醫院檔案工作現代化發展研究

摘 要：檔案管理工作對于醫院的醫療服務和運營管理具有重要作用，應當積極探索和創新檔案管理方式，促進檔案工作現代化發展。文章強調了醫院檔案工作現代化發展的意義，指出當前檔案工作現代化發展面臨的問題，對比分析傳統檔案工作與現代化檔案工作的區別，探討研究醫院檔案工作現代化發展的有效策略，提出了健全檔案管理現代化體系、完善網絡環境和基礎設施、優化檔案信息采集與錄入流程、構建檔案管理信息化平臺、建強檔案管理人才隊伍和筑牢檔案信息安全防線等建議。

關鍵詞：醫院；檔案工作；現代化

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著社會的不斷進步和科技的飛速發展，信息技術被廣泛應用于檔案管理工作。如今，醫院的檔案工作已經逐漸向著現代化方向發展，在從傳統模式向現代化模式轉變的過程中出現了一系列問題，如系統不完善、軟件不兼容以及人員技術水平較低，為了解決這些問題，需要進一步探索醫院檔案工作現代化發展的有效策略，加強技術創新、系統研發，提供資金、技術和人才支持，引入先進的軟硬件設備設施，以此提高檔案管理質效，保證檔案信息的安全性、準確性和完整性。

一、醫院檔案工作現代化發展的意義

醫院檔案工作現代化發展有利于提高檔案管理水平和工作效率。隨著信息技術的深入應用，醫院檔案工作現代化發展帶來了檔案管理方式的根本性變革。傳統的手工管理方式逐漸被電子化、數字化管理方式所取代，大幅提高了檔案管理效率。通過引入先進的信息管理系統，可以實現檔案信息的快速錄入、檢索、查詢和共享，極大地縮短了檔案管理流程，降低了人力成本。同時，現代化管理手段還能夠幫助檔案管理人員更加及時、精準地掌握檔案信息的動態，提高檔案管理的精確性和時效性。醫院檔案工作現代化發展有利于發揮檔案資料的價值，為醫務人員提供可靠的信息。檔案資料是醫院日常運營和管理的重要信息來源，對于醫療工作的開展具有重要意義。醫院檔案工作現代化發展可以實現檔案信息的數字化、網絡化存儲，使檔案信息的檢索和利用更加便捷，為醫生、護士和管理人員提供準確、完整的檔案信息，有助于醫療、行政后勤工作的順利開展。合理應用先進技術，還能夠有效挖掘和分析檔案信息，發現檔案資料中潛在的價值，為醫院的戰略決策和運營管理提供切實可行的參考依據。

二、醫院檔案工作現代化發展面臨的問題

醫院檔案資料規模較大，在長時間的運營和發展中，紙質檔案數量較多，如病案，在掃描和轉化的過程中，將紙質檔案轉變為數字化檔案，需要耗費大量的時間和人力資源。隨著電子檔案數量的不斷增多，現有數據庫的存儲能力可能難以滿足海量文件的存儲需求，有可能出現數據備份不及時、存儲空間不足等問題，進而影響檔案信息的完整性和安全性。在檔案工作現代化發展的過程中，由于信息系統建設不夠完善，可能會出現數據格式不統一、軟件不兼容和文件無法讀取等問題，這些問題不僅會影響檔案信息的檢索和利用效率，還可能對醫院的正常運營造成不利影響。隨著檔案工作現代化進程的不斷推進，檔案管理部門和信息技術部門的工作存在交叉，且缺少順暢銜接的制度機制，各部門和崗位人員的具體職責不夠明確、清晰，不利于管理人員和技術人員相互配合，而且部分管理人員的信息技術水平較低，無法熟練使用有關設備和軟件，有可能因為人為操作失誤影響檔案質量，或者因為技術水平較低影響工作效率，現代化檔案管理需要對管理人員提出較高的要求。

三、傳統檔案工作與現代化檔案工作的區別

首先，兩者的管理方式并不相同。傳統檔案以紙質檔案為主，這些檔案需要存放在特定的環境中，如檔案室或檔案柜，以確保檔案的完整性和安全性，這種管理方式對存放環境的溫度和濕度等條件有著較高的要求。現代化檔案以電子檔案為主，主要存儲在數據庫中，管理人員需要在計算機上處理檔案資料，既有利于節省存儲空間，又便于檔案的檢索和利用。

其次，兩者的存儲安全風險存在差異。紙質檔案有可能出現受潮、破損、字跡不清以及丟失等問題，而電子檔案系統有可能會受到外部攻擊和病毒侵擾，導致電子檔案信息被篡改、泄露。

最后，兩者的歸檔方式存在明顯不同。傳統檔案工作過于依賴專兼職檔案工作人員，工作人員的專業性會影響歸檔效率和質量。現代化檔案工作更加高效，引入了先進的設備設施和技術，在檔案整理、分類、歸檔及查閱等環節操作更為便捷高效。

四、醫院檔案工作現代化發展的有效策略

1.健全檔案管理現代化體系

隨著醫院信息化建設的不斷發展，檔案管理工作應當根據醫院的發展需要和檔案工作的實際情況，不斷完善檔案管理現代化體系。完善檔案管理機制，制定相關的規章制度，明確檔案收集方式、分類標準、歸檔范圍、安全要求和存儲期限，確保規章制度與醫院現代化檔案工作相匹配。明確現代化檔案管理流程及各環節的具體要求，制定具體的操作規范，能夠為專兼職檔案工作人員提供指導，確保管理人員能夠在日常工作中遵循清晰、規范的流程，確保檔案管理工作的標準化和規范化。建立檔案資源體系，做好檔案分類工作，包括文書檔案、人事檔案、病歷檔案、招標采購檔案、設備檔案和工程檔案等，為保證檔案資源的完整性，整理檔案時應當統一編號、分類，并制定詳細的檔案目錄，便于后續的檢索和利用。嚴格落實崗位責任制，確保各崗位的管理人員明確自身職責，在工作中相互配合，高效完成檔案的收集、整理、錄入和存儲等工作。同時，在現代化檔案工作中引入先進的檔案管理理念，借鑒同規模醫院的成功經驗，不斷探索檔案管理工作的方式方法，應用先進的設備設施、系統平臺和技術手段，提高檔案管理效率和質量，推動醫院檔案工作創新發展。

2.完善網絡環境和基礎設施

為促進檔案工作現代化發展，醫院需構建穩定、安全且便捷的網絡環境，引進、更新先進的軟硬件設備，持續完善醫院的基礎設施，為現代化檔案工作奠定堅實的基礎。在網絡建設中，醫院要提供充足的資金保障和技術支持，保證網絡帶寬的和穩定性，提高數據傳輸效率。醫院可以與運營商合作，優化網絡線路，減少網絡延遲和故障等情況。同時，醫院還要配備相關設備，如交換機、路由器等，提升網絡的安全性和可靠性。還應盡量選用高性能的存儲設備和服務器，保證數據存儲安全。醫院應當積極建設檔案管理信息化平臺，確保系統平臺具備穩定性、可靠性、安全性和可擴展性，完善信息化發展保障機制，推進檔案信息資源共享平臺建設，加速數字檔案館建設，借助檔案信息化建設，推動醫院檔案管理工作的現代化進程。

3.優化檔案信息采集與錄入流程

在檔案工作現代化發展中，要規范開展檔案信息的采集與錄入工作，應當全面理順、優化當前的工作流程，在信息技術的幫助下減少不必要的環節，提高檔案信息采集和錄入的整體效率。在檔案信息采集工作中，應當設置明確的采集標準，專兼職管理人員要依照采集標準處理檔案，確定檔案的類別、格式和內容，還要明確檔案的編號，以免在錄入檔案的過程中出現錯誤，導致檔案不完整。在采集和錄入的過程中，應當做好審核校對工作，嚴格信息比對流程，仔細檢查檔案信息，保證檔案的準確性。為了提高工作效率，可以應用圖像識別技術和語義分析技術等，自動識別檔案信息，將紙質檔案轉化為數字化檔案，根據檔案信息實現自動識別分類。為了更好地管理檔案，還可以引入智能化技術，錄入檔案時，明確檔案的索引和編號，在后期使用時，各科室人員可以根據工作需要快速查詢檔案資料，提高檔案的利用率。為了提高工作效率，還可積極探尋并應用AI、大數據等新一代信息技術，開拓檔案管理模式變革的新路徑與新策略。

4.完善檔案管理信息化平臺功能

在檔案管理信息化平臺的建設中，需要根據工作需求完善平臺功能，運用OCR識別技術等，提高紙質檔案轉化的效率，準確登記檔案信息，明確檔案的來源、類型和存儲位置。檔案管理信息化平臺應當具備分類、存儲功能，根據分類標準劃分檔案類型，應用云存儲技術或者建設可靠的數據庫，滿足檔案存儲需求。檔案管理信息化平臺還應具備檢索功能，應用先進的檢索算法，提高檢索效率。在平臺建設中，可以運用大數據技術提取檔案中的關鍵信息，有效挖掘和分析檔案數據，如查閱患者診療的歷史記錄，為治療方案的制定提供參考，還可以根據病案數據，分析地區性常見病、多發病及疾病流行趨勢等。運用人工智能技術，如自然語言處理技術、機器學習技術等，實現檔案信息的自動化分類、歸檔和檢索，促進檔案管理智能化發展，優化歸檔流程，減少人工干預，提高檔案“收、管、存、用”的準確性和效率。引入云計算、物聯網等先進的信息技術，實現醫院各部門間的信息系統集成，確保各部門之間的數據互通與共享，提高檔案信息的流通效率和利用價值。

在建設一體化平臺中，既要破除信息壁壘，還應設置相對獨立的病案信息系統，銜接HIS、LIS和PACS各系統的信息，將電子病歷、檢查報告及影像資料整合到一起，為各科室的醫生設置訪問權限，醫生可以根據工作需求，在權限范圍內查看相關信息和資料。在系統平臺的建設中，要高度重視平臺的安全性和穩定性，采用多層次的安全防護措施，如構建防火墻、安裝病毒防御軟件等，避免檔案信息被非法竊取和篡改，保護患者隱私和醫院數據安全。技術人員要定期做好維護、更新和升級等工作，根據使用者的體驗和反饋完善平臺功能，在PDCA管理模式下優化系統性能。為了更充分地利用檔案資料，系統應當提供多種查詢和檢索方式，確保管理人員和各科室人員能夠快速找到所需信息。

5.加強檔案管理人才隊伍建設

醫院應當建立完善的人才培養機制，培養檔案管理人員和信息技術人才，確保檔案管理人員具備扎實的檔案管理知識和技能，同時理解醫院檔案管理的特殊性。他們需要熟悉檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用等基本業務環節，并能夠運用現代化手段，提高管理效率。同時，醫院還要根據電子檔案管理需求和系統建設需求，加強信息技術人才的培養，確保技術人員掌握數據庫管理、系統升級維護及網絡安全等關鍵技術。

醫院要建設現代化、專業化的檔案管理人才隊伍，為檔案管理人員提供法律和制度方面的培訓，要求管理人員熟悉《中華人民共和國檔案法》及有關法律法規的要求，明確醫院檔案管理制度及規定，嚴格按照法律和制度的要求開展檔案管理工作。醫院還要為檔案管理人員提供技術方面的培訓，詳細講解檔案管理信息化系統平臺的各項功能和操作方法，確保管理人員能夠熟練操控系統，掌握檔案數字化的基本技術和工具，包括掃描、OCR識別及電子文件管理等，全方位地提高管理人員的業務能力和技術水平。為了更好地應對安全風險，還要為管理人員提供網絡安全相關培訓，使檔案管理人員了解網絡攻擊的常見手段和防護措施，提高安全風險判斷力和鑒別力。由于不同事業單位的檔案存在不同特點，醫院的檔案資料非常繁雜，有些資料具有一定的專業性。因此，醫院應為檔案管理人員提供醫療知識方面的培訓，或選擇從臨床醫技科室遴選培養檔案管理人員，充實檔案管理隊伍，確保檔案管理人員全面了解醫院檔案的特點，能夠準確劃分醫院檔案的類型，根據各科室、各部門人員的需求快速查找檔案。

6.筑牢檔案信息的安全防線

在檔案工作現代化發展過程中，醫院的檔案被劃分為兩部分，一部分是紙質檔案，需要保管好過去的紙質檔案，或以租賃檔案存放空間的方式繼續收集、保管紙質檔案，需注意紙質檔案的存放環境，確保檔案室的環境符合標準，嚴格控制溫度、濕度等條件。可以引入消毒機、除濕器等設備，以保持檔案室的干燥和清潔，防止檔案受潮、霉變。醫院工作人員調取紙質檔案資料時，需要做好登記工作，并跟蹤檔案的使用情況，確保檔案不會被未經授權的人員獲取。另一部分是電子檔案。電子檔案的安全風險主要與系統的安全防范能力息息相關，應當運用先進的網絡安全技術，保證醫院電子檔案的安全。由于電子檔案的安全風險主要來自網絡攻擊和病毒侵擾。因此，需要引入防火墻、入侵檢測和數據加密等技術，保證醫院電子檔案的安全性，技術人員要定期更新和升級系統，加強系統維護，及時發現和有效應對網絡安全風險。為避免電子檔案損毀、丟失，需要建立定期備份機制，可以考慮采用多重備份或異地備份容災的方式，進一步提高數據的安全性。在電子檔案系統的應用中，應當嚴格控制訪問權限，根據崗位類別設置不同的權限，只有經過授權才能訪問和修改檔案，避免數據被竊取或篡改。檔案管理人員還要關注監控日志和警報信息，如果系統遭受攻擊，應能迅速定位和解決安全問題，最大限度地保障醫院檔案資料的安全。

五、結論

隨著醫院信息化建設的持續投入和推進，醫院的檔案管理模式也發生了較大變化，檔案工作現代化發展水平較高，最大限度地提高了醫院的檔案管理水平，為醫院的醫療服務、運營管理和規劃決策提供了可靠的資料。在醫院檔案工作現代化發展過程中，應當加強制度建設，建立檔案資源體系，明確檔案工作的流程和要求，優化檔案信息采集與錄入流程，為管理人員提供指導和參考。醫院還要投入充足的資金，構建穩定的網絡，引進性能較好的系統設備，構建功能完善、運行穩定的檔案管理信息化平臺，運用一定的網絡安全防護技術，筑牢檔案信息安全防線。同時，醫院還要加強專兼職檔案人員培訓，打造專業可靠的人才隊伍，為醫院檔案工作現代化發展奠定堅實的基礎。

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作者單位：曲靖市第一人民醫院

作者簡介：申思（1986—），女，布依族，云南羅平人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。