縣級檔案館特色檔案的收集與整理策略

摘 要：特色檔案是地方歷史、文化、經濟和社會發展的縮影，具有重要的歷史價值和現實意義。縣級檔案館作為基層檔案管理機構，在特色檔案的收集與整理中扮演著關鍵角色。文章從特色檔案的定義與價值出發，探討了縣檔案館在特色檔案收集與整理中的現狀與挑戰，并提出了針對性的策略，包括完善收集機制、優化整理方法、加強數字化建設、提升人員專業能力以及推動社會協同治理。通過這些策略的實施，縣級檔案館可以更好地發揮特色檔案的價值，為地方文化傳承和社會發展提供有力支持。

關鍵詞：縣檔案館；特色檔案；收集策略；整理策略；數字化建設

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

特色檔案作為反映地方獨特歷史、文化、經濟及社會活動的第一手資料，展現了其特有的地域性和唯一性。隨著人們對本土文化的認同日益加深，這類檔案的搜集與整理工作已成為縣級檔案館的重要職責之一。盡管如此，現階段縣級單位在開展此類工作時仍面臨著不少難題，如資源分布零散、技術手段落后以及專業人才短缺等問題。本文將圍繞如何有效開展縣檔案館特色檔案的收集與整理展開討論，旨在為基層檔案管理實踐提供理論依據和操作指南。

一、特色檔案的定義與價值

1.特色檔案的內涵

特色檔案是指能夠全面展現某一地區獨特歷史演變、文化傳承、經濟活動及社會變遷的文獻資料集合。這些資料的形式多種多樣，涵蓋了紙質文件、實物證據、口述歷史、音頻視頻記錄以及數字形式的檔案等。其主要特點在于“特色”，即具備明顯的地域特征、獨一無二性和不可替代性。特色檔案的產生與地方特有的自然條件、歷史文化背景、風俗習慣及經濟社會發展狀況緊密相連，構成地方記憶的重要組成部分。比如，某縣關于傳統手工藝，如刺繡、陶瓷制作等非物質文化遺產的文檔。當地著名人物的手稿，如編纂《地方志》時留下的原始筆記以及記載重要歷史事件，如地方抗爭歷史資料等。都是特色檔案的一部分。這類檔案不僅是對地方過往的真實再現，還是保存和傳遞地方文化精髓的關鍵載體，對于學術研究和社會教育都具有極其重要的價值。

2.特色檔案的價值

（1）歷史價值。特色檔案作為地方歷史研究中的珍貴原始資料，承載著獨一無二的歷史文獻價值。它們覆蓋了包括地方發展、經濟狀況、文化傳統及社會結構在內的廣泛領域，為學者們提供了直接且翔實的研究素材。

（2）文化價值。特色檔案承載著地方的文化傳統與精神內核，具有重要的文化傳承作用。這類檔案通常涵蓋了地方方言、民間風俗、藝術形式以及宗教信仰等多種文化元素，成為展現地方文化多樣性的重要窗口。

（3）經濟價值。特色檔案蘊含著潛在的經濟價值，能夠為地方經濟發展提供寶貴的歷史參考與資源支撐。通過深入挖掘和有效利用這些檔案資料，可以促進文化旅游資源的開發、文化品牌的構建，從而帶動地方經濟增長。

（4）社會價值。特色檔案在社會管理與文化認同構建中扮演著不可或缺的角色。這類資料通過深化地方居民對自身文化的認知和歸屬感，有助于增進社會的和諧及團結。比如，通過對本地重要歷史事件相關檔案的展示與傳播，能夠有效激發民眾對于家鄉成就的自豪之情，從而強化整個區域的向心力。

二、縣檔案館特色檔案收集的現狀與挑戰

1.資源分散與收集難度大

特色檔案憑借其獨特的地域特點和文化內涵，通常散布于個人、企業和各類社會組織之間，導致資源分布的分散性和線索的不清晰。這種分散不僅限于地理范圍內的廣泛分布，還包括檔案形式的多樣性以及保管責任主體的復雜性。比如，某些地方的歷史文獻可能由私人藏家持有。有關傳統手工藝的實際物品記錄，則可能散落在不同的村莊，甚至以口頭敘述或非物質文化遺產的形式在民間流傳。此類情況使得檔案搜集工作面臨著信息來源不明、資源整合不易等諸多挑戰。另外，一些檔案所有者對于所持檔案的歷史意義、文化價值及社會作用認識不足，對檔案的妥善保存與移交態度消極，無疑增加了收集工作的難度。

2.技術手段與人才匱乏

縣級檔案館在開展特色檔案的搜集與整理時，普遍遭遇技術、設備設施陳舊和專業人才短缺的挑戰。許多機構依舊沿用傳統的手工記錄及紙質存儲方法，缺少現代化數字設備設施與信息管理系統的支持，導致檔案檢索、使用及管理效率低下。例如，某些檔案館尚未構建完善的數字化檔案庫，其檔案數字化轉換率偏低，難以滿足當今信息化社會對快速訪問和高效利用檔案資源的需求。此外，專業人員不足問題也進一步阻礙了檔案工作向現代化方向的發展。有效的檔案管理不僅要求從業者擁有扎實的檔案學理論基礎，還需要掌握包括數字化技術、數據處理以及信息分析在內的多種技能。然而目前，縣級檔案館面臨的主要問題是人才構成單一和技術能力欠缺，對推動檔案資源從傳統形式向數字化、信息化乃至知識化轉型的進程構成了嚴峻的挑戰。

3.社會參與度不足

特色檔案的搜集與整理工作需要得到社會各方面的積極參與。然而目前公眾對于檔案工作的認識水平及參與程度普遍偏低。大多數人對檔案所蘊含的價值及其重要性缺乏足夠的了解，往往將其簡單地視為“故紙堆”或是“歷史遺物”，而忽視了其作為地方文化遺產保存以及促進社會發展關鍵資源的角色。這種認知上的偏差導致民眾對檔案收集活動的支持力度不夠，具體表現為不愿意主動提供或捐贈相關材料，有時甚至對檔案館發起的征集行動表現出消極態度。此外，由于檔案管理機構在宣傳教育方面的投入有限，未能成功建立檔案與人們日常生活的緊密聯系，也降低了社會各界參與的熱情。

三、特色檔案的收集策略

1.完善收集機制

（1）建立多元化收集渠道。為了有效匯集特色檔案，必須建立一套多元化的收集體系，以克服資源分布零散和主體多元所帶來的難題。首先，縣級檔案館應開展系統性調研活動，深入農村、社區及各類民間團體，全面發掘并整理分散的檔案資料。例如，可以組建專項工作小組，在結合地方志編寫、《非物質文化遺產》普查等工作的基礎上，專門針對傳統手工藝、民俗文化等活動相關的實物檔案搜集；其次，通過社會動員方式擴大檔案來源也是一種關鍵策略。比如，發布征集通知、設置捐贈熱線等措施，旨在激勵社會各界人士積極貢獻手中的檔案材料。

（2）加強宣傳與引導。增強公眾對檔案價值的認識對構建有效的收集體系至關重要。地方檔案機構應當充分利用電視、廣播以及社交媒體在內的現代化傳播工具，廣泛推廣檔案工作的重要作用及其在文化傳承中的獨特地位。比如，可以通過制作公益性質的廣告或發布專題文章等形式，向大眾普及檔案的歷史意義與社會功能。除此之外，還可以組織檔案展覽和文化講座等活動，以更直觀的方式展現特色檔案的獨特魅力，進而加深公眾的參與感與認同感。具體來說，可以展示地方傳統節日的相關實物檔案或知名人士的手稿等資料，讓人們更加深刻地體會到檔案與當地文化之間不可分割的關系。

2.突出重點與精品

（1）聚焦地方特色。特色檔案資料的搜集工作應當優先考慮能夠體現地區獨特歷史、文化特征以及經濟和社會活動的文獻，以此保證所收集材料的地方性和代表性。比如，在某縣，可以將注意力集中在與本地傳統節日，如廟會、祭祀儀式、民間舞蹈以及戲曲表演等民俗活動有關的歷史記錄。這類資源不僅彰顯了鮮明的地方特色，還為地方文化的深入研究提供了寶貴的第一手資料。

（2）注重檔案的完整性。在特色檔案的搜集過程中，確保檔案內容的完整與系統化對于提升其價值至關重要。檔案的完整性不僅體現在載體形式上，還包括信息內容的全面覆蓋及其內在聯系。比如，在整理地方知名人士的相關資料時，除了要收集他們的手稿、著作等文字記錄外，還應當納入能夠體現其生平事跡的照片、書信以及實物等輔助材料，以此來全方位地展現名人的生活歷程和歷史貢獻。另外，針對地方重大事件的文檔保存工作，則需要關注整個事件的發生背景、演變過程、最終結果及關聯人物的詳盡記載，以防因關鍵信息的遺漏而削弱檔案的整體價值。

四、特色檔案的整理策略

1.優化整理方法

（1）分類整理。檔案的系統化整理應當基于科學分類的原則，以確保資料有序且易于檢索。根據檔案的內容特征、存儲介質以及實際用途對其展開合理劃分至關重要。例如，可以將檔案歸類為歷史文獻、實物記錄和聲像材料等幾大類別，并進一步細化。對于歷史文獻而言，可以根據時間線索、重要事件或主題來組織。而實物記錄則建議依據其物理屬性、功能作用或是文化意義展開分類。至于聲像材料，則是按照記錄形式，如音頻或視頻及其內容性質來加以區分。這種多層次的分類方法不僅有助于構建條理清晰的信息架構，還能夠顯著提升檔案資料的查找便捷度及其實用價值。

（2）數字化處理。數字化技術在增強檔案管理效能及提升其利用價值方面扮演著關鍵角色。借助高精度的掃描、圖像處理以及數字存儲等先進技術，可以將包括紙質文檔、實體物件以及音頻、視頻在內的多種類型的歷史資料轉換為電子形式，進而建立全面的數字檔案體系。以光學字符識別（OCR）為例，這項技術能夠實現對古籍文獻的文字自動識別，從而支持全文搜索功能。三維掃描技術的應用則使得文物或實物檔案得以通過虛擬模型的形式呈現出來，方便線上展覽與學術探討。這樣的轉化過程不僅極大地提升了信息檢索的速度和便捷性，促進了資源的廣泛共享，還減少了物理媒介因頻繁使用而造成的損害，延長了珍貴材料的生命期。

2.加強檔案保護

（1）改善存儲環境。檔案長期保存的有效性在很大程度上取決于存儲環境的科學管理。為了延緩檔案材料的老化和損壞，必須對檔案室內的溫度、濕度以及光照等關鍵因素實施嚴格監控。比如，對于紙質文件而言，最佳保存條件是保持室內溫度處于18℃～22℃，并且相對濕度控制在45%到55%范圍內，這樣可以有效防止紙張因過于干燥而變脆或因濕度過高而發霉。對于聲音和圖像資料來說，則需要特別注意避免受到強光照射及電磁波的影響，以保障其信息載體的質量穩定不變。除此之外，還應該安裝恒溫恒濕裝置、空氣凈化設備設施以及防火防水措施，以此來應對自然環境變化可能帶來的不利影響，并防范各種意外災害的發生。

（2）修復與維護。檔案修復工作對于維護檔案的完整性和延長其使用壽命至關重要。針對不同類型的檔案材料，采取相應的專業修復技術和方法是十分必要的。比如，對年代久遠的紙質文件實施脫酸處理，以中和其中的酸性成分，減緩紙張老化速度。對于出現損壞的歷史文物，如陶瓷器皿、木質工藝品等需要通過物理手段及化學加固技術來修復，力求恢復它們原有的外觀與功能。此外，音頻或視頻等多媒體資料的修復則依賴于數字技術的應用，如噪聲消除、圖像質量提升以及色彩復原等步驟，以此來改善視聽體驗。在執行這些修復作業時，必須嚴格遵守“最小干預”與“可逆性”的基本原則，確保所采取的一切措施不會給珍貴的檔案帶來額外損害。

五、縣級檔案館特色檔案工作的未來發展方向

1.加強數字化建設

（1）推進數字檔案館建設。建設數字化檔案館是推動檔案管理工作現代化的關鍵步驟，它主要依賴于利用先進的信息技術來創建一個既高效又安全的數字檔案管理體系。通過研發智能化檔案管理軟件，可以達成檔案資料自動化處理、智能搜索及高效使用的目標。例如，借助云計算與大數據技術，能夠搭建分布式存儲和計算架構，從而支持大規模檔案數據的快速處理與深度分析。同時，運用區塊鏈技術可以有效保障檔案信息的真實性與完整性，進一步提升了檔案管理工作的安全性和可靠性。

（2）開發檔案利用平臺。檔案利用平臺在連接檔案資源與社會公眾之間扮演著至關重要的角色。借助網站及移動應用程序等數字化工具，能夠實現檔案資料的便捷檢索、在線查看以及交互式使用。比如，構建一個基于網絡的檔案展覽空間，采用虛擬現實（VR）和增強現實（AR）技術，為用戶創造一種身臨其境的瀏覽體驗，或是開發檔案知識圖表，運用可視化手段展現檔案間錯綜復雜的聯系，以此增進公眾對檔案信息的興趣及其理解程度。

2.提高管理人員的專業能力

（1）加強專業培訓。檔案管理人員的專業水平直接關系到檔案管理工作的品質與效率。定期舉辦專業培訓活動是提高檔案工作人員技能的關鍵方法之一。培訓應當覆蓋檔案學的基本理論、數字化技術的應用以及數據管理和信息安全等方面的知識。例如，可以邀請檔案學領域的專家舉行專題研討會，深入探討最新的檔案管理理論及其實際應用。同時，安排技術人員提供實踐操作指導，以提高員工在檔案數字化處理、數據分析及信息系統維護等方面的能力。除此之外，通過案例研究和模擬練習的方式能夠進一步提升員工解決實際問題的能力，從而為推動檔案管理工作向更加創新的方向發展奠定堅實的人才基礎。

（2）引進高素質人才。擁有高水平的專業人才對于促進檔案管理工作的現代化進程至關重要。通過吸納來自檔案學、信息技術及數據科學等相關領域的人才，無論是通過直接招聘還是建立合作關系，都是增強檔案管理工作效能的有效途徑。比如，與高等院校攜手共建檔案學科實習平臺，不僅能夠為在校生提供寶貴的實踐經驗，還能夠為檔案機構培養和儲備未來的人才資源。實施專項人才引進項目，吸引在技術和管理方面具備深厚經驗的優秀人士加盟，有助于進一步完善檔案工作團隊的專業結構。

六、結語

特色檔案的搜集與系統化整理構成縣級檔案館工作不可或缺的一部分，對地方文化的延續及社會發展起著至關重要的作用。通過改進收集體系、精進整理技術、增強數字化轉型、提升工作人員的專業技能以及促進社會共同參與管理，縣級檔案館能夠更有效地挖掘并利用特色檔案資源，從而為當地經濟、文化和社會進步提供堅實的支持。展望未來，縣級檔案館應當持續尋求創新途徑，不斷提高檔案管理工作的水平和效率，為推動地方檔案事業向前發展做出更加顯著的貢獻。

參考文獻：

[1]郭 晴.綜合檔案館特色檔案資源建設探析——以東北地區為例[J].蘭臺世界，2022（07）：79-81+86.

[2]通海縣檔案館積極開展檔案征集工作[J].云南檔案，2022（02）：48.

作者單位：永善縣檔案館

作者簡介：李艷梅（1987—），女，漢族，云南曲靖人，本科，館員，研究方向：檔案專業。