基于大數據背景的醫院檔案管理創新研究

摘 要：檔案管理是醫院內部管理的重要內容之一。大數據時代的到來為醫院檔案管理創新提供了良好機遇。利用大數據技術創新醫院檔案管理，不僅可以提高醫院檔案管理效率，還可以促進醫院檔案資源的應用。因而明確在大數據背景下的醫院檔案管理創新的重要意義，剖析大數據背景下的醫院檔案管理現狀，并提出幾點創新醫院檔案管理的措施，希望為醫院檔案管理改革提供一些參考。

關鍵詞：大數據；醫院；檔案管理

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

在信息技術快速發展的大數據時代，檔案數據管理愈發重要。醫院檔案管理工作在經歷了幾年的逐步成長后，正站在新的起點。在大數據背景下，由于醫院檔案管理數字化轉型催生檔案數據的爆發式增長，傳統檔案管理模式的不足逐漸顯現。因此，以醫院檔案的數字化存儲服務為前提，研究大數據背景下的醫院檔案管理創新具有非常突出的現實意義。

一、大數據背景下的醫院檔案管理創新意義

醫院檔案管理內容包括門診病歷、住院病歷、護理記錄、醫療記錄、基建檔案、設備設施檔案、人事檔案、科研檔案以及會計檔案等。隨著醫院計算機使用的普及，海量數據被存儲在計算機中，數據存儲安全問題備受重視。基于大數據背景開展醫院檔案管理創新，不僅可以保障醫療衛生服務數據的安全性，還可以促進醫療衛生信息共享互通，實現檔案資源的高效率利用。

一方面，醫院借助大數據技術創新檔案管理，可以分類處理海量檔案數據，更加精準地預測數據風險，提前解決數據存儲安全問題。特別是在醫療衛生檔案管理過程中，醫院借助大數據技術分析海量護理記錄、醫療記錄、住院病歷與門診病歷，可以順利規整醫療衛生服務數據，并及時備份，奠定醫療衛生服務檔案數據的應用基礎。

另一方面，醫院借助大數據技術創新檔案管理，可以突破醫院傳統檔案管理中的信息孤島問題，暢通醫療衛生信息共享互通途徑，提高醫療衛生信息利用效率。同時，在計算機技術、云技術以及物聯網技術等先進技術的支持下，醫院可以選擇更加多樣的檔案載體形式，突破檔案共享利用瓶頸，為檔案管理整體水平的提高提供依據。

二、基于大數據背景下的醫院檔案管理現狀

當前，眾多醫院積極響應醫療深度改革的需求，依托數字化技術，構建面向臨床應用的電子檔案管理系統。該系統在線整合了門診預約、住院記錄、掛號收費、病案管理、經濟統計及自動化辦公等多方面的檔案信息。在電子檔案系統運行過程中，醫院內部人員可以登錄系統選擇進入住院志、知情文件、病程記錄以及其他記錄的子系統，瀏覽標準化文本文檔。當前大多醫院電子檔案管理系統支持在線編輯和修改標準化文檔功能，能夠整合傳統病歷醫生手寫診療記錄和大量文字、圖片、影像與表格形式的檢查數據，在一定程度上解決了醫院檔案管理過分依賴紙質文件而導致的管理低效問題。但是，在醫院檔案管理實踐過程中，仍然存在存儲標準不規范、垃圾數據繁多、檢索調用不全面以及安全隱患突出等問題，不僅會造成檔案管理效率低下，還會出現檔案損壞或丟失問題。

三、基于大數據背景下的醫院檔案管理創新措施

1.標準化管理

在大數據時代，標準化管理是醫院檔案管理創新的主要方向之一。醫院檔案標準化管理并不是一蹴而就的。面對大數據背景下檔案信息井噴式增長的趨勢，醫院應依托計算機系統上傳病患的治療數據、體征數據及治療費用數據的顆粒度變化趨勢，從數據生產端入手，統一電子檔案標準，為醫院內部數據管理奠定堅實基礎。在數據生產端，醫院應以電子病歷系統為主，主動參與全過程管理并輸出一致的病歷檔案信息。根據病歷檔案數據類型多的特點，醫院應借鑒數據庫加工處理經驗，根據數據項的差異，確定對應的數據類型，包括文本型數據、數值型數據以及圖像型數據等。在明確檔案數據類型之后，醫院應借鑒聚類分析理念，采用主題圖標識手段——詞頻法，以醫囑內容、病程記錄、手術記錄及檢驗檢查報告等作為關鍵詞（或主題詞），自動標注各類檔案數據的特征，挖掘潛在的關聯主題，為檔案數據庫中相同關鍵詞（或主題詞）的檔案數據在組織、整合、存儲、共享以及分類方面的快速實施提供支撐。在結構化與半結構化檔案文本數據潛在主題提取的基礎上，醫院可以將有價值、潛在的多維度檔案，如手術記錄、病程記錄和檢驗檢查內容等為重點，將一個病情復雜，如歸屬兩個或多個疾病主題病患的病程記錄聚集到一起。然后，挖掘檔案信息資源語義層面，以高頻關鍵詞為核心，輸出格式一致的檔案摘要，包括手術日期、入院診斷、手術名稱、出院診斷、診療經過、入院日期、入院時情況以及出院醫囑等。

針對不同格式檔案轉換的問題，醫院可以參考病歷檔案知識本體庫的構建工具，在特定的病歷檔案本體語境內，遵循“由點到線、由線及面”的持續深化原則，建模病歷檔案首頁、病程記錄、入院記錄、檢驗檢查報告單以及出院記錄等不同格式文檔。在建模過程中，醫院可以將電子病歷檔案視為醫學信息學本體子集，復現其他本體建模成果，列出本體重要術語，打造標準化的醫學語言系統。標準化的醫學語言系統是在類及類等級確定下，定義類的屬性（種屬關系、實例關系、父子關系、實例間關系等）以及分面（賦值類型、屬性值、賦值基數）。例如，某腎型高血壓疾病本體檔案中的出院記錄本體與入院前、入院治療及出院結論信息存在父子關系，入院前持續時間、血壓和治療之間存在實例間關系，可以數值型賦1個或多個值。

2.系統化管理

針對垃圾數據泛濫問題，醫院應定期運用大數據技術，系統性地推進檔案挖掘工作，及時洞察垃圾數據趨勢并迅速處理。醫院檔案管理中的大數據挖掘主體是檔案管理人員，大數據挖掘客體是文獻資料與臨床資源。對于文獻資料，醫院檔案管理人員應挖掘中國期刊網全文數據庫、內部科研檔案以及人事檔案相關的醫案專著、醫話著作和名醫驗案集，與醫論互讀，完善檔案線索。對于臨床資料，醫院檔案管理人員應主動與藥房、病案室以及臨床科室溝通，挖掘醫院信息系統中的電子病歷，并重新編排成數據庫。在整個數據挖掘過程中，醫院檔案管理人員應考慮數據形式、挖掘目的以及挖掘要素的差異，選擇不同的挖掘方法。除傳統個人領悟挖掘法外，醫院檔案管理人員可以選擇頻數分析、聚類分析、回歸分析以及關聯分析等新穎手段。比如，利用關聯分析方法挖掘某醫生臨床用藥的習慣。再如，利用頻數分析方法挖掘藥物相對規范的醫藥信息等。

在選擇新穎數據挖掘手段的基礎上，根據醫院檔案數據量大、易產生垃圾數據等特點，檔案管理人員應運用SPSS軟件、Oracle軟件構建數據庫導入電子檔案數據的Excel文件，從數據來源著手，在線清洗垃圾數據，包括病患年齡為空值的情況、病患年齡和診斷存在明顯邏輯錯誤的情況、病患性別為空值的情況、同一種病使用名稱不一的情況以及藥品中存在空格的情況等。初步清除表層垃圾數據后，醫院檔案管理人員可以借鑒大量檔案研究文獻，挖掘海量數據深層隱藏的垃圾數據。例如，對于檔案記錄人員的性別結構時，檔案管理人員可以采用簡單、便捷且適用廣泛的頻數分析法，對特定時間段內有效電子檔案的頻數展開排序并標注百分比。通過設定規則，刪除頻率和百分比明顯異常的數據，有效避免大量垃圾數據的累積問題。

3.智能化管理

檢索調用是大數據背景下醫院檔案管理的核心功能，針對檔案管理檢索調用不全面問題，醫院可以創新利用SorlCloud（分布式全文檢索）大數據技術，搭載企業級全文檢索引擎與中英文分詞，打造高可靠、高可用以及高性能的類百度醫療大數據平臺智能檢索子系統，實現多業務系統的有機整合、查詢調用結果秒級反饋，并形成患者信息360度視圖。在系統化管理創新過程中，醫院可以從病患專題庫構建著手，開發全文檢索服務以及病患全息檔案可視化調用功能。

在病患專題庫構建過程中，根據數據質量、數據規范與檔案檢索調用系統化管理成熟度之間的關系。醫院檔案管理人員應以多維異構數據為對象，利用數據倉庫技術手段搭載醫院內部多業務數據中心系統，包括實驗室信息管理系統、影像歸檔和通信系統、醫院信息系統以及計算機病案系統等。同時，多業務系統接入后，根據不同業務系統數據質量差異以及含義區別，考慮全量數據與增量數據（時間戳、流水號等）接入，全面定期增量更新，打通數據壁壘，實現數據匯聚。隨后，建立病患索引，關聯整合數據，為有效數據的分析提供支持。

在全文檢索服務執行過程中，醫院檔案管理人員需要登錄系統，搭載全文檢索服務器及全文檢索索引庫，作為系統用戶執行模擬百度方式的人性化智能搜索（中文搜索/英文搜索），實現基于全文檢索服務的網頁查詢。基于全文檢索服務的網頁查詢需要以病患基本信息為中心，調用服務查詢多類型檔案數據，如對于住院患者，以患者就診卡號為主索引，檢索患者基本信息（含姓名、拼音碼、出生日期、性別、血型、身份證號等）、診斷信息、醫保信息、住院信息、掛號信息（含門診號、就診卡號、科室號、掛號級別、處方號等）、檢驗信息、放射信息以及病理信息等。返回病患、人員和藥品等檢索結果后，醫院檔案管理人員可以點擊關聯病患360度視圖，并根據需要查看、增加、編輯或調用。

4.安全化管理

在大數據背景下，醫院檔案存儲媒介也在持續改進，以硬盤、光盤和云存儲為代表的現代存儲媒介日趨穩定。醫院應認識到單一存儲介質隱含的風險，綜合應用硬盤存儲、光盤存儲與云存儲技術。其中，硬盤式存儲需要醫院檔案管理人員在相機存儲卡內以RAW+JPEG形式保存照片，并經Fusion Drive混合硬盤解決方案將硬盤內圖片寫入計算機，根據需要照片的刪除、篩選和修改，并標注時間、地點、主要事件和人物等關鍵詞，滿足檔案照片資源的高質量管理需求。光盤存儲需要醫院檔案管理人員每月將硬盤數據分批刻錄到光盤上，滿足醫院檔案長時間保存的需求。云存儲需要醫院檔案管理人員登錄聯網計算機網盤賬號，實時上傳檔案備份。

在綜合應用多種檔案保存介質的基礎上，醫院應注重加強防火墻訪問安全防護與入侵檢測安全防護。一方面，醫院應將防火墻視為內部網絡與外部網絡之間的安全屏障，引入性能好、硬件設備與軟件程序獨立、具備海量數據連接功能且權限劃分便捷、能夠全面檢測狀態的防火墻系統，并根據該系統的運行狀況定期升級優化，以初步確保檔案數據的安全。另一方面，醫院在電子檔案管理數據存儲設備設施安裝前，應配備專用的硬件設備、處理問題高效、自我維護功能優良的網絡入侵檢測防御系統及網關病毒防御系統。依托網絡入侵檢測防御系統與網關病毒防御系統，主動查找檔案管理中的病毒和惡意攻擊，前移防御陣地，保障大數據背景下電子檔案的安全性。

此外，檔案管理人員工作態度與行為規范對檔案管理數據安全具有直接影響。醫院檔案管理人員應積極轉變觀念，樹立積極主動的服務觀念與強烈的責任感，主動參與檔案信息安全維護培訓及電子檔案安全知識宣傳。同時，醫院檔案管理人員應根據《中華人民共和國檔案法》關于檔案信息保護的規定，規范管理行為，并主動了解信息加密技術、反黑客入侵技術等常見安全防護技術，避免個人操作不當或防控不到位、不及時對檔案數據安全造成的影響。

四、結語

綜上所述，檔案管理創新在醫院的發展歷程中是一個漫長而復雜的過程，與醫院內部管理緊密相連。基于大數據背景下創新醫院檔案管理，不僅可以解決數據安全風險問題，還可以提高醫院檔案管理水平。因而針對檔案管理過程中存在的垃圾數據多、安全隱患突出以及檢索調用不全等問題，醫院應當創新推進檔案系統化管理、智能化管理、安全化管理與標準化管理，統一檔案數據格式與轉換標準，引入防火墻與入侵檢測、網關病毒防御系統，構建智能搜索引擎，充分發揮大數據技術在檔案管理過程中的優勢，促進檔案管理工作的高效率、高質量開展。

參考文獻：

[1]秦一力，唐松梅.新質生產力對公立醫院檔案信息化的推動與啟示[J].臨床醫藥實踐，2024（09）：719-720.

[2]楊 紅.大數據視域下公立醫院黨員檔案管理的難點與對策研究[J].蘭臺內外，2024（17）：7-9.

[3]劉 悅.大數據時代公立醫院廉政檔案管理和應用路徑探究[J].蘭臺內外，2024（35）：7-9.

[4]譚曉琳，肖 輝，韓 潔.基于文檔一體化的醫院檔案智慧管理平臺的構建[J].中國衛生信息管理雜志，2024（03）：399-405.

[5]潘永紅，劉彩賀，肖夢怡.基于大數據技術的醫院病案數字化管理系統設計[J].電腦編程技巧與維護，2024（07）：90-93.

[6]宋 燕，張 寧，王 爽.數字化背景下醫院檔案信息化建設探究[J].黑龍江檔案，2024（04）：241-243.

[7]李 越，郭朗睿.醫院檔案服務平臺用戶持續使用意愿影響因素研究——基于六安市醫院檔案信息化建設現狀[J].檔案學刊，2024（03）：50-61.

[8]趙 陽.健康醫療大數據背景下醫院檔案資源管理策略[J].辦公室業務，2024（21）：99-101.

作者單位：寧津縣人民醫院

作者簡介：任薦欣（1984—），女，漢族，山東德州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。