后保管時代檔案管理由雙軌制到一體化探析

隨著數字時代的到來，傳統檔案管理模式已經無法滿足新時代的挑戰和需求，檔案管理正進入后保管時代。GeraldHam于1981年最早提出后保管時代的概念[1]，他認為，檔案管理工作重心的轉移應該從對檔案實體的物理管理轉向對檔案內容的邏輯管理。數字時代，我們面臨著電子文件或電子檔案的廣泛產生和迅速傳播，檔案工作者不只是實體檔案的保管者，還是電子檔案信息的管理者，要做好紙質檔案和電子檔案的協同管理[2。這種協同管理誕生了兩個階段，一是雙軌制（紙質檔案與電子檔案并行），二是一體化管理（紙質檔案與電子檔案視為統一資源，協同管理）。雙軌制是過渡性的“雙線作戰”，而一體化管理是終極的“資源整合”。兩個階段雖然可以共存于同一管理周期，但是隨著電子檔案法律效力的普遍認可和技術成熟，一體化管理正逐步取代雙軌制。

后保管時代，紙質檔案和電子檔案雙軌制管理和一體化管理作為不同的兩個階段，存在以下差異，詳見表1。

通過表1可知，紙質檔案和電子檔案雙軌制管理雖然在一定程度上實現了紙質檔案和電子檔案的協同管理，但是仍然存在諸如技術依賴偏向性強，人力、存儲成本較高，對單位的適用性不夠強等缺點，需要加以解決才能達到更佳效果。

一、后保管時代檔案雙軌制管理現存的問題

在雙軌制管理框架下，紙質檔案與電子檔案的割裂性矛盾日益凸顯，具體表現為：

（一）紙質檔案的流失損毀

在傳統的人工管理模式下，檔案實體需要在不同部門或單位之間頻繁傳遞。在此過程中，檔案在物理轉移時容易因交接登記不準確、外調運輸中的意外或臨時存放不規范等原因發生丟失或損毀。此外，如果在流轉環節中沒有嚴格執行雙人核驗制度，還可能導致檔案的錯放或缺失，從而引發責任事故。

與此同時，電子檔案系統依賴人工登記，存在較為明顯的信息滯后性問題。例如，當實體檔案已經進人外調運輸環節時，電子檔案系統可能仍顯示“在庫未借”；當檔案實際完成跨部門流轉后，電子臺賬的使用記錄往往出現滯后，幾天后才能同步更新。這種“實體與數字”并行管理的方式，存在明顯漏洞，導致在檔案檢索時，經常出現“系統有記錄，但庫房沒有實物”的問題。此外，重要文件可能超期未歸卻無法及時預警，涉密檔案外泄可能不留痕跡，從而帶來系統性的管理風險。

表1雙軌制管理和一體化管理對比情況表

（二）檔案數據利用不夠充分

傳統的庫房管理系統不僅負責設備管理，還承擔著實體檔案目錄的管理任務。為了能夠快速查詢和定位檔案，通常需要建立詳細的檔案目錄，而這些目錄與電子檔案系統中的目錄內容往往有一定的重合。實體檔案目錄和電子檔案目錄需要時刻保持一致，但由于它們通常由不同部門或系統分別管理，容易出現不同步問題，從而增加了檔案工作人員的工作負擔。

具體而言，檔案工作人員不僅需要手動整理實體檔案的信息并錄入到傳統的庫房管理系統中，還必須將相同的信息重復錄人電子檔案系統，同時確保兩者數據的一致性。如此重復性工作不僅浪費了大量時間，還容易因操作失誤或疏漏而導致錯誤，進而影響檔案檢索的效率與準確性。

（三）檔案入庫管理空間浪費

在實體檔案的人庫和存儲過程中，過度依賴人工經驗來規劃庫位，容易導致空間利用率低下和作業流程冗長等問題。由于缺乏智能化的庫位規劃系統，管理人員往往需要根據個人經驗來安排形狀各異的檔案盒，通常會導致存儲空間的碎片化。例如，可能會為異形檔案預留過多空間，導致存儲密度低；或者對標準檔案單元采取過于保守的存儲策略，造成立體空間的浪費。

傳統庫房常采用固定區域劃分的模式，當新增檔案超出原有區域容量時，通常只能采取“見縫插針”的臨時存放方式。這種隨意的存儲布局不僅影響存取效率，還可能在后續調檔時造成高頻率的二次搬運。在缺乏實時庫存可視化的情況下，傳統管理方法難以進行動態的空間優化和重組。隨著時間的推移，空間浪費和搬運損失會不斷積累，成為檔案管理現代化的障礙。

二、后保管時代檔案雙軌制管理向一體化管理轉型的必要性和可行性

后保管時代，檔案雙軌制管理向一體化管理轉型勢在必行，具體原因如下：

（一）法規政策的推動

國家層面，政策法規的制定、出臺為檔案雙軌制向一體化轉型提供了有力保障。2020年修訂出臺的《中華人民共和國檔案法》具有里程碑意義，該法增設“檔案信息化建設”專章，首次以法律形式明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等法律效力[3。在此基礎上，2024年頒布的《中華人民共和國檔案法實施條例》進一步細化了電子檔案管理要求，系統性地規定了電子檔案的“四性（真實性、完整性、可用性、安全性）”檢測標準，為電子檔案在歸檔、移交、保存全流程中的法律合規性提供了操作性指南[4。這些法律法規的相繼出臺，構建起檔案信息化建設的制度框架。

在地區和行業層面，一系列創新性標準的制定與實施為檔案信息化轉型提供了重要支撐。以司法領域為例，2016年最高人民法院率先出臺《關于全面推進人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度應用的指導意見》，這一具有前瞻性的政策文件不僅顯著提升了審判執行工作的信息化水平，更通過構建電子卷宗全流程管理體系，實現了審判流程的系統性再造。該政策一方面深化了司法公開透明度，另一方面有效緩解了長期困擾法院系統的“案多人少”的矛盾，特別是解決了傳統紙質檔案查閱流程復雜等實務難題[5]。

（二）新技術應用的推廣

在數字化發展浪潮下，新一代信息技術的創新應用正在重塑檔案管理模式，推動檔案工作實現質的飛躍。

1.區塊鏈技術賦能電子檔案管理

電子簽名與區塊鏈技術的成熟應用為檔案單軌制改革提供了技術保障。以深圳市鹽田區人民法院為例，該院突破性地構建了“全流程網上辦案”新模式，通過區塊鏈技術確保電子卷宗的法律效力，在五個關鍵維度實現創新突破：一是重構電子檔案思維模式，二是提升審判效率達 40% ，三是創新數字化監督手段，四是優化檔案管理流程，五是拓展便民服務路徑。這一實踐為破解“雙軌制”運行困境提供了可復制的解決方案，充分展現了新技術對檔案管理模式的重構能力。

2.人工智能技術提升檔案處理效能

智能歸檔技術的突破性發展為檔案數字化提供了全新解決方案。日照市創新建設的“全域音像檔案智慧管理平臺”集成了多項前沿AI技術：通過OCR識別實現文字檔案的智能著錄，運用語音識別技術處理音頻檔案，采用人臉識別技術分類影像資料。該平臺最突出的創新點在于構建了智能質檢系統，可自動識別并提取有價值的音視頻信息，將人工需要數周才能完成的著錄工作縮短至數小時，準確率高達 98%^[7] 。這一案例生動展示了人工智能技術如何大幅提升檔案處理的效率和質量。

3.系統集成技術實現全域協同治理

“全域檔案超腦”的建設體現了系統集成技術的創新應用。日照市通過構建四級覆蓋的智能管理平臺，實現了三大突破性進展：一是完成跨部門檔案數據的實時歸集，二是建立全域共享利用機制，三是實現智能安全管控。該平臺創新性地采用“三端（管理端、服務端、治理端）協同”架構，將檔案工作共建共治共享水平提升至新高度，檔案利用率同比提升 65% ，管理成本降低 30%^[8] 。

這些創新實踐表明，新技術的深度應用正在從三個維度重塑檔案管理：區塊鏈技術確保檔案的法律效力，人工智能技術提升處理效率，系統集成技術實現資源協同。這種技術驅動的轉型不僅解決了傳統檔案管理的痛點，更開創了智慧檔案管理的新范式，為數字政府建設提供了重要支撐。未來，隨著技術的持續創新，檔案管理將向更加智能化、協同化、服務化的方向發展。

（三）檔案管理效能提升的需求

在數字中國建設的戰略引領下，檔案管理領域正經歷著從“保管型”向“智慧服務型”的深刻轉變。這種轉型不僅體現在技術層面的革新，更在服務理念和治理模式上實現了質的飛躍。

1.智能檢索：重構檔案利用新范式

寧波市鄞州區檔案館的數字化轉型實踐具有標桿意義。該館打造的“智慧檔案中樞系統”實現了三大維度的創新突破：一是效率維度，通過部署基于NLP的智能檢索引擎，支持語義檢索、關聯檢索等高級功能，將傳統查檔效率提升 300% 以上，原本需要3個工作日的查檔需求現可實時完成。二是空間維度，構建跨館協同云平臺，打破傳統檔案利用的物理邊界。2023年累計完成跨區域調檔服務1.2萬次，節省群眾跑動距離超10萬公里。三是治理維度，創新建立“收、管、用、治”全流程數字化閉環，通過業務指標動態監測和大數據分析，實現檔案管理效能的量化評估與持續優化]

2.便民服務：打造檔案惠民新生態

唐山市數字檔案館建設卓有成效，做到了各立檔單位檔案在一個集中式平臺，以一套規范化標準進行管理，實現了電子文件從生成、收集、歸檔、移交、接收、保管到利用的全生命周期管理，檔案信息能夠有效銜接。該館在河北省內首先研發了檔案館際互查系統，借助館際互聯互通，可完成公開發布電子檔案數據、處理查檔需求、設置檔案查詢利用在線審批機制等多種功能，真正打通“信息孤島”和“資源孤島”[10]

總的來看，當代檔案管理效能提升呈現出兩大特征：一是智能技術深度應用推動檔案管理從經驗驅動轉向數據驅動；二是服務模式創新使檔案工作從封閉系統走向開放生態。這種雙重變革不僅提升了檔案治理現代化水平，更為數字政府建設提供了重要支撐。

三、后保管時代檔案雙軌制管理向一體化管理轉型的對策

針對目前紙質檔案和電子檔案協同管理的問題，通過信息技術的引入，打通紙質檔案和電子檔案的數據壁壘。借助實時共享與同步管理，既能降低人工成本，又能延長紙質檔案的保存周期，提升其利用率。

（一）物聯網賦能全流程管理

通過將紙質檔案與RFID標簽或二維碼綁定，并與電子檔案的唯一編碼相關聯，實現檔案管理的智能化和高效化。在檔案流轉過程中，當檔案需要提供借閱或外借至其他單位時，檔案工作人員使用手持終端掃描標簽，電子檔案管理系統會實時自動更新檔案的狀態，如標記為“在途”或“外借至XX部門”，同時記錄相關責任人和時間節點。該流程顯著提高了檔案流轉的透明度和追蹤能力，避免了檔案丟失或未及時歸還的情況發生。當檔案歸還至庫房時，通過感應設備自動識別RFID標簽，系統會同步更新電子檔案的狀態為“在庫”，實現了檔案歸還信息的實時更新。

檔案工作人員還可以通過系統一鍵查看紙質檔案的流轉路徑圖譜，全面掌握檔案在各個環節的狀態和歷史流轉記錄，從而提高檔案管理的精確度和操作效率。這個方案不僅提升了檔案管理的數字化水平，還提高了檔案操作的便捷性，確保了檔案安全性，為企業或組織的檔案管理提供了智能化、系統化的解決方案。

（二）數據同步雙向管理

通過構建一體化智能管理平臺，實現紙質檔案與電子檔案的智能雙向同步。檔案人員不僅可以在平臺上方便地查閱電子檔案的原文內容，還能實時查看關聯紙質檔案的狀態信息，如檔案的歸檔份數及入庫狀態等，確保信息的準確和全面。此外，平臺與智能密集架系統的實時聯動，能夠讓檔案工作人員遠程操控密集架系統，精確定位并啟閉對應的架體，極大提高了檔案存取的效率和精度。通過單點錄入的設計，平臺進一步消除了繁瑣的重復勞動，數據只需錄入一次，系統便會自動同步更新到兩個系統中，確保紙質檔案與電子檔案的數據互通，減少了因手動操作帶來的錯誤和遺漏。這一智能管理平臺的應用，不僅提升了檔案管理的效率和準確性，還為實現檔案管理的數字化和智能化打下了堅實基礎。

（三）檔案智能排架預存

在電子檔案歸檔過程中，系統會根據檔案的類型、密級、預估體積等數據，自動為每一份檔案推薦最適合的實體存放區域。例如，系統根據檔案的保管要求和存儲條件，自動將其歸類到智能密集架區或恒溫庫區等合適的位置。實體檔案上架后，借助RFID、圖像識別等技術，系統能夠實時記錄并回傳檔案的實際存放位置（如A區3排5層），并將這一信息與電子檔案管理系統的數據相結合，形成精準的“一檔一坐標”管理模式。

通過這一模式，檔案的存放和檢索變得更加精確和高效。當庫房接近滿載時，系統會根據電子檔案的調閱頻率進行智能分析，自動提醒將低利用率的紙質檔案移至庫房遠端，以釋放核心區域的空間。同時可以根據歷史存放的數據，進行綜合分析，預測未來存儲的趨勢，為規劃決策提供支持，助力庫房合理布局及未來發展規劃。

這一自動化調度不僅提高了檔案存儲空間的利用率，也確保了核心區域能夠優先存放高頻使用的檔案，提升了檔案管理的智能化水平。

參考文獻：

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[6]南方網.智慧一體化“大腦”讓司法監督 更精準有力[EB/OL].（2021-01-20）[2025-06-09].https：//baijiahao.baidu.com/s？id 168937418404157

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[9]張行君.蘭臺筑夢礪初心“鄞”領開拓建新功——記全國檔案系統先進集體浙江省寧波市鄞州區檔案館.中國檔案，2024（12）：64-65.

[10]郝珺，馬澤鈺.數字賦能創新發展全面提升檔案館管理服務水平——唐山市檔案館創建國家級數字檔案館綜述Ⅲ].檔案天地，2022（8）：11-14.

作者單位：中國鐵路武漢局集團有限公司