新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)與對(duì)策

摘 要：檔案是記錄新能源建設(shè)項(xiàng)目全生命周期信息數(shù)據(jù)的技術(shù)性成果，但受到各種因素的影響，導(dǎo)致新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理在實(shí)施中存在一些難點(diǎn)，為保障管理實(shí)效需及時(shí)解決。基于此，文章總結(jié)歸納了現(xiàn)階段新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨的難點(diǎn)，提出加強(qiáng)事前指導(dǎo)促進(jìn)共享交互、落實(shí)監(jiān)督監(jiān)管提升管理質(zhì)效、強(qiáng)化資料審核保障檔案質(zhì)量以及優(yōu)化人才隊(duì)伍提升管理效能等有效策略，以供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：新能源建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在“雙碳”戰(zhàn)略指導(dǎo)下，新能源項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模逐漸壯大，項(xiàng)目推進(jìn)期間所產(chǎn)生的檔案量愈發(fā)龐大，給檔案管理工作的開展造成了一定難度。隨著新《中華人民共和國檔案法》的頒布，各行各業(yè)均不斷加強(qiáng)對(duì)檔案的重視，新能源建設(shè)項(xiàng)目也不例外。從這一角度可見，圍繞新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理展開研究是極有必要的，可以指導(dǎo)相關(guān)檔案管理工作高質(zhì)量開展。

一、新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨的難點(diǎn)

1.來源主體復(fù)雜，影響管理

在新能源建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)過程中產(chǎn)生了較多參建單位，而項(xiàng)目業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)施階段不可避免地會(huì)形成類型豐富、內(nèi)容繁多的各類信息文件，如施工文件、設(shè)計(jì)圖紙、監(jiān)理方案及驗(yàn)收材料等，導(dǎo)致新能源建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生了諸多來源主體，在該情形下若存在分工不明、責(zé)任交叉或信息不對(duì)稱現(xiàn)象，則會(huì)直接影響新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的開展。與傳統(tǒng)能源項(xiàng)目管理組織架構(gòu)不同，部分新能源建設(shè)項(xiàng)目為適應(yīng)管理職權(quán)與行政區(qū)域的劃分，而設(shè)置“多塊牌子一套班子”的管理架構(gòu)，在該架構(gòu)體系中同步實(shí)施多種管理模式及若干法人，由此進(jìn)一步加大了檔案來源主體的復(fù)雜性。除此之外，各級(jí)政府部門對(duì)新能源建設(shè)項(xiàng)目文件資料的要求存在差異，使檔案復(fù)雜性加劇。新能源項(xiàng)目具有點(diǎn)多面廣的結(jié)構(gòu)分布特征，如某風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)時(shí)設(shè)置18個(gè)“保電價(jià)”子項(xiàng)目，遍布16個(gè)縣市，檔案管理人員前往現(xiàn)場展開一對(duì)一指導(dǎo)，仍無法統(tǒng)一檔案模式。同時(shí)，在新能源項(xiàng)目推進(jìn)過程中，多主體之間存在信息差，由此導(dǎo)致檔案統(tǒng)籌整理期間產(chǎn)生了部分低效、無效文件，繼而影響了新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。

2.精細(xì)化程度有待提升

新能源在可持續(xù)發(fā)展、低碳環(huán)保方面具有顯著優(yōu)勢，故相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模逐漸擴(kuò)大，項(xiàng)目推進(jìn)期間所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量隨之增加，對(duì)于新能源建設(shè)項(xiàng)目而言，檔案是完整記錄項(xiàng)目全生命周期內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)的技術(shù)成果，可反映項(xiàng)目各階段的建設(shè)信息，當(dāng)新能源建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收進(jìn)入運(yùn)營、維護(hù)階段，項(xiàng)目檔案成為依據(jù)，指導(dǎo)各項(xiàng)運(yùn)營、維護(hù)工作的實(shí)施。但從新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況來看，發(fā)現(xiàn)部分項(xiàng)目并未針對(duì)檔案管理工作構(gòu)建全過程、精細(xì)化的管控機(jī)制。具體來看，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《中華人民共和國檔案法》均要求做好檔案管理工作的監(jiān)督與責(zé)任管控，但新能源項(xiàng)目受到檔案管理精細(xì)化程度不足的影響，導(dǎo)致其存在責(zé)任分工尚未清晰界定的問題，同時(shí)伴隨著缺乏過程性監(jiān)督檢查的現(xiàn)象，繼而使新能源建設(shè)項(xiàng)目在檔案管理方面產(chǎn)生了漏洞。

3.檔案資料質(zhì)量難把控

對(duì)現(xiàn)階段新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施情況展開分析后發(fā)現(xiàn)，部分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將工作資料管理視為檔案管理，將兩種管理內(nèi)容混為一談。新能源建設(shè)項(xiàng)目資料由專業(yè)技術(shù)人員、資料管理人員共同完成，經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后將其整編處理，再移交檔案管理人員。但受到投產(chǎn)壓力、工期要求等因素的影響，出現(xiàn)“重進(jìn)度、輕管理”的現(xiàn)象，使資料無法順利轉(zhuǎn)化為檔案。除此之外，新能源建設(shè)項(xiàng)目中產(chǎn)生的資料文件類型多樣且規(guī)模龐大，在資料整合、檔案整編期間可能無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料未審核簽字、報(bào)審資質(zhì)過期、內(nèi)容與實(shí)際不符以及施工記錄缺失等問題，不僅給項(xiàng)目檔案整編進(jìn)度造成影響，還導(dǎo)致檔案資料質(zhì)量難以把控。當(dāng)新能源項(xiàng)目建設(shè)完畢并全容量并網(wǎng)后，項(xiàng)目技術(shù)人員逐步撤離。在此過程中，部分資料檔案需審核簽字，將會(huì)影響檔案內(nèi)容整改、簽字協(xié)調(diào)溝通等管理工作的實(shí)施，使資料審核、檔案整改之間未能形成閉環(huán)管理，導(dǎo)致檔案管理難以在新能源項(xiàng)目中貫徹落實(shí)。

4.復(fù)合型檔案人才匱乏

區(qū)別于常規(guī)性檔案管理工作，新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作人員不僅具備檔案基礎(chǔ)技能，還需了解新能源建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了一定要求。在檔案管理工作實(shí)踐中，鮮少有檔案專業(yè)人才主動(dòng)深入工程一線了解建設(shè)細(xì)節(jié)，而工程技術(shù)人員同樣不愿從事檔案工作，復(fù)合型人才匱乏。除此之外，新能源產(chǎn)業(yè)是新時(shí)代推進(jìn)落實(shí)“雙碳”政策的重要舉措，還要求檔案人員能夠洞察政策動(dòng)向而適時(shí)調(diào)整優(yōu)化資料的歸檔范圍，進(jìn)一步對(duì)新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了要求。但結(jié)合實(shí)際來看，現(xiàn)階段的新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案人員在政策敏感度方面存在不足。在數(shù)智化背景下，各類數(shù)字化平臺(tái)、信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用到新能源建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理也不例外，但部分新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員在信息化技能方面稍顯欠缺，導(dǎo)致項(xiàng)目業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)間形成壁壘，不利于新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作高質(zhì)量開展。

二、解決新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)的有效策略

新能源建設(shè)項(xiàng)目在檔案管理方面存在一定問題，為確保檔案在新能源項(xiàng)目投運(yùn)后為運(yùn)營、維護(hù)工作提供指導(dǎo)，針對(duì)當(dāng)前存在的問題，需采取有效措施予以解決。

1.加強(qiáng)事前指導(dǎo)，促進(jìn)共享交互

為確保新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案體系的完整性，應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)化、流程化及規(guī)范化的原則，全面優(yōu)化建設(shè)項(xiàng)目文件管理程序。采用事前指導(dǎo)的方式制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從多參建主體角度出發(fā)明確檔案模板、編號(hào)編制流程、過程控制要求和竣工移交標(biāo)準(zhǔn)，為各參建主體統(tǒng)籌整理檔案資料提供指導(dǎo)。在此基礎(chǔ)上，在新能源建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施檔案管理工作過程中，可為各參建單位提供具備操作性的指南手冊，并執(zhí)行監(jiān)督職能，使各參建單位均可按照標(biāo)準(zhǔn)整理檔案文件。此外，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制工作，基于全生命周期管理理念，規(guī)劃新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全面開展，確保建設(shè)期間各類資料文件在流轉(zhuǎn)過程中逐步轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)檔案，并保持其完整性。

考慮到新能源建設(shè)項(xiàng)目多參建主體給檔案管理工作造成了一定難度，為解決該問題應(yīng)于事前指導(dǎo)階段促進(jìn)各主體共享交互項(xiàng)目信息，消除各主體間的信息壁壘，減少低效及無效資料檔案的產(chǎn)生。與此同時(shí)，新能源建設(shè)項(xiàng)目可將資料文件管理流程合并至業(yè)務(wù)操作中，借助該方式提高各參建主體檔案管理的積極性，使項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及各參建主體之間形成良性互動(dòng)，將多主體協(xié)同共治理念全面滲透檔案管理工作中，使檔案管理逐漸轉(zhuǎn)化為檔案治理。在此基礎(chǔ)上，新能源建設(shè)項(xiàng)目在推進(jìn)初期可組建專項(xiàng)會(huì)議，要求各參建主體參與，明確各類檔案文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，梳理檔案管理流程，并強(qiáng)調(diào)檔案形成、整合、審核和移交等重點(diǎn)環(huán)節(jié)要求，強(qiáng)化多主體之間的檔案協(xié)同管理質(zhì)量。

2.落實(shí)監(jiān)督監(jiān)管，提升管理質(zhì)效

（1）構(gòu)建權(quán)責(zé)清單

新能源建設(shè)項(xiàng)目為全方位提升檔案管理質(zhì)量，應(yīng)按照現(xiàn)行文件指導(dǎo)和落實(shí)監(jiān)督監(jiān)管工作，根據(jù)各參建主體職責(zé)權(quán)限構(gòu)建權(quán)責(zé)清單，實(shí)施主體責(zé)任制，用于規(guī)避權(quán)責(zé)不明、檔案歸檔主體不明等問題。具體來說，以新能源建設(shè)特征為依據(jù)細(xì)化檔案類型，以便檔案資料可規(guī)范歸檔，使檔案能夠切實(shí)為后期運(yùn)營、維護(hù)工作提供指導(dǎo)。詳細(xì)來看，各參建主體的權(quán)責(zé)清單應(yīng)詳細(xì)標(biāo)注權(quán)利、責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任班組和主要責(zé)任人，檔案管理人員在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施期間應(yīng)定期審查各參建主體的責(zé)任履行情況，若發(fā)現(xiàn)參建主體存在檔案疏漏，則由檔案管理人員規(guī)定整改期限，要求相關(guān)責(zé)任人在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，確保新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。

（2）強(qiáng)化過程監(jiān)督

將檔案監(jiān)督監(jiān)管工作全面滲透新能源建設(shè)項(xiàng)目的全生命周期，使文件規(guī)范性歸檔。具體來說，應(yīng)遵循統(tǒng)一的管理思想，要求新能源建設(shè)項(xiàng)目中的所有參建主體均接受檔案部門的統(tǒng)一指導(dǎo)，在新能源建設(shè)項(xiàng)目中構(gòu)建強(qiáng)有力的檔案監(jiān)管體系。在此基礎(chǔ)上實(shí)行“兩條腿”走路模式，要求檔案管理人員深入基層一線，緊跟項(xiàng)目進(jìn)度，結(jié)合新能源建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施節(jié)點(diǎn)實(shí)行檔案管理工作，化被動(dòng)為主動(dòng)，以此保障檔案管理實(shí)效。與此同時(shí)，以檔案管理部門為主定期召開例會(huì)，集中匯總解決新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的共性問題，對(duì)于監(jiān)督期間發(fā)現(xiàn)的個(gè)性問題，則通過商討得出最佳解決方案，實(shí)現(xiàn)針對(duì)性指導(dǎo)，切實(shí)發(fā)揮過程監(jiān)督的意義。在強(qiáng)化落實(shí)過程性監(jiān)督監(jiān)管過程中，可予以檔案管理足夠重視，將檔案管理視為新能源項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容，同時(shí)，增設(shè)針對(duì)性措施，結(jié)合權(quán)責(zé)清單設(shè)置考核制度及文檔保證金，實(shí)施經(jīng)濟(jì)責(zé)任管理。若在新能源建設(shè)項(xiàng)目竣工時(shí)未完成檔案編制歸檔工作，則視情況扣除部分保證金，將檔案整改完畢且檢查合規(guī)后將保證金歸還。

3.強(qiáng)化資料審核，保障檔案質(zhì)量

資料質(zhì)量直接決定新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，為保障檔案資料質(zhì)量，應(yīng)在新能源項(xiàng)目實(shí)施建設(shè)工作時(shí)同步推進(jìn)檔案資料審核工作，以確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性，防止建設(shè)內(nèi)容與檔案資料不同步的現(xiàn)象。可構(gòu)建新能源建設(shè)項(xiàng)目四層檔案審核模式，從多維度出發(fā)將檔案審核工作落到實(shí)處，依托全方位的審核工作提升檔案資料的質(zhì)量。

（1）施工人員自查。由新能源建設(shè)項(xiàng)目中的施工人員自行核查檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性，是保障檔案質(zhì)量的首道防線。在自查過程中，要求施工技術(shù)人員以設(shè)計(jì)圖紙、施工檔案為依據(jù)對(duì)所有檔案數(shù)據(jù)及資料信息加以核查，并將自查結(jié)果匯總成記錄，編制自查整改清單，確保檔案資料信息的準(zhǔn)確性。

（2）監(jiān)理人員核查。借助監(jiān)理單位對(duì)新能源建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)管職能審核檔案資料，從施工進(jìn)度、合同條款角度入手對(duì)文件材料實(shí)施檢查工作，對(duì)檔案資料內(nèi)容檢驗(yàn)評(píng)價(jià)，按照工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、施工工序?qū)彶樵u(píng)驗(yàn)資料，若發(fā)現(xiàn)檔案資料內(nèi)容存在不足則下達(dá)整改通知單，要求相關(guān)責(zé)任人在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。

（3）建設(shè)人員復(fù)查。提高建設(shè)單位在工程項(xiàng)目中的參與程度，要求建設(shè)方選派技術(shù)人員代表對(duì)檔案資料內(nèi)容全面復(fù)查，精細(xì)化地核對(duì)檔案內(nèi)容，同時(shí)檢查是否存在尚未完成檔案整改的現(xiàn)象，若存在則及時(shí)與其溝通，依托合同使相關(guān)主體履行檔案管理職責(zé)。

（4）檔案人員的核查。經(jīng)過三道檢查后新能源建設(shè)項(xiàng)目的檔案內(nèi)容基本已得到保證，為最大限度地提高檔案管理實(shí)效，應(yīng)進(jìn)一步由檔案管理人員核查資料的齊全性和規(guī)范性，結(jié)合分類要求規(guī)整檔案，以便檔案組卷工作的實(shí)施。

4.優(yōu)化人才隊(duì)伍，提升管理效能

人才是新能源建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施檔案管理的基礎(chǔ)資源，為提高檔案管理效能，應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需求為依據(jù)優(yōu)化人才隊(duì)伍，建設(shè)復(fù)合型團(tuán)隊(duì)，保障檔案管理工作在新能源建設(shè)項(xiàng)目中的貫徹落實(shí)。

（1）建設(shè)人才庫。在新能源建設(shè)公司搭建人才庫，并將檔案管理人才納入其中，邀請(qǐng)行業(yè)專家、地方檔案部門集中培訓(xùn)，選取典型項(xiàng)目全方位分析，逐步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)新能源建設(shè)項(xiàng)目正式實(shí)施后，可從人才庫中調(diào)取符合要求的人員組建檔案管理隊(duì)伍，為新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作高質(zhì)量開展奠定人才基礎(chǔ)。

（2）召開推進(jìn)會(huì)。新能源建設(shè)項(xiàng)目可實(shí)施檔案月度報(bào)送制度，要求在建新能源項(xiàng)目檔案人員以月度為單位定期報(bào)送檔案文件，同時(shí)召開檔案推進(jìn)會(huì)，強(qiáng)調(diào)檔案管理的嚴(yán)肅性，若存在未及時(shí)報(bào)送或檔案存有疏漏的現(xiàn)象，則通報(bào)相應(yīng)的檔案管理人員，以督促檔案管理人員更為細(xì)致地完成工作。與此同時(shí)，推進(jìn)會(huì)同步宣傳有關(guān)新能源、檔案管理的新政策，引導(dǎo)檔案管理人員了解新政策動(dòng)向。

（3）數(shù)字化培訓(xùn)。新能源建設(shè)領(lǐng)域現(xiàn)已進(jìn)入數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段，“分布式能源系統(tǒng)”已逐步運(yùn)用到實(shí)際項(xiàng)目中，在該背景下，新能源建設(shè)項(xiàng)目檔案管理同樣趨于智慧化發(fā)展，在復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)期間，應(yīng)有意識(shí)地培養(yǎng)檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，從人員培養(yǎng)角度入手加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)度。數(shù)字化轉(zhuǎn)型必然會(huì)對(duì)原有的檔案管理模式產(chǎn)生影響，為削弱影響，可采用“雙套制”模式，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在逐漸圍繞數(shù)字化檔案構(gòu)建“單套制”歸檔模式。數(shù)字化轉(zhuǎn)型給檔案管理人員提出了一定要求，可定期組織數(shù)字化培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，保障檔案管理質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前新能源建設(shè)項(xiàng)目在檔案管理方面所面臨的難題，應(yīng)從項(xiàng)目的實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理事前指導(dǎo)工作，使檔案各來源主體共享信息，通過強(qiáng)化其交互性減少檔案管理難度，在此基礎(chǔ)上落實(shí)監(jiān)督監(jiān)管工作，提升檔案管理實(shí)效，并加強(qiáng)新能源建設(shè)項(xiàng)目信息審核工作，以保障檔案質(zhì)量。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的關(guān)注，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全方位地推動(dòng)新能源建設(shè)項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：國家能源集團(tuán)新疆吉林臺(tái)水電開發(fā)有限公司

作者簡介：蘇雪玲 （1974— ），女，漢族 ，" 新疆烏魯木齊人 ，本科 ，館員， 研究方向：水電檔案，新能源檔案。