檔案數字化背景下如何加強檔案管理工作

隨著現代科技的發展，數字化技術被廣泛應用于各行業、各領域當中，不僅有助于提升各項工作的整體效率，同時也為做好數據分析工作提供了重要支撐。在開展檔案管理工作時，應用數字化技術不僅提高了檔案管理工作的有效性，同時也解決了傳統的紙質檔案管理模式下存在的成本過高、效率低下、資源浪費等問題，因此，檔案管理數字化已成為未來發展的必然趨勢

近年來，山東省濱州市沾化區致力于推進檔案信息化建設，重點從檔案數字資源、在線利用、信息安全三個方面發力，取得了明顯的工作成效。一是豐富檔案數字資源，堅持“存量數字化、增量電子化”的根本原則，打造以檔案數字資源為基礎的檔案數字化體系，據統計2024年共完成傳統載體檔案數字化105萬頁，實現照片檔案、錄音檔案、錄像檔案全覆蓋，在全市范圍內推廣應用檔案服務一體化平臺，2024年共收錄公積金、公共資源交易等各類電子文件25萬件。二是推進檔案在線利用服務，進一步優化平臺業務辦理流程，實現檔案收、管、存、用各環節的在線辦理，面向廣大人民群眾提供更加便捷的網絡檔案服務。三是保障檔案信息安全，部署了防火墻、漏洞掃描等安全設備，打造更加安全可靠的檔案數字化基礎設施體系，及時排查化解檔案管理系統存在的安全風險，對檔案數據資源進行實時監測和在線備份，保障檔案數據的真實性和完整性。

檔案是社會發展的關鍵數據資源，其管理目標是通過有序管理實現檔案的留存、調取和使用。現代信息技術的引入推動了檔案管理數字化，優勢在于智能化檢索、分析與處理，提升效率并節約人力物力，同時為科學決策提供依據，確保檔案真實性和修改記錄準確。傳統紙質檔案效率低、資源消耗大，已不適應現代化需求。數字化管理通過信息化系統和數據庫集中收錄檔案，便于群眾高效查詢、修改和傳輸，提升操作精準性，推動檔案管理創新優化。

檔案數字化工作面臨的機遇

數字化時代為檔案管理提供了有力技術支撐。數據庫儲存技術解決了紙質檔案易磨損、丟失的問題，延長了檔案壽命，并提升管理效率與信息安全性。數字技術與檔案管理的融合大幅縮短檢索時間，相比傳統人工查詢更高效，節省時間精力，凸顯數字技術在信息處理中的優勢，從而提升檔案服務質量。

檔案數字化工作面臨的挑戰

一方面，部分年齡較大、知識結構滯后的檔案管理人員對新技術接受度低，因缺乏系統培訓而操作困難，影響檢索、修改等工作的效率；另一方面，盡管部分單位已投入資金，但整體信息化建設仍存在資金不足、基礎設施薄弱等問題，甚至僅停留在購置基礎設備的層面，制約了檔案數字化的深入發展。

檔案數字化管理規范不夠完善

現階段，檔案數字化管理作為一種新型的檔案管理模式，相關部門在開展此項工作時卻尚未針對其檔案數字化管理技術的使用流程、要點以及內容進行統一規范，主要表現為盡管我國大部分事業單位開展了檔案數字化管理工作，然而整體工作效能較低，甚至對于檔案數字化管理工作的重點內容與根本規范不甚了解，在開展此項工作時仍按照傳統的管理思維進行操作，缺少了信息化時代背景下檔案管理資源的安全防護意識，僅僅是將檔案資料以數字化的形式收錄到云空間當中，未設置任何安全驗證環節，為不法分子盜取重要檔案信息提供了可乘之機，不僅降低了檔案信息化管理工作的質量，情況嚴重的甚至造成重大的損失，情節較輕的主要表現為檔案數據的丟失，情節較重的則會造成重要檔案數據的損毀，出現以上問題主要在于大部分單位并未針對檔案信息化管理工作制定完善的制度，甚至按照前期陳舊的標準與規范開展此項工作，導致檔案數字化管理工作長期處于混亂無序的狀態。

資金與檔案管理專業人才匱乏

盡管大部分單位已經充分認識到開展檔案數字化管理工作的突出優勢與重要意義，然而在實際工作過程當中所投入的資金與配備的專業工作人員仍存在缺口，阻礙了檔案數字化管理工作的順利推進。由于缺少充足的資金支持，導致數字化建設工作舉步維艱，基礎設施是開展檔案數字化管理工作的重要保障，而當前部分單位使用的設備仍是老舊型號，處理檔案工作時效率低下且容易發生安全泄露問題，倘若未及時進行更新維護，可能會導致重要的檔案數據由于受到黑客或病毒的攻擊而發生損毀的問題。其次，在專業人才方面，現階段部分單位從事檔案管理工作的人員年齡結構偏大，且這部分群體的管理水平無法適應信息化時代背景下檔案數字化工作的相關要求，另一方面由于其文化程度不高，因此對于新知識的接受能力較差，無法在短時間內掌握先進的信息管理技術，甚至頻繁出現低級錯誤，降低檔案數字化管理工作的整體質量。

建立健全檔案數字化管理工作體系

完善的檔案數字化管理工作體系能夠為事業單位開展相關工作提供重要的參考，尤其是針對相關規范的內容越完善、要求越嚴格，越能夠幫助引導檔案管理工作人員依照相關規定規范開展檔案數字化管理工作，并進一步增強其安全意識，提升檔案管理工作的保密性，在開展紙質檔案轉換數字化檔案工作期間，應當做好數字化檔案的重要信息添加以及數據壓縮等工作，在電子終端上傳、下載數據，并設置安全密碼，從而避免發生重要數據泄露的問題。另一方面，能夠保證檔案管理工作人員在相關制度體系的指導下，按照步驟、規程開展相關工作，確保檔案管理工作流程的正確。

加大資金和人才保障

完成檔案數字化工作各項任務目標，不僅要制定相關管理工作機制，為開展此項工作提供制度保障，同時還應當加大資金投入，并壯大專業工作人員隊伍，提升其檔案管理專業技能，為檔案數字化工作提供充足的資金、配備專業的工作人員。首先，應當撥付轉型資金用于開發數字化檔案管理系統，聘請專業的技術團隊結合本單位實際情況開發數字化檔案管理系統，從而進一步提升檔案數字化管理工作的質量，保障檔案管理的安全性。其次，應當打造一支水平過高、素質過硬的檔案數字化管理工作人員隊伍，不斷提升其檔案管理專業水平，在招聘時應當優先選拔檔案管理專業畢業生，通過引進專業人才的方式更新檔案管理隊伍，為檔案管理工作注入新鮮血液，同時針對現有的檔案管理工作人員，應當通過定期邀請專家講座或是聘請第三方機構培訓的方式提升其專業素養，提升其解決實際問題的能力，在相關管理規范基礎上嚴格按照檔案數字化管理的相關步驟，提升檔案數字化管理工作的整體效能。

構建檔案信息共享平臺

通過打造檔案信息共享平臺，能夠實現一定區域范圍內各類檔案資料的整合與共享，從而為事業單位開展檔案管理工作提供更加便捷的途徑，借助先進的科技手段，對紙質版檔案文件進行數字化處理，從而實現對相關檔案信息的妥善保存、管理與利用。首先，在構建檔案信息共享平臺時，應當遵守“信息共享”的根本原則，在不違反法律法規的基礎之上，面向所有人開放，用戶經過授權能夠進行修改等一系列操作，確保信息共享在安全可控范圍內，推動檔案信息共享，不僅能夠提升檔案傳輸的效能，同時能夠實現不同領域、部門之間的相互配合，形成檔案數字化管理的合力。其次，在構建檔案信息共享平臺時，應當重點關注檔案數據的規范性與互用性，由于缺少統一的規范條件，因此我國各部門之間的數字化檔案資料存在標準差異的問題，增加了數據共享的難度，針對這一問題，應當制定統一的檔案管理規范，并在此基礎上建立檔案資料互通工作機制，從而達到信息互通的效果。最后，應當注意檔案資料的安全保障工作，檔案資料具有重要的價值，因此在建設檔案信息共享平臺時，應當形成相應的安全防護機制，從而避免發生非法泄露、篡改等問題，想要實現以上目標，應當從技術層面強化對檔案信息的加密和權限控制，并強化對檔案管理工作人員的監督管理，從而從根本上解決檔案信息共享面臨的一系列問題。

應用現代化管理手段

主要包括數字虛擬技術、智能技術等等，隨著信息化時代的來臨，以上現代化管理技術被廣泛應用于各領域，通過分析事業單位檔案數字化管理工作的基本特征，可以引進密碼技術、面部識別技術等等，用來進一步提升檔案管理工作的安全性。首先，應當建立專門用于儲存重要信息的檔案室，主要用于儲存重要的紙質檔案以及電子檔案載體等等，需要查閱檔案的工作人員需要通過安全驗證才能夠進入，從而避免發生檔案被竊取的問題。其次，數字化檔案在保存時應當設置安全密碼，針對共享數字化檔案同樣應當進行加密處理，用戶需要輸入正確的密碼才能對共享的檔案進行查看，從而在最大程度上保護共享檔案的安全性。最后，應當引入智能技術，借助聲音識別技術調取相關檔案，降低了工作難度，為開展檔案數字化管理工作提供了有利條件。

更新檔案管理硬件設施

為了推動檔案數字化管理工作，事業單位應當定期更換新型的硬件設備。首先，在更換新設備時，應當將檔案信息存在“云”端，在完成設備更新后，應當對其進行測試，從而保證設備能夠正常運行，計算機系統是檔案數字化工作的重要載體，因此在更新設備前應當保障其系統的安全性。其次，還應當為硬件設施打造良好的工作條件，安排特定存放的房間，并定期安排工作人員進行清理。

綜上所述，檔案數據是重要的信息資料，其中包含著各類資訊與數據，長期以來，在我國檔案管理工作中，檔案往往是以紙質版的形式存在，不便于后期的查詢、使用，隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作面臨著全新的機遇與挑戰，為了提高檔案管理的效率，應當推動檔案數字化工作進程，進一步完善檔案管理工作機制，為開展此項工作提供制度保障，同時加大資金幫扶力度，強化專業人才保障，打造一支專業的檔案管理工作隊伍，并構建檔案信息共享平臺，實現一定范圍內檔案資料的共享，應用現代化管理手段，提高檔案管理工作的效能，定期更新檔案管理硬件設備，為更好地開展檔案數字化管理工作奠定良好基礎。

（責任編輯" 李雨蒙）

（作者單位： 濱州市沾化區統計事業服務中心）