論“工作專班”如何歸集“兩類檔案”

摘 要：為全面記錄留存新時代的偉大奮斗歷史，我國對在脫貧攻堅和疫情防控中形成的“兩類檔案”高度重視，尤其是對新冠肺炎疫情防控檔案的及時有效歸集作出了系列部署，向世界宣傳了中國的抗疫經驗和重大成果。“工作專班”在特殊時期、特定環境和特殊狀態下表現出的較高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力起到了關鍵作用。文章通過探索“工作專班”在非正常狀態下如何加強“兩類檔案”特別是疫情防控檔案的收集和歸檔，旨在提升政府和社會對突發公共事件的處置能力，使檔案工作的社會化服務功能得到更好的體現。

關鍵詞：檔案歸集；“兩類檔案”；工作專班

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

2024年1月，國務院第772號令頒布了《中華人民共和國檔案法實施條例》，作為《檔案法》的配套行政法規，《實施條例》對如何貫徹實施好《檔案法》，加強檔案的收集、保管和利用，進一步維護國家檔案資源安全以及服務改革開放和社會主義現代化建設等方面發揮了積極的指導作用。《實施條例》對近年來脫貧攻堅和疫情防控“兩類檔案”的歸集工作作出了更深層次的要求，深刻回答了新時代檔案工作“怎么看、怎么做、怎么管”的重大問題。

近年來，“工作專班”頻繁進入公眾視野，許多黨委、政府層面的重大部署、重點工作和特定任務都是以成立“工作專班”的形式以加快推進專項工作落實。“專班”一詞最早來源于教育系統，后引入政府治理領域，直面的理解就是因專項工作的起始而設立或撤銷。俗話說，“專班”不專，工作白干。工作專班作為一種較為精干的團隊組織結構，能夠明晰目標，發揮集思廣益、統籌聯動的優勢，凝聚力量，聚焦一點，破冰前行，其成效是顯而易見的。但由于工作專班大多為臨時機構，人員流轉較為頻繁。因此，對于專項工作中形成的重要材料，往往缺乏一套系統的收集歸檔流程。文章以筆者曾掛職的廣西南寧市新冠肺炎疫情防控工作領導小組（以下簡稱“工作專班”）檔案工作為例，實踐探索新時期“兩類檔案”如何歸集，回應時代檔案發展之聲。

一、“工作專班”收集“兩類檔案”的薄弱環節

1.機構涉及面廣，資料分散

疫情防控工作是一項上下聯動的系統工程，相關部門和社會主體參與度高，各項工作互有交叉，因工作專班的臨時組建性，檔案資料分散在社會各領域和機構之中，涉及的面較廣。2020年初爆發新冠肺炎疫情之際，南寧市委、市政府在疫情防控高壓態勢下成立了南寧市新冠肺炎疫情防控工作領導小組，建立之初僅有8個工作組，隨著疫情的不斷發展變化和工作要求，擴增至24個工作組和工作專班，各縣（市、區）、開發區均設轄區指揮部，涉及的部門包括了衛健、公安、工信、商務、財務、宣傳、教育及政法等二十余個。涉及的領域和機構之多、范圍之廣、影響之深均前所未有，既是“條塊式”管理，又存在交叉重疊，形成的材料既有官方的抗疫文件，也有非官方的抗疫紀實；既有結構化的文件資料，也有非結構化的信息和數據，主要涵蓋了綜合文稿類、醫療救治類、督查督辦類、信息咨詢類、疫情救治類、物資保障類、國內外合作交流類、新聞宣傳類、輿情管控類、典型選樹類及表揚表彰類等，單是綜合文稿類就由疫情防控工作中形成的文件、領導批示件、抄清件、技術方案、防控措施、總結報告、大事記、資金報表及典型宣傳等資料構成，類型之多樣、數量之龐大，給全方位、全系統的材料收集帶來巨大挑戰。

2.具有偶然性和隨機性

面對急難險重任務，工作專班發揮了“專人盯、專人管、專人干”的優勢，真正做到務實不務虛，但由于疫情傳播性強、變異速度快，任務的具體內容和難度在組建時難以完全預見，政策、資源以及外部條件等都會結合實際情況隨時調整，導致疫情防控檔案的收集工作往往依賴于偶然性和隨機性。并且，在舉全社會之力投入抗疫攻堅戰之時，工作人員的重心在疫情防控本身，在高度忙碌和高效運轉狀態下，資料規整難以調度統一，檔案的收集工作往往也受到忽視，各項資料的來源廣泛且分散，很難齊全。

3.機構組建的臨時性

工作專班為市委、市政府為完成突發公共衛生事件特定的工作任務，向有關單位抽調人員快速組建的臨時機構，目的是在短時間內集中資源和力量應對疫情，存在檔案管理的各項規章制度不健全、不完善，歸檔范圍和保管期限不夠明確等弊端，造成了工作人員在收集文件資料時區分不清哪些應該收集存檔，哪些不在歸檔范圍內，導致應該歸檔的沒有收集，不在歸檔范圍內的反而收集齊全的現象，給后期整理工作造成較大影響。再往長遠考慮，工作專班完成使命后該撤即撤，需要整合的該合并即合并，可能會導致文件資料分散于各領域或被私人銷毀，如工作人員缺乏“使命在肩”的檔案意識，沒有及時把有意義、有存檔價值的東西保留下來，檔案就得不到規范化、集約化、全程化和專業化管理。

4.工作人員非專業性和不確定性

首先，因為工作專班為臨時機構，工作人員大都是抽調拼湊組成，抽調人員的修養、工作能力水平參差不齊，大多數人員甚至沒有接觸過檔案工作，更沒有接受過檔案系統培訓，導致對檔案管理的流程和標準技術要求不熟悉，不能有效發揮檔案工作職能。非檔案專業人員也可能缺乏檔案保護意識，疫情防控檔案涉及大量敏感信息，對信息安全意識不足有可能增加檔案信息被泄露的風險。

其次，責權劃分不明晰。臨時機構一般沒有安排專門的文書檔案人員，即使設置文書檔案人員，也往往會因短期思想作祟，工作不能夠善始善終，平時收發文件不登記、不分類、不編號或不保存，更談不上立卷歸檔。此外，臨時機構人員輪轉頻繁，導致檔案管理工作的連續性受到影響，容易出現交接不清的現象，也為推諉責任提供了可乘之機。

二、“工作專班”如何做好“兩類檔案”的歸集

1.完善管理制度，增強服務意識

在疫情防控工作中，各地市圍繞綜合協調、流調溯源、聯防聯控、疫苗接種、經濟發展、信息宣傳及輿論管控等方面成立了工作專班，應構建多部門協同、多人員協作的機制，明確專班的目標、責任、人員及期限等要求，高效統籌疫情防控檔案收集管理工作的實效性和全面性，增強靈活性和適應性，做到實時聯動，快速響應發展變化。具體的管理部門應結合實際形成全面收集、信息管控以及資源整合等檔案管理制度，理順并完善相應工作流程，對疫情防控檔案的收集、整理、移交、鑒別、裝訂以及匯編等工作環節予以明確規范，暢通收集和移交渠道，確保散存在各級各部門的珍貴史料有良好的“歸宿”。同時，建立應急預案，盡力保證檔案材料的原始性、完整性，更好地發揮突發公共衛生事件檔案的使用價值。

2.構建征集體系，規范工作流程

在疫情防控過程中形成的文件材料，主要集中于黨委、政府部門的重要文件。領導批示、指示及抄清，疫情每日快報，各部門在疫情防控和醫療救治中形成的技術方案、應急預案、經驗做法、典型推薦、總結匯報、大事記以及疫情防控病區、PCR實驗室項目升級改造，官方網站發布的宣傳報道，一線人員隊旗、請戰書和抗疫日志等文件、照片和影像資料，還有根據疫情防控需要而刻制的臨時機構印章等，需要采取多種科學的方法，保證檔案收集的完整性，主要采用以下三種方法：

一是集中式收集。加強與各成員單位積極溝通，要求各級各部門嚴格開展疫情防控檔案管理工作，每天相對固定時間和地點集中收集和保存疫情發生的情況、病例、治療以及護理等檔案數據，避免造成丟失和損毀。采取電話咨詢、某信群以及視頻電話等線上溝通方式，指導各級各部門檔案員每天總結復盤所有檔案資料，確保各項檔案數據的準確性和完整度。同時，分轄區、分行業開展專項業務指導培訓，通過現場講座、實訓以及面對面交流等方式，強化檔案管理人員的意識，保障檔案收集、整理、歸檔和管理工作“日清月結”，有章可循。

二是隨時式收集。突發公共衛生事件具有不可控性及隨機性等特點，各種情況都可能發生，生成的檔案數據信息各式各樣，隨時發現問題后，應及時收集和整理檔案信息，能夠有效提高檔案收集的時效性。建立一線醫護人員口述檔案工作機制，采取靈活的方式廣泛征集抗疫隊伍中形成的珍貴檔案資料，或直接以“點對點、線拉線、面對面”的形式，赴基層一線主動采集見證醫護人員與全國人民風雨同舟、共抗疫情的“回憶錄”，積極挖掘留存民間的影像、圖文以及實物等資料，全力保障疫情防控檔案齊全、完整、準確和有效。

三是清單式移交。不同地區、不同時間收集的檔案資料需要統一移交管理，列明清單，將所有檔案資料展開“收納”匯總和整理。為了保證疫情防控檔案信息的全面性和準確性，需要認真做好復核復查，如果發現遺漏，則必須及時補救，如果發現錯誤，需要及時修正和調整。

由具體的管理部門發布檔案征集文件，為各級各部門做好文件材料收集整理提供指引服務。抓住各成員單位、支援單元等重點，指導各部門細化自身歸檔條目，出臺整理細則，確保各門類檔案移交前的規范統一。移交后，要對接收檔案資料做好鑒別，對應歸未歸檔案積極爭取，確保形成疫情防控檔案網絡全覆蓋。

3.強化人員管理，促進高質量發展

各級各部門應當將檔案工作列入領導議事議程，根據實際情況指定專人負責做好檔案管理，盡量選擇具有專業技術特長、責任心強及工作表現突出的人員負責專項工作，避免“掛著空檔踩油門”。對專班檔案人員展開檔案管理知識培訓，明確其職責與任務，有條件的可安排具有檔案管理經驗的人員參與專班工作，提供專業指導，做到意識到位、責任到位、人員到位以及經費到位。加強檔案工作者的思想引導，樹立迎難而上、攻堅克難的意識。建議在有條件的情況下，對疫情防控檔案管理工作做出突出貢獻的檔案工作者在人員編制、提拔使用、崗位晉升、職稱評聘、年度考核、評優評先以及轉崗調崗等方面給予傾斜，在專業技術職稱申報時給予相對優先，疫情防控和醫療救治檔案可作為評審時的重要參考依據，相關檔案工作總結、專題報告等可作為重要業績成果材料，建議可適當降低學術成果（論文）要求，表現特別突出的可突破政策要求。

4.突破傳統途徑，強化信息賦能

《中華人民共和國檔案法實施條例》第三十八條指出，機關、團體、企事業單位和其他組織應當加強檔案信息化建設，積極推進電子檔案管理信息系統建設。站在“十五五”檔案事業謀劃發展的關鍵年，隨著大數據、人工智能（AI）等新興技術的廣泛運用，認真對照疫情防控檔案管理相關要求，突破傳統檔案數據報送路徑依賴，充分運用數字化產業變革的思維方式創新疫情防控檔案歸集利用，由線下轉變為線上，形成重要的驅動力量，著眼當下和未來，實現疫情防控檔案管理和AI技術等信息化領域發展平衡的大勢所趨。當前，各地市已正式邁入AI深度賦能的新發展階段，工作專班應積極找準切入點，爭取黨委、政府部門的支持，會同檔案部門的力量，克服工作專班資金缺乏長期規劃困難，加大對信息基礎建設的規劃和投入力度，支持并逐步迭代升級。加強辦公自動化系統、相關業務系統與檔案管理信息系統的互聯互通（見圖1），開發電子檔案庫在線自動采集、整理歸檔、查看調閱、檔案移交及鑒定銷毀的全生命周期管理，實現由“紙間”向“指尖”的管理方式轉變。

同時，支持紙質檔案和電子檔案協同，單套制與雙套制兼容，不斷提高信息技術的應用管理水平，提升工作效能，更好地滿足疫情防控檔案運用數字化、多元化和個性化的要求，確保新時期、新形勢、新背景下檔案服務工作提質增效。

三、結語

2025年是“十五五”規劃的開局之年，能力建設不僅是檔案事業適應新時代需要的內在要求，還是檔案強國目標的根本保障。做好“兩類檔案”管理特別是疫情防控檔案基礎性工作，在十年、幾十年，乃至于幾百年后，可供后人借鑒，對于新時代檔案工作者而言是“功在當代、利在千秋”的事。在鞏固“十四五”時期成績的基礎上，根據檔案形勢變化需求，實現從“體系建設”到“能力建設”的轉型，檔案工作者應當沉下心來，以嶄新面貌開啟“十五五”檔案科學謀劃的新征程。

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作者單位：南寧市第六人民醫院

作者簡介：鄧紊（1983—）女，壯族，廣西南寧人，本科，館員，研究方向：檔案管理與服務等。