如何選擇會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議能否成功，會(huì)址的選擇是關(guān)鍵之一。一旦會(huì)址被選定，即奠定了整個(gè)會(huì)議的基調(diào) 。

根據(jù)會(huì)議內(nèi)容選擇會(huì)址

如何根據(jù)會(huì)議內(nèi)容選擇會(huì)址，并無(wú)鐵定的規(guī)則可循。但是，在選定會(huì)址前首先要考慮的 就是會(huì)議的目的、主題和內(nèi)容。商務(wù)會(huì)議一定要滿足商務(wù)旅行者的要求；而與休閑娛樂(lè)有關(guān) 的會(huì)議要選擇旅游勝地和度假村，或者其他有多項(xiàng)娛樂(lè)活動(dòng)的場(chǎng)所；專業(yè)培訓(xùn)和小型會(huì)議適 合在小型會(huì)議中心舉辦。通常被選擇用于舉辦會(huì)議的地點(diǎn)有會(huì)議中心、會(huì)展中心、機(jī)場(chǎng)飯店 、市內(nèi)酒店、遠(yuǎn)郊賓館、度假村和大專院校。

飯店

無(wú)論是在都市、在遠(yuǎn)苑區(qū)，還是在機(jī)場(chǎng)，或是旅游景點(diǎn)，大多數(shù)會(huì)議組織者首先考慮選 擇的就是飯店。飯店的環(huán)境、客房、餐飲及服務(wù)都有較高的水準(zhǔn)。然而與此相對(duì)應(yīng)的則是， 飯店的價(jià)格較高，特別是當(dāng)會(huì)議人數(shù)少于50人時(shí)，其成本就不甚經(jīng)濟(jì)了。

除飯店之外，還有許多非常理想的場(chǎng)所和設(shè)施適合各類會(huì)議和活動(dòng)。下面即對(duì)這幾種類 型的場(chǎng)所和設(shè)施做詳細(xì)的介紹：

大型會(huì)展中心。大型會(huì)展中心具備舉行大型活動(dòng)和會(huì)議的空間和條件。其可容納幾百至 幾千位會(huì)議代表。會(huì)展中心還特別適合于舉辦展中有會(huì)、會(huì)中有展的大型活動(dòng)。由于其規(guī)模 較大、面積充足，所以，即使已有其他大型的會(huì)議或展覽同期舉行，會(huì)展中心也仍然有空間 接待你的會(huì)議。

但是，如果有其他場(chǎng)所同時(shí)供選擇的話，我們建議小型會(huì)議不在大型會(huì)展中心內(nèi)舉辦。 通常會(huì)展中心也不提供住宿服務(wù)，因此，食宿需另行安排。

中小型會(huì)議中心。會(huì)議中心專為從事會(huì)議服務(wù)而設(shè)計(jì)建造，其宗旨即是幫助各種團(tuán)體實(shí) 現(xiàn)他們會(huì)議的目標(biāo)。會(huì)議中心的會(huì)議廳室適用；會(huì)議設(shè)備先進(jìn)；住宿客房從經(jīng)濟(jì)到豪華俱全 。對(duì)于商務(wù)會(huì)議而言，會(huì)議中心是尚佳的選擇。

大專院校。大專院校的會(huì)議場(chǎng)所不僅僅價(jià)格低于其他會(huì)議中心，而且具有很濃的學(xué)習(xí)氛 圍，其實(shí)驗(yàn)室和圖書(shū)館都可以加以利用，這種條件是其他會(huì)議中心所不具備的。學(xué)術(shù)會(huì)議、 專業(yè)培訓(xùn)最適合在此舉行。大專院校內(nèi)的招待所可以解決基本住宿需要。如果你認(rèn)為招待所 不夠豪華和舒適的話，校園附近都有飯店或賓館可選用。但是，大專院校的會(huì)議場(chǎng)所不能夠 太早的提前預(yù)定，這對(duì)于制定會(huì)議的中長(zhǎng)期計(jì)劃帶來(lái)一定的困難。

培訓(xùn)中心。許多政府部門(mén)和大公司都有各自的培訓(xùn)中心。除餐飲外，這些培訓(xùn)中心具備 舉辦會(huì)議的所需條件，而且價(jià)格適當(dāng)。但是，這些中心不對(duì)外宣傳，也無(wú)名錄可查詢，所以 找到這類場(chǎng)所會(huì)有難度。

會(huì)址預(yù)定程度

一、預(yù)選會(huì)址

選擇會(huì)址前，下列因素應(yīng)考慮周到:哪種會(huì)議設(shè)施有助于幫助你實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo);哪類會(huì) 議設(shè)施可以提供你所需要的服務(wù)和住宿;哪個(gè)地點(diǎn)和設(shè)施可以在你的預(yù)算之內(nèi)。

選擇任何會(huì)址前你還應(yīng)該清楚地了解到：這個(gè)場(chǎng)所是否有符合你時(shí)間的排期;氣候如何 ；達(dá)到該地點(diǎn)的平均航空費(fèi)用是多少；從各參會(huì)者的城市到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)是否有足夠的航班和 車(chē)次；從機(jī)場(chǎng)和火車(chē)站到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所的距離有多遠(yuǎn)；從機(jī)場(chǎng)和火車(chē)站到達(dá)會(huì)議場(chǎng)所是否有交 通工具?費(fèi)用是多少；是否易于駕車(chē)前往；附近可否有餐廳和觀光景點(diǎn)供會(huì)議代表和他們的 賓客前往；會(huì)議設(shè)施內(nèi)有什么樣的娛樂(lè)活動(dòng)和服務(wù)提供；同期有什么其他組織在此舉行活動(dòng) ；周?chē)臅?huì)議室同期將舉辦什么類型的會(huì)議或活動(dòng)；需要使用的會(huì)議設(shè)備是否可以提供，如 ，錄像機(jī)、投影儀、同聲傳譯系統(tǒng)等；會(huì)議同期，該城市有什么節(jié)慶、文化、體育等活動(dòng)。

選定會(huì)議設(shè)施一定要有正確的理由，因?yàn)闀?huì)址將在整個(gè)會(huì)議過(guò)程中扮演重要角色。切忌 只因?yàn)橘M(fèi)用低，就草率地敲定一個(gè)會(huì)議設(shè)施。如果該會(huì)議設(shè)施的會(huì)議室空間不合適、或服務(wù) 差、或難于到達(dá)要求等，會(huì)給嘉賓、會(huì)議代表、贊助單位帶來(lái)不好的印象，從而直接影響到 會(huì)議的成功。

二、發(fā)出尋價(jià)單

當(dāng)你確定了會(huì)議主題、內(nèi)容和達(dá)到的目標(biāo)，并列出會(huì)議日程表的大綱后，你需要什么樣 的會(huì)議設(shè)施就有了明確的輪廓。再經(jīng)過(guò)上述一系列考慮因素的篩選，會(huì)址范圍即可鎖定在那 些基本或接近滿足你需要的會(huì)議設(shè)施中。你就可以向這些通過(guò)預(yù)選的會(huì)議設(shè)施，如會(huì)議中心 或飯店等發(fā)出尋價(jià)單。

對(duì)于小型會(huì)議來(lái)說(shuō)，電話尋價(jià)也許就可以解決問(wèn)題了。但最佳方法仍是將你的需要落實(shí) 到文字上，要仔細(xì)、不漏掉任何一項(xiàng)。通過(guò)電話的口頭聯(lián)系是沒(méi)有任何文字記錄的。將尋價(jià) 以書(shū)面的形式發(fā)出(可以是傳真、信函、電子郵件)，不僅可以節(jié)省大量的時(shí)間，會(huì)議設(shè)施一 方還會(huì)更認(rèn)真地對(duì)待你的尋價(jià)，他們會(huì)指派銷售經(jīng)理與你接洽，并在你們見(jiàn)面商討之前，就 可以做好案頭的準(zhǔn)備工作，核查好是否有合適的會(huì)議空間和時(shí)間段。

一份尋價(jià)單可以很簡(jiǎn)要，只列舉出大綱；也可以事無(wú)俱細(xì)。實(shí)際經(jīng)驗(yàn)告訴我們，尋價(jià)越 詳細(xì)越好。會(huì)議設(shè)施一方對(duì)會(huì)議本身了解得越多，就越能給你和會(huì)議以更好的服務(wù)。

一份尋價(jià)單能夠包括許多方面，一份好的尋價(jià)單應(yīng)該分別寫(xiě)明下列內(nèi)容：

★會(huì)議名稱

★會(huì)議日期，以及可有多大范圍的靈活性

★會(huì)議主題和要達(dá)到的目標(biāo)

★與會(huì)者范圍(年齡段、性別比例、從何處來(lái)、乘坐的主要交通工具)

★會(huì)議日程表，包括具體需要的會(huì)議室面積、開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間、人數(shù)、會(huì)議室座位擺 放形式

★該會(huì)議上屆的數(shù)據(jù)，如與會(huì)者人數(shù)等

★所需要的客房數(shù)量

★優(yōu)惠的團(tuán)體客房?jī)r(jià)如何

★會(huì)議預(yù)算(如果可以公開(kāi)的話)

★餐飲要求

★高科技的要求，如互聯(lián)網(wǎng)接入會(huì)議室等

會(huì)議設(shè)施一方還應(yīng)回答的問(wèn)題是：

★服務(wù)費(fèi)是多少，要附加多少稅、費(fèi)

★有否商務(wù)中心，其辦公時(shí)間段

★能否提供機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站的接送服務(wù)?費(fèi)用多少?路程所需時(shí)間(高峰期、非高峰期)

★宴會(huì)菜單

★聲像設(shè)備使用價(jià)格

★哪家公司負(fù)責(zé)提供聲像設(shè)備?是否可以自帶或自行租用非指定公司的設(shè)備?如果可以， 需要交多少費(fèi)用

三、實(shí)地考察

當(dāng)你接到候選會(huì)議設(shè)施的意向報(bào)價(jià)單后，你基本有了成型意見(jiàn)。這些預(yù)選定的會(huì)址到底 如何?是否真正合適?最好的辦法當(dāng)然是實(shí)地考察一番。通過(guò)考察，你可以直接與負(fù)責(zé)接待你 的會(huì)議的經(jīng)理面談。你可以親眼看到和親自感受到該場(chǎng)所和設(shè)施是否真正適合你的會(huì)議，也 就是說(shuō)，它是否像銷售人員和宣傳材料里描述的那樣好?

一種形式的考察是事先與會(huì)議中心或飯店的銷售人員預(yù)約好。這樣，負(fù)責(zé)接待你的經(jīng)理 或銷售人員會(huì)有計(jì)劃、目標(biāo)明確地領(lǐng)你視察整個(gè)設(shè)施和服務(wù)，你肯定會(huì)得到貴賓待遇一般的 周到服務(wù)。

另一種形式的考察是不預(yù)先通知會(huì)議中心或飯店等會(huì)議設(shè)施的人員。自行前往，自己對(duì) 會(huì)議廳室、服務(wù)和周?chē)h(huán)境做摸底考察。以普通來(lái)訪者的身份，你可以了解到許多情況，并 在此處體驗(yàn)一下作為一名會(huì)議代表所能得到的印象。

如果你沒(méi)有時(shí)間做一番實(shí)地考察，特別是當(dāng)該地點(diǎn)較遠(yuǎn)，你難于親自出馬。這種情況下 ，找到并瀏覽該中心或飯店的網(wǎng)頁(yè)，是了解情況的方法之一。雖然網(wǎng)頁(yè)宣傳的都是其最完美 的一面，但仍可以給你一個(gè)文字以外的感性認(rèn)識(shí)；方法之二，也是更好的了解情況的辦法— —電話交談。電話了解情況的關(guān)鍵是與非銷售部門(mén)的主管聯(lián)系，比如，會(huì)議服務(wù)部和餐飲部 門(mén)的經(jīng)理等。而且，交談時(shí)間應(yīng)不少于15分鐘。由于這些部門(mén)經(jīng)理的工作重點(diǎn)和工作興趣不 在推銷上面，因此他們可以從另外的角度給你較為全面的訊息。

無(wú)論是實(shí)地考察還是通過(guò)電話了解情況，下面列舉了非常重要的調(diào)查內(nèi)容和項(xiàng)目：

▲距離機(jī)場(chǎng)和火車(chē)站距離多少公里

▲距離機(jī)場(chǎng)和火車(chē)站乘車(chē)時(shí)間

▲臨近的餐廳

▲臨近的購(gòu)物商店

▲會(huì)議室的條件

▲會(huì)議室總面積

▲會(huì)議室的數(shù)量和各自面積

▲會(huì)議室溫度

▲聲音系統(tǒng)

▲采光、照明狀況

▲會(huì)議室的指示牌是否明確

▲多少條電話線路

▲會(huì)議室附近有無(wú)洗手間

▲緊急情況如何處理?如火災(zāi)、醫(yī)療搶救等

▲該設(shè)施是何時(shí)建造的

▲最近一次翻修是什么時(shí)候?都做了哪些修繕

▲在我們的會(huì)議期間，是否還有裝修工程正在施工?如果在會(huì)議期間總有噪音，會(huì)給嘉 賓留下極壞的印象

▲會(huì)議室的隔音情況

▲客房數(shù)量：?jiǎn)稳碎g、雙人間、套間

▲客房條件

▲餐飲的種類和名稱

▲餐廳的營(yíng)業(yè)時(shí)間

四、簽訂協(xié)議書(shū)

經(jīng)過(guò)預(yù)選、電話交談、實(shí)地考察、談判協(xié)商，最后是敲定會(huì)議設(shè)施的時(shí)候了。當(dāng)你宣布 你將選定某一會(huì)議設(shè)施時(shí)，該中心或飯店將給你一份合同書(shū)或協(xié)議。無(wú)論是詳細(xì)的合同，還 是簡(jiǎn)單的協(xié)議，你要特別留意，除基本條款外，有些條款也是必不可少的，比如：違約補(bǔ)償 ；會(huì)議的取消或推遲，其中包括主辦方或會(huì)議設(shè)施方造成的推遲和取消；設(shè)施損壞的賠償?shù)?。

最后，確實(shí)保證你作為主辦方，需要會(huì)議設(shè)施方提供的每項(xiàng)設(shè)施和服務(wù)等都已經(jīng)包含在 此協(xié)議中，并再次檢查確認(rèn)所有日期正確無(wú)誤，你簽訂的就是一份完整的協(xié)議書(shū)或合同了。