高校學籍檔案遠程服務利用的現實困境與實踐路徑

摘 要：在信息技術快速發展的時代，公眾對提高檔案公共服務水平有著迫切需求，學籍檔案是事關民生的重要專業檔案，高校對其遠程服務已成為高校檔案管理現代化的必然趨勢。然而，當前其面臨諸多現實困境。文章深入分析了這些困境，提出依法治檔、檔案資源數據化、利用平臺多樣化以及人才隊伍復合型等實踐路徑，以期為高校檔案遠程服務利用提供解決方案。

關鍵詞：檔案工作；學籍檔案；檔案利用

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

近年來，伴隨著學生規模的不斷擴大、升學人數的顯著增長、出國出境留學人數持續攀升以及人事檔案專項審核、就業學歷核查、專業學科認證與評估等需求，高校學籍檔案在其中發揮著基礎性支撐作用，其利用效果已成為高校檔案工作水平的重要考量。

目前，學界對高校學籍檔案的研究主要集中在五個方面：

一是在概念層面。有學者認為高校學籍檔案是高校師生及職能部門在教學科研、行政工作和學校活動中形成與教學等活動相關，具有保存、利用價值，并按一定歸檔制度集中保管的文字、圖表、實物和錄音錄像等文件材料的總和。筆者根據2017年9月1日起施行的《普通高等學校學生管理規定》中對學籍管理的要求，認為高校學籍檔案指學校為學生開展入學與注冊、考核與成績記載、轉專業與轉學、休學與復學、退學、畢業與結業以及畢業證書管理等教學與管理活動形成的不同載體的原始記錄。

二是在管理問題層面。有學者指出高校應增強學籍檔案管理意識、完善檔案管理制度、建設檔案信息庫以及提高學籍檔案的利用率。

三是在數字化研究層面。對高校學籍檔案展開生命周期全程化管理，采用雙套制保管。

四是在特點與價值層面，有學者認為學籍檔案具有科學性、完整性、服務性和條件性，具有保存利用、甄別鑒定、信息、編研與聯絡以及展覽教育等價值。

五是在服務利用層面。有學者指出高校學籍檔案利用存在意識薄弱、缺乏統一標準、審查監督力度不足以及有效利用不夠等問題，要健全標準、提高人員素質、建立有效監督機制以及重視信息化建設。

隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理領域也在不斷變革。

高校學籍檔案作為高校檔案的重要組成部分，記錄著學生在校期間的各種信息，對于學生的就業與深造、學校管理及社會服務等有著至關重要的意義。高校學籍檔案遠程服務利用順應了時代發展需求，成為提高檔案公共服務水平的重要體現，盡管當前眾多學者對高校學籍檔案遠程服務展開了深入研究，但實際展現高效服務成效的案例卻不多。上海交通大學檔案館開展了資源整合、服務優化、安全保障及人才隊伍建設的系列工作；四川大學檔案館開展了“一條龍”“一站式”遠程服務。此外，南京大學檔案館的檔案服務形式雖然多樣化，但以系統思維實現高效遠程服務利用的需求，在理論探討與實踐過程中仍遭遇諸多挑戰。

一、高校學籍檔案遠程服務利用的現實困境

1.檔案部門與用戶之間的多元矛盾

一是歸檔與用檔的時間差矛盾。材料轉化為檔案的過程往往滯后于用戶的需求時間。檔案工作者通常熟悉文件材料轉化為檔案的具體路徑，并深知在這一過程中所伴隨的職責分工調整、價值屬性變化以及分類、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計等多個環節。《高等學校檔案管理辦法》要求學校各部門須在次學年6月底前完成歸檔工作，而各院系則需在次學年寒假前完成歸檔。由此可見，若用戶在文件材料尚未完成歸檔時提出用檔需求，只能聯系相關材料生成部門去處理。

二是檔案資源結構與檔案開放的主客觀矛盾。通常文件歸檔有嚴格的范圍與保管期限，用戶的用檔需求如與館藏資源不匹配，檔案保管隸屬不同的部門或所查檔案尚未開放，會出現無檔可查、限制范圍查詢或暫時不允許查詢。針對此問題，有學者對某大學檔案部門的檔案利用情況進行了統計研究，結果表明，無效查閱單數量約占檔案利用查閱單總量的10%。

第三，檔案部門對用戶信息的審核與用戶對自身隱私權保護的法理沖突。學籍檔案包含民族、性別、身份證號、家庭地址、家庭成員、健康狀態、學號、學業成績、證書號、照片、電話及獎懲記錄等個人信息。在信息化時代，個人信息保護已成為公眾極為關心的問題之一，高校檔案部門應加強對用戶信息的審核把關，以防個人信息被泄露。另外，個人信息處理者是個人信息保護的首要責任人，應當對其個人信息處理活動負責，并采取必要措施確保所處理的個人信息安全。

四是程序要求的信息不對稱矛盾。隱私性、互動性、差異性以及精準性是高校檔案用戶需求的特征。用戶群體多樣化，涵蓋不同的年齡、性別、行業和學歷層次。由于用戶檔案意識薄弱，遇到用檔問題時常面臨諸多困惑：學籍檔案有哪些內容、應向哪個部門咨詢查檔受理、如何了解查檔程序、反饋查檔需求表述不清晰、所需證件不明確、提供的投遞聯系人、地址及電話不規范等，這些與檔案部門要求的程序不符，加劇了雙方的矛盾。尤其是小程序、郵箱等平臺的運用，更凸顯了信息鴻溝現象，導致雙方多次溝通才完成用檔流程，難免使用戶會對檔案部門產生誤會或反感，這無疑會給檔案工作人員帶來極大的服務挑戰。

2.檔案管理規范化的缺失矛盾

檔案工作宣傳、檔案業務收集指導、檔案整理著錄等是檔案工作不可缺少的環節，檔案部門對此開展不到位或管控缺失，就會出現學籍文件漏歸、錯歸、延歸、遺失、裝訂不規范以及案卷信息著錄不規范等現象，導致檔案信息資源的完整性遭受破壞，這是用戶最關注的問題，也是最有可能導致用戶需求得不到有效解決的原因。同時，利用信息反饋是提升檔案服務工作質量的關鍵環節，也是了解公眾對檔案部門評價、建議和意見的有效途徑。只是簡單記錄檔案查詢原因，如升學、就業、工作查找、編史修志、宣傳教育、學術研究及學歷核實等，已無法全面反映檔案部門的服務效果。以筆者通過網絡調查廣西高校檔案部門為例，發現大部分高校缺乏完善的反饋機制，缺少對用戶評價的追蹤，導致檔案部門難以掌握用戶的滿意度，用戶也逐漸放棄了提出意見的積極性。

3.檔案數據資源結構性的短缺矛盾

截至2023年12月，榮獲全國示范數字檔案館（室）建設單位稱號的共有163個單位，其中包括鄭州工業大學、重慶大學、西南大學和華南理工大學。以湖北省高校傳統檔案數字化情況為例，全省僅有2所高校通過了省級數字檔案館（室）的測評。由此可見，高校檔案數據資源存在結構性短缺的矛盾，仍然以紙質檔案資源為主，受時空限制，影響了檔案遠程服務的便捷性和高效性。主要原因是檔案數據化未得到足夠重視，資金和技術投入明顯不足。數據化工作需購置專業設備、成熟的檔案管理軟件，并投入大量人力開展檔案數字化轉換工作，或處理增量電子文件的歸檔。但是，部分高校因經費緊張等因素，難以滿足這些要求，阻礙了檔案數據化的進程。檔案數據化標準不統一也是一個重要問題。高校各部門可能采用不同的數據化標準，導致在開展遠程服務過程中，數據的整合、共享及交互面臨諸多障礙，進而影響了學籍檔案遠程服務的高效開展。

4.檔案工作人員能力和崗位工作要求不匹配的矛盾

根據國家檔案局公布的2023年度全國檔案主管部門和檔案館基本情況摘要，各級綜合檔案館專職人員的數量、年齡、文化程度及檔案專業程度等方面狀況不佳。其中，50歲及以上人員占比高達31.60%，碩士研究生學歷者僅占總人數的7.68%，具備大學本科檔案專業背景的也僅占12.48%。以筆者調研的廣西某高校檔案部門為例，該校為廣西重點建設的“國內一流大學”高校之一，全校教職工近5000人，學生共75000余人，學校檔案館承擔著綜合檔案、人事檔案、學生檔案以及校史年鑒等工作職責，全館專職檔案人員9名，人員來源多為高校內部調配人員或引進人才配偶，工作內驅力不足，服務意識薄弱。人員構成不合理，館員中檔案專業較少，多數所學專業與檔案領域不相關，且缺乏計算機專業人才，全日制研究生學歷占比偏低。接待服務人員年齡偏大，女性居多且人數不足，難以持續保持耐心、專業、熱情及高效的服務水平。

二、高校學籍檔案遠程服務利用的實踐路徑

1.打造堅實的依法治檔保障措施

高校應圍繞立德樹人的根本任務，以學生為中心，完善學籍檔案管理的相關規章制度，規范學籍檔案利用流程，提升檔案工作人員的隱私保護意識，強化工作措施。同時，對用戶開展檔案法律法規的宣傳教育工作，增強用戶的法律意識，防止檔案信息的非法使用。全面開展用檔調研分析，梳理并規劃學籍檔案歸檔范圍與保管期限，強化文件歸檔業務的前端控制，提升歸檔文件材料的質量。加強行業法律法規的學習，加大檔案資源合法合規的開放力度，并強化業務指導與考核。完善檔案服務利用安全技術措施，實現學籍檔案歸檔工作的規范化、高效化及科學化。

2.建設豐富的檔案數據資源

高校要加大對學籍檔案數據化工作的資金和技術投入，落實《電子檔案管理辦法》。設立專項經費用于購買先進的檔案數字化設備和軟件，如采用高效的光學字符識別（OCR）技術軟件來提高檔案數字化的效率和質量。

同時，招聘或培養專業的檔案數據化人才，保證數據化工作的順利開展。推動檔案數據化標準的統一。高校之間可以深化合作與交流，共同制定適用于學籍檔案數據化的統一標準，包括數據格式、編碼以及元數據等方面，加強學籍檔案專題編研開發。這將有助于實現檔案系統與業務系統間的數據融合歸檔，促進不同高校間學籍檔案數據的共享與互認，為遠程服務提供堅實的數據基礎。

3.構建多樣化的檔案利用平臺

優化現有的學籍檔案遠程服務在線預約利用平臺的用戶界面和操作流程。簡化注冊、登錄環節，減少不必要的證明材料要求，采用更加友好的用戶界面設計，提升平臺的易用性，加強平臺利用宣傳與檔案工作宣傳，增強公眾的檔案意識。

例如，可以采用人臉識別等先進技術驗證身份，提高注冊登錄的便捷性。開發多種類型的檔案利用平臺，除了傳統的網頁平臺，還可以開發手機App等移動平臺。移動平臺具有隨時隨地使用的優勢，能夠更好地滿足用戶的需求。

同時，在不同平臺之間實現數據的同步和交互，讓用戶可以在不同設備上無縫切換使用檔案遠程服務。加速構建電子簽章系統及驗證平臺，確保檔案部門出具的電子檔案具備法律依據，并提供有效的真偽鑒別途徑。另外，還應保留電子郵箱、電話咨詢以及現場辦理等輔助方式。

4.建設復合型檔案專業人才隊伍

深入貫徹“為黨管檔”理念，強化學校對檔案人才隊伍的規劃與協調。加大檔案工作的宣傳力度，明確職責分工，提升全校人員的檔案意識，激發校內各部門參與檔案工作的積極性，為改變進館人員單一化現狀提供有力支撐。提升檔案人員的思想政治與法律素養，強化其擔當作為，促進檔案人員與學校其他部門的協同合作。完善人才培養機制，合理配置檔案專業和計算機專業人才，注重內外培訓與現代信息技能的提升，加強崗位聘用考核等措施。

三、結論

高校學籍檔案高效遠程服務是順應時代發展的必然趨勢，但目前面臨著諸多現實困境。通過依法治檔、檔案資源數據化、利用多樣化平臺以及建設復合型人才隊伍等實踐路徑，以有效破解這些困境。不僅有助于提高高校學籍檔案遠程服務的效率和質量，還能夠充分滿足公眾對檔案公共服務的需求，為利用者“少跑腿”或“不跑腿”提供便利，進而提高用戶滿意度，推動高校檔案管理的現代化進程。

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作者單位：廣西師范大學

作者簡介：劉環瓊（1972—），女，漢族，廣西桂林人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案管理。