提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的路徑研究

摘 要：信息爆炸時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理十分重要，是提高單位公共事項(xiàng)服務(wù)水平和工作質(zhì)效的關(guān)鍵。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中存在諸多不足，影響工作效率，無(wú)法體現(xiàn)出檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。文章以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的路徑為研究對(duì)象，闡述了提高檔案管理工作效率的重要性，分析了影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的原因，對(duì)如何解決問(wèn)題提出幾點(diǎn)建議，希望為相關(guān)人士提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理；工作效率

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理較為復(fù)雜，涉及較多管理制度、管理人員和檔案信息，需要工作人員根據(jù)制度要求做好檔案信息收集、整理、歸檔和存儲(chǔ)，以便后續(xù)順利開(kāi)展檔案信息檢索和應(yīng)用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率較低，難以挖掘檔案信息的價(jià)值，解決單位運(yùn)行管理問(wèn)題。為解決這一問(wèn)題，本文就如何提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率展開(kāi)探究。

一、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作就是將日常工作中形成的文件和資料，按照科學(xué)、系統(tǒng)的方式開(kāi)展收集、整理、歸檔和保存，確保檔案資料的完整、真實(shí)，為相關(guān)人員利用檔案資料提供便利。檔案資料涵蓋事業(yè)單位各部門的工作內(nèi)容，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)施的依據(jù)，也是科研工作和宣傳教育的基礎(chǔ)。通過(guò)對(duì)檔案資料的有效管理和合理應(yīng)用，能夠提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的服務(wù)水平，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由于檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，需要管理人員按照相關(guān)規(guī)章制度開(kāi)展工作，提高檔案管理工作效率，助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展。提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的重要性主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案中記錄了較多重要信息，包含單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)報(bào)表及合同等，是支撐各類業(yè)務(wù)活動(dòng)和決策的關(guān)鍵因素。通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的綜合分析，能夠從中獲得更多的經(jīng)驗(yàn)和解決問(wèn)題的對(duì)策，促使單位健康發(fā)展。通過(guò)創(chuàng)新檔案管理模式，構(gòu)建檔案管理隊(duì)伍，可以有效提高檔案管理工作效率，使單位管理者認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，并主動(dòng)挖掘檔案信息，助力單位良好發(fā)展。

第二，保證檔案信息安全。檔案中有較多重要的資料，要求檔案管理人員做好安全管理，防止出現(xiàn)信息被泄露的情況。與粗放式檔案管理模式相比，高效率的檔案管理模式增強(qiáng)檔案管理人員的安全管理意識(shí)，促使單位制定與檔案管理要求相符的安全管理制度，減少檔案丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案安全管理水平。

第三，提高檔案的利用率。在高質(zhì)量的檔案管理工作中，能夠根據(jù)檔案特點(diǎn)與檔案管理要求制定檔案分類和檢索體系，通過(guò)日常的分類和檢索，使相關(guān)人員能夠快速獲取需要的信息資料。如此一來(lái)，可以節(jié)約檔案檢索和收集的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)資源共享，無(wú)形中提高檔案資料的利用率。

二、影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的因素

1.檔案管理模式滯后

機(jī)關(guān)事業(yè)單位具有公益性、服務(wù)性的特點(diǎn)，需認(rèn)真履行職責(zé)，以滿足公眾的基本需求。檔案作為事業(yè)單位管理的一部分，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)單位改革發(fā)展情況，及時(shí)更新管理模式，為單位運(yùn)行管理提供服務(wù)，推動(dòng)單位各項(xiàng)工作高效開(kāi)展。通過(guò)分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)有些單位仍然以粗放式管理模式作為主要管理手段，缺少對(duì)檔案管理制度更新、人員隊(duì)伍建設(shè)以及管理流程建設(shè)等工作的關(guān)注，影響檔案管理工作效率，難以挖掘檔案材料潛在的價(jià)值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料較多、類型復(fù)雜，粗放式管理模式不能保證檔案資料的完整性和全面性，可能會(huì)因?yàn)楣芾聿划?dāng)造成重要檔案資料丟失情況。這一現(xiàn)象在檔案管理中比較常見(jiàn)，是影響檔案管理質(zhì)效的因素之一。

2.缺少專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

在重業(yè)務(wù)、輕管理的影響下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位忽視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理人員出現(xiàn)思想觀念滯后、工作能力薄弱的情況，無(wú)法為高效率的檔案管理提供助力。

在信息化時(shí)代下，檔案管理人員需主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、知識(shí)技能，充實(shí)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高工作能力。部分檔案管理人員未意識(shí)到職業(yè)發(fā)展的重要性，缺少持續(xù)、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其出現(xiàn)安于現(xiàn)狀的思想。例如，部分單位構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，由于檔案管理人員缺少信息化工作意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不能借助信息系統(tǒng)完成檔案信息的收集、歸檔，無(wú)法保證檔案管理工作的效率。如果檔案管理人員不能主動(dòng)提高自身的業(yè)務(wù)能力，就會(huì)影響我國(guó)檔案事業(yè)的創(chuàng)新，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

3．監(jiān)督管理不到位

機(jī)關(guān)事業(yè)單位未針對(duì)檔案管理制定監(jiān)督管理機(jī)制，缺少對(duì)檔案管理行為、流程和利用過(guò)程的監(jiān)督，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理方面的問(wèn)題。檔案管理工作會(huì)因?yàn)椴灰?guī)范操作導(dǎo)致重要信息被泄露，威脅事業(yè)單位運(yùn)行的安全。監(jiān)督檔案管理可以有效避免這一問(wèn)題，對(duì)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平具有重要意義。因而機(jī)關(guān)事業(yè)單位在工作中應(yīng)及時(shí)完善管理制度，提升檔案管理的安全性和可靠性，為事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展助力。

4.數(shù)字化建設(shè)水平有待提高

數(shù)字技術(shù)與檔案管理模式的銜接，不僅能解決檔案管理滯后、工作效率低下的問(wèn)題，還能推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型。當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中普遍存在以下問(wèn)題：

第一，硬件設(shè)備設(shè)施更新不及時(shí)。部分管理人員認(rèn)為只要使用計(jì)算機(jī)就是響應(yīng)數(shù)字化、信息化建設(shè)，在利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案管理工作后，未及時(shí)更新硬件設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致現(xiàn)有硬件設(shè)施難以支撐數(shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行。因?yàn)橛布O(shè)備功能單一、運(yùn)行速度緩慢，所以限制了檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

第二，缺少與機(jī)關(guān)單位相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全生命周期管理。此外，不具備更新檔案管理系統(tǒng)意識(shí)，降低檔案管理效率，影響檔案管理效果。

三、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的對(duì)策

1.創(chuàng)新檔案管理模式

為規(guī)范檔案管理流程，激發(fā)工作人員的熱情，立足機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的趨勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理模式，更新檔案管理手段。結(jié)合以往檔案管理問(wèn)題，可從以下方面入手：

第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員合規(guī)管理意識(shí)，確保檔案管理工作符合檔案管理行為。事業(yè)單位檔案資料的重要性不言而喻，與單位運(yùn)行管理有密切的關(guān)系。如果單位不能堅(jiān)持合規(guī)化、合法化的原則，會(huì)影響單位發(fā)展。因而可以組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)法律法規(guī)，營(yíng)造良好的工作氛圍，減少違規(guī)行為。

第二，樹(shù)立精細(xì)化管理理念，健全檔案管理制度，優(yōu)化管理流程。精細(xì)化管理理念的實(shí)施，能夠解決檔案管理制度體系不完善的問(wèn)題，可以使檔案管理模式更符合事業(yè)單位的發(fā)展需求。在精細(xì)化管理中，深入分析以往檔案管理問(wèn)題，從制度建設(shè)和流程優(yōu)化方面入手，明確檔案信息收集、整理、歸檔和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理人員的責(zé)任，制定崗位責(zé)任制度、考核制度和激勵(lì)機(jī)制，規(guī)范檔案管理行為。為確保檔案管理制度落地，還應(yīng)制定追責(zé)制度，對(duì)于未履行檔案管理責(zé)任的員工給予一定的懲罰，追究其責(zé)任，以此達(dá)到全過(guò)程管控的目的，為提高檔案管理工作效率奠定基礎(chǔ)。

第三，編制檔案管理規(guī)范操作指南。針對(duì)部分管理人員操作不規(guī)范的問(wèn)題，編制檔案管理操作手冊(cè)，明確各階段工作操作要求和標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)檔案管理人員按照手冊(cè)工作，使檔案管理工作高效有序開(kāi)展。需要注意的是，檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新會(huì)影響部分工作操作流程。因而檔案管理人員應(yīng)根據(jù)制度的變化，及時(shí)完善操作手冊(cè)，確保操作手冊(cè)的指導(dǎo)作用。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為達(dá)到提高檔案管理工作效率的目標(biāo)，可從人才隊(duì)伍建設(shè)方面入手，利用多項(xiàng)措施提高從業(yè)人員的專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，從根本上解決檔案管理問(wèn)題。結(jié)合檔案管理人員崗位工作的問(wèn)題，應(yīng)采取以下措施：

第一，組織內(nèi)部培訓(xùn)活動(dòng)。從檔案管理原則、檔案分類、存儲(chǔ)以及法律制度等方面入手，利用專題培訓(xùn)為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使其在潛移默化中掌握專業(yè)知識(shí)，形成規(guī)范化工作意識(shí)。例如，為提高檔案管理人員的專業(yè)能力，采取“理論＋實(shí)訓(xùn)”的形式，邀請(qǐng)檔案專家解讀檔案管理法律法規(guī)，依托檔案職業(yè)技能實(shí)訓(xùn)基地，組織學(xué)員開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)訓(xùn)、文書(shū)檔案整理實(shí)訓(xùn)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，參訓(xùn)人員對(duì)檔案相關(guān)法規(guī)有了新的認(rèn)識(shí)和理解，提高了實(shí)踐操作能力，進(jìn)一步提高本單位檔案工作的管理水平。

第二，通過(guò)人員招聘，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。部分單位檔案管理人員出現(xiàn)年齡斷層，現(xiàn)有人員接受新事物能力較弱。針對(duì)此問(wèn)題，面向社會(huì)招聘，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、能力較強(qiáng)的檔案管理人員，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍注入新的血液。

第三，組織數(shù)字化培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的信息化能力。圍繞檔案管理信息化建設(shè)，開(kāi)展多元化的培訓(xùn)活動(dòng)，將先進(jìn)的檔案管理手段融入培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人員清晰掌握數(shù)字化檔案管理流程，并牢固樹(shù)立數(shù)字化檔案管理意識(shí)。

3.建立監(jiān)督管理機(jī)制

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，構(gòu)建完善的監(jiān)督管理機(jī)制，以有效解決檔案管理不規(guī)范及制度不健全等問(wèn)題。結(jié)合以往監(jiān)督管理制度建設(shè)問(wèn)題，可從以下方面入手：

第一，確定監(jiān)督管理范圍。針對(duì)檔案管理工作效率低下的問(wèn)題，從檔案管理制度建設(shè)和執(zhí)行、管理流程和檔案管理行為等方面入手，明確監(jiān)督管理內(nèi)容，促使檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展。

第二，明確監(jiān)督管理人員的責(zé)任。為提高檔案管理水平，營(yíng)造良好的工作環(huán)境，明確監(jiān)督人員的責(zé)任，要求監(jiān)督人員認(rèn)真履行崗位責(zé)任，做好對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管。

第三，制定監(jiān)督管理制度體系。為規(guī)范檔案管理流程，發(fā)揮監(jiān)督管理作用，制定監(jiān)督管理制度體系，增強(qiáng)檔案管理人員規(guī)范的工作意識(shí)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理高效開(kāi)展。

4.加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)

在數(shù)字化檔案管理中，憑借現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理。一方面，做好硬件設(shè)備設(shè)施的更新、升級(jí)。由于檔案數(shù)字化管理需要較多硬件設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等。如果機(jī)關(guān)事業(yè)單位不具備配套的硬件設(shè)備，就會(huì)增加檔案管理工作量，且無(wú)法保證工作效率。因此，需要根據(jù)數(shù)字化建設(shè)需求，及時(shí)更新硬件設(shè)備設(shè)施，并保證其性能穩(wěn)定、運(yùn)行安全，為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供設(shè)備支撐；另一方面，構(gòu)建與機(jī)關(guān)單位數(shù)字化建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，處于不斷改革和創(chuàng)新中。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅解決工作效率低下問(wèn)題，還能夠?yàn)閱挝粩?shù)字化轉(zhuǎn)型提供驅(qū)動(dòng)力，是助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的有效舉措。在數(shù)字化建設(shè)中，需要深度考慮單位各部門數(shù)字化建設(shè)情況，根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理要求，確定檔案管理系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃，與專業(yè)機(jī)構(gòu)合作，構(gòu)建功能豐富、運(yùn)行安全的檔案管理系統(tǒng)。例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以引進(jìn)具有檔案收集與整理、檔案存儲(chǔ)與安全以及檔案檢索與利用等功能的智能化檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)信息化操作規(guī)范檔案管理流程，提高管理效率，節(jié)約檔案管理成本，減少檔案信息收集和處理工作量，提升檔案管理工作質(zhì)量。此外，針對(duì)檔案信息被泄露的問(wèn)題，應(yīng)在系統(tǒng)中安裝加密技術(shù)或者防火墻技術(shù)，及時(shí)保護(hù)檔案資料，控制信息被泄露和丟失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，積極開(kāi)展組織安全教育工作，將檔案安全管理的重要性深植于管理實(shí)踐中，使檔案管理人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值，自覺(jué)遵守檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，影響檔案管理工作效率的因素較多，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好人員隊(duì)伍建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)工作，通過(guò)創(chuàng)新檔案管理模式，借助精細(xì)化管理理念，提升檔案管理質(zhì)量，為事業(yè)單位應(yīng)用檔案資料提供保障。同時(shí)，制定監(jiān)督管理機(jī)制，監(jiān)管檔案管理流程、制度執(zhí)行過(guò)程，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管，解決檔案管理問(wèn)題，促使檔案管理規(guī)范化開(kāi)展。

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作者單位：魚(yú)臺(tái)縣能源事業(yè)發(fā)展中心

作者簡(jiǎn)介：常靜（1976—），女，漢族，山東濟(jì)寧人，本科，館員，研究方向：檔案管理。