財務共享與電子會計檔案的融合發展

數字化時代下，財務共享與電子會計檔案縱深融合，可降低會計檔案管理流程的運營成本，減少會計檔案管理流程的實施風險，對于增強會計檔案管理流程的部門協作效率具有促進意義

數字經濟跨越式發展趨勢下，數字化轉型逐漸成為當前企業適應市場變化及提升核心競爭力的關鍵。根據《中國數字經濟發展白皮書》數據顯示，我國數字經濟規模持續擴大，數字化技術正以前所未有的速度和深度重塑各行業發展格局。其中，財務管理作為企業運營的核心環節，數字化轉型對于提升企業財務管理效率具有積極作用。推動財務共享服務中心的建設與電子會計檔案應用，作為企業財務管理數字化轉型的著力點，財務共享模式通過整合分散的財務資源，建立標準化、規范化的財務處理流程，實現財務業務的集中化處理，二者的融合發展，為企業提升財務管理水平提供了新的思路。

降低會計檔案管理流程的運營成本

財務共享模式下，會計檔案管理打破傳統分散化管理方式，會計檔案由統一部門統籌規劃處理，降低企業財務運營成本。傳統會計檔案管理中，檔案整理、

裝訂、保管到檔案的查閱、調檔等，均要耗費企業大量的物力、精力和財力，且檔案保管為減少自然環境影響，企業會專門設立庫房，使用檔案柜、防潮、防火、防蟲等設備導致會計檔案管理成本較高。財務共享模式下，依托信息技術進行會計檔案的電子化管理，通過影像掃描、OCR（OpticalCharacterRecognition）等技術，可將憑證、賬簿、報表的紙質檔案轉化為電子信息，節省大量紙質檔案存儲空間的同時，有助于減少存放賬套的庫房租金及相應庫房保養費用支出。此外，電子檔案檢索及查閱可直接利用計算機系統方便快捷，無需人工翻閱查找，有效提高工作效率、降低人工成本支出。

減少會計檔案管理流程的實施風險

財務共享與電子會計檔案深度融合，有助于降低財務管理共享中會計檔案風險，傳統會計檔案管理分散在各單位，會計檔案尚未形成統一標準與監督管理，極易出現會計檔案的遺失、毀壞、修改等問題，如紙質檔案的傳遞、儲存中，會受到人為過失或者自然不可抗力影響而造成檔案毀壞，且責任很難追究。財務共享模式下，會計檔案管理全程系統監控、標準化辦公。如會計憑證的電子化收集從紙質信息采集開始，到電子檔案存儲、查借閱及銷毀工作，實行標準化系統記錄和監控機制。電子會計檔案存儲采取加密存儲、數據備份、恢復等措施保障數據安全，在財務共享中心建立統一的檔案管理規范和制度，有效加強對會計檔案管理行為的監督檢查，防止人為因素帶來的檔案管理風險，進一步強化了會計檔案管理的嚴謹性及真實性。

增強會計檔案管理流程的部門協作

財務共享模式突破部門之間信息壁壘，確保會計檔案管理的流程達到部門協同化。傳統會計檔案管理模式中，會計檔案管理存在財務、業務、后勤等多個部門，部門之間的信息溝通匱乏，檔案傳遞速度慢，極易出現信息出現不一致的現象或者出現信息傳遞不及時。財務共享模式利用統一信息平臺完成部門信息共享和協同，發生業務時，業務部門可直接將業務發生相關的原始憑證通過信息系統上傳到財務共享中心，財務部門及時接收并進行處理，會計檔案的電子化存儲和共享，便于各部門的會計檔案隨時查閱需要調取的會計資料。

識別冗余環節簡化流程鏈條

識別冗余環節簡化流程鏈條作為數字化轉型背景下推動財務共享與電子會計檔案融合發展的關鍵。

刪減非必要環節。企業應對原有會計檔案管理流程進行系統的梳理，剔除傳統重復、繁瑣環節，將傳統線下紙質檔案管理轉移到線上，通過電子會計檔案管理方式，設置嚴格權限審核、軌跡跟蹤，實現對各環節進行分析，進而剔除檔案管理業務效率低下、增加檔案管理業務流程復雜程度的環節，有效縮減流程鏈條，提升檔案管理業務的有效程度。此外，運用智能化審核工具作為提高電子會計檔案管理效率的關鍵，文章認為，應運用財務共享系統，設置審核規則對電子會計檔案預審，如在對會計賬單進行審核時，設置會計賬單借方金額與貸方金額應相等的自動審核規則，當系統發現記賬賬單的借方金額與貸方金額不相等時，自動彈出錯誤提示；設置賬務處理所用會計科目是否符合會計制度規定及本公司內部規定自動判斷的審核規則，以查看賬務處理中所使用會計科目是否正確。對發票進行審核時，系統應用稅務部門的接口對發票進行查驗真假，并核對發票的開票信息是否正確。通過采用自檢與人工復核相結合的辦法進行審核，減少人工審核的環節，增加檔案管理業務流程優化和效率提升。

控制流程延伸范圍。對會計檔案管理流程的界限作出界定，有效控制流程邊界，規避流程過度擴張導致管理紊亂及管理效率低等問題。如在檔案調閱流程中，應根據查閱者的查閱原因和查閱的場景對檔案調閱的范圍以及深度進行界定，避免無關人員調閱敏感性檔案信息；針對與核心業務關聯不緊密的檔案管理流程，可采取簡化、外包等方法予以解決，將有限資源投放到核心流程中，以此保障流程管理的高效性。

整合崗位職能優化流程配置

對現有崗位職能進行整合與優化，有助于減緩人力成本壓力，對于提升電子檔案管理效率具有促進意義。

整合流程中影像化崗位。影像化作為電子會計檔案管理過程中的核心環節，目前在實際工作中可能還有掃描崗、質檢崗、索引編制崗等分別負責各個階段的電子會計憑證影像化工作，造成崗位分散、工作內容重疊。可將影像化崗位統一集約化，將全部或部分影像化崗位任務整合到影像化處理崗位統一完成，如設立電子檔案影像處理崗位，同時負責原始憑證掃描、影像數據核查、分類索引等影像化處理全過程工作，避免崗位間的傳遞交接，提升電子會計檔案影像化處理的工作效率和質量水平。

精簡流程中稽核節點。優化會計檔案管理流程中的會計檔案稽核節點，精簡一些不必要的、重復性的稽核節點。因為在傳統的會計檔案管理流程設計中，由于人工干預較多，考慮多道審簽環節，保障會計檔案完整性、合法性的需要，一個檔案可能要經歷多個、不同部門或不同人員的審簽，但隨著會計核算信息化程度的提高及會計檔案數字化的實現，檔案由系統進行自動化校驗、標準化處理之后，實現了大部分的稽核功能。因此，可以合理地減少人工審核稽核節點，將其集中在一些重要的風險點上，比如大額記賬憑證的真實性審核、重要檔案的合理性審核等，同時，依托信息手段，實現稽核工作的自動化，比如自動借助信息系統中的預設規則，對電子檔案進行初審工作，提高工作效率，緩解人力成本壓力。

完善系統設計確保流程順暢

完善系統設計及保障流程順暢作為數字化轉型背景下財務共享與電子會計檔案的融合發展建議的關鍵。

及時梳理并定期更新流程。針對隨著業務發展、外部環境變化帶來的會計檔案管理工作流程調整優化的需求，企業應實施流程梳理機制，定期對會計檔案管理流程進行全面排查，確保流程設計能有效實現會計共享模式，及時查找系統設計流程與當前業務需求的偏差。可分季度或半年組織一次整體分析，結合財務共享與電子會計檔案管理系統的操作流程，收集相關業務的使用者的反饋信息，基于反饋提出系統操作中流程細節問題，分析業務應用流程操作及功能不規范、不明確、不適用的情況。結合評估結果，有針對性地更新與完善流程，以此保證系統流程反映當下及今后企業的實際業務需求。

提升流程的系統集成程度。實現財務共享系統與ERP系統、OA系統等其他系統對接，確保數據無縫連接與實時傳輸。目前，諸多企業各系統存在數據孤島現象，導致會計檔案管理中存在數據重復輸入、信息不統一的現象。對此，應對系統集成化處理，將業務數據、財務數據以及檔案數據進行統一，實現業務流程、財務流程以及檔案管理流程的聯動。如ERP系統業務部門在系統中完成訂單采購業務審批以后，將數據發送到財務共享系統形成會計憑證之后進入電子會計檔案管理模塊進行歸檔，消除掉數據的人為操作，提升了數據準確性以及流程的系統性。

合理設置流程的訪問權限。為確保電子會計檔案的安全及保密性，企業應對不同角色及崗位用戶，結合流程設置進行相應的權限管理。一方面，應建立起嚴格的權限分級管理模式，使不同級別的用戶對檔案的使用權限有一定的不同，如一般財務人員訪問權限為會計檔案瀏覽、查看等工作，而檔案管理人員可設定修改、發送等權限。另一方面，可設定動態權限管理模式，在員工的工作崗位發生變化的時候，及時對他們的權限進行相應的更改和管理，有效避免權限混亂造成信息安全問題，以此提高電子檔案管理安全性。

轉變觀念提升認知，加強人才培訓

傳統財務工作主要以核算與監督為主，財務共享與電子會計檔案融合模式下，財務管理人員應對現有管理理念進行調整，應深刻認知到電子會計檔案的重要性。對此，應轉變觀念認知，提高人才培訓。一方面，應通過企業內部宣傳活動，提高人員對財務共享與電子會計檔案的認知，規范自身業務操作及數據錄入，提高財務數據真實性及完善性。另一方面，加強專業技能培訓，制定合理人才培訓計劃，通過定期、不定期培訓方式，組織人員培訓數據錄入、檔案查詢與調閱、數據分析工具的使用等，提高員工數字技能。

綜上所述，數字化轉型背景下，財務共享與電子會計檔案的融合發展作為企業提升財務管理水平的必然趨勢。財務共享模式對會計檔案管理流程在降低運營成本、減少實施風險、增強部門協作等方面具有顯著的優化作用。誠然，為實現二者的深度融合，企業應采取一系列發展策略，通過識別冗余環節簡化流程鏈條、整合崗位職能優化流程配置、完善系統設計確保流程順暢，進一步提高財務管理效率，降低管理成本，保障財務信息安全，確保企業在激烈的市場競爭中占據優勢地位。

（責任編輯" 莊雙博）

（作者單位： 大唐華銀電力股份有限公司）