提升組織執行力的知識管理系統重設計

摘要：本文應用執行力理論，將人員、戰略和運營三個核心流程緊密結合，提出了以工作流程和人力資源管理為核心的知識管理系統重設計，介紹了系統模塊功能和特點，并對系統的實施和激勵提出措施。通過系統的重設計，可以對組織的項目管理、人力資源管理、科技管理、經營管理、財務管理以及戰略管理提供有效的支撐平臺，提升組織的知識創造力、生命力和執行力。

關鍵詞：執行力；知識管理；人力資源

美國David，B所著《執行力》一書提出了執行力的概念，該書認為：執行力是決定企業成敗的一個重要因素，是21世紀構成企業競爭力的重要一環，在激烈競爭的市場中，一個企業的執行力如何，將決定企業的興衰。

一、執行力理論的主要思想

執行力強的組織內部都建立了一種執行力文化，在這種執行力文化框架下，領導者親自參與到企業當中。這些領導者對企業和員工有全面的了解，他們深入企業，對所有的人都坦誠以待。在企業內部形成了一種良好的氛圍，在這種氛圍中，每個人都注重實質性的東西，而不是走過場。

執行力組織的薪酬設計更多地與業績聯系起來，并且對業績的衡量不僅僅是以單純的數字為標準，而是更注重一個人的潛力，以及為公司所作的貢獻，對那些具有執行力的人給予更多的精神及物質上的回報。

在執行力組織中，人員、戰略、運營三個流程是緊密連結在一起的。而在傳統的組織中，這三個流程往往被割裂開來，于是出現了這種情況：企業有很好的戰略，也做好了充分的準備，然而最終卻遭到失敗。

執行力組織的領導都具有一些共同的特點：首先對自己的企業有深刻的了解，經常給下屬提供培養和領導，通過報酬將執行力不同的員工區別開來，并以一種開放的對話將所有員工凝聚在一起，為了共同的目標而努力。

執行力組織很注意評估，對戰略計劃、運營計劃和人才進行定期評估，并在評估中進行人才的培養和指導，發現高潛力人才。

二、傳統的知識管理系統介紹

對于知識性組織而言，人力資本成為企業競爭力的核心，如何實現將專家個人知識的流轉、共享并實現創造，從而成為組織的知識，不斷增值企業的知識資本，提高企業整體競爭能力，是每個知識型組織共同關注的焦點。

1． 功能分析。

傳統意義上的知識管理系統主要從實現知識的沉淀、交流出發進行設計，包括門戶系統、應用模塊和系統服務三個層次，實現知識共享和協作的需求。具有以下功能：提供一個高效、方便的辦公平臺，辦公平臺中包含對工作流程的電子化管理、公文流轉、個人日程安排等;提供一個快捷便利的協作平臺，員工可以在協作平臺上進行交流協作；提供項目管理的功能，項目的管理者也可以隨時了解到項目的進展情況，項目中產生的交流和文檔也將被很好地管理和存儲起來；提供一個可靠、實用的知識文檔管理平臺，該知識文檔平臺將提供對知識的多維度的管理，員工可以對知識的全方位的管理和檢索，推動知識的積累和共享；提供一個開放穩固的應用與信息平臺，促進內外信息交流、宣傳和信息發布，在此基礎上，還提供一些其他的交流功能，如移動短消息、實時交流等。

2． 特點分析。

（1）優點。知識管理文檔平臺實現了知識沉淀、知識積累、交流、共享；信息化的辦公平臺提高管理效率，開放了企業窗口；協作平臺實現員工異地實時交流。

（2）缺點。傳統知識管理系統未能解決戰略決策能力與執行能力的矛盾；傳統知識管理系統研究開發、營銷、生產管理、財務、人力資源管理各方面系統性、全面性不夠，各政策雖然統一，但各流程分立，未能整合，影響了整個系統的應用和發展。如人力資源管理無法在日常工作流程中完成對員工的業績全面統計和工作情況的考核，還需耗費大量的時間從其他流程中進行統計整理，這使得執行力強的員工不能得到及時激勵，整個組織的執行力得不到最大發揮；得到保存的是部分知識，對部分員工起到教育、培訓作用，但日常工作中很多有用的信息和知識未能得到體現和應用；財務模塊未與項目管理模塊建立有效聯系等。

三、面向組織執行力的知識管理系統重設計

執行力的核心在于組織的扁平化和各流程協同化。因此，知識管理系統重設計的主導思想是將已貫穿于人員、戰略、運營等流程的各種信息和知識進行高效率的集成協同應用，實現企業內外的高效信息溝通，提高企業的整體創新和應變能力，提高管理價值。幫助企業最終實現規范化管理，促進企業從彼此獨立、被動的管理模式轉向主動的、一體化、信息共享的高效的扁平組織，將企業業務運作與管理模式提升到更高、更新的層次，提升組織的執行力。

1． 重設計的系統功能結構。

整個系統功能結構圖如圖1所示，以人力資源和工作流程為基礎應用模塊。人力資源管理主要是對組織機構、人事結構、角色、權限的維護，從而作為用戶在系統中進行信息讀取和應用操作，以及整個業務流程定義的基礎；工作流程管理主要根據用戶的實際情況設定各種業務流程，同時作為獨立的引擎承載信息到各個功能模塊，保證信息的協同性和關聯性。

企業內部所有的信息都按照協同矩陣的方式進行組織（如表1所示），使信息與信息協同運作，充分挖掘信息的價值。人力資源和工作流程的高度可定義性保證了整個知識管理系統的靈活性，可以適應企業組織結構和業務流程的重組。

2． 系統總體框架和功能。

重設計的知識管理系統總體框架如圖2所示，系統有七大模塊：知識文檔管理模塊、工作流程管理模塊、人力資源管理模塊、資產產品管理模塊、客戶關系管理模塊、財務管理模塊和項目管理模塊。

（1）工作流功能。工作流作為項目管理的核心內容，帶動整個項目的周期管理。從項目的申請、立項一直到最后的項目交付都是通過工作流來帶動完成。

（2）知識管理功能。項目管理中產生的文擋，例如合同都是歸結到知識管理中，進行整理與分類。

（3）資產管理。在項目的執行過程中有相應的資產會被使用，資產管理功能就是管理在項目管理過程產生的設備與資產。

（4）財務管理。通過財務管理功能，可以很直觀地統計與查詢出在項目執行過程中產生的所有的費用。每個費用的類型，當然也可以運用工作流，將產生的費用直接核算到ERP或財務模塊中，再通過財務管理功能中通過報表的形式體現給相關人員。

（5）人力資源管理。通過人力資源功能，管理、協同、監督、分配任務、考核員工的業績。典型的應用就是通過人力資源中的日程管理，很直觀地查看到每個人的工作時間與項目時間安排，也可以通過每個人的代辦事宜查詢到相關的業務內容。

（6）客戶管理。將項目與各個項目執行過程中的合作伙伴以及供應商以及客戶之間的交流。

（7）項目管理。提供功能強大和完善的項目協作管理空間。為項目中的人員、文檔、任務協作等提供強大的支持，實現對項目范圍、時間、成本以及質量的全過程管理和風險控制。

3． 系統特點。

（1）提升組織執行力。系統從整體戰略出發，通過整體規劃和有序實施知識管理系統，將人員、戰略和運營三個核心流程緊密結合，達到信息協同，為項目管理、人力資源管理、知識管理、經營管理、財務管理以及戰略管理提供有效的支撐平臺，有效提升組織生命力和執行力。

（2）支持企業發展和業務流程調整。企業的組織結構、人力資源構成、工作流模式會隨著企業內部和外部環境的變化而變化，系統具有良好的可擴展性和強大的自定義功能，以適應組織結構和業務流程調整的需要，大大提高了系統的靈活性和適用性，使組織架構柔性化。

（3）支持知識創新。系統通過建立知識地圖，沉淀專家知識，發現最佳做法，使專家知識沉淀、流轉、共享并再創造，最終形成企業知識的再創造。能夠提高內部信息和知識共享的利用效率，減少不必要的成本和資源浪費，能夠有效支持學習型組織的創建，將企業文化落到實處。

（4）提高客戶價值。系統具有協同商務的企業信息門戶，將企業的所有應用和數據集成到一個信息管理平臺之上，并以統一的界面提供給用戶，使企業可以快速地建立企業對企業和企業對內部雇員的個性化應用。它向分布各處的用戶提供遠程技術支持，提供個性化技術服務。能夠使企業與外部的交流和合作更有效率，與顧客和合作伙伴建立更好的互動關系，從而在快節奏、競爭激烈的環境中保持領先的品牌優勢。

（5）提供快速決策支持。內部和外部用戶只需要使用瀏覽器就可以得到自己需要的數據、分析報表及業務決策支持信息。企業信息門戶突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情況，以友好、快捷的方式提供給訪問者最感興趣和最相關的信息。能夠協助決策層及時把握企業經營狀況，提高戰略規劃和抵抗風險的能力。

（6）建立組織競爭優勢。根據麥肯錫公司的一份研究顯示，在引進新產品的競爭中，那些達到了限時目標的公司要比晚它們6個月的業績好8倍，盡管前者為搶速度付出了比預算超支50%的代價。由此可見速度的競爭到底有多重要。在面對日益加速的體制改革和變化的市場面前，只有提高組織適應環境變化的能力，不斷學習、創新、加快速度；再學習、再創新、再進一步加快行動速度。并預知企業發展方向的企業，才可能最終贏得競賽。知識管理系統一方面加強組織內部的溝通協調能力，利用計算機及網絡技術將適當的信息適時傳送到適當的人手中；另一方面可以突破部門分工的嚴格界限，為實現某一特定目標和任務，實現職能的重新組合，建立跨職能的機動組織(團隊)，以適應經營環境的快速變化，使組織具有更大的彈性，并大大提高組織整體的綜合效能，增強企業的活力與系統整合力。

（7）提高人力資源管理水平。知識管理系統以人力資源和工作流程為基礎應用模塊，內嵌人力資源管理模塊，通過與其他模塊的協同工作，實現人力資源管理的全方位化和個性化。人力資源管理模塊提供基于組織和人員角色的人力資源管理功能，保證所有在系統中進行的工作都與企業的戰略、計劃、政策、規定、運營模式等相一致，由于每個用戶都有明確的組織和角色定位，從而有力地保證了管理的規范性。

人力資源管理模塊使員工數據結構化、全面化，簡化了對員工數據的維護和處理。人力資源管理模塊與系統的其他模塊完全集成，所有與員工相關的數據，無論數據來自系統的什么入口，只要與人力資源有所關聯，這些數據都會被系統存儲在人力資源數據庫中，都會在人力資源信息表中有所體現，而不用重復性輸入。例如科技人員負責的項目和項目中發生費用、生成的技術文檔、鑒定意見、科技獎勵，都將被自動記錄在他的人力資源檔案中。相對于傳統的人力資源管理，知識管理系統中的人力資源管理模塊維護的不僅僅是孤立或靜態的人力資源數據。大大提升了人力資源管理的全方位化并為企業提供全面的人力資源績效分析。公司領導可以通過不同視角查看企業組織，管理人力資源，分析企業績效，獲得決策支持，及時發現問題所在；直接上級可以在線查看下屬的工作情況，對員工的績效表現作出評價；人力資源部根據每個員工的考評數據進行有針對性的工作效率評估。。

（8）提高組織績效。人力資源管理模塊協同的工作和個性化的應用能夠較大地提升組織的工作效率，用戶通過自己的信息門戶獲得個性化的應用，并且無阻礙地與其他人進行高效的溝通。人力資源模塊和工作流相結合，通過在人力資源中的組織與崗位的分布，實現知識與職責的互動，形成個性化的信息與知識服務，實現項目管理、個性化服務的知識傳播和發布，從而初步實現信息圍著個人轉的信息流體系。通過工作流程的使用，實現知識的再次利用與創新，并對文檔進行動態的管理。員工可以查看工作計劃和實施情況，跟蹤項目和分析成本，有效判斷客戶狀態并及時作出相應的工作安排調整，員工相互之間的溝通無阻礙迅速地在系統中進行。

四、知識管理系統的實施

在知識管理的導入中，堅持“總體規劃，分步實施”的原則，從運作性知識管理（主要表現為內部網、辦公平臺）的開始，在取得切實效益和成功經驗的基礎上，逐步向戰術性知識管理（主要表現對業務知識的管理）和戰略性知識管理（主要表現為商業智能、決策支持等）邁進。

五、知識管理系統建設和運行的激勵機制設計

作為知識密集型的企業，在推進知識管理的過程中，為了鼓勵員工積極參與知識管理的工作，必須對知識管理的績效作出考核和激勵。因此，作為知識管理的重要組成部分，應該建立完善的績效考核和激勵體系。在建立該激勵體系的過程中要綜合考慮各方面的因素，包括激勵措施的有效性、員工的接受程度等，采取逐步推進的方式。其中知識管理的績效考核結果應該納入到員工的綜合崗位考核體系中，相應的激勵措施也應該成為綜合激勵體系的一部分。知識管理績效考核的結果應在綜合考核的比重占有一席之地。

在建立知識管理績效考核體系的過程中，按照四個方面來做這項工作（如圖3示）。（1）建立崗位體系，即在員工的崗位職責中加入知識管理職責的定義；（2）建立知識貢獻的績效考核的體系，對員工的知識貢獻度作出考核；（3）建立知識貢獻的激勵體系，對員工的知識貢獻作出獎勵；（4）建立完善的培訓體系，對相關員工的知識管理能力進行培訓，包括知識管理理念培訓、知識管理方法培訓、軟件應用培訓等。

在開展知識管理績效考核的過程中，工作的重點是對員工的知識貢獻度作出綜合的評估，這項工作應該和知識管理軟件系統的應用充分結合起來。將來建成的知識管理平臺，應該具備相應的統計、數據分析功能，其結果應作為評估的重要依據。具體來說，未來的知識貢獻度評估依據應包括：員工在知識管理平臺上發表文章的次數、員工發表的文章被閱讀的次數、員工發表的文章被回復的次數、是否按照管理制度的規定完成了工作中所應該存檔的文檔、完成的質量如何，其參加項目協作的數量和響應時間等，如果是負責該部門的知識負責人員，其考核指標還應該包括其負責的知識內容模塊的總文章數，總的被閱讀數、其部門參與項目協作的數量和響應時間等。除了上述知識管理平臺上的統計數據外，還可以納入以往在知識貢獻考核上的一些指標：如在期刊上發表文章、其科技成果評獎的情況、其科研成果投入應用的情況等。根據上述各項指標，在軟件中設計出相應的統計分析結果，作為決策的參考要素。

知識管理激勵措施，包括財務激勵和文化激勵兩個方面。每月或每季度應該公布相關的績效考核結果，對表現優異的員工作出表彰。同時，應在每年的年終，依據知識管理績效考核的結果，評選最佳知識貢獻獎。對于位于前列的員工，給予表彰，頒發相應的獎金，并在專家級別認定等方面給予一定的考慮。

六、結論

本文以提高組織執行力為宗旨，將人員、戰略和運營三個核心流程緊密結合，提出了以工作流程和人力資源管理為核心的知識管理系統重設計，可以對組織的項目管理、人力資源管理、科技管理、經營管理、財務管理以及戰略管理提供有效的支撐平臺，有效提升組織的知識創造力、生命力和執行力。

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作者簡介：楊東濤，南京大學商學院博士、教授、博士生導師；許揚，南京大學商學院碩士生，江蘇省電力科學研究院有限公司副總經理、總工程師。

收稿日期：2003-12-02。