后保管時(shí)代檔案管理由雙軌制到一體化探析

隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代的挑戰(zhàn)和需求，檔案管理正進(jìn)入后保管時(shí)代。GeraldHam于1981年最早提出后保管時(shí)代的概念[1]，他認(rèn)為，檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)移應(yīng)該從對(duì)檔案實(shí)體的物理管理轉(zhuǎn)向?qū)n案內(nèi)容的邏輯管理。數(shù)字時(shí)代，我們面臨著電子文件或電子檔案的廣泛產(chǎn)生和迅速傳播，檔案工作者不只是實(shí)體檔案的保管者，還是電子檔案信息的管理者，要做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的協(xié)同管理[2。這種協(xié)同管理誕生了兩個(gè)階段，一是雙軌制（紙質(zhì)檔案與電子檔案并行），二是一體化管理（紙質(zhì)檔案與電子檔案視為統(tǒng)一資源，協(xié)同管理）。雙軌制是過(guò)渡性的“雙線作戰(zhàn)”，而一體化管理是終極的“資源整合”。兩個(gè)階段雖然可以共存于同一管理周期，但是隨著電子檔案法律效力的普遍認(rèn)可和技術(shù)成熟，一體化管理正逐步取代雙軌制。

后保管時(shí)代，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制管理和一體化管理作為不同的兩個(gè)階段，存在以下差異，詳見(jiàn)表1。

通過(guò)表1可知，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制管理雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案的協(xié)同管理，但是仍然存在諸如技術(shù)依賴偏向性強(qiáng)，人力、存儲(chǔ)成本較高，對(duì)單位的適用性不夠強(qiáng)等缺點(diǎn)，需要加以解決才能達(dá)到更佳效果。

一、后保管時(shí)代檔案雙軌制管理現(xiàn)存的問(wèn)題

在雙軌制管理框架下，紙質(zhì)檔案與電子檔案的割裂性矛盾日益凸顯，具體表現(xiàn)為：

（一）紙質(zhì)檔案的流失損毀

在傳統(tǒng)的人工管理模式下，檔案實(shí)體需要在不同部門(mén)或單位之間頻繁傳遞。在此過(guò)程中，檔案在物理轉(zhuǎn)移時(shí)容易因交接登記不準(zhǔn)確、外調(diào)運(yùn)輸中的意外或臨時(shí)存放不規(guī)范等原因發(fā)生丟失或損毀。此外，如果在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行雙人核驗(yàn)制度，還可能導(dǎo)致檔案的錯(cuò)放或缺失，從而引發(fā)責(zé)任事故。

與此同時(shí)，電子檔案系統(tǒng)依賴人工登記，存在較為明顯的信息滯后性問(wèn)題。例如，當(dāng)實(shí)體檔案已經(jīng)進(jìn)人外調(diào)運(yùn)輸環(huán)節(jié)時(shí)，電子檔案系統(tǒng)可能仍顯示“在庫(kù)未借”；當(dāng)檔案實(shí)際完成跨部門(mén)流轉(zhuǎn)后，電子臺(tái)賬的使用記錄往往出現(xiàn)滯后，幾天后才能同步更新。這種“實(shí)體與數(shù)字”并行管理的方式，存在明顯漏洞，導(dǎo)致在檔案檢索時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)“系統(tǒng)有記錄，但庫(kù)房沒(méi)有實(shí)物”的問(wèn)題。此外，重要文件可能超期未歸卻無(wú)法及時(shí)預(yù)警，涉密檔案外泄可能不留痕跡，從而帶來(lái)系統(tǒng)性的管理風(fēng)險(xiǎn)。

表1雙軌制管理和一體化管理對(duì)比情況表

（二）檔案數(shù)據(jù)利用不夠充分

傳統(tǒng)的庫(kù)房管理系統(tǒng)不僅負(fù)責(zé)設(shè)備管理，還承擔(dān)著實(shí)體檔案目錄的管理任務(wù)。為了能夠快速查詢和定位檔案，通常需要建立詳細(xì)的檔案目錄，而這些目錄與電子檔案系統(tǒng)中的目錄內(nèi)容往往有一定的重合。實(shí)體檔案目錄和電子檔案目錄需要時(shí)刻保持一致，但由于它們通常由不同部門(mén)或系統(tǒng)分別管理，容易出現(xiàn)不同步問(wèn)題，從而增加了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

具體而言，檔案工作人員不僅需要手動(dòng)整理實(shí)體檔案的信息并錄入到傳統(tǒng)的庫(kù)房管理系統(tǒng)中，還必須將相同的信息重復(fù)錄人電子檔案系統(tǒng)，同時(shí)確保兩者數(shù)據(jù)的一致性。如此重復(fù)性工作不僅浪費(fèi)了大量時(shí)間，還容易因操作失誤或疏漏而導(dǎo)致錯(cuò)誤，進(jìn)而影響檔案檢索的效率與準(zhǔn)確性。

（三）檔案入庫(kù)管理空間浪費(fèi)

在實(shí)體檔案的人庫(kù)和存儲(chǔ)過(guò)程中，過(guò)度依賴人工經(jīng)驗(yàn)來(lái)規(guī)劃庫(kù)位，容易導(dǎo)致空間利用率低下和作業(yè)流程冗長(zhǎng)等問(wèn)題。由于缺乏智能化的庫(kù)位規(guī)劃系統(tǒng)，管理人員往往需要根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)來(lái)安排形狀各異的檔案盒，通常會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)空間的碎片化。例如，可能會(huì)為異形檔案預(yù)留過(guò)多空間，導(dǎo)致存儲(chǔ)密度低；或者對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案單元采取過(guò)于保守的存儲(chǔ)策略，造成立體空間的浪費(fèi)。

傳統(tǒng)庫(kù)房常采用固定區(qū)域劃分的模式，當(dāng)新增檔案超出原有區(qū)域容量時(shí)，通常只能采取“見(jiàn)縫插針”的臨時(shí)存放方式。這種隨意的存儲(chǔ)布局不僅影響存取效率，還可能在后續(xù)調(diào)檔時(shí)造成高頻率的二次搬運(yùn)。在缺乏實(shí)時(shí)庫(kù)存可視化的情況下，傳統(tǒng)管理方法難以進(jìn)行動(dòng)態(tài)的空間優(yōu)化和重組。隨著時(shí)間的推移，空間浪費(fèi)和搬運(yùn)損失會(huì)不斷積累，成為檔案管理現(xiàn)代化的障礙。

二、后保管時(shí)代檔案雙軌制管理向一體化管理轉(zhuǎn)型的必要性和可行性

后保管時(shí)代，檔案雙軌制管理向一體化管理轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行，具體原因如下：

（一）法規(guī)政策的推動(dòng)

國(guó)家層面，政策法規(guī)的制定、出臺(tái)為檔案雙軌制向一體化轉(zhuǎn)型提供了有力保障。2020年修訂出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)檔案法》具有里程碑意義，該法增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章，首次以法律形式明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力[3。在此基礎(chǔ)上，2024年頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》進(jìn)一步細(xì)化了電子檔案管理要求，系統(tǒng)性地規(guī)定了電子檔案的“四性（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性）”檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，為電子檔案在歸檔、移交、保存全流程中的法律合規(guī)性提供了操作性指南[4。這些法律法規(guī)的相繼出臺(tái)，構(gòu)建起檔案信息化建設(shè)的制度框架。

在地區(qū)和行業(yè)層面，一系列創(chuàng)新性標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施為檔案信息化轉(zhuǎn)型提供了重要支撐。以司法領(lǐng)域?yàn)槔?016年最高人民法院率先出臺(tái)《關(guān)于全面推進(jìn)人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用的指導(dǎo)意見(jiàn)》，這一具有前瞻性的政策文件不僅顯著提升了審判執(zhí)行工作的信息化水平，更通過(guò)構(gòu)建電子卷宗全流程管理體系，實(shí)現(xiàn)了審判流程的系統(tǒng)性再造。該政策一方面深化了司法公開(kāi)透明度，另一方面有效緩解了長(zhǎng)期困擾法院系統(tǒng)的“案多人少”的矛盾，特別是解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱流程復(fù)雜等實(shí)務(wù)難題[5]。

（二）新技術(shù)應(yīng)用的推廣

在數(shù)字化發(fā)展浪潮下，新一代信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用正在重塑檔案管理模式，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

1.區(qū)塊鏈技術(shù)賦能電子檔案管理

電子簽名與區(qū)塊鏈技術(shù)的成熟應(yīng)用為檔案單軌制改革提供了技術(shù)保障。以深圳市鹽田區(qū)人民法院為例，該院突破性地構(gòu)建了“全流程網(wǎng)上辦案”新模式，通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)確保電子卷宗的法律效力，在五個(gè)關(guān)鍵維度實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破：一是重構(gòu)電子檔案思維模式，二是提升審判效率達(dá) 40% ，三是創(chuàng)新數(shù)字化監(jiān)督手段，四是優(yōu)化檔案管理流程，五是拓展便民服務(wù)路徑。這一實(shí)踐為破解“雙軌制”運(yùn)行困境提供了可復(fù)制的解決方案，充分展現(xiàn)了新技術(shù)對(duì)檔案管理模式的重構(gòu)能力。

2.人工智能技術(shù)提升檔案處理效能

智能歸檔技術(shù)的突破性發(fā)展為檔案數(shù)字化提供了全新解決方案。日照市創(chuàng)新建設(shè)的“全域音像檔案智慧管理平臺(tái)”集成了多項(xiàng)前沿AI技術(shù)：通過(guò)OCR識(shí)別實(shí)現(xiàn)文字檔案的智能著錄，運(yùn)用語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)處理音頻檔案，采用人臉識(shí)別技術(shù)分類(lèi)影像資料。該平臺(tái)最突出的創(chuàng)新點(diǎn)在于構(gòu)建了智能質(zhì)檢系統(tǒng)，可自動(dòng)識(shí)別并提取有價(jià)值的音視頻信息，將人工需要數(shù)周才能完成的著錄工作縮短至數(shù)小時(shí)，準(zhǔn)確率高達(dá) 98%^[7] 。這一案例生動(dòng)展示了人工智能技術(shù)如何大幅提升檔案處理的效率和質(zhì)量。

3.系統(tǒng)集成技術(shù)實(shí)現(xiàn)全域協(xié)同治理

“全域檔案超腦”的建設(shè)體現(xiàn)了系統(tǒng)集成技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用。日照市通過(guò)構(gòu)建四級(jí)覆蓋的智能管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了三大突破性進(jìn)展：一是完成跨部門(mén)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)歸集，二是建立全域共享利用機(jī)制，三是實(shí)現(xiàn)智能安全管控。該平臺(tái)創(chuàng)新性地采用“三端（管理端、服務(wù)端、治理端）協(xié)同”架構(gòu)，將檔案工作共建共治共享水平提升至新高度，檔案利用率同比提升 65% ，管理成本降低 30%^[8] 。

這些創(chuàng)新實(shí)踐表明，新技術(shù)的深度應(yīng)用正在從三個(gè)維度重塑檔案管理：區(qū)塊鏈技術(shù)確保檔案的法律效力，人工智能技術(shù)提升處理效率，系統(tǒng)集成技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源協(xié)同。這種技術(shù)驅(qū)動(dòng)的轉(zhuǎn)型不僅解決了傳統(tǒng)檔案管理的痛點(diǎn)，更開(kāi)創(chuàng)了智慧檔案管理的新范式，為數(shù)字政府建設(shè)提供了重要支撐。未來(lái)，隨著技術(shù)的持續(xù)創(chuàng)新，檔案管理將向更加智能化、協(xié)同化、服務(wù)化的方向發(fā)展。

（三）檔案管理效能提升的需求

在數(shù)字中國(guó)建設(shè)的戰(zhàn)略引領(lǐng)下，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著從“保管型”向“智慧服務(wù)型”的深刻轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)型不僅體現(xiàn)在技術(shù)層面的革新，更在服務(wù)理念和治理模式上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。

1.智能檢索：重構(gòu)檔案利用新范式

寧波市鄞州區(qū)檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐具有標(biāo)桿意義。該館打造的“智慧檔案中樞系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)了三大維度的創(chuàng)新突破：一是效率維度，通過(guò)部署基于NLP的智能檢索引擎，支持語(yǔ)義檢索、關(guān)聯(lián)檢索等高級(jí)功能，將傳統(tǒng)查檔效率提升 300% 以上，原本需要3個(gè)工作日的查檔需求現(xiàn)可實(shí)時(shí)完成。二是空間維度，構(gòu)建跨館協(xié)同云平臺(tái)，打破傳統(tǒng)檔案利用的物理邊界。2023年累計(jì)完成跨區(qū)域調(diào)檔服務(wù)1.2萬(wàn)次，節(jié)省群眾跑動(dòng)距離超10萬(wàn)公里。三是治理維度，創(chuàng)新建立“收、管、用、治”全流程數(shù)字化閉環(huán)，通過(guò)業(yè)務(wù)指標(biāo)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和大數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)檔案管理效能的量化評(píng)估與持續(xù)優(yōu)化]

2.便民服務(wù)：打造檔案惠民新生態(tài)

唐山市數(shù)字檔案館建設(shè)卓有成效，做到了各立檔單位檔案在一個(gè)集中式平臺(tái)，以一套規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了電子文件從生成、收集、歸檔、移交、接收、保管到利用的全生命周期管理，檔案信息能夠有效銜接。該館在河北省內(nèi)首先研發(fā)了檔案館際互查系統(tǒng)，借助館際互聯(lián)互通，可完成公開(kāi)發(fā)布電子檔案數(shù)據(jù)、處理查檔需求、設(shè)置檔案查詢利用在線審批機(jī)制等多種功能，真正打通“信息孤島”和“資源孤島”[10]

總的來(lái)看，當(dāng)代檔案管理效能提升呈現(xiàn)出兩大特征：一是智能技術(shù)深度應(yīng)用推動(dòng)檔案管理從經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)；二是服務(wù)模式創(chuàng)新使檔案工作從封閉系統(tǒng)走向開(kāi)放生態(tài)。這種雙重變革不僅提升了檔案治理現(xiàn)代化水平，更為數(shù)字政府建設(shè)提供了重要支撐。

三、后保管時(shí)代檔案雙軌制管理向一體化管理轉(zhuǎn)型的對(duì)策

針對(duì)目前紙質(zhì)檔案和電子檔案協(xié)同管理的問(wèn)題，通過(guò)信息技術(shù)的引入，打通紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)據(jù)壁壘。借助實(shí)時(shí)共享與同步管理，既能降低人工成本，又能延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存周期，提升其利用率。

（一）物聯(lián)網(wǎng)賦能全流程管理

通過(guò)將紙質(zhì)檔案與RFID標(biāo)簽或二維碼綁定，并與電子檔案的唯一編碼相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和高效化。在檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中，當(dāng)檔案需要提供借閱或外借至其他單位時(shí)，檔案工作人員使用手持終端掃描標(biāo)簽，電子檔案管理系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)更新檔案的狀態(tài)，如標(biāo)記為“在途”或“外借至XX部門(mén)”，同時(shí)記錄相關(guān)責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。該流程顯著提高了檔案流轉(zhuǎn)的透明度和追蹤能力，避免了檔案丟失或未及時(shí)歸還的情況發(fā)生。當(dāng)檔案歸還至庫(kù)房時(shí)，通過(guò)感應(yīng)設(shè)備自動(dòng)識(shí)別RFID標(biāo)簽，系統(tǒng)會(huì)同步更新電子檔案的狀態(tài)為“在庫(kù)”，實(shí)現(xiàn)了檔案歸還信息的實(shí)時(shí)更新。

檔案工作人員還可以通過(guò)系統(tǒng)一鍵查看紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)路徑圖譜，全面掌握檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài)和歷史流轉(zhuǎn)記錄，從而提高檔案管理的精確度和操作效率。這個(gè)方案不僅提升了檔案管理的數(shù)字化水平，還提高了檔案操作的便捷性，確保了檔案安全性，為企業(yè)或組織的檔案管理提供了智能化、系統(tǒng)化的解決方案。

（二）數(shù)據(jù)同步雙向管理

通過(guò)構(gòu)建一體化智能管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的智能雙向同步。檔案人員不僅可以在平臺(tái)上方便地查閱電子檔案的原文內(nèi)容，還能實(shí)時(shí)查看關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案的狀態(tài)信息，如檔案的歸檔份數(shù)及入庫(kù)狀態(tài)等，確保信息的準(zhǔn)確和全面。此外，平臺(tái)與智能密集架系統(tǒng)的實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，能夠讓檔案工作人員遠(yuǎn)程操控密集架系統(tǒng)，精確定位并啟閉對(duì)應(yīng)的架體，極大提高了檔案存取的效率和精度。通過(guò)單點(diǎn)錄入的設(shè)計(jì)，平臺(tái)進(jìn)一步消除了繁瑣的重復(fù)勞動(dòng)，數(shù)據(jù)只需錄入一次，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)同步更新到兩個(gè)系統(tǒng)中，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的數(shù)據(jù)互通，減少了因手動(dòng)操作帶來(lái)的錯(cuò)誤和遺漏。這一智能管理平臺(tái)的應(yīng)用，不僅提升了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，還為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和智能化打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）檔案智能排架預(yù)存

在電子檔案歸檔過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檔案的類(lèi)型、密級(jí)、預(yù)估體積等數(shù)據(jù)，自動(dòng)為每一份檔案推薦最適合的實(shí)體存放區(qū)域。例如，系統(tǒng)根據(jù)檔案的保管要求和存儲(chǔ)條件，自動(dòng)將其歸類(lèi)到智能密集架區(qū)或恒溫庫(kù)區(qū)等合適的位置。實(shí)體檔案上架后，借助RFID、圖像識(shí)別等技術(shù)，系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)記錄并回傳檔案的實(shí)際存放位置（如A區(qū)3排5層），并將這一信息與電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相結(jié)合，形成精準(zhǔn)的“一檔一坐標(biāo)”管理模式。

通過(guò)這一模式，檔案的存放和檢索變得更加精確和高效。當(dāng)庫(kù)房接近滿載時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)電子檔案的調(diào)閱頻率進(jìn)行智能分析，自動(dòng)提醒將低利用率的紙質(zhì)檔案移至庫(kù)房遠(yuǎn)端，以釋放核心區(qū)域的空間。同時(shí)可以根據(jù)歷史存放的數(shù)據(jù)，進(jìn)行綜合分析，預(yù)測(cè)未來(lái)存儲(chǔ)的趨勢(shì)，為規(guī)劃決策提供支持，助力庫(kù)房合理布局及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃。

這一自動(dòng)化調(diào)度不僅提高了檔案存儲(chǔ)空間的利用率，也確保了核心區(qū)域能夠優(yōu)先存放高頻使用的檔案，提升了檔案管理的智能化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王寧.數(shù)字轉(zhuǎn)向：后保管理論視域下檔案保管思維的重塑與拓展Ⅲ].檔案學(xué)研究，2023（4）：74-82.

[2]盧思佳，郭若涵.檔案后保管范式的理論闡釋與實(shí)踐轉(zhuǎn)向[].檔案管理，2023（5）：47-52.

[3]中華人民共和國(guó)檔案法[R].中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)公報(bào)，2020（3）：535-540.

[4]中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例[].中國(guó)檔案，2024（1）： 10-14.

[5]中華人民共和國(guó)最高人民法院.最高人民法院關(guān)于全面推進(jìn)人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用的指導(dǎo)意見(jiàn)[R]2016-08-02.

[6]南方網(wǎng).智慧一體化“大腦”讓司法監(jiān)督 更精準(zhǔn)有力[EB/OL].（2021-01-20）[2025-06-09].https：//baijiahao.baidu.com/s？id 168937418404157

2590amp;wfr=spideramp;for=pc.

[7王蘭蘭.日照市檔案館在全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)議上作典型發(fā)言[].山東檔案，2022（1）：74.

[8]儲(chǔ)牧原，馬學(xué)剛.山東檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)“指尖查檔”[N].中國(guó)檔案報(bào)，2019-09-02（1）.

[9]張行君.蘭臺(tái)筑夢(mèng)礪初心“鄞”領(lǐng)開(kāi)拓建新功——記全國(guó)檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體浙江省寧波市鄞州區(qū)檔案館.中國(guó)檔案，2024（12）：64-65.

[10]郝珺，馬澤鈺.數(shù)字賦能創(chuàng)新發(fā)展全面提升檔案館管理服務(wù)水平——唐山市檔案館創(chuàng)建國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館綜述Ⅲ].檔案天地，2022（8）：11-14.

作者單位：中國(guó)鐵路武漢局集團(tuán)有限公司