中小微企業區域性集約化建檔模式分析

中小微企業是中型企業、小型企業和微型企業的合稱，通常具有規模較小、員工人數較少、營業收人或資產總額相對有限等特點，是國民經濟和社會發展的重要基礎，在促進經濟增長、增加就業、推動創新、改善民生等方面發揮著不可替代的作用。然而，由于資源有限、管理能力不足，中小微企業在檔案管理方面往往面臨諸多挑戰。檔案作為企業運營的重要資產，其規范化管理對于企業的合規運營、戰略決策和可持續發展具有重要意義。近年來，隨著國家對中小微企業發展的重視以及檔案管理現代化的推進，探索適合中小微企業的檔案管理模式成為檔案界的關注焦點。

2015年，蘇州市中小微企業檔案管理服務中心前身——蘇州高新區醫療器械產業園公共檔案室成立運營，免費為人駐企業提供檔案保管和利用服務。［]作為全國首家中小微企業檔案管理服務中心，經過十年的實踐探索，形成了具有創新價值的區域性集約化建檔模式。該模式不僅有效解決了中小微企業的檔案管理難題，還通過與國家政策的緊密呼應，不斷調整與優化服務能力，為區域經濟發展和企業成長提供了有力支持。截至2024年底，蘇州市中小微企業檔案管理服務中心累計服務中小微企業近300家，助力12家企業成長為江蘇省“獨角獸”（包含潛在“獨角獸”）企業、9家企業成長為江蘇省“瞪羚”企業。本文通過對蘇州市中小微企業檔案管理服務中心的深入研究，揭示其創新舉措、運行模式及示范價值，以期為類似管理服務中心的建設與發展提供參考。

1實踐背景

2015年6月，國務院印發《關于大力推進大眾創業萬眾創新若干政策措施的意見》，中小微企業是實施大眾創業、萬眾創新的重要載體，是經濟社會高質量發展的重要基礎，也是科技創新的重要主體。蘇州市產業體系完備、人才資源豐富、創新氛圍濃厚，科技型中小企業眾多，但由于企業處于初創階段，在企業檔案管理能力方面普遍存在不足。比如蘇州市中小微企業檔案管理服務中心所在的江蘇醫療器械科技產業園，匯集了多家從事生物醫學工程和生物醫藥研發的企業和工程技術中心，但這些企業多為初創企業，人員規模、資產規模與經營規模都比較小，抗風險能力較差，大多需要在政府的培育和呵護下孵化、成長。出于成本考慮，企業很難在檔案管理方面投入人力物力，檔案管理既缺乏設施設備又缺少專業人員，且企業本身尚未意識到檔案管理對企業發展的重要性，直接導致企業檔案管理和服務跟不上企業發展需要。在這一背景下，2015年底，蘇州高新區檔案部門在醫療器械產業園建立了第一個中小微企業檔案服務平臺，推動檔案工作為中小微企業發展服務。2016年12月，蘇州市中小微企業檔案管理服務中心授牌儀式在高新區舉行，成為全國首家中小微企業檔案管理服務中心。

2蘇州市中小微企業檔案管理服務中心的創新實踐

2.1聚焦“集約化”，構建檔案服務新模式

集約化是指集中人力、物力、財力等生產要素，實現低成本、高效能獲取可持續競爭優勢的管理模式，這種模式對于中小微企業來說具有特別意義。該中心通過整合資源，為企業提供集中化的檔案管理服務，解決了中小微企業因規模小、資金有限而無法投人足夠資源進行檔案管理的問題。首先，中心通過集中配置檔案庫房、檔案整理室、查閱室等硬件設施，組建專業的檔案管理團隊，實現了檔案管理資源的優化配置與共享。人駐企業無需單獨投入大量資金建設檔案設施或聘請專業人員，降低了檔案管理成本。其次，中心提供的服務涵蓋了檔案管理的全流程，包括檔案咨詢、收集整理、寄存保管、查閱利用和數據備份等。這種集成化的服務模式不僅提高了檔案管理效率，還為企業提供了便捷、高效的一站式檔案解決方案。最后，該中心被納入產業園創新發展的公共服務中心平臺，與江蘇省醫療器械檢驗所蘇州分所、科技成果轉化中心、生物醫學創新中心、GMP車間、工程中心等共同構建產業園“企業之家”［2]，補齊了企業服務缺失的一角，為產業園提供全方位、前瞻性的服務支持，有利于協同促進產業園區企業高質量發展。

2.2立足“專業化”，打造檔案業務新格局

蘇州高新區檔案部門充分發揮專業優勢，從“軟件”和“硬件”兩方面打造中小微企業檔案管理服務中心。一是建章立制，建立一套完善的中小微企業檔案管理服務中心運行制度及業務規范。根據不同企業自身業務、發展階段與管理特點，細化檔案分類，明確責任與義務，規范各流程檔案管理。二是優選運營團隊，選定一家較為專業的中介機構，負責中小微企業檔案管理服務中心的具體運營，充分發揮其專業優勢。專業團隊不僅具備豐富的檔案管理經驗，還能根據企業需求提供定制化服務。例如，由政府通過購買服務的方式對企業入駐前2年的費用予以減免，2年后根據企業的具體服務內容收取服務費。三是加強軟硬件投入，中心配置了先進的檔案管理設施，內部環境控制設備完善，可以滿足各種載體檔案的安全保管需求。檔案服務中心研發了檔案管理軟件系統，高度適配中小微企業管理模式，巧妙融合集約化與分散化特性。既能憑借高效集成實現資源的精省利用，又能通過靈活分享達成信息的廣泛共享，為中小微企業檔案管理開啟高效、智能的全新范式。

2.3注重“全程化”，探索檔案服務新常態

蘇州市中小微企業檔案管理服務中心注重檔案管理的全程化服務，從檔案的收集、整理、移交入庫到查詢和開發利用，形成了完整的檔案管理鏈條。一是細化檔案管理流程。中心建立了詳細、規范的檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理各環節都有章可循。在企業進駐產業園時主動提前介入，與企業保持良好溝通，從檔案管理咨詢開始，提供檔案管理相應的法律法規、規范標準等文件；詳細說明檔案收集的范圍、標準和流程，確保檔案的完整性和準確性；在檔案整理方面，介紹檔案整理的一般方法和標準，確保檔案的有序性和可利用性；在檔案利用方面，提供在線查詢系統、快速響應機制等。二是提高技術支持水平。中心配置了數字檔案室管理系統，運用數字化手段、信息化技術，滿足企業對檔案收集、整理、保管、查詢利用等方面的需求。隨著電子文件和電子檔案越來越多地出現和應用在實際工作和生活中，中心根據國家法律法規要求，不斷加強電子文件和電子檔案的有效管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。三是持續提升服務水平。中心重視客戶反饋，定期收集客戶意見，發現存在的問題和不足；定期對中心的服務人員進行培訓和測評，確保團隊成員具有扎實的檔案管理知識和良好的職業素養，并強調團隊建設的重要性，旨在打造一支團結高效的服務隊伍，滿足各企業不同發展階段的檔案管理需求。

3蘇州市中小微企業檔案管理服務中心的十年成效

一是入駐企業持續增加。2016年，蘇州市中小微企業檔案管理服務中心成立初期，檔案庫房面積100平方米，配置檔案密集架44立方米，入駐企業僅13家，托管檔案約3000卷。隨著該中心運營的日益成熟，其越來越受到中小企業的歡迎，原來的庫房已無法滿足檔案保管需要，服務中心在產業園外新建檔案庫房面積4600平方米，配置檔案密集架6000立方米。截至2024年底，該中心入駐企業近100家，管理中小微企業檔案23.5萬卷（件），檔案門類涵蓋文書檔案、建設工程檔案、會計檔案、實物檔案、業務檔案等。

二是營商環境日益優化。隨著中國經濟進入高質量發展階段，營商環境日益成為穩定市場信心、激發經濟發展活力、推動高質量發展的重要因素[3]，營商環境建設越來越受到地方政府的關注。經過10年發展運營，蘇州市中小微企業檔案管理服務中心優質的檔案綜合服務已經成為蘇州高新區醫療器械產業園的加分項，助力產業園入選未來醫療100強創新獎榜單、年度醫療器械標桿產業園區、長三角G60科創走廊第二批產融結合高質量發展示范園區、“中國生物醫藥產業發展指數CBIB2023”20大重點產業園區等多個榮譽，在產業園招商、引商等方面發揮了重要作用。

三是服務企業快速成長。檔案是企業的重要資產，中心通過優質的檔案服務，幫助企業規范檔案管理，及時提供檔案利用。這些工作在助力企業戰略規劃、推動企業技術創新和業務發展、規范企業業務流程、推動企業合規管理、維護企業合法權益、傳承企業文化等方面發揮了重要作用。醫療器械產業園內很多人駐企業受益于此，產業園內600多家醫療器械及生物醫藥企業中的12家企業成長為江蘇省“獨角獸”（包含潛在“獨角獸”）企業，9家企業成長為江蘇省“瞪羚”企業。

四是企業檔案意識顯著增強。中心通過提供專業化的檔案服務，讓入駐企業在具體的檔案利用中感受到檔案的價值和力量，企業管理者的檔案意識在這一過程中也逐漸增強。比如，越來越多的企業將檔案管理工作納人工作計劃，愿意在檔案工作中加大對資金、設備、人員的投人，部分發展壯大的企業開始設立檔案部門，自建檔案庫房，配置檔案柜架和檔案管理系統，并積極參與檔案相關的培訓和交流活動。

4蘇州市中小微企業檔案管理服務中心的特點分析

4.1服務模式的創新性

相較于傳統分散式管理模式，該中心通過三重創新顯著優化管理效能：一是集約化降本，整合區域企業檔案資源，依托共享基礎設施（如云存儲、高速掃描設備）與集中采購機制，大幅降低單家企業固定成本投入。二是專業化提質，建立標準化管理制度并配備專職檔案團隊，以專業能力保障檔案鑒定、整理、保管等環節的質量可控性。三是全程化增效，構建覆蓋“前端控制一規范整理一科學鑒定一安全保管一有效利用”的全流程服務體系，通過標準化流程設計減少后期格式轉換、重復整理等冗余操作，實現管理成本的前置壓縮與利用效率的持續提升。

4.2服務能力的適應性

中心的服務能力展現出顯著動態適應性，其核心在于構建了政企多元協同治理機制。檔案管理模式理論與協同治理理論指出，資源整合與規則共建是破解中小微企業“資源匱乏—能力不足一管理失范”困境的關鍵。中心通過以下路徑實現服務能力的持續進化：一是政策響應敏捷化，緊密對接國家檔案信息化戰略，及時上線數字化管理系統并開展存量檔案數字化工程，確保服務合規性與技術前沿性要求。二是需求反饋制度化，建立人駐企業常態化溝通機制，依據反饋動態調整服務供給，有效提升企業檔案意識與管理能力。三是資源調配高效化，協同檔案主管部門、第三方專業機構及企業集群，通過責任共擔和規模效應，系統性緩解企業面臨的“專職人員缺失、操作規范欠缺、保管成本高、合規風險突出”等核心痛點。

4.3運行機制的靈活性

運行機制靈活性本質是多元主體協同治理框架下的動態適應能力。其核心是通過與檔案主管部門、中介機構和入駐企業的緊密合作，建立有效的協同治理網絡。基于協同治理理論，中心建立“政府一市場一社會”三角聯動機制，政府端提供政策合規性指導與資源傾斜，市場端承接專業化運營，社會端通過入駐企業參與規則制定。這種機制不僅保障了中心的健康運行，還為企業提供了反饋渠道，使中心能夠根據企業需求及時調整服務內容。

5蘇州市中小微企業檔案管理服務中心的示范價值

5.1服務模式的可持續性

經過十年的創新實踐，中心探索出了一條服務中小微企業檔案工作的新路，這得益于檔案主管部門、中介機構及產業園入駐企業的共同努力。檔案主管部門作為區域內檔案事業發展的引領者和規范者，承擔起更為積極的責任。將中小微企業的檔案管理全生命周期服務納人其管理系統，通過制定相關政策、標準和規范，引導和支持中小微企業檔案管理服務中心發展，加強業務監督和指導，通過定期檢查、評估和培訓等方式，幫助企業提升檔案服務水平。中介機構在檔案主管部門指導下積極履行社會責任，發揮專業優勢，在合理利潤基礎上打造服務品牌。入駐企業充分利用服務中心專業資源，提升檔案管理水平，在接受服務過程中向檔案主管部門及中介機構提出合理化建議。檔案主管部門、中介機構及產業園入駐企業建立溝通機制，圍繞某些議題開展座談研討，推動服務中心健康可持續發展。

5.2實踐經驗的可復制性

中心集約化、專業化、全程化的服務模式，不僅解決了中小微企業檔案管理方面的痛點，還推動了企業規范化運營和可持續發展。2016年7月，由蘇州市檔案局和高新區檔案局聯合打造的第二家中小微企業檔案管理服務中心——蘇州科技城（東渚）檔案服務中心在蘇州市高新區科技城內成立運營，該中心擁有838平方米的檔案管理庫房，設施設備齊全、人員配備合理、服務范圍廣泛，可為全市中小微企業提供檔案管理、咨詢、寄存、查閱、數據備份等服務。檔案主管部門應適時開展中小微企業檔案服務中心運行經驗總結，聯合市場監管等相關部門編制“中小微企業檔案服務中心”指南，探討擬定中小微企業檔案服務中心的定位、規劃、管理服務、可持續發展、效果評估等內容，使中小微企業檔案服務中心建設更加具體化、規范化、可操作化，進而推進經驗模式的復制推廣。

5.3非公企業檔案服務模式的探索性

中小微企業多為非公企業，雖然我國已有相關檔案法律法規規范，但實際工作中，由于非國有企業檔案不屬于地方各級檔案館進館范圍，尚未得到各級檔案主管部門的足夠重視，這導致非國有企業檔案一直處于檔案監管的盲區。中小微企業檔案管理服務中心的建立，將中小微企業納人監管范圍，有利于檔案主管部門加強對非公企業檔案的監督和指導，這將為進一步探索非公企業檔案監管思路提供良好契機。同時，這種服務模式有利于優化營商環境、吸引企業入駐，為區域經濟的高質量發展提供新的動力。

蘇州中小微企業檔案管理服務中心通過十年的實踐探索，形成了具有創新價值的區域性集約化建檔模式。在引導企業檔案管理、規范企業檔案工作、服務企業創業創新，以及推動區域經濟社會發展中發揮了重要作用。中心緊跟國家政策導向，不斷調整與優化服務能力，具有一定的示范價值，該模式的長期發展和復制推廣值得持續關注和研究。

注釋與參考文獻

［1］陳永生.蘇州：搭建平臺服務“雙創”［J］.中國檔案，2017（9）：23-24.

[2］曹吉超，耿佃利.蘇州中小微企業檔案管理服務中心實踐[J].中國檔案，2017（9）：24-25.

[3]浙江：栽得梧桐樹引得鳳凰來[J.中國財政，2024（17）：4.

（責任編輯：邵澍）