疾控工作體系建設中檔案管理規范化與標準化建設路徑

摘 要：完善且高效的疾控工作體系，對公共衛生與應急管理意義重大。對疾控工作體系而言，檔案管理的規范化與標準化建設是保障其高效運行的基礎。疾控檔案不僅承載著記錄和保存信息的重要使命，還能溯源各類事件，保證數據完整。文章在具體論述疾控工作體系建設中檔案管理規范化與標準化建設現實意義的基礎上，深入剖析其在建設過程中存在的常見問題，并針對問題提出建設路徑，以期為疾控工作的開展提供有益參考和指導。

關鍵詞：疾控工作體系；檔案管理；規范化；標準化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

當前，疾控工作體系的建設與完善是保障民眾健康、維護社會穩定的關鍵所在。檔案管理作為疾控工作不可或缺的一環，其規范化與標準化建設不僅是提高疾控工作效率與質量的基礎，還是實現疾病防控科學決策、有效應對突發公共衛生事件挑戰的重要保障。由于當前疾控檔案管理仍面臨諸多挑戰，如檔案管理制度不健全、標準化程度低以及信息化水平滯后等問題，制約了疾控工作的快速響應與精準施策能力。因此，探索疾控工作體系建設中檔案管理的規范化與標準化建設路徑，不僅對于優化檔案管理流程、提高檔案資源利用效率具有重要意義，還是推動疾控工作現代化、促進公共衛生體系可持續發展的迫切需求。

一、疾控工作體系建設中檔案管理規范化與標準化建設的現實意義

1.正確決策，有效應對突發性事件

疾控中心是公共衛生領域的核心樞紐，日常運轉時生成的檔案信息是助力制定精準決策的珍貴財富，有著無可替代的重要性。這些檔案資源不僅記錄了疾病傳播的歷史軌跡、流行病學趨勢及特定疾病的詳細情況，還是疾控中心科學決策的重要依據。

首先，為決策提供信息支撐。規范化的檔案管理能夠將分散在各部門、各科室的疾控信息有效地整合與處理，形成全面、完整的疾控信息鏈條，確保各類疾控信息的完整性和準確性。上述信息包括疾病流行趨勢、防控措施效果和疫苗研發進展等，是制定疾控策略的重要參考。通過檔案管理規范化與標準化建設，可以實現對這些信息的有效整合和分析，為決策者提供全面、準確的數據支持，從而提升決策的科學性和準確性。同時，檔案管理還承載著歷史借鑒的功能。通過查閱歷史檔案，可以了解過去疾病防控的成功經驗和失敗教訓，為當前和未來的決策提供有益的借鑒。

其次，增強應對突發事件的能力。在突發事件發生時，規范化的檔案管理能夠迅速提供相關的歷史數據和背景信息，幫助決策者快速了解事件的全貌和趨勢，有助于決策者迅速做出反應，制定有效的應對策略。同時，各部門迅速獲取所需信息，實現信息共享和信息整合，共同應對挑戰，提升應急管理能力。

2.促進疾控業務管理與檔案管理的深度融合

首先，檔案管理規范化與標準化建設能夠強化疾控業務管理與檔案管理的關聯性。在疾控工作中，檔案管理與業務管理是相互依存、相互促進的。檔案管理規范化與標準化建設通過明確檔案管理的職責范圍、規范程序和管理措施，使得檔案管理與業務管理在流程上更加緊密地銜接起來，有助于確保業務活動中產生的信息能夠及時、準確地被歸檔和保存，為后續的查詢、分析和利用提供便利。

其次，檔案管理規范化與標準化建設能夠提升疾控業務管理的科學性和規范性。檔案管理作為疾控工作的重要組成部分，其規范化與標準化程度直接影響到業務管理的水平。通過檔案管理規范化與標準化建設，可以實現對檔案信息的系統化、條理化管理，從而提升業務管理的科學性和規范性，有助于疾控機構更好地掌握疾病防控的形勢和趨勢，制定更加科學、合理的防控策略。

再次，檔案管理規范化與標準化建設有助于推動疾控業務管理的現代化和信息化建設。隨著信息技術的不斷發展，疾控業務管理正逐步向現代化、信息化方向邁進。檔案管理規范化與標準化建設過程中，借助前沿技術手段與先進管理辦法，能夠實現檔案信息的電子化、數字化管理，從而推動疾控業務管理的現代化和信息化建設，有助于提高疾控機構的信息處理能力和決策效率，為公共衛生事業的快速發展提供有力支撐。

最后，檔案管理規范化與標準化建設還能夠促進疾控業務管理與檔案管理的互動與融合。在疾控工作中，業務管理與檔案管理是相互滲透、相互影響的。檔案管理規范化與標準化建設通過加強檔案管理與業務管理之間的溝通與協作，可以推動兩者之間的互動與融合。這種互動與融合有助于形成設備設施檔案、文書檔案和電子檔案等并重的互補格局，從而全面提升疾控工作的整體效能。

二、疾控工作體系建設中檔案管理規范化與標準化建設存在的問題

1.數字化轉型滯后

盡管信息化已成為現代社會發展的主流趨勢，但在疾控中心的檔案管理中，數字化轉型仍然滯后。許多疾控中心仍采用傳統的紙質檔案管理方式，導致檔案整理、存儲和檢索效率低下。同時，由于數字化檔案管理系統建設推進較慢，信息化程度相對較低，無法滿足現代化管理需求。

2.檔案管理信息化程度低

即便部分疾控中心采用了檔案管理信息化系統，但這些系統常存在功能短板、實際應用效果不佳等情況。許多檔案整理工作人員仍傾向于親手查閱和整理資料，認為這種方式更為方便。此外，部分疾控中心的信息化檔案管理系統缺乏統一性和完善性，導致檔案信息的收集、制作、整理和保管等方面存在混亂和不規范的情況。

3.檔案管理體系不完善

疾控中心的檔案管理體系尚不完善，缺乏科學、規范和透明的檔案管理流程和標準。在檔案歸檔、整理和檢索等方面缺乏明確的指導和規定，使得檔案管理工作無法高效開展。此外，部分疾控中心在檔案管理制度方面存在缺失或不完善的情況，導致檔案管理制度的執行力度不足，無法保障檔案管理的規范性和有效性。

4.檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理人員是檔案管理規范化與標準化建設的關鍵。然而在疾控中心，檔案管理人員業務水平良莠不齊，部分人員專業知識儲備不足、實操技能欠缺，面對檔案資料時難以妥善處置與管理。同時，由于缺乏系統的培訓和教育，部分檔案管理人員對檔案管理工作的認識和重視程度不足，缺乏責任心和工作激情。

5.檔案管理與業務管理脫節

檔案管理與業務管理是疾控工作體系中不可或缺的兩個組成部分。因而在實際操作中，兩者往往存在脫節的情況。檔案管理未能充分融入業務管理流程，導致兩者在信息流通、資源共享等方面存在障礙，不僅對檔案管理規范化、標準化建設的推進產生了負面作用，還限制了疾控工作整體效能的提升。

三、疾控工作體系建設中檔案管理規范化與標準化建設路徑

1.加速數字化轉型，提高信息化水平

數字化轉型不僅是技術層面的革新，還是管理理念與實踐的深刻變革。疾控中心需從思想上樹立現代化檔案管理理念，認識到數字化建設對于提高檔案管理效率、保障信息安全以及促進資源共享的重要性。領導層與管理人員的積極倡導與推動是打破傳統管理格局、實現管理創新的關鍵。

為支撐數字化轉型，需要建立科學的數字化管理數據庫。疾控中心需結合實際情況，設計并構建適應性強、功能全面的數字化檔案管理系統，確保數據系統的合理性、適應性和全面性。同時，加強檔案信息化系統建設，引入或自主研發先進的檔案管理軟件，實現檔案信息的自動化采集、整理、分類、存儲與高效檢索，為檔案資源的快速利用提供技術保障。

推動紙質檔案向數字化檔案的轉化是轉型過程中的重要環節。通過掃描、OCR識別等技術手段，將大量紙質檔案轉化為電子格式，不僅能夠有效節省存儲空間，降低管理成本，還能極大提升檔案檢索的便捷性和效率。

加速檔案管理的現代化轉型，引入前沿的檔案管理技術與設備設施，如數字化檔案管理系統、智能檢索工具等，以提升檔案管理的自動化與智能化程度，減輕檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率。同時，加強檔案信息安全保障，建立健全信息安全保障體系，加強檔案信息的加密、備份和恢復工作，確保檔案信息的安全性和完整性，防止信息被泄露和丟失。此外，積極推動檔案資源共享，加強與其他部門或機構的合作與交流，打破信息孤島，實現檔案資源的共享與利用，提高檔案資源的利用效率和價值。

2.完善檔案管理體系，提高管理水平

首先，完善檔案管理制度體系。包括擬定細致的檔案管理流程，清晰界定檔案在收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等流程的操作標準。完善檔案分類標準，確保檔案分類的科學性與合理性，便于后續查找與利用。設定合理的檔案保管期限，依據檔案的重要性和利用價值展開分級管理。同時，建立嚴格的檔案安全制度，從物理安全與信息安全兩方面入手，全面保障檔案資源安全無虞。

其次，加強檔案基礎設備設施建設。優化檔案存儲環境，確保存儲條件符合專業標準，延長檔案保存壽命。引進先進的檔案管理設備設施與軟件，利用現代信息技術提升檔案管理的自動化與智能化水平，提高管理效率與質量。

再次，加強檔案利用與服務。應拓寬檔案利用渠道，將線上與線下渠道有機結合，為用戶打造便捷、高效的檔案服務體驗。同時，提升檔案服務質量，加強檔案服務人員的培訓，增強服務意識，提高專業水平，確保用戶能夠滿意地獲取所需檔案信息。

最后，持續監督與評估是保障檔案管理規范化與標準化建設成效的關鍵。建立監督機制，定期檢查與評估檔案管理工作，確保各項制度得到有效執行。通過評估管理效果，及時發現并解決問題，不斷改進和完善檔案管理體系，推動檔案管理向更高水平發展。

3.提升檔案管理人員素質，加強團隊建設

在疾控工作體系建設中，檔案管理規范化與標準化建設的核心策略之一是全面提升檔案管理人員的素質，并加強團隊建設。

首先，提升檔案管理人員素質是基礎。不僅要求定期組織專業培訓，涵蓋檔案管理的基礎知識、法律法規以及信息技術應用等多個維度，還要確保檔案管理人員能夠緊跟時代步伐，掌握最新的檔案管理理念和技術手段。同時，倡導檔案管理人員充分利用業余時間開展自主研習，如閱讀專業典籍、參與線上課程等，持續開闊知識眼界，全方位地提高業務實操水平與專業素養。此外，實施績效考核制度，將檔案管理質量、工作效率以及服務態度等納入考核范疇，通過正向激勵與負向鞭策相結合的方式，激發檔案管理人員的工作熱情，促進其不斷提升自身素質和工作能力。

其次，加強團隊建設是關鍵。優化團隊結構，根據檔案管理工作的實際需求，合理配置人員，確保團隊構成既科學又合理。同時，注重引進具有檔案管理、信息技術等專業背景的人才，為團隊注入新鮮血液，提升整體實力。強化團隊協作，通過定期組織團隊建設活動，加強檔案管理人員之間的溝通與交流，增強團隊凝聚力和向心力，形成合力，共同應對檔案管理中遇到的各種挑戰。建立完善的激勵機制，包括物質獎勵和精神激勵，針對檔案管理工作業績出眾的個人與團隊實施表彰獎勵，激發團隊成員工作的熱情。

4.推動檔案管理與業務管理深度融合

首先，加強檔案管理與業務管理的溝通協作，檔案管理部門應主動與業務部門建立緊密的合作關系，通過定期會議、座談會等形式，就檔案管理中的實際問題展開深入交流，共同制訂工作計劃和目標，確保檔案管理的各項工作能夠緊密貼合業務活動的實際需求。同時，檔案管理部門還需積極收集業務部門的反饋意見，不斷優化檔案管理流程，提高服務效率，為業務部門提供更加便捷、精準的檔案支持。

其次，優化檔案管理流程以更好地支持業務活動。檔案管理部門應明確歸檔范圍，確保歸檔材料的完整性和準確性。簡化借閱流程，提高借閱效率，使業務部門能夠迅速獲取所需檔案，支持業務活動的順利開展。此外，檔案管理部門還可以根據業務部門的具體需求，提供定制化的檔案管理服務，如專題檔案匯編、檔案數據分析等，為業務決策提供更加精準的數據支持，助力業務部門提高工作效率和決策水平。同時，檔案管理部門應充分利用現代信息技術手段，實現檔案的數字化管理和在線利用，構建檔案信息系統，方便業務部門隨時查閱所需檔案。檔案管理信息系統還應與業務系統實現無縫對接，實現數據共享和交換，打破信息孤島，提高整體工作效率。

最后，完善檔案管理與業務管理的考核評價機制是推動深度融合的重要保障。檔案管理部門應將檔案管理納入業務部門的考核范圍，明確考核指標和權重，確保檔案管理的各項工作得到落實。同時，檔案管理部門要完善激勵機制，對在檔案管理工作中成績優異的業務部門、管理人員，公開表彰并給予物質獎勵，充分調動其工作積極性，激發創新創造活力，推動疾控檔案管理與業務管理深度融合取得更大成效。

四、結語

在疾控工作體系中，檔案管理規范化與標準化建設是保障公共衛生安全、推動健康中國戰略實施的關鍵環節。本文在對疾控檔案規范化和標準化建設中存在問題分析的基礎上，提出加速數字化轉型，提高信息化水平。完善檔案管理體系，提高管理水平。提升檔案管理人員素質、加強團隊建設等疾控檔案規范化與標準化建設路徑。未來，隨著信息技術的不斷革新和公共衛生領域的持續發展，檔案管理規范化與標準化建設應持續深化，加強跨部門、跨區域的檔案信息共享與協同利用，推動疾控工作體系向更高水平邁進。

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作者單位：昆明市東川區疾病預防控制中心

作者簡介：歐陽娟（1980—），女，布依族，云南昆明人，本科，館員，研究方向：檔案。