淺談學校檔案的分類

任何一項工作都是應需要而產生和發展的，作為檔案管理重要組成部分之一的中小學校檔案工作也不例外。教育事業的蓬勃發展，要求各級中小學校對自己各項活動的真實歷史記錄作規范性的收存和利用，使中小學校檔案工作的重要性越來越為人們所認識。要做好這項工作，分類是其中不容忽視的一個重要環節。本文從兩個方面來談談這個問題：

一、中小學校檔案的類目設置

(一)進行類目設置

類目設置直接影響檔案的分類，因而，它是中小學校檔案分類中重要的步驟之一。類目設置妥恰與否，關系到中小學校檔案管理工作是否能夠做到以中小學校全部檔案為一個有機整體，建立起一個既科學實用，又標準統一，既具有很大概括性，包容了中小學校的全部檔案，又初步形成一套具有中小學校特色的檔案分類體系。

根據中小學校檔案產生的領域范圍，結合檔案記述的內容性質，應當在類目設置時，以歸檔范圍為依據，把中小學校的全部檔案確定為黨政管理類、教育教學類、科研教改類、基建工作類、儀器設備類、財會類、聲像類和實物類等八個類目，作為中小學校檔案實體分類的最高層位，即通常所說的一級類目。

這八個一級類目的設置充分揭示了中小學校檔案的內涵和外延，從類的排序上，也突出了全局性和局部性、重要性和一般性的有機統一。黨政管理類有著總攬全局、統領整個業務工作的地位，因此，盡管教育教學等其他類也是學校工作的重要組成部分，但根據中小學校工作的職能和性質依次排列于黨政管理類之后也是符合原則的。這種黨政統率全局、合理布局類目序列的編排與中小學校工作的實際相吻合，無疑是科學的。

(二)八個類目設置的優越性

中小學校檔案分類必須切合實際，便于保管和利用，這是毋庸置疑的要求。在上述八個類目中，每一類檔案都包含著管理性材料。這種將管理性材料劃歸到相應的類目中的做法與實際應用相結合，顯示了明顯的優越性：

1．符合按職能分工的基本原則。在同一職能活動中產生的文件材料，既有管理性材料，也有專業性材料。而這種類別的劃分，以問題為主，便于收集保管，便于整理利用，也符合《歸檔文件整理規則》的要求。

2．有利于貫徹部門立卷制度。中小學校收到有關活動的文件，一般都要將其批轉到相應的職能部門去辦理執行。所以，職能部門的文書人員最熟悉本部門的文件運行情況、來龍去脈及業務活動，也最了解本部門文件的效用。部門立卷制度對文件收存、利用的益處是十分明顯的。

3．便于檔案的保管和利用。這種類目設置將同屬一類的管理性文件材料和業務性文件材料統歸到一個類別并將其合理組卷、集中存放，就檔案的利用來講，職能部門利用本部門的材料會方便得多，檔案管理部門提供材料也更加便利。

二、檔號的確立

根據中小學校檔案的特點和形成規律，在類目設置完畢之后，標號模式可以確定為“年度號——分類號——案卷號”或“全宗號——年度號——分類號——案卷號——件號”兩種模式。前者針對只有一個全宗，只標識到案卷級的單位；而后者是針對存有多個全宗，需標識到文件級的單位。

上述標號的確立方法，經過長期實踐檢驗，基本上適合中小學校各種門類檔案實體的標引，科學性、系統性、穩定性較強，能收到良好的效果。

(作者單位：哈爾濱市城市規劃局

黑龍江農業廣播電視學校 鶴崗師范學校)

責任編輯／周群芳