎上，對檔案系統的網絡安全防護體系進行完善，劃分權限管理級別，加強敏感數據的安全防控，避免信息泄露。第六，為解決檔案系統數字化過程中的人力資源和技術能力匹配不足問題，醫院需要配備專業的技術團隊，為系統開發、維護、數據管理提供全面支持。

3.2制定統一的檔案信息標準

第一，為解決醫院部門間檔案記錄格式不一致的問題，必須制定統一的檔案記錄格式規范。為此醫院可以組織跨部門協作，結合各科室的需求，將檔案記錄格式細化為標準化模板，以便確保各類信息在記錄時具備統一結構。第二，為解決檔案分類與結構設計缺乏統一規則的問題，醫院需要建立基于行業標準的分類體系，為此要在全面梳理檔案內容的基礎上，結合醫院實際需求，制定分類細則，以便對檔案按照業務范圍、記錄時間、管理層級等維度進行清晰的分類標注。第三，為解決檔案記錄內容字段設置不統一的問題，需要制定標準化的字段模板來確保檔案信息的一致性。為此可以參考國家或行業推薦的字段標準，結合臨床和管理需求，將檔案各模塊的核心字段進行統一化設計，并對每個字段的內容范圍、采集要求、填寫方式作出詳細說明4。第四，為解決檔案管理系統對接外部時缺乏標準化接口設計的問題，醫院需要建設接口標準化體系。同時，技術團隊應制定開放性的標準接口文檔，列出數據交換的格式和邏輯規則，并對跨系統對接過程中的一些關鍵技術點進行詳細規定，以便降低數據轉換的復雜度，從根本上提高數據共享的效率。第五，為解決檔案記錄的編碼與項目標識規范化不足的問題，醫院可以參考國際通用的醫療編碼標準（如ICD、DRG），對診療和管理活動中涉及的檔案進行編碼，以便確保數據存儲過程中具備獨立性。同時，為各類檔案提供統一的項目編號，并通過信息系統賦予每項檔案唯一的數字代碼，以便使檔案檢索和編碼管理高度一致，為后續的大數據分析提供規范化支持。第六，為解決數據錄人與審核機制不完善的問題，需要建立嚴格的錄人規范標準，并形成長效機制。為此要將信息錄入標準化操作程序納入員工培訓內容，以便確保每位工作人員能夠熟練掌握相關技能。

3.3提升人員的檔案利用意識

第一，為解決醫院管理層對檔案利用戰略意義認識不足的問題，需要通過強化檔案價值的宣傳，提升管理者的重視程度。第二，為解決一線醫務人員在工作中檔案利用主動性低的問題，需要在醫院日常運行中加強檔案利用要求的制度化約束，為此應將檔案利用作為日常管理工作的核心環節。第三，為克服醫院內部檔案利用宣傳教育缺乏的問題，醫院可以通過建立檔案利用教育常態化機制，定期組織全體職工參與“檔案利用周”活動方式，增強職工對檔案價值的直觀認識。第四，為解決醫務人員對檔案系統操作和使用技能掌握不足的問題，需要建立完善的技能培訓體系。例如，針對不同科室及崗位需求，有針對性地設計分層次培訓課程，以便使每位員工都能掌握與其崗位相關的檔案系統操作能力5。第五，為解決檔案信息跨部門共享機制不健全造成的檔案利用意識受阻問題，需要通過建章立制，為各部門提供明確的檔案共享細則。同時，基于檔案信息的共享需求，定期組織科室間的研討會，讓員工不僅對檔案的全面性和流通性增強了解，還能更有效地提升檔案數據的互通利用率。第六，為解決檔案利用缺乏激勵機制的問題，需要通過激勵手段全面調動員工的檔案利用積極性。為此醫院可以將檔案利用與個人績效考核掛鉤，對表現優異的職工給予獎勵。

結束語

總之，醫院檔案作為醫療機構運轉的重要信息資源，提高利用效率對優化管理流程，提升醫療服務質量及推動醫學研究均具有深遠意義。未來，在智慧醫院建設的大背景下，醫院檔案利用的需求將愈發復雜，這要求醫療機構在實踐中持續探索，以便為提高檔案利用效率提供方向。

參考文獻

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作者簡介：潘峰（1969.05—），大學學歷，煙臺市煙臺山醫院副研究館員，從事醫院檔案管理工作。研究方向：醫院檔案管理。