提升組織執(zhí)行力的知識管理系統(tǒng)重設(shè)計

摘要：本文應(yīng)用執(zhí)行力理論，將人員、戰(zhàn)略和運(yùn)營三個核心流程緊密結(jié)合，提出了以工作流程和人力資源管理為核心的知識管理系統(tǒng)重設(shè)計，介紹了系統(tǒng)模塊功能和特點(diǎn)，并對系統(tǒng)的實(shí)施和激勵提出措施。通過系統(tǒng)的重設(shè)計，可以對組織的項(xiàng)目管理、人力資源管理、科技管理、經(jīng)營管理、財務(wù)管理以及戰(zhàn)略管理提供有效的支撐平臺，提升組織的知識創(chuàng)造力、生命力和執(zhí)行力。

關(guān)鍵詞：執(zhí)行力；知識管理；人力資源

美國David，B所著《執(zhí)行力》一書提出了執(zhí)行力的概念，該書認(rèn)為：執(zhí)行力是決定企業(yè)成敗的一個重要因素，是21世紀(jì)構(gòu)成企業(yè)競爭力的重要一環(huán)，在激烈競爭的市場中，一個企業(yè)的執(zhí)行力如何，將決定企業(yè)的興衰。

一、執(zhí)行力理論的主要思想

執(zhí)行力強(qiáng)的組織內(nèi)部都建立了一種執(zhí)行力文化，在這種執(zhí)行力文化框架下，領(lǐng)導(dǎo)者親自參與到企業(yè)當(dāng)中。這些領(lǐng)導(dǎo)者對企業(yè)和員工有全面的了解，他們深入企業(yè)，對所有的人都坦誠以待。在企業(yè)內(nèi)部形成了一種良好的氛圍，在這種氛圍中，每個人都注重實(shí)質(zhì)性的東西，而不是走過場。

執(zhí)行力組織的薪酬設(shè)計更多地與業(yè)績聯(lián)系起來，并且對業(yè)績的衡量不僅僅是以單純的數(shù)字為標(biāo)準(zhǔn)，而是更注重一個人的潛力，以及為公司所作的貢獻(xiàn)，對那些具有執(zhí)行力的人給予更多的精神及物質(zhì)上的回報。

在執(zhí)行力組織中，人員、戰(zhàn)略、運(yùn)營三個流程是緊密連結(jié)在一起的。而在傳統(tǒng)的組織中，這三個流程往往被割裂開來，于是出現(xiàn)了這種情況：企業(yè)有很好的戰(zhàn)略，也做好了充分的準(zhǔn)備，然而最終卻遭到失敗。

執(zhí)行力組織的領(lǐng)導(dǎo)都具有一些共同的特點(diǎn)：首先對自己的企業(yè)有深刻的了解，經(jīng)常給下屬提供培養(yǎng)和領(lǐng)導(dǎo)，通過報酬將執(zhí)行力不同的員工區(qū)別開來，并以一種開放的對話將所有員工凝聚在一起，為了共同的目標(biāo)而努力。

執(zhí)行力組織很注意評估，對戰(zhàn)略計劃、運(yùn)營計劃和人才進(jìn)行定期評估，并在評估中進(jìn)行人才的培養(yǎng)和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)高潛力人才。

二、傳統(tǒng)的知識管理系統(tǒng)介紹

對于知識性組織而言，人力資本成為企業(yè)競爭力的核心，如何實(shí)現(xiàn)將專家個人知識的流轉(zhuǎn)、共享并實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造，從而成為組織的知識，不斷增值企業(yè)的知識資本，提高企業(yè)整體競爭能力，是每個知識型組織共同關(guān)注的焦點(diǎn)。

1． 功能分析。

傳統(tǒng)意義上的知識管理系統(tǒng)主要從實(shí)現(xiàn)知識的沉淀、交流出發(fā)進(jìn)行設(shè)計，包括門戶系統(tǒng)、應(yīng)用模塊和系統(tǒng)服務(wù)三個層次，實(shí)現(xiàn)知識共享和協(xié)作的需求。具有以下功能：提供一個高效、方便的辦公平臺，辦公平臺中包含對工作流程的電子化管理、公文流轉(zhuǎn)、個人日程安排等;提供一個快捷便利的協(xié)作平臺，員工可以在協(xié)作平臺上進(jìn)行交流協(xié)作；提供項(xiàng)目管理的功能，項(xiàng)目的管理者也可以隨時了解到項(xiàng)目的進(jìn)展情況，項(xiàng)目中產(chǎn)生的交流和文檔也將被很好地管理和存儲起來；提供一個可靠、實(shí)用的知識文檔管理平臺，該知識文檔平臺將提供對知識的多維度的管理，員工可以對知識的全方位的管理和檢索，推動知識的積累和共享；提供一個開放穩(wěn)固的應(yīng)用與信息平臺，促進(jìn)內(nèi)外信息交流、宣傳和信息發(fā)布，在此基礎(chǔ)上，還提供一些其他的交流功能，如移動短消息、實(shí)時交流等。

2． 特點(diǎn)分析。

（1）優(yōu)點(diǎn)。知識管理文檔平臺實(shí)現(xiàn)了知識沉淀、知識積累、交流、共享；信息化的辦公平臺提高管理效率，開放了企業(yè)窗口；協(xié)作平臺實(shí)現(xiàn)員工異地實(shí)時交流。

（2）缺點(diǎn)。傳統(tǒng)知識管理系統(tǒng)未能解決戰(zhàn)略決策能力與執(zhí)行能力的矛盾；傳統(tǒng)知識管理系統(tǒng)研究開發(fā)、營銷、生產(chǎn)管理、財務(wù)、人力資源管理各方面系統(tǒng)性、全面性不夠，各政策雖然統(tǒng)一，但各流程分立，未能整合，影響了整個系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展。如人力資源管理無法在日常工作流程中完成對員工的業(yè)績?nèi)娼y(tǒng)計和工作情況的考核，還需耗費(fèi)大量的時間從其他流程中進(jìn)行統(tǒng)計整理，這使得執(zhí)行力強(qiáng)的員工不能得到及時激勵，整個組織的執(zhí)行力得不到最大發(fā)揮；得到保存的是部分知識，對部分員工起到教育、培訓(xùn)作用，但日常工作中很多有用的信息和知識未能得到體現(xiàn)和應(yīng)用；財務(wù)模塊未與項(xiàng)目管理模塊建立有效聯(lián)系等。

三、面向組織執(zhí)行力的知識管理系統(tǒng)重設(shè)計

執(zhí)行力的核心在于組織的扁平化和各流程協(xié)同化。因此，知識管理系統(tǒng)重設(shè)計的主導(dǎo)思想是將已貫穿于人員、戰(zhàn)略、運(yùn)營等流程的各種信息和知識進(jìn)行高效率的集成協(xié)同應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外的高效信息溝通，提高企業(yè)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力，提高管理價值。幫助企業(yè)最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，促進(jìn)企業(yè)從彼此獨(dú)立、被動的管理模式轉(zhuǎn)向主動的、一體化、信息共享的高效的扁平組織，將企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作與管理模式提升到更高、更新的層次，提升組織的執(zhí)行力。

1． 重設(shè)計的系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)。

整個系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，以人力資源和工作流程為基礎(chǔ)應(yīng)用模塊。人力資源管理主要是對組織機(jī)構(gòu)、人事結(jié)構(gòu)、角色、權(quán)限的維護(hù)，從而作為用戶在系統(tǒng)中進(jìn)行信息讀取和應(yīng)用操作，以及整個業(yè)務(wù)流程定義的基礎(chǔ)；工作流程管理主要根據(jù)用戶的實(shí)際情況設(shè)定各種業(yè)務(wù)流程，同時作為獨(dú)立的引擎承載信息到各個功能模塊，保證信息的協(xié)同性和關(guān)聯(lián)性。

企業(yè)內(nèi)部所有的信息都按照協(xié)同矩陣的方式進(jìn)行組織（如表1所示），使信息與信息協(xié)同運(yùn)作，充分挖掘信息的價值。人力資源和工作流程的高度可定義性保證了整個知識管理系統(tǒng)的靈活性，可以適應(yīng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的重組。

2． 系統(tǒng)總體框架和功能。

重設(shè)計的知識管理系統(tǒng)總體框架如圖2所示，系統(tǒng)有七大模塊：知識文檔管理模塊、工作流程管理模塊、人力資源管理模塊、資產(chǎn)產(chǎn)品管理模塊、客戶關(guān)系管理模塊、財務(wù)管理模塊和項(xiàng)目管理模塊。

（1）工作流功能。工作流作為項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容，帶動整個項(xiàng)目的周期管理。從項(xiàng)目的申請、立項(xiàng)一直到最后的項(xiàng)目交付都是通過工作流來帶動完成。

（2）知識管理功能。項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的文擋，例如合同都是歸結(jié)到知識管理中，進(jìn)行整理與分類。

（3）資產(chǎn)管理。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中有相應(yīng)的資產(chǎn)會被使用，資產(chǎn)管理功能就是管理在項(xiàng)目管理過程產(chǎn)生的設(shè)備與資產(chǎn)。

（4）財務(wù)管理。通過財務(wù)管理功能，可以很直觀地統(tǒng)計與查詢出在項(xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的所有的費(fèi)用。每個費(fèi)用的類型，當(dāng)然也可以運(yùn)用工作流，將產(chǎn)生的費(fèi)用直接核算到ERP或財務(wù)模塊中，再通過財務(wù)管理功能中通過報表的形式體現(xiàn)給相關(guān)人員。

（5）人力資源管理。通過人力資源功能，管理、協(xié)同、監(jiān)督、分配任務(wù)、考核員工的業(yè)績。典型的應(yīng)用就是通過人力資源中的日程管理，很直觀地查看到每個人的工作時間與項(xiàng)目時間安排，也可以通過每個人的代辦事宜查詢到相關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容。

（6）客戶管理。將項(xiàng)目與各個項(xiàng)目執(zhí)行過程中的合作伙伴以及供應(yīng)商以及客戶之間的交流。

（7）項(xiàng)目管理。提供功能強(qiáng)大和完善的項(xiàng)目協(xié)作管理空間。為項(xiàng)目中的人員、文檔、任務(wù)協(xié)作等提供強(qiáng)大的支持，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目范圍、時間、成本以及質(zhì)量的全過程管理和風(fēng)險控制。

3． 系統(tǒng)特點(diǎn)。

（1）提升組織執(zhí)行力。系統(tǒng)從整體戰(zhàn)略出發(fā)，通過整體規(guī)劃和有序?qū)嵤┲R管理系統(tǒng)，將人員、戰(zhàn)略和運(yùn)營三個核心流程緊密結(jié)合，達(dá)到信息協(xié)同，為項(xiàng)目管理、人力資源管理、知識管理、經(jīng)營管理、財務(wù)管理以及戰(zhàn)略管理提供有效的支撐平臺，有效提升組織生命力和執(zhí)行力。

（2）支持企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)流程調(diào)整。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、人力資源構(gòu)成、工作流模式會隨著企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境的變化而變化，系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性和強(qiáng)大的自定義功能，以適應(yīng)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程調(diào)整的需要，大大提高了系統(tǒng)的靈活性和適用性，使組織架構(gòu)柔性化。

（3）支持知識創(chuàng)新。系統(tǒng)通過建立知識地圖，沉淀專家知識，發(fā)現(xiàn)最佳做法，使專家知識沉淀、流轉(zhuǎn)、共享并再創(chuàng)造，最終形成企業(yè)知識的再創(chuàng)造。能夠提高內(nèi)部信息和知識共享的利用效率，減少不必要的成本和資源浪費(fèi)，能夠有效支持學(xué)習(xí)型組織的創(chuàng)建，將企業(yè)文化落到實(shí)處。

（4）提高客戶價值。系統(tǒng)具有協(xié)同商務(wù)的企業(yè)信息門戶，將企業(yè)的所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成到一個信息管理平臺之上，并以統(tǒng)一的界面提供給用戶，使企業(yè)可以快速地建立企業(yè)對企業(yè)和企業(yè)對內(nèi)部雇員的個性化應(yīng)用。它向分布各處的用戶提供遠(yuǎn)程技術(shù)支持，提供個性化技術(shù)服務(wù)。能夠使企業(yè)與外部的交流和合作更有效率，與顧客和合作伙伴建立更好的互動關(guān)系，從而在快節(jié)奏、競爭激烈的環(huán)境中保持領(lǐng)先的品牌優(yōu)勢。

（5）提供快速決策支持。內(nèi)部和外部用戶只需要使用瀏覽器就可以得到自己需要的數(shù)據(jù)、分析報表及業(yè)務(wù)決策支持信息。企業(yè)信息門戶突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情況，以友好、快捷的方式提供給訪問者最感興趣和最相關(guān)的信息。能夠協(xié)助決策層及時把握企業(yè)經(jīng)營狀況，提高戰(zhàn)略規(guī)劃和抵抗風(fēng)險的能力。

（6）建立組織競爭優(yōu)勢。根據(jù)麥肯錫公司的一份研究顯示，在引進(jìn)新產(chǎn)品的競爭中，那些達(dá)到了限時目標(biāo)的公司要比晚它們6個月的業(yè)績好8倍，盡管前者為搶速度付出了比預(yù)算超支50%的代價。由此可見速度的競爭到底有多重要。在面對日益加速的體制改革和變化的市場面前，只有提高組織適應(yīng)環(huán)境變化的能力，不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、加快速度；再學(xué)習(xí)、再創(chuàng)新、再進(jìn)一步加快行動速度。并預(yù)知企業(yè)發(fā)展方向的企業(yè)，才可能最終贏得競賽。知識管理系統(tǒng)一方面加強(qiáng)組織內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)能力，利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將適當(dāng)?shù)男畔⑦m時傳送到適當(dāng)?shù)娜耸种校涣硪环矫婵梢酝黄撇块T分工的嚴(yán)格界限，為實(shí)現(xiàn)某一特定目標(biāo)和任務(wù)，實(shí)現(xiàn)職能的重新組合，建立跨職能的機(jī)動組織(團(tuán)隊(duì))，以適應(yīng)經(jīng)營環(huán)境的快速變化，使組織具有更大的彈性，并大大提高組織整體的綜合效能，增強(qiáng)企業(yè)的活力與系統(tǒng)整合力。

（7）提高人力資源管理水平。知識管理系統(tǒng)以人力資源和工作流程為基礎(chǔ)應(yīng)用模塊，內(nèi)嵌人力資源管理模塊，通過與其他模塊的協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的全方位化和個性化。人力資源管理模塊提供基于組織和人員角色的人力資源管理功能，保證所有在系統(tǒng)中進(jìn)行的工作都與企業(yè)的戰(zhàn)略、計劃、政策、規(guī)定、運(yùn)營模式等相一致，由于每個用戶都有明確的組織和角色定位，從而有力地保證了管理的規(guī)范性。

人力資源管理模塊使員工數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、全面化，簡化了對員工數(shù)據(jù)的維護(hù)和處理。人力資源管理模塊與系統(tǒng)的其他模塊完全集成，所有與員工相關(guān)的數(shù)據(jù)，無論數(shù)據(jù)來自系統(tǒng)的什么入口，只要與人力資源有所關(guān)聯(lián)，這些數(shù)據(jù)都會被系統(tǒng)存儲在人力資源數(shù)據(jù)庫中，都會在人力資源信息表中有所體現(xiàn)，而不用重復(fù)性輸入。例如科技人員負(fù)責(zé)的項(xiàng)目和項(xiàng)目中發(fā)生費(fèi)用、生成的技術(shù)文檔、鑒定意見、科技獎勵，都將被自動記錄在他的人力資源檔案中。相對于傳統(tǒng)的人力資源管理，知識管理系統(tǒng)中的人力資源管理模塊維護(hù)的不僅僅是孤立或靜態(tài)的人力資源數(shù)據(jù)。大大提升了人力資源管理的全方位化并為企業(yè)提供全面的人力資源績效分析。公司領(lǐng)導(dǎo)可以通過不同視角查看企業(yè)組織，管理人力資源，分析企業(yè)績效，獲得決策支持，及時發(fā)現(xiàn)問題所在；直接上級可以在線查看下屬的工作情況，對員工的績效表現(xiàn)作出評價；人力資源部根據(jù)每個員工的考評數(shù)據(jù)進(jìn)行有針對性的工作效率評估。。

（8）提高組織績效。人力資源管理模塊協(xié)同的工作和個性化的應(yīng)用能夠較大地提升組織的工作效率，用戶通過自己的信息門戶獲得個性化的應(yīng)用，并且無阻礙地與其他人進(jìn)行高效的溝通。人力資源模塊和工作流相結(jié)合，通過在人力資源中的組織與崗位的分布，實(shí)現(xiàn)知識與職責(zé)的互動，形成個性化的信息與知識服務(wù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、個性化服務(wù)的知識傳播和發(fā)布，從而初步實(shí)現(xiàn)信息圍著個人轉(zhuǎn)的信息流體系。通過工作流程的使用，實(shí)現(xiàn)知識的再次利用與創(chuàng)新，并對文檔進(jìn)行動態(tài)的管理。員工可以查看工作計劃和實(shí)施情況，跟蹤項(xiàng)目和分析成本，有效判斷客戶狀態(tài)并及時作出相應(yīng)的工作安排調(diào)整，員工相互之間的溝通無阻礙迅速地在系統(tǒng)中進(jìn)行。

四、知識管理系統(tǒng)的實(shí)施

在知識管理的導(dǎo)入中，堅持“總體規(guī)劃，分步實(shí)施”的原則，從運(yùn)作性知識管理（主要表現(xiàn)為內(nèi)部網(wǎng)、辦公平臺）的開始，在取得切實(shí)效益和成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，逐步向戰(zhàn)術(shù)性知識管理（主要表現(xiàn)對業(yè)務(wù)知識的管理）和戰(zhàn)略性知識管理（主要表現(xiàn)為商業(yè)智能、決策支持等）邁進(jìn)。

五、知識管理系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行的激勵機(jī)制設(shè)計

作為知識密集型的企業(yè)，在推進(jìn)知識管理的過程中，為了鼓勵員工積極參與知識管理的工作，必須對知識管理的績效作出考核和激勵。因此，作為知識管理的重要組成部分，應(yīng)該建立完善的績效考核和激勵體系。在建立該激勵體系的過程中要綜合考慮各方面的因素，包括激勵措施的有效性、員工的接受程度等，采取逐步推進(jìn)的方式。其中知識管理的績效考核結(jié)果應(yīng)該納入到員工的綜合崗位考核體系中，相應(yīng)的激勵措施也應(yīng)該成為綜合激勵體系的一部分。知識管理績效考核的結(jié)果應(yīng)在綜合考核的比重占有一席之地。

在建立知識管理績效考核體系的過程中，按照四個方面來做這項(xiàng)工作（如圖3示）。（1）建立崗位體系，即在員工的崗位職責(zé)中加入知識管理職責(zé)的定義；（2）建立知識貢獻(xiàn)的績效考核的體系，對員工的知識貢獻(xiàn)度作出考核；（3）建立知識貢獻(xiàn)的激勵體系，對員工的知識貢獻(xiàn)作出獎勵；（4）建立完善的培訓(xùn)體系，對相關(guān)員工的知識管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，包括知識管理理念培訓(xùn)、知識管理方法培訓(xùn)、軟件應(yīng)用培訓(xùn)等。

在開展知識管理績效考核的過程中，工作的重點(diǎn)是對員工的知識貢獻(xiàn)度作出綜合的評估，這項(xiàng)工作應(yīng)該和知識管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用充分結(jié)合起來。將來建成的知識管理平臺，應(yīng)該具備相應(yīng)的統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析功能，其結(jié)果應(yīng)作為評估的重要依據(jù)。具體來說，未來的知識貢獻(xiàn)度評估依據(jù)應(yīng)包括：員工在知識管理平臺上發(fā)表文章的次數(shù)、員工發(fā)表的文章被閱讀的次數(shù)、員工發(fā)表的文章被回復(fù)的次數(shù)、是否按照管理制度的規(guī)定完成了工作中所應(yīng)該存檔的文檔、完成的質(zhì)量如何，其參加項(xiàng)目協(xié)作的數(shù)量和響應(yīng)時間等，如果是負(fù)責(zé)該部門的知識負(fù)責(zé)人員，其考核指標(biāo)還應(yīng)該包括其負(fù)責(zé)的知識內(nèi)容模塊的總文章數(shù)，總的被閱讀數(shù)、其部門參與項(xiàng)目協(xié)作的數(shù)量和響應(yīng)時間等。除了上述知識管理平臺上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)外，還可以納入以往在知識貢獻(xiàn)考核上的一些指標(biāo)：如在期刊上發(fā)表文章、其科技成果評獎的情況、其科研成果投入應(yīng)用的情況等。根據(jù)上述各項(xiàng)指標(biāo)，在軟件中設(shè)計出相應(yīng)的統(tǒng)計分析結(jié)果，作為決策的參考要素。

知識管理激勵措施，包括財務(wù)激勵和文化激勵兩個方面。每月或每季度應(yīng)該公布相關(guān)的績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工作出表彰。同時，應(yīng)在每年的年終，依據(jù)知識管理績效考核的結(jié)果，評選最佳知識貢獻(xiàn)獎。對于位于前列的員工，給予表彰，頒發(fā)相應(yīng)的獎金，并在專家級別認(rèn)定等方面給予一定的考慮。

六、結(jié)論

本文以提高組織執(zhí)行力為宗旨，將人員、戰(zhàn)略和運(yùn)營三個核心流程緊密結(jié)合，提出了以工作流程和人力資源管理為核心的知識管理系統(tǒng)重設(shè)計，可以對組織的項(xiàng)目管理、人力資源管理、科技管理、經(jīng)營管理、財務(wù)管理以及戰(zhàn)略管理提供有效的支撐平臺，有效提升組織的知識創(chuàng)造力、生命力和執(zhí)行力。

參考文獻(xiàn)：

1．彼得·圣吉．第五項(xiàng)修煉：學(xué)習(xí)型組織的藝術(shù)與實(shí)務(wù)．上海三聯(lián)書店出版社，1997．

2．趙云喜．知識資本家——中國知識分子面對知識經(jīng)濟(jì)的抉擇．中華工商聯(lián)合出版社，1998．

3．保羅·托馬斯，大衛(wèi)·伯恩．執(zhí)行力．中國長安出版社，2003．

4．王德祿．知識管理：競爭力之源．江蘇人民出版社，1999．

5．保羅·S·麥耶斯．知識管理與組織設(shè)計．珠海出版社，1998．

6．王德祿．知識管理：競爭力之源．江蘇人民出版社，1998．

7．趙曙明．人力資源管理與開發(fā)．中國人事出版社，1998．

作者簡介：楊東濤，南京大學(xué)商學(xué)院博士、教授、博士生導(dǎo)師；許揚(yáng)，南京大學(xué)商學(xué)院碩士生，江蘇省電力科學(xué)研究院有限公司副總經(jīng)理、總工程師。

收稿日期：2003-12-02。