社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容的針對性與實用性研究

摘 要：隨著我國社區(qū)治理以及公共服務(wù)體系的不斷完善，社區(qū)檔案作為基層治理的重要載體，正受到越來越多的關(guān)注。由此，文章將農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)和純居民社區(qū)作為對比對象，歸納在經(jīng)濟條件、空間利用、人員配備、檔案內(nèi)容保存等方面的顯著差異，進一步指出當(dāng)前社區(qū)檔案培訓(xùn)存在的主要難點，包括社區(qū)類型差異化較大、信息化水平進展不平衡等方面的問題。針對這些問題，研究提出基于分類定制培訓(xùn)方案和推進基礎(chǔ)數(shù)字化建設(shè)的策略，來增強社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容的針對性與實用性，以期為社區(qū)發(fā)展以及公共服務(wù)提供有效支撐。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案培訓(xùn)；針對性；實用性

社區(qū)檔案是記錄社區(qū)發(fā)展歷程、反映社區(qū)工作狀況、保存社區(qū)特色文化等內(nèi)容的綜合性檔案資料，是支持基層治理和居民服務(wù)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)資源。目前，不同類型的社區(qū)在經(jīng)濟條件、功能定位、資源配置等方面存在顯著差異，如農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)因具備較強的經(jīng)濟基礎(chǔ)以及更多的空間資源，在檔案管理方面表現(xiàn)較為完善，而純居民社區(qū)則受到資源匱乏的限制，僅能保存近兩年的基本檔案數(shù)據(jù)。因此，由于存在社區(qū)差異化需求大、培訓(xùn)資源不均衡等問題，社區(qū)檔案培訓(xùn)的內(nèi)容難以滿足各類社區(qū)的實際需要，這就突顯完善社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容的重要性。

1 社區(qū)檔案培訓(xùn)包含的主要內(nèi)容

社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容范圍廣泛，既涵蓋檔案工作的基本理論，又涉及具體的操作技能，旨在幫助檔案管理人員掌握系統(tǒng)性知識，并適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理需求。第一，檔案管理理論與實務(wù)是培訓(xùn)的核心部分。這部分內(nèi)容側(cè)重于學(xué)員應(yīng)了解的檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論、檔案工作的職能、原則、任務(wù)，還要掌握檔案工作的操作流程等，在實踐中能夠應(yīng)用規(guī)范的操作方法，從而提高檔案管理的有效性。第二，檔案保護與安全是社區(qū)檔案管理不可忽視的關(guān)鍵領(lǐng)域。社區(qū)檔案內(nèi)容多樣且重要，涉及黨建記錄，民生事務(wù)以及居民家庭基本信息等。培訓(xùn)會詳細講解防蟲、防霉、防光、防潮、防火等檔案的保護措施，指導(dǎo)檔案管理人員如何應(yīng)對實際工作中潛在的檔案安全威脅。第三，法律法規(guī)與檔案管理標(biāo)準也是培訓(xùn)的重要部分。通過培訓(xùn)幫助檔案員提高檔案管理的合法性和規(guī)范性，學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的政策法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》等。第四，檔案信息化建設(shè)是近年來培訓(xùn)內(nèi)容中的新興重點。隨著電子信息技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式正逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為提升管理效率的核心手段。第五，為鞏固培訓(xùn)成果，檔案培訓(xùn)通常還包括操作技能的實踐環(huán)節(jié)。學(xué)員通過實驗或現(xiàn)場模擬，可以更全面地理解檔案分類、編碼、建立目錄以及檔案利用的具體操作流程。總體而言，社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容以專業(yè)性和實用性為導(dǎo)向，從理論到實踐，從傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代化技術(shù)，完整而全面地覆蓋檔案工作的核心環(huán)節(jié)，為社區(qū)檔案員提供有效的能力提高途徑，為促進社區(qū)日常治理與服務(wù)提供基礎(chǔ)保障。

2 不同類型社區(qū)檔案培訓(xùn)的情況比較

社區(qū)類型的差異直接決定檔案管理的重點，也影響檔案培訓(xùn)的實施效果，在所有社區(qū)類型中，農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)和純居民社區(qū)是具有代表性的類型。二者在經(jīng)濟條件、人員配備、檔案保存范圍及管理需求等方面存在顯著差異。因此，針對這兩種社區(qū)的檔案培訓(xùn)也體現(xiàn)出明顯的差異化特點。

農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)由于經(jīng)濟條件較好、空間資源充足，在檔案管理能力建設(shè)方面具備較為優(yōu)越的基礎(chǔ)條件。這類社區(qū)通常能夠留存較為豐富的檔案內(nèi)容，涵蓋黨建、民政、勞保、衛(wèi)健、計生等多個領(lǐng)域以及居民家庭的詳細檔案信息。因此，其檔案培訓(xùn)內(nèi)容更加全面且深入，包括檔案分類與整理、檔案保護、法律法規(guī)學(xué)習(xí)、信息化建設(shè)等多模塊內(nèi)容，尤其是在當(dāng)前檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，這類社區(qū)更容易推進檔案信息化建設(shè)。此外，由于人員配備較為充足，農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)能夠安排專人接受完整的檔案培訓(xùn)課程，從而大幅提高其檔案管理的規(guī)范化水平[1]。

相較之下，純居民社區(qū)則因經(jīng)濟條件較差，社區(qū)空間有限以及人員緊缺，在檔案管理上面臨諸多現(xiàn)實制約。這類社區(qū)通常僅保留近兩年的基礎(chǔ)檔案，且保留內(nèi)容相對單一，多集中于民政和居民家庭檔案，儲存的檔案資料數(shù)量不大，但實際工作任務(wù)卻可能因重復(fù)事務(wù)而負擔(dān)過重。受上述因素限制，其檔案培訓(xùn)更多集中于基礎(chǔ)性技能的傳授，如檔案的收集、整理、分類、存儲方法，這是因為純居民社區(qū)難以快速開展復(fù)雜的檔案信息化建設(shè)和深度開發(fā)工作，培訓(xùn)重點仍以滿足日常管理需求為主。此外，由于人員數(shù)量不足，許多純居民社區(qū)僅能安排部分工作人員或兼職檔案員參與短期培訓(xùn)，這也限制了其培訓(xùn)內(nèi)容的覆蓋范圍和深度。

總體來看，農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)和純居民社區(qū)在檔案培訓(xùn)方面的差異化顯而易見，前者因資源優(yōu)渥以及檔案內(nèi)容復(fù)雜，培訓(xùn)內(nèi)容趨向于全面專業(yè)化，而后者則因條件受限，培訓(xùn)更注重實用性以及基礎(chǔ)技能的掌握。這種差異化的檔案培訓(xùn)情況不僅反映兩類社區(qū)檔案管理水平的現(xiàn)狀，也進一步說明了針對性培訓(xùn)在提升社區(qū)檔案管理能力中的必要性。

3 提高社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容針對性與實用性的意義

3.1 提升檔案管理質(zhì)量

提高社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容的針對性與實用性，是提升社區(qū)檔案管理質(zhì)量的重要手段。首先，不同類型的社區(qū)在經(jīng)濟條件、檔案規(guī)模、管理需求上的差異，使得“一刀切”的培訓(xùn)方式難以滿足各類社區(qū)的實際需要。農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)的檔案管理任務(wù)較為復(fù)雜，涵蓋黨建、民政、勞保等多個領(lǐng)域，其檔案員需要高效的分類整理，而在純居民社區(qū)，由于檔案內(nèi)容較為單一且資源條件有限，更需要基礎(chǔ)性操作技能以及低成本保護措施。因此，培訓(xùn)內(nèi)容需要結(jié)合社區(qū)的具體需求進行定制化設(shè)計，檔案員可以集中精力去掌握最為關(guān)鍵的知識點，并將其直接應(yīng)用到實際工作中，從而避免因技能欠缺而造成的管理問題[2]。其次，從檔案的收集歸檔到分類存檔，從紙質(zhì)檔案保護到數(shù)字檔案的建立，每個環(huán)節(jié)都需要檔案員熟練掌握具體的操作流程，而如果培訓(xùn)過程中注重實操技能的教學(xué)，學(xué)員不僅可以獲得直觀的操作經(jīng)驗，還能夠在實際工作中減少因操作不當(dāng)而引發(fā)的檔案混亂。最后，社區(qū)檔案中儲存的數(shù)據(jù)往往具有較高的服務(wù)民生價值。如果培訓(xùn)內(nèi)容不能緊貼工作需求，會導(dǎo)致檔案員在管理過程中忽略關(guān)鍵問題，而通過提高培訓(xùn)內(nèi)容的針對性與實用性，檔案員能夠?qū)?fù)雜或特殊的檔案管理情境進行有效應(yīng)對，從而更好地保障檔案保存的規(guī)范性。

3.2 提高社區(qū)治理效率

通過提高社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容的針對性與實用性，不僅能夠優(yōu)化檔案管理流程，還能解決檔案利用過程中的實際問題，為社區(qū)治理效率的提升奠定堅實基礎(chǔ)。第一，針對性強的培訓(xùn)內(nèi)容能夠使檔案員更加明確自身職責(zé)，并通過精準的工作方法快速滿足社區(qū)治理中的檔案需求。如果檔案培訓(xùn)內(nèi)容可以細化到這些專項需求中，傳授精準歸檔與快速查閱的技能，檔案員就可以根據(jù)治理需求有條不紊地進行材料準備，提高檔案的調(diào)用效率，從而縮短政府與居民之間的信息匹配時長，實現(xiàn)社區(qū)治理效率的直接提升。第二，注重實用性的培訓(xùn)能夠幫助檔案員更加熟練地應(yīng)對治理中的突發(fā)或高頻場景。第三，當(dāng)前，多數(shù)社區(qū)仍處于檔案數(shù)字化建設(shè)的不平衡發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在培訓(xùn)中要注重信息化相關(guān)的實用技術(shù)，可以為檔案員提供數(shù)字化升級的知識支撐，社會治理工作也可以及時調(diào)整于最新數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，從而實現(xiàn)治理效率的大幅度提升。總的來說，提升社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容的針對性與實用性，從精準技能普及到信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠全面優(yōu)化檔案管理在社區(qū)治理中的工作環(huán)節(jié)，為現(xiàn)代化社區(qū)治理提供全方位的保障。

4 提高社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容針對性與實用性的難點

第一，不同社區(qū)經(jīng)濟條件的差異導(dǎo)致檔案管理需求的復(fù)雜性難以統(tǒng)一。農(nóng)轉(zhuǎn)非社區(qū)經(jīng)濟基礎(chǔ)較好，檔案內(nèi)容更為多樣化，管理要求較高，而純居民社區(qū)經(jīng)濟條件較差，僅保留簡單的基礎(chǔ)檔案，導(dǎo)致針對不同社區(qū)的培訓(xùn)內(nèi)容難以一概而論。第二，一些社區(qū)檔案涵蓋多年甚至幾十年的歷史數(shù)據(jù)與復(fù)雜的文件分類，而另一些社區(qū)則僅保存近年的簡單記錄，這種跨度導(dǎo)致檔案員對知識深度的需求迥異，導(dǎo)致單一體系的培訓(xùn)難以廣泛適用。第三，部分社區(qū)擁有專職且充足的檔案管理人員，他們的專業(yè)化程度較高，能夠接受較高級的檔案知識培訓(xùn)，而其他社區(qū)人員緊缺，大多由兼職人員負責(zé)檔案管理，這些人缺少系統(tǒng)的檔案理論基礎(chǔ)，難以有效吸收具備較高專業(yè)門檻的培訓(xùn)內(nèi)容[3]。第四，有些社區(qū)更側(cè)重于檔案的行政管理功能。例如，用于政策執(zhí)行或社區(qū)內(nèi)部事務(wù)追溯，而另一些社區(qū)則主要將檔案作為居民服務(wù)依據(jù)，強調(diào)其便捷的查閱和更新功能，這種功能上的不同，導(dǎo)致培訓(xùn)內(nèi)容難以滿足所需求的均衡覆蓋。第五，一些社區(qū)具備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，而另一些社區(qū)則仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，既缺少現(xiàn)代設(shè)備，又缺少與之相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施，導(dǎo)致培訓(xùn)難以在內(nèi)容設(shè)計上找到適合所有社區(qū)的統(tǒng)一起點。

4.1 信息化水平進展不平衡

第一，一些經(jīng)濟條件較好的社區(qū)已經(jīng)配備完善的電子檔案存儲和管理設(shè)備，而資源不足的社區(qū)仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，缺少基本的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，這種設(shè)備層面的不平，導(dǎo)致社區(qū)在啟動和推進檔案信息化建設(shè)上的難度差異。第二，部分社區(qū)檔案員掌握電子檔案管理系統(tǒng)的使用方法，并具備一定的技術(shù)能力，對信息化工具的接受程度較高，而另一些社區(qū)的檔案管理人員不僅缺少相應(yīng)的技能培訓(xùn)，還對信息化設(shè)備的使用存在一定的心理和操作障礙，這種能力差距導(dǎo)致信息化進程在基層實踐中受到限制。第三，部分社區(qū)已建立一套相對完善的電子檔案管理規(guī)范，但另一些社區(qū)尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準，也沒有具體的操作指導(dǎo)，這種規(guī)章制度的缺失或不足，導(dǎo)致信息化工作難以落地，從而使檔案管理的自動化和規(guī)范化程度無法保持一致。第四，有些社區(qū)已將多年的紙質(zhì)檔案進行了系統(tǒng)性的數(shù)據(jù)化處理，實現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)存儲和共享，但其他社區(qū)由于人力、經(jīng)費、技術(shù)條件的限制，僅完成了少量內(nèi)容的數(shù)字化，甚至未開展相關(guān)工作，這種數(shù)字化程度的參差不齊，導(dǎo)致各社區(qū)在信息化檔案管理上的進展水平差距明顯。

5 提高社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容針對性與實用性的策略

5.1 分類定制培訓(xùn)方案

第一，針對不同社區(qū)經(jīng)濟條件差異導(dǎo)致檔案管理需求復(fù)雜性的情況，可以在培訓(xùn)設(shè)計階段深入調(diào)研社區(qū)的具體需求，為檔案內(nèi)容較豐富的社區(qū)以及內(nèi)容較單一的社區(qū)分別定制培訓(xùn)重點。第二，針對各類社區(qū)在檔案保存的時間跨度和完整性上的差異問題，需要設(shè)計分層次的課程模塊，為此培訓(xùn)機構(gòu)可將課程劃分為檔案建立、檔案維護、檔案歷史信息管理等不同的層級，并為保存時間跨度大以及檔案內(nèi)容完整的社區(qū)設(shè)計更詳細的歷史檔案管理課程[4]。第三，針對不同社區(qū)在人力資源配置上的差距問題，可以實施靈活教學(xué)策略。例如，對于擁有充足專職檔案員的社區(qū)，培訓(xùn)可以設(shè)置高階課程，而對于檔案兼職人員較多的社區(qū)，則應(yīng)縮短課程時長。第四，針對社區(qū)對檔案主要功能要求差異顯著的問題，可以通過培訓(xùn)內(nèi)容的功能導(dǎo)向來提升針對性。例如，對強調(diào)行政管理功能的社區(qū)，重點傳授政策文件備份、專項事務(wù)檔案歸納等方法。第五，針對硬件條件差距的社區(qū)，應(yīng)引入分階段的設(shè)備使用與優(yōu)化教學(xué)。例如，硬件條件較好的社區(qū)，可以培訓(xùn)其如何利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化設(shè)備優(yōu)化工作效率，而硬件條件較差的社區(qū)，則可以重點教授在缺少設(shè)備條件下的檔案紙質(zhì)存儲技巧。

5.2 推進基礎(chǔ)數(shù)字化建設(shè)

第一，政府可以設(shè)立專項資金，對硬件資源匱乏、以紙質(zhì)檔案管理為主的社區(qū)提供數(shù)字化設(shè)備支持，而對于經(jīng)濟條件較好的社區(qū)，可以通過提供高性能設(shè)備的優(yōu)化方案，指導(dǎo)其升級現(xiàn)有的管理硬件，以便進一步提高檔案處理效率。第二，可以定期組織在線研討會和實操課程，為技術(shù)薄弱人員提供持續(xù)學(xué)習(xí)的途徑，同時為技術(shù)能力優(yōu)秀的人員設(shè)置考核認證機制，激勵他們向更高專業(yè)水平邁進[5]。第三，為解決信息化標(biāo)準和執(zhí)行規(guī)范落實不一致的問題，上級部門應(yīng)組織制定一套適合基層社區(qū)的信息化檔案管理標(biāo)準，對信息存儲、數(shù)據(jù)格式、權(quán)限劃分、備份機制等環(huán)節(jié)提出統(tǒng)一要求，并將其轉(zhuǎn)化為易操作的具體規(guī)范手冊。第四，針對檔案數(shù)據(jù)完整性和數(shù)字化轉(zhuǎn)化程度的差異，需要在培訓(xùn)過程中優(yōu)先指導(dǎo)數(shù)字化操作。例如，對于尚未開展數(shù)字化工作的社區(qū)，需從基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案整理和電子化錄入開始，配合一定的數(shù)字存儲技術(shù)支持，幫助其逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化的初步建設(shè)。

結(jié)束語

通過對不同類型社區(qū)檔案培訓(xùn)內(nèi)容的研究，明確由于社區(qū)條件存在顯著差異，提出了分類定制培訓(xùn)方案以及推動基礎(chǔ)數(shù)字化建設(shè)的策略，旨在提升檔案管理的針對性和實用性。研究發(fā)現(xiàn)，科學(xué)的檔案培訓(xùn)內(nèi)容不僅能解決社區(qū)間管理能力的不平衡問題，還能促進檔案管理與社區(qū)實際需求的深度融合，為基層治理和居民服務(wù)提供更精準的支持。

參考文獻

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作者簡介：莊睿（1978.02—），大學(xué)學(xué)歷，山東省棗莊市市中區(qū)文化路街道辦事處副研究館員。研究方向：街道基層檔案管理及社區(qū)檔案培訓(xùn)。