基于人工智能技術的高校檔案管理安全性研究

摘 要：文章聚焦人工智能技術在高校檔案管理安全性方面的應用，分析了人工智能技術在高校檔案管理中的適用性，包括智能分類檢索、管理流程自動化和長期保存維護等方面的優勢體現。同時，探討其面臨的數據保密性、完整性、系統可用性及合規性等安全需求與挑戰，提出構建基于人工智能技術的高校檔案管理安全保障體系，涵蓋驅動的安全技術架構、智能安全管理策略與制度、人員安全素養提升與協作機制以及評估與優化機制等多維度內容，旨在為高校檔案管理通過人工智能技術提升安全性提供可借鑒的理論依據及實踐指導，推動高校檔案管理工作邁向智能化、安全化的新高度。

關鍵詞：人工智能技術；高校檔案管理；安全性

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發展，高校檔案管理正處于深刻變革的關鍵時期。高校檔案作為知識與信息的重要載體，記錄了學校教學、科研和行政等方面的珍貴歷史與成果，其管理的有效性和安全性至關重要。近年來，人工智能技術在眾多領域展現出強大的變革力量，為高校檔案管理帶來了前所未有的機遇。由于在享受人工智能技術帶來的高效與便捷的同時，高校檔案管理的安全性也面臨著諸多新的挑戰。一方面，傳統檔案管理的安全漏洞尚未完全解決。另一方面，人工智能技術的引入，如數據的大量匯聚與深度分析、系統的智能化與網絡化等，使檔案管理面臨數據被泄露、惡意篡改和非法訪問等新風險。因此，探究人工智能技術在高校檔案管理中的適用性，剖析其安全性需求與挑戰，構建完善的安全保障體系，對于推動高校檔案管理的現代化進程、保障檔案信息的安全與完整具有重要的現實意義。

一、人工智能技術在高校檔案管理中的適用性

1.智能分類與檢索中的高效適配性

在智能分類與檢索領域，圖像識別技術可精準識別掃描檔案中的圖表、照片等非文字元素，文字識別技術則能將紙質文檔迅速轉化為可編輯的電子文本，同時，開展語義分析，理解檔案內容。例如，對于包含大量學術論文、科研報告的高校檔案，人工智能技術能夠依據關鍵詞、主題和作者等多維度信息自動分類，構建科學、合理的檔案目錄體系。在檢索時，面對用戶模糊或復雜的查詢需求，智能檢索系統借助自然語言處理和機器學習算法，迅速在海量檔案中篩選出相關文檔，不僅提高了檢索速度，還提升了檢索結果的準確性。相比傳統基于關鍵詞匹配的檢索方式，人工智能驅動的檢索能更好地理解用戶意圖，減少因關鍵詞選取不當導致的漏檢和誤檢情況，使高校檔案資源能更高效地服務于教學、科研與管理工作。

2.管理流程自動化推進的契合性

在高校檔案的收集階段，智能感知設備可自動捕捉來自各部門、各渠道的檔案信息，無論是電子文件的自動抓取，還是對紙質檔案數字化的即時錄入，減少了人工收集的工作量與可能出現的疏忽遺漏。進入整理環節，自動化程序能夠嚴格按照預設規則對檔案實施有序整理，如統一編號、排序，智能判斷檔案的所屬系列與優先級等，確保檔案整理的規范化與標準化。在存儲環節，人工智能系統可以依據檔案的數據量、使用頻率以及重要程度等多方面因素，智能規劃最為合理的存儲路徑與空間分配策略，實現存儲資源的高效利用。在檔案借閱方面，線上智能審批系統能夠快速審核借閱者的資質與權限，自動記錄借閱詳情并跟蹤借閱過程，全程無需過多人工干預。這一系列自動化流程不僅提高了檔案管理的運轉效率，還降低了人為錯誤的發生概率，使高校檔案管理更加科學、精準與高效。

3.長期保存與維護的可靠性保障

人工智能為高校檔案的長期保存與維護提供了堅實的可靠性保障。在數據監測方面，人工智能技術能夠持續對檔案數據實施全面掃描與深度分析，精準評估數據的完整性和穩定性。通過預設的智能算法，及時察覺數據是否存在損壞、丟失或被篡改的風險，并迅速發出預警，同時啟動相應的修復機制，如利用數據冗余技術恢復受損數據，確保檔案信息的準確性和完整性不受影響。對于檔案載體，無論是傳統的磁帶、光盤，還是新興的存儲介質，人工智能可通過分析設備的運行數據以及存儲環境的各項參數，如溫度、濕度和磁場強度等，科學預測載體的老化程度和潛在故障，提前規劃載體的更換與維護工作，有效避免因載體失效而導致的檔案數據丟失。在電子檔案格式的長期可讀性維護上，人工智能技術能自動監測技術發展趨勢，適時將舊格式轉換或升級為新的通用格式。

二、高校檔案管理的安全需求與挑戰

1.數據保密需求與信息被泄露風險的挑戰

在高校檔案管理中，數據保密需求日益提升。高校檔案涵蓋學生個人信息、教職工資料、科研成果以及學校戰略規劃等眾多敏感內容，信息一旦被泄露，會引發嚴重后果，數據保密需求在不斷提升。然而，當前還面臨著信息被泄露風險的挑戰。網絡環境的開放以及惡意軟件的泛濫使高校檔案管理系統易遭受黑客攻擊，其攻擊手段日益復雜多樣，如利用系統漏洞植入木馬程序竊取數據，對檔案數據安全構成威脅。在技術層面，盡管有數據加密技術，但加密算法若未及時更新升級，難以抵御新型攻擊，訪問權限控制體系如果權限劃分不夠精細，就會導致一些未授權的人員獲取檔案的敏感信息。

2.數據完整性需求與被惡意篡改的威脅挑戰

高校檔案的數據完整性是檔案管理工作的核心要求之一。完整且準確的檔案數據對于高校的教學、科研、管理以及歷史傳承等多方面工作有著不可替代的意義，無論是學生的學籍信息、學業成績，還是科研項目的詳細記錄、成果報告，任何數據的完整性遭到破壞都可能導致決策失誤、學術評價失準以及歷史資料的真實性受損。然而，在當今數字化的檔案管理環境中，數據被惡意篡改威脅日益嚴峻。黑客通過各種技術手段突破高校檔案管理系統的安全防線，利用系統漏洞、網絡協議缺陷等方式潛入系統內部，對檔案數據實施非法篡改，以達到破壞高校正常秩序或謀取非法利益的目的。現有的數據校驗技術雖然在一定程度上能夠檢測出數據是否被修改，但面對日益復雜的篡改手段，如采用隱蔽性極高的零日漏洞攻擊、通過偽造數字簽名來掩蓋篡改痕跡等，傳統的數據校驗和數字簽名技術還存在一定弊端，難以完全確保檔案數據在存儲和傳輸過程中的完整性不受侵害，給高校檔案管理工作帶來了巨大挑戰。

3.系統可用性需求與網絡攻擊及故障沖擊挑戰

高校檔案管理系統的可用性是保障檔案服務正常開展的關鍵要素。系統需在師生員工、校友及其他合法用戶有檔案查詢、借閱和利用等需求時，能夠穩定、高效地響應并提供服務，確保檔案資源隨時可被獲取與使用，這對于高校的日常教學活動、學術研究推進以及行政管理決策等工作的順利實施起著不可或缺的支撐作用。但在實際運行過程中，系統面臨著來自網絡攻擊及故障的嚴峻挑戰。網絡攻擊形式多樣且危害巨大，如 DDoS 攻擊可瞬間使系統服務器癱瘓，大量惡意流量淹沒正常的服務請求，導致合法用戶無法訪問檔案管理系統。病毒與蠕蟲的入侵不僅可能破壞系統文件與數據，還會占用系統資源，使系統運行速度急劇下降甚至崩潰。同時，硬件故障也是不容忽視的問題。例如，服務器硬盤損壞可能導致大量檔案數據丟失，網絡設備故障會造成系統連接中斷。軟件漏洞可能引發系統錯誤或異常關閉，而電力中斷等突發情況也會使系統瞬間停止運行。

4.合規性需求與安全標準更新壓力挑戰

高校檔案管理的合規性需求是其依法依規開展工作的重要依據。高校需嚴格遵循相關法律法規，例如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國網絡安全法》等，這些法律對檔案的收集、整理、存儲、利用以及安全保護等環節有著明確的規范與要求。同時，教育行業內部也有一系列相關的標準與規定以及高校自身制定的檔案管理制度，都旨在確保檔案管理工作的合法性、規范性與安全性。然而，隨著信息技術的飛速發展和數據安全形勢的持續變化，安全標準更新的壓力成為一大挑戰。新的網絡攻擊手段不斷涌現，促使法律法規和行業標準不斷完善與細化，對高校檔案管理中的數據加密強度、訪問控制力度、數據存儲與傳輸安全等方面提出更高要求。高校檔案管理部門需要及時調整內部管理制度與工作流程，以適應這些變化，但這往往面臨諸多困難，如資金有限。難以快速升級技術設備以滿足新的安全標準，人員培訓難以跟上標準更新的節奏，導致在實際操作中可能出現不合規的風險，影響高校檔案管理工作的正常有序開展。

三、基于人工智能技術的高校檔案管理安全保障體系構建

1.人工智能驅動的安全技術架構搭建

構建人工智能驅動的安全技術架構，人工智能加密算法能夠依據檔案數據的重要性、敏感性等特征，自動生成動態且高強度的加密密鑰，對檔案數據實施加密處理，無論是數據存儲于本地服務器還是在網絡傳輸過程中，都可以有效防止外部的非法竊取與破解，保障數據的保密性。智能防火墻技術借助人工智能的自學習與模式識別能力，可深度分析網絡流量特征。它不再局限于基于規則的傳統檢測方式，而是主動識別新型網絡攻擊手段。例如，針對零日漏洞的攻擊流量，及時精準地阻止惡意流量進入檔案管理系統，維護系統邊界安全。基于人工智能的入侵檢測系統，通過對大量正常與異常系統行為數據的學習訓練，構建智能檢測模型，能夠實時監測檔案管理系統中的各類操作與流量，敏銳察覺異常流量波動、非法訪問嘗試以及潛在的惡意軟件行為模式等，一旦發現可疑情況，立即發出精準警報，為及時采取應對措施爭取寶貴時間，有力保障檔案管理系統免受內部與外部的惡意入侵，確保檔案數據的完整性與可用性不受損害。

2.智能安全管理策略與制度設計

智能安全管理策略與制度設計是構建高校檔案管理安全保障體系的關鍵環節。借助人工智能技術，可制定精細化的檔案訪問控制策略。通過對用戶多維度數據的分析，如身份信息、過往操作記錄及所在部門及崗位需求等，動態地為用戶分配適宜的訪問權限。例如，對于經常需要查閱學生成績檔案的工作人員，在其工作時間段內給予相應的查詢權限，而在非工作時間則限制訪問，有效降低數據被泄露的風險。設計基于人工智能的安全審計制度，系統能自動對檔案管理操作日志實施深度分析，不僅能快速識別大規模數據下載、頻繁異常登錄等明顯違規操作，還能發現潛在的安全漏洞，如某些長期未被使用卻仍具高權限的賬號。一旦審計出問題，立即啟動預警并追溯相關責任人。建立人工智能驅動的應急響應機制，當安全事件發生時，系統可依據預先設定的智能預案迅速做出反應。例如，自動隔離受感染的設備或區域，備份關鍵檔案數據，并通過多種通信渠道及時通知相關管理人員，詳細告知事件類型、影響范圍等信息，以便其迅速采取進一步的應對措施，將安全事件的危害降到最低。

3.人員安全素養提升與人工智能協作機制

人員安全素養提升與人工智能協作機制對于高校檔案管理安全保障體系的有效運行至關重要。首先，高校應開展針對檔案管理人員的人工智能安全專項培訓，培訓內容涵蓋人工智能技術基礎知識，如機器學習、數據挖掘原理在檔案安全中的應用，使管理人員理解人工智能系統如何保障檔案安全。同時，通過模擬演練、案例分析等方式，提升其應對人工智能相關安全事件的實操技能，如識別異常的人工智能檢測警報并實施初步處理。在日常工作中，建立人員與人工智能系統的緊密協作機制。例如，在檔案數據的初始整理與標注階段，管理人員利用自身專業知識對檔案實施分類標注，為人工智能算法提供精準的學習樣本，助力其提升后續的智能分類與風險識別能力。當人工智能系統檢測到疑似安全威脅時，管理人員憑借經驗與判斷力對情況實施核實與進一步排查，避免因人工智能誤判導致的不必要干擾或因忽略其警報而造成安全事故。其次，制定完善的人工智能安全考核制度，將管理人員在人工智能安全知識掌握、協作工作中的表現等納入考核指標，激勵其主動提升自身安全素養，積極與人工智能系統協同工作，共同筑牢高校檔案管理安全防線。

4.安全保障體系的評估及優化機制構建

利用人工智能技術構建評估模型，從多維度收集數據，如安全技術設施的運行參數、各類安全策略的執行數據以及人員操作行為記錄等。通過對這些數據的綜合分析，全面評估安全保障體系的有效性。例如，分析加密技術是否有效抵御了外部攻擊嘗試，訪問控制策略是否精準限制了未經授權的訪問以及人員是否遵循安全操作規程等。依據評估結果，人工智能借助其強大的數據分析能力深入挖掘安全保障體系薄弱環節，若發現某類網絡攻擊頻繁突破防火墻，系統會有針對性地提出優化方案，如調整防火墻的過濾規則、更新安全防護算法或加強對特定類型攻擊的監測預警。對于管理策略方面，若發現部分檔案的訪問權限設置過于寬松，可建議收緊權限并優化審批流程。建立反饋機制確保優化措施得以有效實施，在實施后再次實施評估，形成閉環管理。通過不斷重復評估、優化的循環過程，使高校檔案管理安全保障體系能夠與時俱進，適應不斷變化的安全威脅與管理需求，始終保持高效穩定的安全防護能力。

四、結語

在人工智能技術與高校檔案管理深度融合的進程中，雖已取得一定進展，但仍面臨諸多挑戰。通過構建安全保障體系，涵蓋技術架構、管理策略、人員協作及評估優化等方面，可有效提升檔案管理的安全性。未來，需持續關注人工智能技術發展，不斷完善安全保障機制，促進高校檔案管理的智能化、安全化發展，以充分發揮檔案資源在高校建設與社會服務中的關鍵價值。

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作者單位：萊蕪職業技術學院

作者簡介：朱曉紅（1975—），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。