開啟圖情檔一體化管理新局面

圖書情報與檔案一體化管理是社會進步的階段性標志，也是順應時代發展潮流的重要舉措。隨著信息技術的不斷發展，人們對多元化信息資源的需求日益增長，傳統的圖書情報和檔案管理模式已難以滿足人們的需求。從客觀實際來看，圖書情報和檔案管理存在諸多問題，各機構應充分發揮文化創新的作用，通過統一合理的管理方式，促進圖書情報和檔案管理領域的發展。本文將對圖書情報與檔案管理方式進行分析和概括，進而提出圖書情報與檔案一體化管理的方法，以期提升人們獲取數據信息的便捷性。

制約圖書情報與檔案一體化管理的因素

管理體制存在限制

從工作性質來看，圖書、情報和檔案管理均屬于信息和數據收集的相關工作，隨著具體工作內容的細化，三者各自形成了獨立的管理機構，擁有獨立的管理系統，每個系統處理對應的管理工作。這使得圖書、情報和檔案管理相互獨立，無法建立協作統一的關系，進一步增加了管理工作的難度，也給人們查閱資料和獲取數據造成了不利影響，限制了管理工作效率的提升[1]。由于管理體制的分層，各系統只獨立完成自己機構負責的管理工作，降低了管理工作的效率。同時，各系統之間缺乏合作意識，無法滿足人們查閱圖書資料和獲取數據的需求，也不利于圖書情報與檔案的一體化管理。

缺乏應有的重視

受傳統管理模式的影響，圖書館、情報機構和檔案館的基層管理人員對圖書情報和檔案的管理主要局限于對情報的傳遞和對檔案的合理保管，每天通過固定的程序對圖書資料和檔案進行管理，并未采用現代化手段，導致管理流程混亂，不利于人們借閱。加之圖書情報和檔案管理的受重視程度有待提升，導致各機構管理人員的工作觀念滯后，僅完成簡單的圖書整理和檔案分配工作，缺乏創新，未將現代化的管理理念應用于圖書、情報、檔案的一體化管理，使得管理工作漏洞百出，圖書資料管理混亂，數據重復錯亂。由于圖書、情報、檔案三者分屬不同的管理部門，溝通協調不便進一步影響了圖書情報與檔案一體化管理的推進。部分管理人員缺乏圖書情報和檔案一體化管理意識，未能構建新的管理模式，最終導致管理效果不佳。

教育模式存在缺陷

隨著社會的發展，數據信息量激增，圖書館藏書規模擴大，圖書情報與檔案管理逐漸分化為不同的系統，各自形成了不同的管理機制。國家針對不同的管理體制設置了圖書館學、情報學、檔案學等不同學科，幫助學生深入了解各學科的特點。由于學校對圖書情報和檔案管理學科學生的要求較高，導致選擇該專業的學生人數減少，進而造成人才短缺。同時，在學生學習圖書館學、情報學和檔案學的過程中，部分學校未能對這三個學科的管理方法進行整合和優化，導致精通圖書情報和檔案一體化管理方式的人才越來越少，不利于圖書管理和數據收集的守正與創新。

信息基礎設施存在漏洞

在新時代背景下，信息技術應用影響著人們生活的方方面面，要想實現圖書情報和檔案一體化管理，就必須建設完善的信息基礎設施。各管理機構應具備完善的信息基礎設施，協助管理人員處理圖書情報和檔案。而在當前的管理制度下，由于圖書情報機構的信息基礎設施建設存在不足，給圖書情報和檔案管理帶來了較大的影響。在經濟發展水平相對滯后的地區，計算機技術應用不足和缺乏專業的技術人員，導致工作效率低下。從硬件條件來看，基層機構缺乏自動化的信息設備，以人工操作和記錄為主，不利于圖書資料及數據信息的錄入和整理。由于信息基礎設施不完善及網絡費用昂貴，圖書情報和檔案一體化管理發展受限。

制度規范存在缺位

隨著人們借閱圖書資料和數據信息需求的增多，各機構管理工作發生變化，圖書情報和檔案管理機構的管理模式也隨之變革。各系統之間缺乏有效的溝通和協作，未建立科學有效的制度規范，導致數據庫內部信息混亂，無法實現信息系統之間的數據共享。即使各系統建立了規范，也只是在各自領域內進行管理和應用，并未從圖書情報和檔案管理一體化的角度制定統一的規范和規則，從而限制了三方合作的效率，不利于讀者快速有效地獲取自己所需的圖書資料，也不利于用戶從數據庫中提取數據和信息。在圖書、情報、檔案管理中，各機構各司其職，未與其他機構進行聯動，導致管理工作中易出現重復性管理問題，不利于管理工作的順利開展，三個系統的獨立性也在一定程度上限制了圖書情報和檔案的一體化管理進程。

圖書情報和檔案一體化管理的應用前景

推行圖書情報和檔案一體化管理具有廣闊的前景，能夠更加全面地調動各基層圖書情報機構的積極性，提升工作成效，具體內容包括以下幾方面。

提升資源利用率

由于圖書情報和檔案隸屬于不同的管理機構及系統，設備及人員安排具有較大差異，但它們同屬信息和資料管理系統，有諸多共通之處。實施圖書情報和檔案一體化管理，可以避免數據和管理工作的重復，減少人員配備，降低工作成本；通過從原來的獨立管理轉變為一體化管理，實現管理模式的綜合化和系統化，逐步提高資源利用效率。

推進管理現代化

社會發展講求高效，對于管理系統而言，必須注重速度與效率，才能跟上時代步伐。隨著社會的發展，人們對知識和信息的需求日益增長，傳統的信息獲取方式難以滿足人們當下的需求，系統之間的獨立性也加大了各自的經費支出，而圖書情報和檔案一體化管理可以幫助人們快速獲取資料和收集數據。同時，采用現代化的管理手段對各機構的資料和信息進行自動化管理，有利于資料和信息的收集與查找[2]。

提升服務水平

傳統的圖書情報和檔案管理擁有獨立的組織機構與管理方式，讀者獲取資料和數據信息時，必須前往相應的機構，這給讀者獲取信息帶來了諸多不便。各機構的數據尚未實現共享和統一，不利于讀者快速收集數據或查閱資料。同時，部分讀者對圖書情報和檔案一體化管理的認知不足，在查閱資料和獲取信息時，常常出現無法獲取所需信息的情況，這導致數據和信息的利用率有所下降。各機構在收集、整理和歸檔資料信息時采用不同的管理模式，缺乏對文件需求的綜合考慮，也給讀者借閱資料和獲取信息造成了困難。圖書情報和檔案一體化管理有利于實現資源共享，不僅可以為讀者快速借閱資料和獲取信息提供便利，還能提高信息數據的利用率。

促進學科發展

圖書情報與檔案一體化管理推動了圖書館學、情報學和檔案學的深度融合，形成了以信息資源管理為核心的知識體系。這種融合不僅打破了傳統學科之間的壁壘，還促進了學科之間的協同發展。通過整合圖書、情報和檔案管理的理論與實踐，相關學科能夠更好地探索信息資源管理的本質、一般規律和方法論，而圖書情報與檔案一體化管理也為學科發展帶來了新的機遇與挑戰。

圖書情報和檔案一體化管理的具體措施

圖書、情報和檔案都是收集和傳遞信息的途徑，只有在實踐基礎上促進三個系統的融合，為信息管理工作提供保障，才能更高效地為用戶提供真實有效的信息，增強用戶體驗感。圖書、情報和檔案應當實行統一管理，時代的發展和人們的需求也推動著這三個系統的融合。對于一體化管理的發展，各機構應充分發揮各自優勢，在此基礎上進行改革與創新，以快速高效的管理方式建立相關管理制度。隨著信息化時代的到來，各機構管理工作應順應時代潮流，實現信息資源共享，采用合理的管理方式服務社會，通過提高收錄數據和提供服務的質量，將各系統的優勢融入新的管理模式，并根據現有的可利用資源進行創新和優化，實現圖書情報與檔案的一體化管理。

完善一體化管理的政策環境

由于圖書館、情報機構和檔案館分設有不同的行政系統，其管理制度和政策存在較大差異，要想實現圖書情報和檔案一體化管理，必須設置統一的管理機構，通過系統性的政策建立和制度保障完善一體化管理模式，使其具有創新性和實用性。對于一體化管理，應制定具體的規劃并提供法律保障，這樣才能保障管理文件的安全性，也便于管理模式的更新和實施。在開展一體化管理的過程中，管理制度的構建應以全局立場作為出發點，準確把握信息時代圖書館與檔案館的發展方向，建立順應其發展的管理制度，整合各部門資源，并對資源進行合理配置。同時，管理層應充分重視管理制度建設工作，正確、科學地作出各項決策，并保證決策的可實施性，為一體化管理工作奠定良好的發展基礎。建設管理制度時，應將理論結合實踐的理念貫穿始終。一體化管理機構應明確優化管理的政策需求，打造合作共贏的政策環境以助力資料和信息共享，通過有效的政策支撐與規范的法律制度，為各機構開展一體化管理提供法律保障。在完善一體化管理政策的基礎上，幫助讀者和用戶獲取所需資料和信息，從而提高數據信息利用率，增強高效性和實用性。一體化管理政策的實施有利于推動信息材料的閱讀推廣。在良好的政策環境下，讀者可通過資料庫、數據庫進行閱讀與搜索，并對信息加以傳播，讓更多人能高效獲取所需的信息和數據。讀者間的信息共享在提升文化傳承便利性的同時，通過對資料和信息的有效整合，可以將文化知識傳遞給大眾，實現信息化的文化共享[3]。

加強綜合學科人才的培養

根據圖書、情報、檔案管理的特點，我國高等院校雖設立了相關學科，但各學科多以分科教育為主，未能形成三科融合管理的學習模式。針對現有的教學體制，高等院校應深化改革，將圖書館學、情報學和檔案學納入統一的教育體系，通過綜合性的教育和學習，提升學生的綜合管理能力，目前國內部分院校推行的信息資源管理學科建設便是很好的范例。在教學過程中，應通過系統闡述圖書、情報、檔案各自學科知識和管理方法的共性與特點，提升學生的系統認識，在學生了解各學科特點以后，再對其進行學科綜合化教育，利用圖書情報和檔案管理的共性開展管理活動，加強綜合管理人才的培養。只有將圖書館學、情報學和檔案學各自的特點和管理模式融會貫通，取其精華、去其糟粕，才能從根本上優化各學科知識，構建完善的綜合人才培養體系。根據教學體制的要求，應通過適當合理的教學方案設置圖書情報和檔案一體化管理學習模式，培養一體化管理的綜合人才，通過有效的學術交流和相互學習，引進一體化管理的優秀人才，從而推動圖書情報和檔案一體化管理的發展進程，加強管理人才的文化交流。以培養復合型人才為目標，科學設置培訓內容，以提升培訓效果、達成培訓目的，切實提升人才的專業化水平與綜合素質。除人才培養外，還需高度重視人才招聘工作，通過招聘充實人才隊伍。

加強基礎設施建設

加強基礎設施建設是圖書情報和檔案一體化管理開展的基石。一方面，政府應加大信息基礎設施建設力度，通過擴大投資的方式為建立完善的一體化管理機制提供強有力的保障；另一方面，圖書館、情報機構及檔案管理機構應積極履行各自職能，通過多種途徑籌集資金、吸引企業投資。各管理機構應重視技術人才的培養，加快基層信息基礎設施建設，使基層組織能夠有效實現設備更新和軟件升級。針對偏遠地區，政府應完善各管理機構的基礎設施，讓這些地區的公眾也能借助互聯網實現資料、數據與信息的共享，依托互聯網平臺完成文化信息的傳遞與交流，進而不斷提升其閱讀水平，讓更多人“聽見世界的聲音”。圖書與檔案實行協同管理后，通過建立共享數據庫，不僅可以實現優勢互補、提升相關資源的共享水平，還能在很大程度為讀者提供便利，既滿足其借閱圖書的需求，也滿足其查詢檔案的需求。

推行圖書情報和檔案一體化管理是順應時代潮流的舉措，通過資源共享和優化信息傳遞，可以提高人們獲取數據信息的效率。在一體化管理模式中，需注重守正與創新，既要保留優良的管理方法，又要依據新時代的要求進行改革創新，以便捷高效的管理模式拓寬讀者的信息獲取渠道，借助資源共享增強各領域之間的互動，促進文化交流與傳承。

（作者單位：江蘇省宿遷市泗洪縣圖書館）