筆談：江蘇企業檔案工作的創新探索

主持人語：企業檔案全方位反映了企業活動，是企業重要的知識資產和信息資源。近年來，江蘇檔案部門不斷加強企業檔案工作，深入思考推動企業檔案工作高質量發展的實踐路徑，從制定長遠規劃、夯實制度基礎、變革發展方式、強化內容創新等多個維度出發，積極打造覆蓋多行業、多領域的江蘇企業檔案工作新范式，以切實舉措助力企業檔案工作轉型升級，以企業檔案工作創新發展推動全省檔案工作數智轉型，為中國式現代化江蘇實踐貢獻江蘇檔案智慧。

蔣守國：

企業檔案工作是最具創新活力的檔案工作領域。近年來，江蘇檔案部門從優化營商環境、激活市場經濟、助力改革發展等維度不斷推進企業檔案工作高質量發展，以改革創新為立足點，在健全企業檔案工作體制機制、轉變工作作風、提升工作質效等方面不斷探索實踐，系統、有效地推動企業檔案工作從被動合規向主動治理，從傳統管理向數字智能，從資源保管向價值創造轉變，實現企業檔案工作質效的整體躍升。省屬企業檔案工作規范化水平不斷深化，并成為推動全省檔案工作信息化轉型的主力軍、探路人；民營企業以企業需求為導向的標準化檔案工作模式正在加速形成。

1推動制度建設變革，探索具有江蘇特色的企業檔案監管模式

以健全機制為途徑暢通服務渠道。將省屬企業全部納入檔案工作協作組成員單位，分別建立了央企駐蘇企業、省屬企業檔案工作協作組，通過主動上門服務，組織協作組跨行業、跨企業業務交流活動，不斷規范企業檔案業務，推廣先進經驗和技術。積極推動各級機關單位建好企業檔案工作共同體，與發改、交通、國資等行業主管部門建立溝通機制，在做好企業檔案工作調研摸底、制定企業檔案工作措施標準等方面持續深化合作。徐州市檔案館建立市屬國企檔案工作聯盟，成立民營企業檔案工作協作組，通過固化企業檔案工作組織，讓企業檔案部門有人可問、有案例可循。

以培育人才為抓手夯實工作基石。常態化開展多層次、多形式的企業檔案業務培訓，不斷提升企業檔案從業人員的理論水平和工作技能。加強企業檔案人才培養力度，鼓勵企業檔案從業人員參加全省檔案專業人員職業能力競賽、檔案專業技術資格評定，將符合條件、技術過硬的企業檔案從業人員納入各級各類檔案專家庫，積蓄企業檔案工作高質量發展人才力量。

以合規管理為核心強化督促檢查。將企業納入全省各級檔案執法檢查工作范圍，提出明確的企業檔案工作合規要求，使檔案工作成為企業管理的“硬約束”。在2024年進行的江蘇省級機關監督檢查評價工作中，17家企業被列人檢查名單，工作組將在檢查中發現的問題以公函方式逐一反饋被檢企業，并要求限期整改到位，2025年將對各企業的整改完成情況進行“回頭看”，實現監督檢查工作閉環管理。

2推動服務理念變革，助力企業檔案工作問題化解

以轉變作風為突破優化服務形式。近年來，江蘇檔案部門積極推動企業探索服務方式變革，搭建前端服務、過程跟進、后端研究、重點研判的服務工作格局。省、各設區市不定期召開企業檔案工作會議，部署企業檔案工作具體內容，并針對企業檔案工作的難點、痛點、堵點問題，集中提供解決方案。省檔案館密切關注省屬企業發展動向和熱點，對匯鴻國際集團整體納人蘇豪集團后的檔案管理模式提出建議；針對國信集團提升核心資產運營效率之需，組建了我省第一個企業集團檔案工作協作組。南京市檔案館按年度召開駐寧大企業檔案工作座談會，并將5、6月份定為民營企業服務月，抽調業務骨干組成3個小組，為20多家民企開展上門服務。蘇州市檔案館編制《企業檔案服務清單》，提供“點單式”檔案服務，涵蓋制度設計、人才培訓、信息化實施方案等模塊

以目標規劃為基準強化戰略認知。在江蘇“十四五”全省檔案事業發展規劃中，明確提出規范非國有企業檔案管理工作，推動企業實現各門類檔案統一管理，推進企業電子文件單套制歸檔從OA系統向會計系統、工程技術系統、科研系統等拓展。堅持將企業檔案工作納入全省年度檔案工作計劃，不斷提升企業檔案工作重要性認知。針對企業加強內控與合規管理要求，對江蘇銀行檔案中心、華泰證券檔案中心、泰州大橋檔案館建設等項目，采用向企業法務部提供書面咨詢報告的方式，結合行業發展情況提出專業指導意見。2025年，“老字號企業檔案專題目錄數據庫”建設被列入《2025年江蘇省長三角地區檔案工作協同合作事項任務清單》。蘇州市檔案館不斷探索助企惠企新舉措，向市政協提出《關于加強市屬國有企業檔案工作的建議》提案并獲立案。

以發展需求為方向深化理論探索。企業檔案工作的實踐需要科學理論的支撐。將企業檔案工作發展情況作為《檔案工作服務保障新質生產力發展的理論邏輯與實踐路徑一以江蘇為例》課題中的重要研究內容，申報國家檔案局科技項目并獲立項，目前已實地調研省內南瑞集團、江蘇奧克、揚杰科技等高精尖企業和“專精特新”中小企業，并面向全省各級檔案主管部門、各類型企業發放調查問卷，把企業檔案工作整體情況和對檔案工作的需求方向作為調研的重點，為后期分析企業檔案工作現狀、推動企業檔案工作開展提供問題參照和數據支撐。

3推動指導內容變革，激發企業檔案工作內生活力

以業務范圍為框架規范檔案資源建設。全面推動《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》的貫徹實施并進行拓展，指導企業根據其戰略、市場、業務、資本及管理內容的變化及時修訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。為加強企業檔案科學規范管理，將省屬企業列為檔案接收進館單位，督促各省屬企業做好“三合一”制度編制工作，印發《省級機關團體企業事業單位檔案移交與接收進館規范》通知，從源頭上加強企業檔案資源質量管控。

以重點領域為樣板加強示范引領。加強對企業集聚的開發區檔案工作指導，聯合省商務廳先后開展了全省開發區檔案工作調研、全省開發區檔案工作會議、全省開發區檔案工作座談會，印發《關于加強全省開發區檔案工作的意見》《江蘇省開發區管委會文件材料歸檔范圍和檔案保管期限基本參考表》《關于推進全省開發區檔案工作高質量發展的通知》等文件，編印《開發區檔案工作文件匯編》，從制度層面夯實開發區檔案工作規范，為開發區檔案工作提供科學指引，為非園區企業檔案工作提供參照。

以標準保障為基礎夯實業務根基。不斷加強專業領域檔案規范制定工作，指導并參與制定《高速公路建設、營運、養護檔案綜合管理指南》，申報江蘇地方標準；參與制定《壓縮空氣儲能建設項目文件收集與檔案整理規范》《電力企業會計檔案整理規范》；與江蘇省鐵路集團合作出臺《江蘇省鐵路集團鐵路建設項目檔案管理辦法》，聯合省交通廳印發《江蘇省航道工程建設項目檔案管理辦法》，參與修訂《江蘇省重大建設項目檔案驗收辦法》，不斷規范各行業各領域檔案工作流程。

4推動管理方式變革，促進企業檔案工作數字轉型

不斷探索電子檔案單套制管理方式。針對企業檔案數智化轉型已經成為企業檔案工作發展的必然趨勢，江蘇積極推動企業檔案從傳統紙質檔案管理方式向電子文件歸檔和電子檔案管理模式轉型，完成江蘇核電有限公司供應鏈商務合同管理系統、會計核算系統電子文件在線歸檔，無錫地鐵集團工程管理系統電子文件歸檔和電子檔案管理，中電科14所產品數據管理系統（PDM）電子文件歸檔和電子檔案管理，常州市軌道交通建設工程與質量管理融合平臺電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作。認真抓好企業集團數字檔案館（室）國家試點項目建設工作，目前，江蘇交通控股有限公司、新盛集團、無錫地鐵集團3家試點建設項目已經順利通過驗收，雨潤集團、南水北調東線江蘇水源公司、南京地鐵集團等試點項目正在積極推進中。

大力開展電子發票電子化報銷入賬歸檔推廣應用工作。為進一步貫徹落實綠色發展理念，助力企業降低交易成本，推進“放管服”改革，將電子發票電子化報銷入賬歸檔工作列入2024年全省改革任務事項，在全省廣泛開展試點推廣應用工作。2025年，印發《關于報送電子發票電子化報銷入賬歸檔推廣應用試點單位的通知》，在全省確定了14家建設意向單位。截至目前，已聯合省、市兩級財政、商務、稅務等部門，完成華設檢測科技有限公司、蘇交科集團股份有限公司、徐工集團工程機械股份有限公司、東吳證券股份有限公司、好孩子兒童用品有限公司試點驗收工作。

全面啟動數字檔案館（室）建設工作。數字檔案館（室）建設是新形勢下檔案工作的必然要求，是檔案信息化發展戰略的重要內容。2025年，江蘇省檔案局、省檔案館依據國家檔案局印發的有關文件，出臺《關于推進數字檔案館（室）建設的通知》積極把企業納入數字檔案室建設工作范圍，明確建設指標，鼓勵、引導企業依托數字檔案室建設全面提升檔案工作現代化水平。

何三燕，干泉：

企業通過完善制度、強健隊伍、規范流程等方式，實現檔案管理體系化、標準化、現代化。企業檔案管理規范化建設主要體現在三個方面：在制度規范上，完善檔案管理制度，明晰權責、明確措施。在隊伍規范上，配備專業檔案人員，提升隊伍水平，建立激勵機制，培養更多優秀人才。在業務流程規范上，從項目資料的形成源頭抓起，強化檔案意識，加強項目資料過程管控，提高檔案利用率，幫助企業規避經營風險。（以下簡稱“公司”）以“項目建設需求”為著力點，在五峰山項目中，對傳統檔案管理模式進行優化，探索出施工企業檔案規范化管理道路。

1施工企業檔案規范化管理的實踐經驗

第一，做好統籌規劃。在五峰山項目中，公司將檔案工作納人項目發展計劃，在經費、庫房、設備和人員配備等方面給予保證。建立健全內部工作制度，明確職責和激勵機制，充分調動項目專兼職檔案人員的工作積極性。為了保證工程技術資料管理工作的有序進行，項目部還落實工作責任制和過錯責任追究制，確立工作程序、內部會議、工作檢查、工作匯報和技術人員輪休工作替代制度；明確技術資料專人管理，保障工程技術檔案的連續性和完整性。

第二，優化檔案隊伍。成立專門檔案隊伍，并根據歷年竣工資料收集的經驗，有針對性地制定五峰山項目檔案工作實施計劃，規范竣工資料收集與整理流程。公司根據項目規模，合理設置檔案管理部門和工作崗位，各業務部門也同步設置兼職檔案崗位，實現檔案工作網格化、全覆蓋，構建橫向協同、縱向貫通、專兼結合、協調聯動的檔案隊伍體系，同時豐富專業培訓形式，加強檔案人員的知識學習和培訓。

第三，推進信息化轉型。公司致力于以信息化推進優化項目檔案工作，不斷完善檔案管理的流程體系。五峰山項目以紙質檔案為主，電子檔案為輔，為實現工程資料信息共享，檔案人員根據實際工作需求，將相關檔案內容進行打印，有效地提高了檔案管理部門的工作效率。與此同時，廣泛采用信息化技術，提升信息檢索效率，有效改善了此前階段工作人員手動校對信息的情況

2企業檔案規范化管理實踐成果

第一，檔案規范建設不斷加強。公司依據國家、行業相關標準和規范，確定工程建設項目檔案資料整理方案和檔案管理網絡圖，做好項目日常檔案的收集、整理工作。同時也與業主、地方檔案館、集團公司等各單位保持緊密聯系，集思廣益提出多方認可的解決措施和方法，確保工程建設項目檔案工作的順利開展。加強該建設項目檔案竣工后資料質量的控制。項目建設竣工通車后，在規定的時間內將檔案整理完畢，通過上級檔案室組織驗收，確保項目檔案資料整理的標準化、規范化。

第二，檔案實體安全得到保證。一方面提升檔案整理質量。在檔案整理過程中，確保檔案的完整齊全、美觀適用，規范檔案的收集整理等工作。另一方面確保檔案安全。項目部嚴守法律底線，通過加強互聯網、局域網建設，采用數據追蹤等方式，加強保密管理，嚴防失泄密風險，

第三，檔案助力企業提質增效。該項目檔案工作費用預估需80余萬元，通過資源整合只用了25萬余元，節約了 68% 成本，僅用半年時間就順利完成了6600卷檔案整理移交工作，得到相關業主、監理及行業的一致認可。實踐證明，依靠專業化服務和質量管理、規范的檔案管理模式，不但節約了大量成本，還提高了效率，是施工企業檔案管理規范化建設的重要實踐。

3檔案管理規范化建設的深化

第一，全面深化數字化轉型與智慧化管理。適應單套制管理要求強化信息化建設，通過區塊鏈技術、安全防護技術、數智技術等，在確保電子檔案真實性、完整性、有效性的前提下，實現轉型升級與安全利用。

第二，全流程標準化與制度體系完善。持續完善覆蓋全生命周期的標準體系，制定、更新從文件形成、歸檔、保管到銷毀的全流程標準，尤其要強化電子檔案管理，如元數據、安全檢測等。按照國家相關法律標準，及時修訂配套的制度，特別是針對境外項目檔案、資產權屬檔案等，以制度完善助推各項工作有序開展。

第三，數據驅動與開放共享。在做好基礎業務工作的基礎上，不斷挖掘檔案潛藏價值，通過采用AI大數據分析挖掘檔案“金礦”，建設專題數據庫，推動檔案“活起來”。依托企業檔案云平臺，實現跨區域、跨部門的檔案共享利用，打破檔案“孤島”，貫通檔案系統與各業務系統，實現全數據鏈檔案云共享。

郭宇，蔣琰：

先聲藥業集團有限公司（以下簡稱“先聲藥業”）針對檔案管理體系不完善、信息化滯后等問題，創新推出了檔案全生命周期規范化管理模式，通過流程重塑、標準構建和技術賦能，實現了檔案管理從分散式到系統化、從傳統模式到數字生態的跨越，2021年獲評“南京市三星級檔案室”，2023年升級為“江蘇省示范檔案室”，成為省內制藥行業檔案管理標桿企業。

1全生命周期管理的構建背景與核心架構

先聲藥業作為從仿制藥轉型至創新藥的標桿企業，其檔案管理工作曾長期受困于多重挑戰：組織架構調整帶來的管理斷層、經營成本控制下的資源不足以及從創業初期延續的分散式管理模式，導致檔案收集不及時、分類不清晰、利用效率低下。特別是在轉型創新藥企后，傳統管理模式已無法滿足研發項目全周期留痕、上市核查等要求。基于此，先聲藥業提出了“全生命周期”的管理理念，構建了覆蓋“移交一整理一保管一利用一鑒定—銷毀”六大環節的標準化閉環體系，確保檔案始終處于受控狀態，構建了多維度分類標準、信息化設施、“八防”標準三項核心架構。

第一，建立多維度分類標準。突破傳統按部門或時間分類的單一模式，構建了包含綜合管理類（合同、業務檔案）財會檔案（票據憑證全流程）人事檔案（紙電雙軌）科研檔案（項目全周期材料）藝術品檔案（中醫藥歷史器具）在內的五大類檔案分類體系。以科研檔案為例，將檔案內容細化到項目申請、實驗記錄、數據圖譜等12個維度，確保每份檔案都有精準的“數字坐標”。

第二，重構信息化基礎設施。投人專項經費引人“光典檔案管理系統”，配套建設電子檔案管理全鏈條體系。該系統具備三大核心功能：一是全文電子化與目錄電子化雙軌管理，實現15萬冊綜合檔案、2.6萬卷人事檔案的數字化存儲；二是密級管控體系，根據檔案敏感程度設置公開、秘密、絕密三級權限；三是智能檢索模塊，支持關鍵詞、時間、類別等多維度快速檢索，平均檢索響應時間控制在5秒以內。

第三，立體化落地“八防”標準。檔案庫房嚴格按照“八防”要求建設。硬件配置上，安裝七氟丙烷氣體滅火裝置、漏水報警器、智能溫濕度調控系統（溫度控制在14— 24^°C ，濕度 40%-60% ），使用樟木條與環保殺蟲劑結合的防蟲方案；管理流程上，實行“每日庫房巡檢 + 每月物業與EHS聯合檢查”制度，建立設備維護電子臺賬，確保防護措施無死角。

2標準化流程的落地實施與創新亮點

第一，全流程閉環管理的標準化操作。將檔案管理的每個環節都固化為可復制的標準流程，其中最具創新性的是“月度歸檔日”制度與“三審三校”整理機制。將每月9日定為企業統一歸檔日，各部門兼職檔案管理員需要在當日完成三項工作：按《歸檔范圍清單》收集當月產生的檔案，使用統一模板進行整理編目，通過OA系統提交《檔案移交清單》。以財會部門為例，每月需要移交的票據憑證按“日期一科目一金額”三級分類，附電子臺賬與原始憑證掃描件，確保賬實相符。檔案服務中心接收時執行“三審三校”，即初審完整性（缺頁、破損檢查）二審分類準確性（是否歸入正確類目）三審電子檔案清晰度（掃描件分辨率不低于300dpi ），校對目錄與實物一致性、密級標注準確性、電子檔案存儲規范性，每個環節均需要雙人復核簽字。

第二，全生命周期各環節的創新舉措。一是開發“檔案預歸檔”模塊。各部門可在系統中提前錄入檔案，生成預歸檔編號，避免正式移交時的重復勞動。科研部門在項目立項時即生成專屬文件編號，貫穿研發、實驗、申報全流程，確保資料零遺漏。二是引入“檔案健康度”評估體系。對紙質檔案每季度進行一次完整性檢查，重點關注蟲蛀、霉變、字跡褪色等問題；電子檔案實行“雙機備份 ^?+ 異地存儲”，每周進行數據同步，確保數據安全達等保三級標準。三是采用“檔案利用分級授權”審批流程。針對不同密級檔案的檔案利用活動設定不同的審批流程，普通檔案可在線申請查閱電子版；絕密檔案需通過“線上審批 + 線下登記”雙流程，在監控室現場查閱，在保障檔案數據安全的同時，進一步提升檔案利用的便利性。四是創新“檔案查閱場景化服務”模式。針對特殊業務場景優化檔案查閱流程，提供專用場景的定制化檔案查閱服務。為審計部門開通財會檔案批量查詢權限，為研發團隊建立科研檔案“快速通道”。五是成立由高管、審計、法務、檔案專家組成的鑒定小組，每兩年開展一次檔案鑒定工作。采用“價值評估矩陣”，從業務關聯度、法律留存期、知識價值三個維度打分，對超過保管期限的檔案嚴格按照“鑒定一審批一銷毀一備案”四步流程處理。

3規范化管理帶來的顯著成效

第一，檔案資源體系的全面完善。通過全生命周期管理，先聲藥業檔案資源實現了“量質齊升”。館藏綜合管理類、科研類、基建類檔案達15萬卷（冊），人事檔案2.6萬卷，較2016年（轉型初期）增長 210% 。檔案完整性得到顯著提升，科研檔案歸檔率從 75% 提升至 99.8% ，特別是創新藥研發項目檔案實現“項目結題即檔案驗收”的目標。檔案分類準確率達 98.6% ，電子檔案全文覆蓋率 100% ，構建起覆蓋企業30年發展歷程的完整記憶庫。

第二，服務業務發展的核心價值。檔案管理從后臺支持職能轉變為業務賦能工具，在多個關鍵場景中發揮決定性作用。在科研創新支撐方面，在先諾欣（首款國產抗新冠創新藥）上市過程中，檔案服務中心3天內完成400多項研發記錄、實驗數據的系統梳理與合規性審核，為國家藥監局現場核查提供了完整證據鏈，助力藥品快速獲批上市。近三年，科研檔案在15個一類新藥申報、28項知識產權認定中發揮關鍵作用。在助力經營管理方面，年均支持8.4萬份會計憑證查閱，在年度審計、稅務稽查、歷史賬務核查中，平均為每個項目節省2—3工作日。綜合管理類檔案在港交所上市、股權融資等重大事項中，快速提供公司章程、審計報告、法律意見書等核心文件，確保合規性審核順利通過。在優化人事服務方面，人事檔案實現“紙電雙檔”管理，為1000多位退休人員辦理社保、退休手續提供證明材料，年均處理人事糾紛檔案查詢242人次，證據采信率 100% 。

4未來發展規劃

未來先聲藥業將重點推進三項工作：第一，檔案管理的智能化升級。計劃建設“智慧檔案管理平臺”，引入AI技術實現三大突破：一是智能分類，通過OCR識別與機器學習，大幅提升檔案分類效率，差錯率降至 0.1% 以下；二是知識圖譜構建，形成“藥物靶點一研發路徑一臨床試驗一上市審批”的知識關聯網絡，為新藥研發提供決策支持；三是區塊鏈存證，對重要電子檔案進行區塊鏈固化，確保數據不可篡改，提升司法證據效力。第二，檔案價值的深度挖掘。組建跨部門的“檔案知識管理小組”，重點開展兩項工作：一是建立“企業記憶數據庫”，從歷史檔案中提煉創業故事、重大決策背后的邏輯，形成《先聲口述史》《創新藥研發里程碑》等文化產品，助力企業文化建設；二是開發“檔案數據看板”，對財會、科研、人事等檔案數據進行可視化分析，生成“研發投入一成果轉化”“人力成本一效能產出”等分析模型，為管理層提供數據支持。第三，檔案服務的生態化拓展。探索“檔案 + ”服務模式，重點拓展三個場景：一是“檔案 + 合規”，與法務部門合作建立“合同檔案智能審查”系統，自動識別合同條款中的法律風險點；二是“檔案 + 培訓”，將歷史項目檔案轉化為培訓案例庫，為新員工提供沉浸式學習素材；三是“檔案 + 供應鏈”，與供應商、合作伙伴共享部分非敏感檔案，建立供應鏈協同檔案管理機制，提升產業鏈合規性。

齊洪波，王龍：

作為國內四大民營煉化企業之一，江蘇盛虹石化產業集團（以下簡稱“盛虹石化”）業務版圖橫跨原油加工、高端新材料、新能源等多個領域，年產生超4萬卷（冊）檔案，覆蓋研發、生產、銷售等12大類核心業務場景。面對跨區域管理分散、數據孤島割裂、重復建設耗能等現實挑戰，盛虹石化在省市檔案館的專業指導下，創新構建“治理一資源一利用一安全”四維治理模式，通過系統化的數字化轉型，推動檔案管理實現從“被動合規響應”向“主動價值創造”的躍升，有效提升企業戰略競爭力與風險防控能力，形成“管理標準化、技術共享化、人才互通化”的區域檔案管理生態。

1重構科學管控架構，提升協同效能

第一，三級管控體系破局責權模糊。建立“集團一區域—專業”三級垂直管理網絡。檔案中心統籌戰略決策，4大區域中心負責屬地執行，34個事業部檔案室落地操作，形成“1小時響應圈”，層級溝通效率提升 30% 。配套制定《檔案管理權責清單》，明確從文件形成到歸檔的全流程責任主體，有效提升了跨部門協作效率。

第二，流程再造推動管理效能躍升。梳理優化檔案管理全流程，消除檔案整理重復環節3項，歸檔周期從15天縮短至10天，實現“業務辦結即歸檔”的主動管理模式。推行“前端收集歸業務、后端治理歸檔案”的專業分工機制，業務部門聚焦文件源頭質量把控，檔案部門專注分類整理與安全管控，使歸檔完整率從 78% 提升至 93% ，準確率從72% 提升至 97% 。

第三，人才梯隊構建專業支撐。構建包含18項核心指標的崗位勝任力模型，通過“理論考核 + 實操模擬 + 戰略推演”三維競聘機制，精簡 33% 冗余崗位，組建專業化團隊。目前團隊中具備檔案管理與信息技術雙背景的復合型人才占比達 65% 。

2構建全量數據基座，釋放資產價值

第一，制度標準奠定治理根基。制定《檔案管理制度》《電子檔案管理規范》等8項核心制度，配套15套標準化操作流程，細化622項歸檔范圍與55項工作表單，實現從文件形成到永久保存的全生命周期標準化管理

第二，雙軌資源庫實現全產業鏈覆蓋。打造“基礎檔案 + 特色專題”雙軌資源體系。在常規文書檔案基礎上，新增生產技術、知識產權、聲像資料等6類專業檔案，建成覆蓋原油加工、新材料研發等全產業鏈的資源庫，實現非結構化數據的全景化留存。

第三，智能設施升級強化物理載體保障。2024年完成2個標準化檔案庫房建造，總面積 1005m² 。按功能劃分為接收整理區、檔案保管區、查閱服務區，并已完成智能化庫房改造升級，配置溫濕度監測與調控系統、視頻監控系統、門禁系統、空氣凈化和安全防護設備等，實現實體檔案的精準管理與安全存儲。

3數智技術深度賦能，驅動價值轉化

第一，數字化轉型激活檔案價值。通過OCR識別、元數據標引等技術，將十余年沉淀的實體檔案轉化為數字資源，數字化率達 95% 以上。采用AI聚類算法對碎片化數據進行主題關聯，形成可檢索、可分析的知識圖譜，使歷史檔案從“沉睡資源”轉變為“活數據資產”

第二，智能應用提升服務效能。升級檔案管理系統為智能服務平臺。查檔平均時間從8小時縮短至2小時；開通“檔案智能客服”，通過DeepSeek-R1文檔分析引擎，實現研發工藝、設備參數等專業數據的實時檢索與智能推送。在項目招投標場景中，該平臺可自動關聯類似項目文檔，為商務報價提供歷史數據支撐，助力企業提升市場競爭力。

第三，電子檔案單套制突破。以電子合同在線歸檔為試點，打通“簽署一存證一歸檔”全線上鏈條。通過嵌入電子簽名時間戳、區塊鏈哈希值等法律要素，形成87項核心元數據集；利用HTTP（S）接口實現“簽署即歸檔”，自動化流程減少 25% 人工操作，年均節省紙張33萬張、管理成本35萬元。該模式已拓展至采購訂單、技術協議等業務場景，為企業數字化運營降本增效。

4立體防護筑牢防線，保障檔案安全

第一，線下實體安全防護升級。對實體庫房實施“三防”改造。部署防爆墻、防火防盜門；配置恒溫恒濕調控、空氣凈化系統；采用“指紋 ⁺ 人臉識別”雙重驗證，結合24小時視頻監控與紅外報警裝置，構建物理空間的安全屏障。

第二，線上數據安全多重保障。構建數字檔案“金鐘罩”體系。傳輸層采用國密算法加密，存儲層部署分布式存儲與異地容災系統，應用層通過防火墻、人侵檢測系統抵御網絡攻擊；建立“分級授權 ?⁺ 操作留痕”機制，所有操作生成不可篡改的審計日志，確保數字檔案的機密性、完整性和可用性。

第三，管理機制形成安全閉環。制定《檔案安全應急預案》《數據泄露處置流程》等制度，每季度開展一次全員安全培訓與應急演練。通過“人防（安全專員） + 物防（硬件設施） + 技防（安全系統） + 制防（管理制度）”四防合一模式，實現檔案安全管理的全流程可控。

盛虹石化通過“治理—資源—利用一安全”四維治理模式的系統構建，實現了檔案管理工作從行政輔助職能向戰略支撐單元的轉型。未來，企業將持續深化“數智賦能”理念，以“四維治理”模式為基石，以數字化轉型為動力，持續推動檔案管理向智能化、服務化、戰略化方向發展。

（責任編輯：劉鴻浩 張 帆）