新形勢下基層政府檔案管理優化措施探討

摘 要：檔案管理是基層政府重要工作之一，科學的檔案管理對于提升基層政府工作質量，保障社會穩定發展有重要作用。在新形勢下，檔案管理理念、方法發生改變，基層政府應加強對檔案管理的專業研究，更好地發揮管理作用。文章結合新形勢下基層政府檔案管理特點，總結現存的管理問題并提出更具針對性的優化措施，強化管理實效，促進基層政府高質量發展。

關鍵詞：新形勢；基層政府；檔案管理；優化措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

基層政府是黨與人民溝通的橋梁，承擔為公眾提供社會服務的重要職責。在新形勢下，基層政府工作范圍延伸、工作數據不斷增加。在此過程中，收集、處理和保存的信息增多。檔案資料能為基層政府諸多工作提供指導，還能為政府決策提供數據支持，因而基層政府應提高檔案管理重視程度，積極探尋新觀念、采用新方法。檔案管理人員應加強對現代技術的應用，不斷創新管理模式，提高辦事效率才能發揮檔案管理價值，推動基層政府檔案管理朝著規范化、現代化方向發展。

一、新形勢下基層政府檔案管理特點

基層政府檔案管理區別于企業，主要面向本地區的檔案材料，有顯著的地域屬性，管理范圍涵蓋當地政府、企事業單位以及個人檔案材料。基層政府檔案管理材料種類多樣，有政府文件、人事檔案等，包含當地文化、經濟及政治等方面信息，有著較強的社會服務性，能為社會各領域提供信息支持。新形勢下的基層政府檔案呈現新特點，其中最顯著的就是管理信息化。現代信息技術為管理賦能，基層政府檔案管理趨向信息化。檔案管理硬件設備設施增多，系統模塊更細致，工作流程更簡化，在減輕管理人員負擔的同時提高管理效率。新形勢下，基層政府檔案管理還需打破傳統層級管理模式，建立以依法治理為基礎的檔案管理體系，保障檔案工作法治化。

此外，基層政府檔案通常以自管為主，移交檔案館的比例不高。在新形勢下，基層政府更需加強庫房建設，注重檔案信息安全，尤其針對電子檔案更需強化安全管理，保障電子檔案的完整性、真實性與安全性。

二、新形勢下基層政府檔案管理存在的問題

1.基礎管理工作相對薄弱

其一，缺少完善的制度保障。部分基層政府檔案管理職責劃分不明確，崗位職能交叉，在出現問題時難以找到負責人。追責機制不完善導致檔案管理人員工作懈怠，影響管理質量。

其二，缺乏系統的分類標準和規范流程，導致檔案雜亂無章、難以查找。檔案存儲、分類及檢索等環節混亂，缺乏長期有效的規劃和管理。不同科室間存在信息隔閡，影響檔案信息共享，導致信息孤島，阻礙檔案信息的流通與利用。

其三，檔案信息覆蓋范圍窄。在新形勢下，基層政府檔案管理范圍不斷延伸，需要覆蓋的范圍更廣。但部分基層政府因檔案種類復雜，容易出現信息資料不完整、歸檔不及時等問題，導致檔案信息覆蓋范圍變窄，部分信息利用價值低。比如，有的政府部門提供的檔案保管和借閱服務少，導致群眾在查閱專業檔案資料時面臨較大難度，進而對檔案管理信息的覆蓋范圍產生了不利影響。

2.檔案管理信息化建設不足，存在安全問題

信息技術發展迅速，但部分基層政府信息化建設仍不到位，在實踐中仍沿用傳統紙質檔案管理，沒有利用信息技術和軟件創新管理模式。部分基層政府雖然構建了信息化管理平臺和電子檔案系統，但系統模塊單一，只局限在檔案信息收集、整理上，沒能發揮技術優勢，設置不同的管理板塊，導致檔案管理效率低下，呈現閉門造車狀態，使得信息共享效果差，無法充分發揮檔案價值。此外，還有部分基層政府檔案管理信息化過程中存在數據被泄露等問題，尤其在信息傳輸、數據存儲和資料共享中，容易出現檔案資料丟失的情況，反映出基層政府檔案管理系統安全防護不到位。檔案管理信息化安全問題是管理的關鍵所在，信息損壞、被篡改等風險會給基層政府工作帶來嚴重影響。未經授權的訪問或惡意攻擊給檔案管理埋下安全隱患，會降低檔案資料的可信度。如果基層政府使用的管理軟件有缺陷或系統存在漏洞，就會導致檔案信息系統遭受網絡攻擊，出現安全問題。在系統出現故障時，部分基層政府沒有完善的檔案備份和恢復機制，就會造成數據的永久性丟失。

3.檔案管理隊伍建設不到位，缺少專業人才

在新形勢下基層檔案管理模式、工作流程發生變化，需要檔案管理人員具備信息技術應用能力、法律法規常識以及檔案開發技術等，傳統的單一型管理人員已經無法滿足崗位需求。但現階段基層政府檔案管理人員的專業能力和綜合素養明顯不到位，沒能掌握信息化、數字化管理工具和軟件的使用方法，對檔案管理系統的熟悉度不足，技術操作不當，容易造成信息錄入、檢索效率低。由于技能不足，檔案管理人員難以推動基層政府檔案管理數字化轉型。此外，部分基層政府受辦公經費、人員編制等因素的限制，導致檔案管理隊伍建設不到位，缺少專業人才，無法為管理人員提供系統的培訓，導致管理人員專業領域知識、技能更新滯后，缺少資源，限制了管理人員綜合素養的提升。

三、新形勢下基層政府檔案管理優化措施

1.完善檔案管理規范制度，提高基礎管理水平

首先，基層政府需制定科學完善的檔案管理制度。通過細化工作流程，明確崗位職責，提高基礎管理水平。例如，江西某縣人民政府在檔案管理部門張貼了詳細的《文件和檔案管理制度》，對檔案資料收集、分類、歸檔及查閱等環節做出明確規定要求，標明操作流程和注意事項，每項流程都十分詳細，有效減少了工作人員的失誤，通過約束其工作行為，保障檔案管理工作有章可循，讓基層政府檔案管理更具秩序。

其次，基層政府需明確崗位責任制度。由于基層政府檔案管理崗位人員調動頻繁，并且有兼崗、職能交叉等問題，為了避免工作推諉，需制定崗位責任制度，讓管理人員及時了解自身工作職責，增強其責任感。在實踐中出現問題，能第一時間找到相關負責人，有效解決問題，避免擴大化，對于提升檔案管理效率十分有益。

最后，制定檔案監督機制。基層政府檔案管理工作趨向科學化，檔案管理人員在收集信息、審核資料和數據分類過程中更要注重規范性。通過建立科學的監督機制，能夠提高管理人員的重視程度，有利于及時發現管理問題。例如，福建某市建立基層檔案監督服務專班機制，對轄區262個村（社區）的村級檔案工作實行全覆蓋監督指導，針對低保檔案收集，保障申請人簽字完整，不允許代簽行為。通過開展常態化日常督查，加強對檔案管理各環節的審核，有效提升檔案監管效能。

2.加強檔案管理信息化建設，提升管理的安全性

在新形勢下，基層政府檔案管理信息化建設已經成為重要趨勢，強化信息化轉型，將紙質檔案轉換為電子檔案，建立信息檔案庫能夠提高基層政府檔案收集效率和檢索速度，提高檔案管理的便捷性，促進信息共享和利用。首先，基層政府需提高檔案管理系統的實用性與靈活性。在社會不斷變化發展的過程中，基層政府檔案管理內容更加豐富，檔案管理服務范圍延伸，系統則應根據社會需求、行業變化做出靈活調整。信息化系統要根據基層政府需求變化，提高運維管理效率，自動更新與調整，讓系統更科學實用；其次，基層政府應注重電子檔案與紙質檔案的融合發展。紙質檔案是政府歷經發展積累的重要資料，有著極高的利用價值。紙質檔案和電子檔案協同發展更有助于提升政府檔案的完整性。在實際工作中，檔案管理人員歸檔時，可以把紙質檔案與對應的電子檔案一起錄入，方便不同需求的基層工作人員借閱，有助于提升服務質量。例如，安徽某市基層政府為了推動檔案信息化建設，數字化加工紙質檔案，已經數字化的紙質檔案共計28.17萬卷，30.11萬件，優先掃描使用頻率高的檔案，積極利用現代信息技術實現檔案管理水平的提高；再次，基層政府應加強對現代工具、軟件的應用。例如，可以利用智能化技術幫助優化管理流程，實現自動采集與整理，減少人工干預，提升檔案管理的準確性。?PingCode 知識庫工具、?合思等軟件具有實時協同編輯的功能，能夠實現信息同步保存，還能對歷史版本展開快速追溯，大幅提高了工作效率；最后，基層政府需提高檔案管理信息化安全程度。新形勢下的基層政府更應重視法律法規建設，信息化時代對數據安全與隱私保護有更高要求，基層政府檔案人員應加強《中華人民共和國檔案法》《信息安全法》等相關法律的學習，保障檔案管理工作符合法律規定。基層政府可以同時使用信息安全技術，如安全密鑰、權限控制等方法，提高檔案信息的安全性。這些技術可以有效防范黑客攻擊、病毒侵擾等安全威脅。基層政府應加強檔案管理安全風險評估，定期開展安全漏洞檢測和風險評估，及時采取有效措施防范安全風險。通過以上舉措，不僅能推動基層政府檔案管理信息化轉型，還能保障檔案資料的安全性。

3.組織開展專業培訓，提升檔案管理人員素養

在新形勢下，基層政府檔案應更加注重人才培養，讓更多復合型人才進入檔案管理工作，有助于提高服務質量，促進政府檔案管理規范建設。首先，基層政府在招聘中應加強對專業人才的選拔，不僅要注重檔案管理人員的專業背景，還要考察其發展潛力，使其能適應環境與行業變化，滿足崗位需求；其次，基層政府要組織開展專業培訓，為檔案管理人員創造學習的平臺和機會。在實際培訓中，除了傳統檔案管理知識外，還需加強信息技術、數據分析以及信息安全等方面的知識培訓，以應對信息化檔案管理要求。例如，2024年12月，吉林省某市人民政府組織開展檔案管理業務培訓指導，根據各單位土地確權檔案實際情況組織為期5天的培訓。從檔案分類方案到檔號編制等環節詳細講解，讓土地確權移交工作更清晰，幫助基層檔案人員理解檔案業務標準和規范性文件精神。檔案管理人員通過此次培訓，充分認識到新形勢下加強檔案管理的重要性，為后續工作提供了幫助；最后，基層政府應建立更嚴格的專業職級晉升體系。根據專業能力和工作成績設立更多層次的職級，激勵檔案管理人員不斷提高專業水平。加強對法律法規、國家政策的學習，與檔案管理相互融合，適應新形勢下行業變化的要求。基層政府通過組建專業的檔案管理隊伍，推動檔案管理行業朝著更專業、科學的方向邁進。

4.建立檔案工作新格局，鼓勵社會力量參與管理

在中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確指出，基層政府要積極建立檔案工作新格局，支持社會力量參與檔案管理工作。首先，基層政府應結合工作實況，加強本單位的檔案收集、歸檔工作，注重檔案資源的開發與利用，嚴格按照相關規定將整理好的檔案向國家級檔案館移交；其次，基層政府要對檔案部門加強業務指導，做好統籌協調，讓文件符合法規要求，將信息化建設納入政府整體規劃建設中，實現統一部署和同步實施；再次，基層政府應加強檔案資源開發，新形勢下尤其要加強民生檔案資源的利用。檔案管理人員應積極關注社會熱點問題和民生需求，結合實況匯編檔案信息，深入挖掘檔案資源的文化內涵和歷史價值。基層政府還應該根據相關法律要求，開放無須控制使用的檔案，滿足公眾對檔案信息的需求。可以通過展覽、官方網站發布信息等方式，公布檔案資料，提高檔案資源的利用率。檔案管理人員可以開展宣傳教育活動，向社會公眾傳播檔案知識，提高大眾的重視程度；最后，基層政府應在法規允許范圍內支持社會力量參與檔案管理。規范并支持一些專業機構參與檔案事務并提出專業意見，針對當前檔案管理存在的不足展開探討，提出有效解決策略。支持社會組織或企業，依法設立檔案事業發展基金，展示收藏的檔案資料，也可以向相關部門捐贈珍貴檔案。通過以上舉措，在提高基層政府檔案利用率的同時提升檔案管理服務質量，滿足大眾檔案信息需求，提升政府檔案資源的價值。

四、結束語

在新形勢下，基層政府檔案管理呈現信息化特征，更注重檔案管理服務質量的提升。現階段，基層政府檔案管理存在基礎性工作薄弱、信息化建設不足及缺少專業人才等問題。面對這些挑戰，基層政府應完善檔案管理制度，提高基礎管理水平，優化檔案管理流程，明確崗位職責，建立監督機制，提升檔案監管效能。通過加強檔案管理信息化建設，提升管理安全性，促進電子檔案和紙質檔案的融合發展。加強對現代工具軟件的應用，提高檔案管理的時效性。基層政府通過組織開展專業培訓，提高檔案管理人員的綜合素養，使其對檔案工作有更清晰地認識，滿足行業變化要求。通過建立檔案工作新格局，鼓勵社會力量參與檔案管理，發揮資源價值，滿足大眾信息需求，提升政府為社會服務的質量，有助于樹立良好形象，促進檔案管理工作高質量發展。

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作者單位：山東省日照市嵐山區高興鎮人民政府

作者簡介：宋艷（1978—），女，漢族，山東日照人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。