“互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

現(xiàn)如今，婦幼保健院作為提供婦女兒童健康服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，其檔案管理在互聯(lián)網(wǎng)時代也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理，提高檔案檢索、存取效率，婦幼保健院檔案管理可以實(shí)現(xiàn)跨地域、跨機(jī)構(gòu)的信息共享，醫(yī)護(hù)人員可以隨時隨地查看患者的病歷、檢查報告等信息，為患者提供更加準(zhǔn)確的診療服務(wù)。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，婦幼保健院可以開展遠(yuǎn)程醫(yī)療、在線咨詢等服務(wù)，為患者提供更加便捷的健康管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，為婦幼保健院提供更加高效、便捷的服務(wù)。

一、當(dāng)前婦幼保健院檔案管理面臨的機(jī)遇

（一）優(yōu)化信息，提升時效

婦幼保健院檔案資料種類繁多，且具有極高的時效性要求，這使得檔案管理的難度顯著增加。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式在婦幼保健院的應(yīng)用中存在諸多不足，如處理時間長、時效性差、流程復(fù)雜，導(dǎo)致信息更新緩慢，難以在短時間內(nèi)完善檔案資料。

而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，婦幼保健院檔案管理的數(shù)字化改革為信息更新提供了極大便利。通過人工智能、大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)，檔案管理人員可以迅速捕捉和記錄婦女住院的最新信息，確保檔案的實(shí)時性和準(zhǔn)確性，不僅節(jié)省了時間空間，也使得檔案資料可以在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方進(jìn)行訪問和管理。

（二）技術(shù)助力，管理革新

在傳統(tǒng)婦幼保健院檔案管理模式中，由于管理難度大、耗時較長、時效性較低等問題，檔案管理效率受到限制。而計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得這些工作可以通過自動化流程來完成，減少了人力資源的投入，同時也降低了人為錯誤的可能性。管理人員通過計算機(jī)檢索系統(tǒng)，只需輸入關(guān)鍵詞或特定的檢索條件，就能迅速定位所需的檔案信息，檔案管理人員可以通過計算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分類、歸檔、更新和備份，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的實(shí)時更新和管理。

在新時代的管理模式下，婦幼保健院的檔案管理工作展現(xiàn)出了全新的面貌，管理人員現(xiàn)在可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)，快速而精準(zhǔn)地對檔案資料進(jìn)行分類管理。這種分類不再是簡單的物理分隔，而是基于檔案內(nèi)容、屬性和用途的智能分類，使每一份檔案都能被放置在其最合適的分類中，便于檢索和使用。通過構(gòu)建強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)，檔案之間的關(guān)聯(lián)性得到了顯著強(qiáng)化，這種關(guān)聯(lián)不僅僅是基于關(guān)鍵字或標(biāo)簽的簡單鏈接，還是通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)檔案之間的深層聯(lián)系，如患者病史的連貫性、治療方案的相關(guān)性等。這樣的關(guān)聯(lián)性管理，不僅有助于醫(yī)護(hù)人員對檔案的整體把握，也便于管理人員在工作中發(fā)現(xiàn)和解決問題，極大減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

（三）資源整合，引領(lǐng)發(fā)展

計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，讓傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了根本性的變化。傳統(tǒng)的檔案管理依賴大量的紙質(zhì)文件和實(shí)體存儲空間，不僅占用大量物理空間，而且容易受到環(huán)境因素的影響，如潮濕、霉變、蟲蛀等。而計算機(jī)技術(shù)的引入，使得檔案可以數(shù)字化存儲，以電子文件的形式存在，大大節(jié)省了存儲空間，同時也增強(qiáng)了檔案的耐久性和安全性。

這種資源整合的過程，不僅僅是技術(shù)的提升，更是管理理念的變革，它為婦幼保健院提供了清晰的發(fā)展方向，使得檔案管理不再僅僅是存儲和保管信息，而是成為支持醫(yī)院決策、提升服務(wù)質(zhì)量的重要工具。數(shù)字化檔案管理不僅提高了工作效率，還為婦幼保健院的長期發(fā)展提供了強(qiáng)有力的信息支持和決策指引。而且，現(xiàn)代信息技術(shù)能夠自動校驗(yàn)信息，減少人為錯誤，同時通過定期的數(shù)據(jù)審核和維護(hù)，保證了檔案信息的準(zhǔn)確無誤[1]。

二、婦幼保健院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理模式的局限

隨著電子檔案的引入，婦幼保健院的檔案管理工作確實(shí)經(jīng)歷了一次革命性的變化。電子檔案的建立和更新過程變得迅速而簡便，顯著減少了繁瑣的手續(xù)，降低了時間成本。這一轉(zhuǎn)變極大地提升了信息錄入、整理和檢索的速度，優(yōu)化了整個管理流程。然而，盡管電子檔案管理帶來了諸多便利，但當(dāng)前的檔案管理模式在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面還存在一些局限性。

一方面，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系是當(dāng)前檔案管理模式的一大問題。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的分類、編碼和存儲方式可能因人而異，給檔案的檢索和共享帶來了困難。這導(dǎo)致檔案管理工作可能缺乏一致性，不同管理人員可能會采用不同的方法和標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致檔案管理的效率和準(zhǔn)確性不高。

另一方面，標(biāo)準(zhǔn)化程度低還導(dǎo)致不同系統(tǒng)和平臺之間的數(shù)據(jù)整合成為一個難題。在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，數(shù)據(jù)整合的困難和復(fù)雜度增加，不利于信息的流通和利用，從而對醫(yī)院內(nèi)部不同部門之間的協(xié)同以及跨部門的檔案共享構(gòu)成障礙。

（二）管理人員素質(zhì)待提升

在當(dāng)前的婦幼保健院檔案管理工作中，管理人員的整體素質(zhì)成為一個不容忽視的問題。首先，從人員數(shù)量上來看，檔案管理團(tuán)隊的規(guī)模往往不足，難以滿足日益增長的檔案管理需求。而且由于管理人員對新技術(shù)的不熟悉，對信息技術(shù)的應(yīng)用能力不足，檔案管理的服務(wù)方式難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式中，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)的需求，導(dǎo)致檔案管理的效率無法得到有效提升，影響了醫(yī)院的整體運(yùn)營效率。

其次，管理人員對計算機(jī)技術(shù)的日常學(xué)習(xí)和應(yīng)用缺乏足夠的重視。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理不可或缺的工具，但許多管理人員對于計算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用態(tài)度并不積極，這使得管理人員在適應(yīng)新時代檔案管理要求方面遇到了障礙，導(dǎo)致管理人員無法熟練地操作現(xiàn)代檔案管理軟件，也無法充分利用信息技術(shù)來提高工作效率。

最后，團(tuán)隊成員的年齡結(jié)構(gòu)偏大，這可能意味著管理人員在面對新技術(shù)和新理念時，可能缺乏足夠的適應(yīng)性和學(xué)習(xí)能力。管理人員對計算機(jī)技術(shù)的忽視也可能導(dǎo)致檔案信息的安全風(fēng)險增加，因?yàn)楣芾砣藛T可能無法有效地應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)安全威脅，這種問題限制了管理團(tuán)隊的整體活力和創(chuàng)新動力，對于推動檔案管理工作的開展是不利的。

（三）檔案信息管理的挑戰(zhàn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，婦幼保健院的檔案管理確實(shí)在便捷性和效率上有了顯著提升，但同時也面臨著前所未有的信息安全挑戰(zhàn)。黑客技術(shù)的不斷進(jìn)步，使得婦幼保健院的檔案信息面臨泄露的風(fēng)險，這是一個不容忽視的問題。黑客可能會利用高超的技術(shù)手段，嘗試?yán)@過婦幼保健院的檔案管理系統(tǒng)，竊取患者的個人信息、醫(yī)療記錄等敏感數(shù)據(jù)，導(dǎo)致法律糾紛和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的調(diào)查。

除了信息安全風(fēng)險之外，檔案丟失的風(fēng)險也在不斷增加。檔案丟失可能由于系統(tǒng)故障、人為錯誤或惡意攻擊等多種原因造成。無論是哪種原因，檔案丟失都會對醫(yī)院的日常運(yùn)營和患者服務(wù)造成嚴(yán)重影響。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理的優(yōu)化措施

（一）界定醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理的范圍

依托計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)療機(jī)構(gòu)得以對紛繁復(fù)雜的檔案資料實(shí)施有序的系統(tǒng)性管理。這一進(jìn)程要求醫(yī)院打造一個高效、易用的檔案管理平臺，從而實(shí)現(xiàn)對各類檔案資料的高效存儲、快速檢索和充分利用。鑒于醫(yī)院檔案管理涉及眾多部門和科室，制定一套全面的管理制度和工作體系顯得尤為關(guān)鍵，以確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理工作流暢無誤。因此，婦幼保健院需構(gòu)建一個現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的存儲能力，持續(xù)提升檔案管理技術(shù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫，以應(yīng)對不斷增長的檔案管理任務(wù)。

在此背景下，醫(yī)院檔案管理部門需針對不同種類的檔案資料進(jìn)行精細(xì)分類，并依據(jù)其重要程度和敏感度進(jìn)行等級劃分。各科室也應(yīng)依據(jù)自身職能，全面而精確地搜集和整理相關(guān)檔案，以便檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。同時，檔案管理人員肩負(fù)著檔案資料數(shù)據(jù)庫的實(shí)時更新任務(wù)，確保最新檔案能夠即時錄入數(shù)據(jù)庫，防止數(shù)據(jù)信息的遺漏或丟失，這一過程需要具備高度的責(zé)任心和專業(yè)的技能，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。通過這種方式，醫(yī)院可以建立一個高效、有序的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，以提高檔案管理效率，為醫(yī)院的運(yùn)營和管理提供了強(qiáng)有力的支持。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式，提升醫(yī)院服務(wù)水平

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)下，婦幼保健院的檔案管理工作也在不斷革新，不僅提高了檔案工作者的作業(yè)效率和專業(yè)素養(yǎng)，而且更好地滿足了各類用戶的需求。在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，檔案管理者不僅要奠定堅實(shí)的理論基礎(chǔ)，更要培養(yǎng)出敏捷的管理洞察力和創(chuàng)新思維，以促進(jìn)檔案管理手段的持續(xù)優(yōu)化。為了迎合婦幼保健院在檔案管理和資料利用方面的需求，管理人員必須不斷探索新的服務(wù)模式，升級檔案管理系統(tǒng)，以便為用戶群體提供更加定制化的服務(wù)體驗(yàn)。

婦幼保健院需要建立一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系來規(guī)范檔案管理的工作流程和操作規(guī)范，這個標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)該包括檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則、存儲要求以及數(shù)據(jù)交換協(xié)議等方面的規(guī)定，以確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性，有效解決當(dāng)前檔案管理模式中的局限性，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的長期發(fā)展提供更好的支持。此外，增進(jìn)不同管理人員之間的聯(lián)系與溝通也是提升檔案管理水平的關(guān)鍵，這種協(xié)作不僅包括信息共享，還包括知識和經(jīng)驗(yàn)的交流，從而形成一種相互學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步的良好氛圍。

（三）進(jìn)行管理技術(shù)革新，確保專業(yè)人才培養(yǎng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代浪潮中，婦幼保健院迎來了發(fā)展的新契機(jī)與挑戰(zhàn)。應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，醫(yī)院亟須創(chuàng)新管理手段，同時吸引和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。這要求婦幼保健院在招聘時，重視應(yīng)聘者的檔案管理專業(yè)知識、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)以及業(yè)務(wù)技能的強(qiáng)化。婦幼保健院還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保管理人員熟悉并遵守標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程和操作規(guī)范，并引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)和管理工具，如檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)整合平臺等，以支持標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的實(shí)施。

另外，完善婦幼保健院的檔案管理制度，推動工作流程的制度化與規(guī)范化。醫(yī)院需建立培訓(xùn)體系，使管理人員掌握大數(shù)據(jù)、云計算和檔案管理規(guī)范等相關(guān)知識，以適應(yīng)檔案管理需求的演變。綜合檔案管理部門應(yīng)定期組織安全意識和操作技能的培訓(xùn)，確保管理人員熟悉安全操作流程，增強(qiáng)安全防范意識和應(yīng)對潛在風(fēng)險的能力。建立和執(zhí)行獎懲機(jī)制，激發(fā)管理人員的積極性，提升檔案管理的整體效能，增強(qiáng)對電子檔案管理的實(shí)踐能力。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)中，管理人員還應(yīng)借鑒其他單位的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，將這些技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)融合到自身工作中，不斷提升檔案管理的效率與品質(zhì)，為醫(yī)院的全面發(fā)展提供堅實(shí)的支撐。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，保障醫(yī)院檔案信息安全

在信息的采集與管理流程中，信息失真和數(shù)據(jù)缺失的風(fēng)險始終存在，為了保障檔案信息安全，醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理部門應(yīng)采取一系列措施：

首先，為了確保醫(yī)院檔案信息的安全，必須對所有電腦系統(tǒng)安裝專業(yè)的殺毒軟件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。除安裝基礎(chǔ)的殺毒軟件外，還應(yīng)構(gòu)建多層次的防御體系，如建立強(qiáng)大的防火墻來抵御外部非法入侵，部署入侵檢測系統(tǒng)以實(shí)時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)流量，及時發(fā)現(xiàn)異常行為，同時采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露，從而確保檔案信息的完整性、機(jī)密性和可用性。

其次，醫(yī)院需制定并實(shí)施一套完善的檔案管理制度，其中應(yīng)包含嚴(yán)格的操作規(guī)范和權(quán)限管理機(jī)制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問特定的檔案信息，且每一次訪問都應(yīng)留下詳細(xì)的操作記錄。對于關(guān)鍵性資料，醫(yī)院應(yīng)定期進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，并定期進(jìn)行演練，以確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠迅速恢復(fù)。通過這些措施，可以有效地防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改，保護(hù)患者隱私和醫(yī)院的核心利益。

最后，醫(yī)院綜合檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)起對網(wǎng)格化管理硬件設(shè)施的定期檢測職責(zé)。這涉及對服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，以確保這些硬件設(shè)施運(yùn)行穩(wěn)定，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的安全威脅，可以大大降低系統(tǒng)崩潰和資料丟失的風(fēng)險。

通過以上一系列措施的實(shí)施，婦幼保健院不僅能夠有效地應(yīng)對檔案信息管理的挑戰(zhàn)，還能確保檔案信息的安全性和完整性，為醫(yī)院的日常運(yùn)營和患者服務(wù)的提供奠定堅實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，進(jìn)而提升醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量和管理水平[2]。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉偉.關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理面臨的機(jī)遇及挑戰(zhàn)探討[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（文摘版）社會科學(xué)，2024（5）：0185-0188.

[2]戚雪東.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代婦幼保健院檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)[J].城市情報，2022（3）：0058-0060.

（作者單位：光澤縣婦幼保健院）