新形勢下事業單位檔案規范化管理策略探究

摘 要：新時代背景下，事業單位檔案管理的規范化至關重要。檔案是事業單位歷史的見證，也是決策支持和日常運營的關鍵信息源。目前，檔案管理中暴露出的問題亟待通過規范化與標準化的管理加以解決，文章探討了事業單位檔案管理的重要性，詳細分析了現存問題，并提出一系列切實可行的措施，以推動檔案管理的規范化和標準化，旨在為事業單位的改革與發展提供有力的檔案支撐，確保其能在新時代中穩健前行。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；規范化

中圖分類號：G271;D630 文獻標識碼：A

在迅猛發展的社會經濟大背景下，事業單位面臨著空前的變革需求，檔案記錄著事業單位每一步成長與變遷的珍貴資料，其管理的重要性在新形勢下愈發突出。高效與規范的檔案管理系統能夠為事業單位的日常運作提供有力支持，確保員工權益不受侵害。當前，事業單位的檔案管理工作還存在許多亟待改進之處，這些問題成為事業單位持續進步的阻礙。推動檔案管理的規范化和標準化工作，對事業單位來說不僅具有現實意義，還是其長遠發展的必由之路。

一、新形勢下檔案管理工作在事業單位的重要性

1.有助于信息資源共享

在信息化社會，大數據以及云計算技術的普及為事業單位檔案管理工作帶來前所未有的機遇。通過引入先進的計算機技術和網絡技術，事業單位能夠構建大數據共享平臺，實現檔案信息的快速流通與高效共享，打破傳統檔案管理模式中的信息壁壘，極大地提高了各部門之間的協同工作效率。例如，在財務部門盤點資產時，通過數據共享平臺，可即時獲取準確的檔案信息，為決策提供有力支撐。

2.為管理者提供決策依據

規范化、標準化的檔案管理是事業單位穩健發展的基石，檔案記錄了員工的個人信息，承載著單位的發展歷程與寶貴經驗。這些豐富的檔案資料為管理層提供了全面和深入的數據支持，有助于其更加準確地把握市場動態和單位發展趨勢，在決策過程中，管理者可依據檔案資料展開深入分析，科學評估各種風險與機遇，制定更加符合單位實際情況的發展戰略。

3.促進部門之間的交流

事業單位各部門之間的溝通協作是提高整體工作效率的關鍵，檔案管理工作正是促進部門間深度融合與協同發展的有力抓手，在檔案管理過程中，各部門需共同參與資料收集、整理與利用，加強部門之間的聯系與互動，推動各部門之間的資源共享與優勢互補。通過跨部門協作模式，事業單位可以形成更加緊密的團隊合作關系，共同推動單位各項事業的蓬勃發展。深度融合與協同發展為事業單位培養了一支具備全局觀念、協作精神與創新能力的優秀團隊，為單位長遠發展奠定堅實的基礎。

二、新形勢下檔案管理工作中存在的問題

1.管理人員專業水平參差不齊

新形勢下，檔案管理工作對人員的專業素養和技術能力提出了更高的要求。由于檔案管理體制的不完善以及信息化進程的緩慢推進，實際工作中出現了人員專業能力參差不齊的情況，部分非專業人員面臨難以勝任的困境，專業人員可能因制度束縛或資源限制而無法充分施展才華，能力的不均衡分布嚴重影響檔案管理整體效能。

2.對工作存在認知錯誤

雖然檔案管理在事業單位占據著不可或缺的地位，但仍有許多員工甚至管理層對檔案管理的深層價值認識不足，僅將其視為簡單的文檔保存工作，導致檔案管理在事業單位管理體系中被邊緣化，其潛在戰略意義與長遠效益被忽視。

3.制度不完善，信息化水平低

雖然一些事業單位已開始著手檔案管理改革，但多數改革措施仍浮于表面，缺乏深入和系統的實施方案，從整體視角來看，現有檔案管理制度仍存在諸多不足與漏洞。

在信息技術廣泛應用的背景下，許多事業單位在檔案管理信息系統的建設以及應用方面仍顯不足，雖然部分單位已建立信息系統，但由于功能設計不完善和用戶體驗不佳等問題，這些系統并未能有效助力檔案管理工作，信息化進程的滯后嚴重制約檔案管理效率與服務質量的提升。

三、事業單位檔案規范化管理的內容

1.檔案收集工作的規范化管理

檔案收集工作是檔案管理流程的起點，旨在為整個檔案管理系統提供準確和完整的原始資料，確保后續環節能夠順利實行。在檔案收集階段，必須保持高度警覺，嚴防檔案被遺漏或信息失真的情況發生，一旦遇到此類問題，應立即啟動應急響應機制，與相關部門開展溝通協調，迅速明確工作流程與收集標準。還需指定專人負責此環節的文件處理與歸檔工作，確保所有檔案都能在規定時間內安全、完整地移交至檔案室。

2.檔案整理工作的規范化管理

檔案整理工作緊隨收集環節之后，目標在于對收集的檔案資料實行科學分類與合理編排，通過這一環節的努力，能使檔案主題更加清晰明了，大幅提升檔案使用效率。相關人員必須在確保收集工作質量的前提下，對檔案實行系統的整理與編目工作，不僅能夠為后續利用提供便利，還能為整個檔案管理系統的持續優化奠定堅實基礎。

3.檔案鑒定工作的規范化管理

檔案鑒定環節是檔案管理中極為關鍵的一環，要求工作人員以嚴謹的態度對每一份檔案實行細致的價值評估。隨著事業單位不斷發展壯大，檔案數量日益增多，要求相關人員及時識別并銷毀已失去價值或超過保存期限的檔案。檔案的價值在于其能為當前與未來的工作提供有益參考以及借鑒。因而必須以高度的責任心與使命感對待檔案鑒定工作，確保每一份有價值的檔案都能得到妥善保存以及有效利用。

4.檔案保管工作的規范化管理

檔案保管工作是整個檔案管理流程的終點，也是守護事業單位歷史記憶的重要一環，保管工作的質量直接關系檔案的安全與完整，影響整個單位的運行與發展。開展檔案保管工作時，必須以高度的責任心與專業性確保每一份檔案都能得到妥善保存與利用，還應積極與其他部門保持緊密合作與溝通，共同構建堅實的檔案保護屏障。

四、新形勢下事業單位檔案規范化管理路徑

1.及時轉變思想，主動更新理念

傳統檔案管理模式已難以適應現代信息化發展的需求，必須及時轉變思想，從戰略高度重新審視檔案管理工作的重要性。牢固樹立信息化意識，將信息技術作為提升檔案管理效率和質量的關鍵手段，通過深入分析信息化對檔案工作帶來的新機遇，積極探索檔案智能化管理的新路徑，在頂層設計上明確檔案管理工作的發展方向與實施步驟。還要增強服務意識，堅持以人民為中心的發展思想，檔案管理工作本質上是為人民服務，特別是涉及民生部門，更應將滿足人民群眾的檔案服務需求作為工作的出發點和落腳點。通過構建數字檔案服務體系，實現檔案信息的在線查詢、遠程利用等功能，真正做到“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”。例如，延安市作為革命圣地，擁有豐富的紅色檔案資源，應加大開放力度，通過檔案展覽、編研出版等多種形式，使這些寶貴的歷史資料更好地服務于社會、傳承紅色文化。

2.建立健全檔案管理工作制度

為確保檔案管理工作的規范化、高效化，必須從制度建設入手，建立健全檔案管理工作制度，構建完善的檔案管理工作流程。結合事業單位的實際情況和檔案管理信息化的特點，需要制定一套切實可行的檔案管理工作制度，明確檔案的收集、整理、鑒定、保管以及利用等環節的職責和要求，確保每一環節都有章可循和有據可查。在制定工作制度的基礎上，還應進一步優化檔案管理工作流程，要求事業單位對現有檔案管理流程全面梳理，找出存在的問題與瓶頸，提出有針對性的改進措施。例如，在檔案收集環節，可以通過建立電子檔案接收系統，實現電子檔案的自動歸檔和在線移交；在檔案利用環節，通過開發檔案信息查詢平臺，提供在線檢索、瀏覽和下載等服務。通過這些措施的實施，提高檔案管理工作效率與質量，進一步提升檔案信息的利用價值與社會效益。還要注重檔案管理與其他部門工作的協調與配合，檔案管理工作不是孤立的，而是與事業單位的各項業務工作緊密相連，制定檔案管理工作制度和流程時，應充分考慮與其他部門的業務銜接和數據共享問題，確保檔案管理能與其他部門形成良性互動、協同發展。

3.全面提升檔案管理人員的素質

隨著信息化浪潮的推進，檔案管理工作正面臨著前所未有的轉型與升級，在這一背景下，檔案管理人員的素質提升顯得尤為重要。為確保檔案工作能夠高效、規范地實行，必須從多維度全面提升檔案管理人員的專業素養和綜合能力。

相關事業單位應當重新審視和調整檔案管理崗位的準入門檻，選拔新人時，不僅要關注其是否具備扎實的檔案管理專業知識，還要考察他們是否擁有豐富的實踐經驗。優秀的檔案管理人員應能熟練掌握檔案管理的基本理論、精通各項操作技能，還需具備出色的信息技術應用能力，游刃有余地運用各種現代化工具來管理檔案。強烈的責任心與崇高的職業操守也是必不可少的，這是確保檔案工作安全性和保密性的基石。

對于已經在崗的檔案管理人員，應當投入更多的資源，定期開展系統化、針對性的培訓活動，邀請檔案管理領域的專家深入授課，組織內部員工分享寶貴經驗，安排員工外出交流學習，拓寬員工視野，激發創新思維。特別是信息技術方面的培訓更是重中之重，只有讓檔案管理人員緊跟信息化發展的步伐，才能更好地應對工作中的各種挑戰。為確保檔案管理人員素質的持續提升，還需建立一套完善、科學的考核機制，該機制應根據檔案管理工作實際情況，制定一系列合理及可操作的考核指標與細則。通過定期考核，不僅可以及時發現問題，還能有效糾正工作中的偏差?？己四軌蚣ぐl檔案管理人員的工作熱情和創新精神，對于在工作中表現突出的員工，應給予適當獎勵與晉升機會，以此營造積極向上、充滿活力的工作氛圍。

4.搭建先進系統，拓展共享平臺

在信息化日益普及的今天，檔案管理工作迎來了新的發展機遇，為更好地適應時代潮流，必須積極搭建先進的檔案管理系統，努力拓展檔案信息共享平臺，實現檔案資源的高效整合與最大化利用。

一方面，對傳統紙質檔案展開數字化轉化已經成為緊迫的任務，相關單位應當投入充足的人力、物力以及財力，與專業外包公司緊密合作，全面推進檔案數字化工作，通過引進高精度的掃描設備和先進技術，將海量紙質檔案迅速轉化為電子格式，便于存儲、檢索以及管理。借助先進的數據挖掘技術，還可對檔案資源實行深層次的分析挖掘，進一步揭示其潛在價值與意義，為政府決策和業務創新等提供有力的數據支撐。

另一方面，搭建科學、高效的檔案管理系統也至關重要。事業單位應當結合自身的實際情況和需求，采購一批先進的硬件設備，引入大數據、云計算以及人工智能等尖端技術，共同打造智能化和自動化檔案管理系統。該系統要能夠實現檔案數據的快速錄入、精準查詢和安全存儲等功能，還要支持遠程共享與協作，大幅提高檔案管理的工作效率與服務水平。通過加強檔案數據信息的流通與共享，能夠推動檔案管理服務向更加智能化、高效化方向發展，為當地的經濟社會發展注入新的活力與動力。

5.健全檔案信息化建設管理機制，做好數據的整合共享

建立健全檔案信息化的管理機制，組建專業的檔案信息化工作團隊，明確團隊內部成員的職責與分工，確保每一項工作都能得到精細化管理。對檔案信息化建設的整體流程實行系統性梳理，結合實際情況制定相對科學及合理的操作規范與標準，涵蓋檔案移交、存儲格式以及信息篩查等關鍵環節，確保所有操作都能在統一和標準的框架下開展，為后續信息利用以及分析提供便利。延安市還應從長遠的視角出發，持續加強檔案信息化建設的評估以及管理工作，通過定期評估，可及時發現存在的問題與不足，針對性地提出優化與整改方案，確保檔案信息化建設能夠始終沿著正確的軌道前進，不斷適應時代發展的新需求。

整合數據資源、加速數字化進程是檔案信息化建設的另一大核心任務。在大數據時代浪潮下，事業單位必須樹立全局思維，全面加強檔案信息化的基礎設施建設，包括升級現有的軟硬件設備，確保它們能夠滿足大規模的數據處理與存儲的需求，為檔案信息資源的高效利用提供堅實的支撐。針對延安市各事業單位檔案管理的實際特點與需求，應開發具有高度適用性的數據應用系統，實現檔案信息資源的可視化展示與管理，并具備強大的數據分析與處理能力，幫助用戶便捷獲取所需信息，提高工作效率。在全力推進檔案信息化建設的過程中，檔案安全始終是必須堅守的底線，通過多種技術手段，如增設防火墻和部署殺毒軟件等，全面加強檔案信息化的安全保障工作，只有確保檔案網絡與檔案信息的安全無虞，檔案信息化建設才能真正發揮應有價值。

6.加強檔案管理服務能力

隨著互聯網的迅猛發展，陜西省延安市各事業單位對檔案信息的需求呈現出井噴式增長。為滿足這一迫切需求，延安市必須不斷提高檔案管理服務能力，實現檔案資料來源的多元化與豐富化，推動檔案管理的多方位一體化發展。積極拓展檔案資料的收集與整理渠道，通過多元化的方式不斷豐富檔案數據庫資源，加強與各部門和各單位的溝通與協作，實現檔案信息的互通與共享。還可以引入社會力量，通過公開征集和購買等方式獲取更多有價值的檔案資料。借助先進的互聯網技術，打破時間與空間的限制，推動檔案資源的在線共享與利用，通過構建統一的檔案信息共享平臺，用戶可隨時隨地訪問所需檔案信息，極大地提高檔案管理工作的效率與質量。

五、結束語

綜上所述，相關人員必須對檔案管理工作給予足夠的重視，并根據單位的發展變化以及國家的相關要求，不斷對其調整優化。通過構建符合事業單位實際需求的檔案管理模式，只有深入理解檔案管理工作的獨特性，才能有效解決當前面臨的實際問題，推動事業單位的持續健康發展。

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作者單位：陜西省延安市延長縣農業技術推廣中心

作者簡介：李薇（1981—），女，漢族，陜西延長人，本科，館員，研究方向：檔案管理。