數智時代不動產檔案智慧館庫發展探究

智慧館庫通過系統集成，將檔案、設備、人員及環境等要素整合至統一平臺，實現集中監測與一體化管理。該系統可為檔案管理部門提供精準的數據分析、實時監控和自定義場景設置功能，全面提升檔案在“監、管、用”方面的效率、安全性與環保水平。依托數字技術，智慧館庫可實現檔案庫房空間的虛實信息交互、智能預警、全館檔案資源的精準掌控以及全方位感知映射等功能，實現對多維空間的統一管理，全面掌握庫房內設備運行狀態和檔案存放情況。

在新時期，檔案工作正邁向數智化升級的新階段，標志著檔案管理從傳統的被動保管向智能化應用轉變。將高科技信息處理技術深度融人不動產登記檔案的全流程管理中，是推動其數字化轉型與現代化管理的必由之路，也是提升檔案服務水平、實現高質量發展的關鍵舉措。

一、不動產檔案智慧館庫發展背景

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出：加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設優化升級，加強國家檔案數字資源規劃管理，加快推進對重要檔案數字化成果進行文字識別和語音識別[]。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》為人工智能技術的應用提供了基礎。智慧檔案館庫作為智慧城市建設的重要組成部分，其發展是智慧城市建設的必然要求，是傳統檔案館順應內外部環境變化的必然趨勢，是實現檔案管理現代化的內在需要。智慧檔案館作為數字檔案館的升級版，是檔案管理現代化的重要體現。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》更是明確了電子檔案的法律效力，為檔案智慧化管理提供了制度保障。智慧檔案館以運用新一代信息技術為基本手段，以提升檔案服務便捷化及管理高效化為基本目標，通過全面感知、智能協同、深度融合和場景生成等運作方式，實現檔案事業的可持續發展。

數智時代，物聯網、云計算、大數據、人工智能、區塊鏈等新一代信息技術的快速發展和深度融合，為檔案智慧館庫建設提供了堅實的技術支撐。例如，大數據技術實現了海量檔案數據的高效處理和分析；人工智能技術賦予檔案管理系統自主學習與決策能力；區塊鏈技術為電子檔案“四性”檢測提供技術支撐。種種新技術的協同應用，使得檔案庫房管理由傳統的“保管型”向現代的“智慧服務型”轉變，智慧檔案庫房建設將實現檔案管理的智能化、便捷化、科技化，從而更好地服務社會與公眾。

二、不動產檔案智慧館庫發展現狀分析

隨著數字化轉型的深入推進，智慧館庫建設已成為不動產檔案管理現代化的重要方向。不動產檔案智慧館庫是指運用物聯網、大數據、人工智能等現代信息技術，構建具有智能感知、高效管理、深度分析和智慧服務功能的檔案管理體系，其核心特征包括數字化、網絡化、智能化和服務化，能夠實現檔案資源的全生命周期管理和價值最大化。2019年3月11日，國務院辦公廳發布《關于壓縮不動產登記辦理時間的通知》，明確要求壓縮不動產登記業務辦理時間，推動各地加速推進檔案電子化進程。2023年12月21日，自然資源部等四部門聯合印發《關于進一步提升不動產登記便利度促進營商環境優化的通知》，強調“全面推進‘全程網辦’”和“完善信息在線查詢服務”，為不動產檔案數字化應用提供了政策保障，為加快建設不動產智慧館庫提供了數據保障。

目前，各地不動產登記機構正大力推進檔案數字化工作，重點解決“存量”檔案數字化和“增量”檔案電子化同步推進的問題[2。例如，北京市在《不動產登記暫行條例》出臺后不久，即迅速整合不動產登記、稅務等多方數據，依托大數據和云計算技術構建了不動產檔案管理平臺，實現了數據跨部門共享，顯著提高了檔案管理效率和服務透明度。上海市保存著大量歷史房產檔案，通過將這些檔案數字化，確保了不動產數據的完整性和可追溯性。杭州市充分利用數字經濟中心的優勢，借助阿里巴巴等本地科技企業的技術支持，通過大數據、云計算和物聯網技術，將不動產檔案管理與智慧城市建設相結合，已完成全部“存量”檔案的數字化及“上云”工作。深圳市的探索則體現出科技創新與政策推行之間的強力互動，其率先在全國引入區塊鏈技術以確保不動產檔案數據的透明性和不可篡改性。南京市已形成覆蓋全域、高效協同的不動產檔案成果體系，推行“掃描前置”模式，在窗口受理業務時同步完成電子化掃描，實現新增檔案“當天受理當天歸檔”，數字化積壓逐步清零，并且通過部署RFID智能資料柜，利用電子標簽綁定案卷，實現檔案全生命周期追蹤。此外，還通過建成“線上蘇小登·南京E辦證”平臺，集成微信公眾號、移動客戶端、自助終端機等多渠道查詢服務。2024年度線上查詢逾350萬次，檔案數字化成果顯著，實現了從“人工翻找”到“秒級定位”再到“云上通辦”的跨越。

智慧館庫建設是檔案部門向著數字化、智能化轉型的關鍵一步，標志著檔案管理從傳統的手工勞作模式向以信息技術為核心驅動力的現代化模式的深刻變革，在這一轉型過程中，檔案管理的理念、流程、方式等都在經歷全方位革新。不動產智慧館庫在提升檔案管理效率、筑牢檔案安全防線、促進資源共享流通、服務民生、賦能城市建設方面具有不可估量的價值[3]。

三、不動產檔案智慧館庫系統架構設計

不動產登記檔案作為產權流轉的歷史憑證與社會管理的核心數據，其管理效率直接關乎國計民生，傳統的檔案館庫普遍面臨檔案存量龐大、存放分散、查詢效率低下等問題。而依托數字技術，通過物聯網感知、云計算分析等技術重構不動產檔案管理流程，可以妥善解決這些痛點。

（一）數據感知層：建立多元數據采集的“神經末梢”

數據感知層的核心由智能環境控制系統、智能密集架管理系統、RFID電子標簽管理系統、安全實時報警系統、數字視頻門禁系統、智能燈光指引系統構成。

環境安全智能控制系統通過高精度的傳感器，實時、精準地監測庫房內的溫度、濕度等一系列關鍵環境參數，通過對庫房環境的數據采集、分析和處理，控制各種受控設備自動工作。智能密集架系統采用電動控制和機械傳動技術，使密集架能夠根據用戶的操作指令自動開合，為存取檔案開辟出便捷的通道，智能密集架系統還會實時記錄密集架的運行狀態和檔案存放位置，確保在需要時能夠快速、準確地定位和獲取檔案。智能燈光管理系統可根據檔案的保存要求，提供適宜的光照條件，保護檔案免受損害[4]。RFID電子標簽管理系統，配合盤點車的紅外掃描裝置及手持讀寫終端，實現檔案出入庫的動態監管，當未被授權檔案被帶離庫房時，系統會自動觸發報警裝置。數字視頻門禁系統可以對庫區進行24小時不間斷監控，并且視頻時間可留存6個月，確保庫房、檔案安全。此外，將掃描到的檔案信息上傳至中控系統，與智能密集架串聯，在智能密集架的屏幕端顯示庫存信息，以及批量上架、批量借還、快速定位、高效盤點、安全監控等。數據感知層的核心技術為無線射頻識別（RFID）技術，利用非接觸識別，無需取出檔案即可讀取標簽信息，還可以批量化處理，并將誤差控制在0.1立方米以內。

（二）網絡平臺層：形成核心數據匯總的“中樞神經”

網絡平臺層作為不動產智慧館庫體系的“中樞神經系統”，承擔著數據流通、系統互聯與資源調度的核心作用，是基于物聯網、云計算、大數據、3D庫房等新技術實現實體檔案資源與數字檔案資源的多層級管理。網絡平臺層以智慧一體化管控為基礎，以各應用子系統模塊為核心，實現檔案庫房的一站式管理。以南京市為例，各應用系統主要包括：智能環境控制系統、智能燈光指引系統、數字視頻門禁系統、智能密集架管理系統、RFID電子標簽管理系統、凈化消毒滅菌控制系統、安全實時報警系統、能源安全管理系統。利用網絡平臺層，可實現檔案實體的有序管理。憑借網絡云平臺的高性能，提升查檔利用系統數字化檔案載人速度，提高檔案查詢的效率。網絡平臺層通過數據加密傳輸、入侵檢測系統、防火墻等軟件硬件設備及技術手段，保障電子檔案數據的安全[5。針對當前優化營商環境的大背景，網絡平臺層可打通多部門間的數據壁壘，建立不動產電子檔案共享互通機制，多元化提升為企業、公眾辦事的效率。

（三）業務應用層：賦能業務動態管理的“智慧大腦”

不動產檔案智慧館庫的業務應用層作為直接面向管理者和用戶的交互界面層，通過整合底層數據與技術能力，驅動檔案管理、服務與決策的智能化變革，通過數字技術重構傳統業務流程。不動產檔案數據庫作為智慧館庫管理的核心數據中樞，與智慧館庫構成“大腦－軀體”協同體系，數據庫是智慧館庫的數據中樞，智慧館庫是物理載體與執行終端，二者通過數據流、控制流、服務流實現深度耦合，創新工作場景。

業務應用層作為服務協同層，按照一定的順序賦能業務管理，由用戶登錄智慧館庫發起查檔需求，智慧館庫后臺在數據庫中查找檔案元數據，并將存儲坐標顯示出來，同時，用戶獲取電子檔案副本，并將文件推送至區塊鏈存證，保障可信溯源，實現全流程無紙化查檔。業務應用層采用數據傳輸加密、訪問控制、“四性檢測”等措施，保障電子檔案不被篡改。業務應用層本質上是“數字生產力轉化器”，在檔案管理、政務服務、風險防控等場景中實現革命性突破。

四、不動產檔案智慧館庫的實踐與效用

不動產智慧館庫建設依托多層次技術融合，構建數據驅動的新型城市基礎設施，智慧館庫將向全域化、生態化、可持續化演進。智慧館庫的實踐本質是以新質生產力重構“人-物-場”關系，利用技術賦能檔案管理，實現管理模式從“靜態倉庫”向“智慧中樞”的躍遷，成為城市智慧化進程的發展基石。

（一）實踐路徑：技術驅動與場景落地

不動產智慧館庫的實踐與效能以數字化、智能化技術為核心，正重塑檔案管理模式，實現從存儲保管向數據賦能的服務躍升。智慧館庫建設的核心是為了保管檔案，并以此為契機助力不動產登記行業提升服務效能與信息化水平。智慧館庫利用各種智能化技術與智能化機器，如3D庫房可視化、RFID智能管理、智能館庫平臺、區塊鏈加密、云計算等對不同特征的檔案信息進行收集、整理、移交、入庫等數字化掃描操作，在檔案人庫后實現虛擬化場景落地。通過智慧館庫平臺，結合視頻監控、門禁系統、密集架聯動裝置及溫濕度監測等傳感設備，整合防火墻、數據自動備份等軟硬件設備，實現存儲設備與視頻監控、門禁系統、恒溫恒濕凈化設備聯動，做到智能監測、實時預警、多維度管控、指揮應急處置、數據信息統計、智能分析推送等。構建符合國家標準的“十防”防護體系，形成“人防、物防、技防”三位一體的智能館庫體系，為不動產檔案部門提供一個基于數字技術的一體化虛擬環境，確保檔案庫房、檔案管理人員、檔案實體資源、檔案數據資源的安全。

（二）多維效用：效能提升和演進邏輯

構建高效能、智能化、可持續、服務導向的檔案管理體系，實現檔案資源的深度價值挖掘與安全保存，聚焦提升檔案效能，解決傳統檔案管理的痛點并不是一蹴而就的，而是一個遵循內在規律、持續迭代升級的過程。在檔案數字化基礎上，實現將實體檔案轉化為數字形態，解決檔案存儲、備份和檢索問題。對掃描后的數字檔案進行結構化處理，通過元數據規范、內容標引等手段，將數字檔案轉化成可計算、可分析的數據資源。在系統層面上將“系統孤島”發展為“平臺整合”再進階為“生態協同”，就是將各類檔案業務系統集成為統一的智慧館庫平臺，實現數據共享（交換）、服務協同，構建開放共享的檔案數據服務生態圈。將智慧館庫建設納入不動產登記機構整體發展戰略，其作用不僅是管理工具，更是價值創造中心，通過決策支持、文化傳承、便民服務等方式，深度釋放檔案價值，服務社會發展。

數智時代為不動產檔案管理帶來了前所未有的機遇和挑戰，智慧館庫建設是順應時代潮流、推動不動產檔案管理現代化的重要途徑。未來，隨著技術的不斷發展和應用市場的持續拓展，智慧館庫將在不動產檔案管理領域發揮更加重要的作用，為數字政府和智慧社會建設提供有力支撐。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳，國務院辦公廳．“十四五” 全國檔案事業發展規劃[EB/OL].（2021-06-08） [2024-7-12].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202 106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[2]溫麗琴.生成式人工智能對智慧檔案館建設的影響[].山西檔案，2025（6）：63-66.

[3]張笑瑋，吳建華.生成式人工智能賦能檔案館服務質量的優化路徑研究Ⅲ]檔案與建設，2025（2）：62-70.

[4]吳慧芳，郭慶琳，余武南.檔案館智慧館庫建設研究[J].北京檔案，2016（5）：27-28.

[5]李志敏.數智時代智慧檔案館建設工作的思考J].辦公室業務，2024（22）：76-78.

[6]孟翔.檔案館庫房一體化智能管理探究]蘭臺內外，2024（29）：40-43.

作者單位：南京市不動產登記中心