提高事業單位檔案利用效率的途徑探索

摘 要：隨著檔案數字化進程的加速，事業單位紙質檔案依舊保持其檔案管理的關鍵角色，并將與電子檔案共同存在。面對紙質檔案數量的迅速膨脹，管理壓力日益增大。文章探討了紙質檔案在創建、處理、保存和應用等階段遇到的具體挑戰，并提出采用智能化、自動化技術提高管理的工作效率、運用智能化的物流倉儲系統提高存儲能力，以及構建并完善文檔管理領域智能技術的規范與法規體系等措施，目的是解決現有紙質檔案管理的難題，增強檔案管理的效能和水準。

關鍵詞：檔案管理；檔案使用；使用效率

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

在當今信息爆炸、技術日新月異的時代，檔案的角色已經遠遠超越了單純的信息記錄和保存，它成為連接過去與未來、傳承文化與知識以及支撐社會運行與發展的橋梁。檔案作為一種不可替代的信息資源，其重要性在現代社會愈發凸顯。特別是對于事業單位而言，檔案不僅是單位歷史的見證者，還是單位決策、管理和服務的基石。事業單位檔案作為國家檔案資源的寶貴組成部分，其利用效率的高低直接影響單位的工作效率及對外服務質量的水平。

在實際操作中，事業單位檔案的利用效率普遍不高，這一問題不容忽視。利用率低下、服務方式單一以及信息化建設滯后等問題成為制約檔案利用效率提升的瓶頸。這些問題不僅導致檔案資源的浪費，還限制了檔案服務功能的發揮，從而影響了事業單位的整體工作效率和社會服務能力。鑒于此，深入研究并探索提高事業單位檔案利用效率的有效途徑顯得尤為迫切和必要。這不僅是對檔案資源管理的一次優化，還是對檔案服務質量的一次全面提升。通過提高檔案利用效率，可以更好地挖掘檔案的潛在價值，為事業單位的決策提供有力支持，為社會各界提供更加便捷、高效的服務。因而本文旨在通過對事業單位檔案利用現狀的深入分析，找出影響檔案利用效率的關鍵因素，并提出一系列切實可行的對策和建議，以期推動事業單位檔案管理工作向著更加科學、高效的方向發展。

一、事業單位檔案管理中的現實問題分析

1.檔案的形成與管理成本居高不下

事業單位檔案管理費用之所以居高不下，主要是由于檔案管理的復雜性、專業性以及傳統管理方式所導致的高昂成本。在檔案的收集、整理、保管以及利用等環節都需要投入大量的人力、物力和財力。例如，檔案的收集和整理環節繁多，每一份檔案都需要經過歸檔、分類、鑒定、編號以及登記等步驟，這些步驟往往需要專業人員實施操作，不但耗時而且成本較高。同時，檔案管理對經驗有較高的依賴性，需要具備專業知識和實踐經驗的檔案管理人員來確保檔案的準確性和完整性，這也增加了人工成本。此外，傳統的檔案管理以手工操作為主，效率低下，隨著檔案數量的增加，對存儲空間和保管條件的要求也越來越高，這些因素導致了檔案管理費用的不斷上升。因而事業單位在檔案管理上的投入較大，費用自然居高不下。

2.檔案的保管難度較大

隨著紙質檔案數量的增加，其保管費用也在迅速上升，主要體現在以下三個層面：

首先，存儲空間成本較高。檔案數量的快速增長對檔案館（室）的庫房容量提出了巨大挑戰。許多檔案部門為了解決庫房緊張問題，不得不增設或擴大庫房空間。即便新庫房預留了較大的空間，但紙質檔案的快速積累仍然被迅速填滿，庫房容量不足的問題只是時間問題。同時，高昂的房地產價格和檔案庫房的特殊建設要求，使得建設和租賃合規的新庫房成為一項重大財務負擔，空間成本因此居高不下。

其次，庫房配套設施的投入。為了妥善保管紙質檔案，除了需要檔案存放架等基本設備設施，還需配備一系列配套設施，如安全防護系統、環境監測與控制設備以及消防設施等。這些配套設備設施是確保檔案安全的基本要求，其購置與安裝構成了檔案保管的一項關鍵成本。

最后，設備設施的維護與升級費用。為了保持紙質檔案的安全性和可訪問性，必須對庫房內的設備設施展開定期的維護和更新。這一過程的成本是持續性的，不僅因為設備維護需要專業人員的日常操作，還由于設備壽命有限，定期更換和升級成為一項長期且必要的資金投入。

3.事業單位檔案應用場景缺乏協同性

在當前的事業單位檔案管理實踐中存在著一個顯著的問題，即檔案應用場景的協同性不足。這一問題體現在檔案管理的全過程中，無論是檔案的收集、整理、保管還是利用，不同部門之間往往缺乏必要的配合與協作。這種缺乏協同性的狀況使得檔案資源無法得到最大化利用，檔案信息的流暢傳遞受到阻礙，進而影響了檔案服務于事業單位整體工作目標的效率和成果。具體來說，檔案管理工作在許多情況下是各自為政，部門之間的互動和溝通機制不健全，導致檔案信息無法在部門之間實現有效的對接和共享，不僅限制了檔案應用的范圍，還削弱了檔案應用的深度，使得檔案的價值和作用無法得到充分發揮，在一定程度上制約了事業單位內部信息資源的整合與發展。

4.數字檔案開發層級顆?；粔?/p>

在信息化社會中，數字檔案的開發與利用已成為提高檔案管理工作效率和服務質量的關鍵。然而，依舊存在數字檔案開發的層級顆?；粔?。這一問題主要體現在檔案信息在細化程度和結構化方面的不足，導致檔案內容未能按照更為細致的層級實行有效的劃分和組織，不僅使得檔案信息的檢索過程變得復雜和低效，用戶在尋找特定信息時往往需要耗費大量時間和精力去篩選和辨別，還限制了檔案信息資源的深度開發和智能化應用。由于檔案信息未能被充分細化，其在支持決策與服務研究等方面的潛力無法得到充分發揮，從而影響了檔案服務的高效性和精準性。此外，由于顆?；蛔愕臄底謾n案在數據挖掘和分析上的能力也大打折扣，難以滿足現代社會對檔案信息資源利用的多樣化和個性化需求。因此，提升數字檔案開發的層級顆粒化已成為推動檔案管理工作向更高水平發展的迫切需求。

二、事業單位檔案利用效率提升策略

通過深入審視檔案在生成、整理、保管及利用過程中所面臨的具體挑戰，并結合智能技術的特性和當前的應用情況，可以探討智能技術在檔案管理中的應用策略。包括從檔案整理、儲存方法、標準化以及政策制定等多維度出發，旨在超越傳統檔案管理模式的限制，提高檔案管理的效率與水準。

1.利用智能自動化技術提高管理效率

在信息技術迅猛發展的背景下，事業單位檔案管理工作正面臨著轉型升級的需求，而智能自動化技術的引入無疑為提高管理效率開辟了新的路徑。通過集成先進的智能技術，事業單位的檔案管理可以擺脫傳統的人工操作模式，實現檔案從錄入到歸檔再到利用的全流程自動化。智能掃描系統的應用，不僅將紙質檔案快速轉化為電子格式，還結合OCR技術的文字識別功能，使得檔案內容能夠被計算機直接讀取和處理，大幅提升了檔案的錄入速度和準確性。

與此同時，智能化的檔案管理軟件扮演著關鍵角色，它能夠根據預設的規則和算法，自動對檔案實行分類、編目和標簽化，這一過程無須人工操作，明顯減少了人力資源的投入，并且降低了人為錯誤的發生率。智能自動化系統還能夠通過深度學習不斷優化檔案分類標準，使得檔案管理工作更加精準和高效。在檔案檢索環節，智能搜索引擎的強大功能使得用戶能夠通過簡單的關鍵詞快速找到所需檔案，極大地縮短了檢索時間，提高了檔案的利用效率。

此外，智能提醒和自動歸檔功能的應用，確保了檔案的時效性和完整性，系統會在檔案到期或需要更新時自動通知管理人員，從而保障了檔案管理的連續性和規范性。通過這樣的智能自動化流程，事業單位的檔案管理不僅變得更加高效，還提高了檔案管理的整體水平，為單位的決策支持和知識服務提供了強有力的支撐。總的來說，智能自動化的融入使得檔案管理工作邁向了智能化、精準化的發展道路，極大地提高了事業單位檔案工作的效率和質量，為檔案事業的未來發展奠定了堅實的基礎。

2.利用智能物流倉儲技術提高存儲效率

在事業單位檔案管理中，智能物流倉儲技術的應用為提高檔案存儲效率開辟了新的途徑。通過引入高度自動化的倉儲管理系統，結合物聯網、智能機器人以及自動識別技術等現代物流手段，事業單位的檔案存儲環境得到了顯著優化。這些技術的融合使得檔案的存取、搬運和盤點等環節變得更加迅速和精準，極大地提高了檔案存儲的整體效率。

智能倉儲系統通過自動識別技術，如條形碼或RFID，為每一份檔案賦予唯一的標識，確保檔案在入庫、出庫以及盤點等過程中的準確追蹤。在此基礎上，智能搬運機器人可以根據系統指令，自動將檔案送入指定的存儲位置，這一過程無須人工干預，不僅減少了檔案損壞的風險，還大幅提升了存取速度。此外，智能倉儲管理系統可以根據檔案的訪問頻率和重要性，自動調整存儲位置，確保高頻次訪問的檔案能夠存放在更易于快速取用的位置，從而進一步提高存取效率。

同時，智能倉儲環境中的溫濕度控制系統保證了檔案存儲環境的穩定性，延長了檔案的保存期限。智能監控系統則實時監控庫房內的情況，一旦發現異常，立即發出警報，確保檔案的安全。在檔案盤點方面，智能系統可以快速完成庫存核對，自動生成盤點報告，減輕了管理人員的工作負擔。

通過智能物流倉儲技術，事業單位檔案存儲實現了自動化、信息化和智能化，不僅提高了檔案存儲的效率，還降低了管理成本，提高了檔案服務的水平，為事業單位的檔案管理工作注入了新的活力。

3.完善文檔領域應用智能技術的政策與標準

強化并提高高級規劃水平，同時優化智能技術在檔案管理中的相關法規與準則體系，對于促進智能技術的廣泛應用以及有效應對傳統紙質檔案管理的各類挑戰，具有重要的意義。在當今世界，人工智能等先進技術正以迅猛的速度發展，檔案管理領域已經在多個關鍵環節成功利用了這些先進技術。盡管如此，相較于智能技術的應用實踐，檔案管理領域在政策支持和標準制定方面還存在明顯不足，限制了智能技術的進一步推廣和應用。因而明確政策倫理和標準成為當務之急。

為了克服政策標準不足的障礙，加速智能技術在檔案管理領域的應用，尤其是在推動紙質檔案現代化改造的過程中必須采取一系列措施。首先，加快制定和完善智能技術應用相關法律規范的步伐。目前，我國在智能技術應用的法律保障方面還不夠完善，迫切需要構建一套全面的法律法規，以提供跨領域的通用法律指導，確保智能技術的應用能夠在法治軌道上健康發展。

同時，應當借鑒和參考國際上的政策標準。在全球范圍內已有不少國家在檔案管理智能技術應用方面取得了顯著成就。我國應當積極吸取這些成功經驗，結合我國的實際情況，轉化為適合我國國情的政策和規范。通過國際交流和本土化實踐，可以更好地推動智能技術在檔案管理中的應用，實現紙質檔案的數字化轉型，從而提高整個檔案管理的效率和質量。

4.以標準化促進科學化

在信息技術支持下，事業單位需在數字檔案管理中確立更嚴格的制度和技術標準，以教學和科研為標準化建設的重點。對教學和科研檔案展開標準化管理，不僅有助于支撐事業單位的全面發展，還能夠為其他業務領域樹立典范。同時，為戰略層面的決策提供重要的參考資料。一方面，應加強科研檔案標準化。圍繞業務全流程制定制度，確?？蒲谢顒幼裱瓩n案管理標準；另一方面，利用標準化推動管理科學化。事業單位應將信息技術融入數字檔案標準化建設，按照標準化流程處理檔案信息資源，提升管理的科學性和高效性，從而更好地服務于事業單位的發展。

5.以信息化促進高效利用

推進事業單位檔案資源數字化轉型無疑是一項涉及眾多環節的宏大工程。為了確保工程順利實行，必須采納先進的信息技術，并為轉型提供全面的技術和裝備支持。就硬件設備設施而言，打造和維護數字化檔案資源庫需要一套完備的硬件系統。隨著技術的不斷發展，特別是大數據、云計算和人工智能技術的快速進步，事業單位必須定期對檔案管理部門所使用的計算機、復印機、打印機和掃描儀等硬件設備設施升級，以保證其先進性與軟件系統的更新步伐相匹配，從而為數字化檔案資源的建設打下堅實的硬件基礎；在軟件方面，事業單位需不斷更新軟件信息系統，構建適應事業單位需求的管理平臺，并將大數據、區塊鏈等前沿技術融入檔案資源建設與管理中，以保障檔案信息安全，增強資源開發與利用的技術支持。同時，加強對檔案管理人員的教育培訓，重點圍繞數字檔案標準化建設和信息資源開發利用，加深管理人員對標準化工作的理解，使他們能夠熟練運用新技術，為數字檔案資源的開發與共享提供技術保障，推動事業單位數字檔案信息資源的有效利用和共享。

三、結束語

本文針對事業單位檔案利用效率的提升途徑展開了深入探討。通過對紙質檔案管理過程中存在的問題展開分析，結合智能技術的特點提出了利用智能自動化提高管理效率、利用智能物流倉儲技術提高存儲效率、完善文檔領域應用智能技術的政策與標準，以及以標準化和信息化促進檔案管理科學化和高效利用等策略。這些策略旨在解決現有紙質檔案管理的難題，提升檔案管理的效能和水準。

在實際操作過程中，事業單位應充分認識到檔案管理的重要性，加強頂層設計，建立健全檔案管理相關政策與標準體系。同時，注重檔案管理團隊的建設，提升管理人員素質，以適應信息技術發展的需求。通過引入先進的信息技術，實現檔案資源的數字化、網絡化和智能化，為事業單位的可持續發展提供有力支持。本文的研究對于推動事業單位檔案管理改革、提高檔案利用效率、促進檔案信息資源開發利用具有重要意義。未來，隨著信息技術的不斷進步，事業單位檔案管理將朝著更加智能化、專業化和精細化的方向發展，更好地服務于我國經濟社會發展。

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作者單位：榆林市公園廣場服務中心

作者簡介：姬勤（1976—），女，漢族，陜西子洲人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。