淺談信息系統的成本／效益分析

聶彤彤

成本／效益分析原本是經濟學中的一個概念，而后信息經濟學家將它引入信息化領域，成為測度企業引進信息系統的收益率、制訂企業計劃和實施企業管理的有力工具，對緩解企業資源短缺、提高企業經濟效益開始產生重要作用，因而受到愈來愈多的重視。

一、成本／效益分析

成本／效益分析，是在制訂計劃過程中，通過對成本和收益的綜合比較，幫助決策者對諸多可供選擇的方案進行抉擇的一種工具。這種方法最早應用于水利和交通運輸投資計劃的制訂，二次大戰后，隨著世界經濟的蓬勃發展，逐步推廣到各個經濟領域。

現在，我們已經進入了一個以知識為基礎的經濟時代，知識經濟直接依賴于知識和信息的生產、擴散和應用。所有有遠見的企業都將建設信息系統作為左右企業未來發展的根本大計。對于這些身處市場經濟實踐的企業來說，最為現實的目標莫過于“利潤最大”。利潤是收益和成本之差，追求利潤無非有“開源”和“節流”兩個切入點，開源涉及增加收益，節流涉及降低成本，“開源”與“節流”一并著手、相互配合，即為“成本效益管理”。而成本/效益分析正是這一管理的核心。實施成本/效益分析，首先應分別測度各個計劃方案的成本和效益，然后進行綜合分析比較。

二、成本測度分析

在一些信息系統實施的案例中，合作雙方在對項目范圍以及解決方案的評價上出現意見的差異和不統一的現象是非常普遍的，這個當然是和雙方各自考慮問題的觀點和角度不同有著密切的關系，而其中對“成本控制”的理解是導致雙方在工作上出現“推卸責任”的原因之一。

在信息化建設中，新實體系統的成本包括：（１）直接成本———可直接歸屬于新系統及其改進的各種耗費，諸如需購買的系統設備、人員薪資、各種原材料和辦公用品等。（２）間接成本———不可直接歸因于新系統及其改變的耗費支出，比如系統操作和其他輔助人員的各種福利費用、水電費和管理費用等。我們按照成本評估的要素，包括時間、人力、物力、財力和難度，分別從工作量評估、資源評估和可行性評估三個維度進行考慮，最后綜合得出一個總體成本的指標，從而幫助我們得出該項工作的總體成本，為效益的分析奠定一個基礎比較值。另外，在系統開發的早期可能不易于準確地估算各種成本。例如，計算機系統硬件的成本將取決于下一個系統開發階段（即系統軟件、硬件研究）的分析結果。有些無形成本也無法估算。重要的是，系統分析師必須充分考慮各種可能識辨的成本，盡可能避免遺漏。例如，參與系統開發的使用者的有關費用應屬于系統開發成本的一部分，但在事務中往往可能被忽略了。

三、效益測度分析

效益的分類和成本相似。歸因于新系統改進的結果，如交易作業人員薪資費用或硬件成本的減少，輸出信息可信性的提升等。間接效益則不能簡單歸因于新系統或系統改變的結果，比如企業的銷售收入的提高可能與對顧客服務改善有關，但是卻較難確定對顧客服務的改善究竟可提高多少銷售收入。以下就從這兩方面分別探討一下它們的指標。

１、與直接效益有關的指標。①系統投資額：包括系統硬件，系統軟件的購置、安裝，應用系統的開發或購置所投入的資金。另外，企業內部投入的人力、材料等也應計入。較精確的計算還應考慮資金投入的時間和占用時間的因素。對驗收評價后所作的階段評價還要包括系統維護所投入的資金。②系統運行費用：包括消耗性材料費用，系統投資折舊費及硬件日常維護費等，消耗性材料有存儲介質，紙張與打印油墨等。由于信息系統的技術成分較高，更新換代快，一般折舊年限取５至８年。另外，系統所耗用的電費，系統管理人員費用等也應計入系統運作費用。③系統運行新增加的效益：主要反映在成本降低，庫存積壓減少，流動資金周轉加快與占用額減少，銷售利潤增加及人力的減少等方面。新增效益可采用在同等產出或服務水平下有無信息系統所致的年生產經營費用節約額來表示，也可分別計算上述各方面的效益，然后求和表示。由于引進企業效益增減的因素相互關聯錯綜復雜，新增效益很難作精確額計算。④投資回收期：投資回收期為通過新增效益逐步收回投入的資金所需的時間，它也是反映信息系統經濟效益好壞的重要指標，經簡化后不考慮貼現率的投資回收期可由下式計算：

Ｔ＝ｔ+I /（B-C）

其中：T為投資回收期，年；t為資金投入至開始產生效益所需的時間，年；I為投資額，萬元；B為系統運行后每年新增的效益，萬元/年；C為系統運行費用，萬元/年。

２、與間接效益有關的指標。間接效益是通過改進組織結構及運作方式，提高人員素質等途徑，促使成本下降，利潤增加而逐漸地間接的獲得效益。由于成因關系復雜，計算困難，我們只能作定性的分析，所以間接經濟效益也稱為定性效益，盡管間接效益難以估計，但其對企業的生存與發展所起的作用往往要大于直接經濟效益。一般信息系統的成功應用所產生的間接經濟效益可體現在以下幾個方面：①對組織為適應環境所作的結構、管理制度與管理模式等的變革會引起巨大的推動作用，這種作用一般無法用其他方法實現。②能顯著地改善企業形象，對外可提高客戶對企業的信任程度，對內可提高全體員工的自信心與自豪感。③可使管理人員獲得許多新知識、新技術與新方法，進而提高他們的技能素質，擴寬思路，進入學習與掌握新知識的良性循環。④系統信息的共享與交互使部門之間、管理人員之間的聯系更緊密，這可加強他們的協作精神，提高企業的凝聚力。⑤對企業的規章制度、工作規范、定額與標準，計量與代碼等的基礎管理產生很大的促進作用，為其他管理工作提供有利的條件。

通過這兩方面的指標，我們可分別從企業、部門以及個人三個不同的維度去評估信息系統能夠為企業、部門和個人帶來的直接效益和間接效益，從而建立一套自上而下的效益評價體系，能夠為企業、部門和個人發展提供有效的數據支持。

四、成本／效益分析及其應用

為了有效的開展成本/效益分析，促進決策過程的科學化，我們應該遵循下面幾條原則：

首先，企業必須獨立的進行成本/效益分析，這是成木/效益分析富有生命力的重要保證。就是說，任何人都不應劃定評估分析的“禁區”，不準評估人員涉足；更不能事先劃框框，定調調，左右評估人員的行動，與此同時，評估人員自身也應堅持專業職責和道德，不接受“禁區”，更不自立“禁區”?？茖W的評估分析，有賴于上級主管部門與計劃評估人員的密切合作，有賴于提供足夠的信息資料。應當指出的是，獨立的評估分析并不等于公開的評估分析。成本／效益分析的結果會有口味不同、層次不同的主顧。有些成果資料對高層次的主顧很重要，而對中間和低層次的主顧并不一定重要，也不一定要公開。然而，獨立的評估分析卻是絕對必要的。其次，在效益率相差不大的情況下，不一定非選用效益率最高的那個方案。某些專家指出，效益率相差１０—２０％的方案，并不足以斷定它們之間的優劣。因為估算的準確性取決于信息資料的質量以及估算方法和技術是否恰到好處，但在這方面，目前還存在一些問題，還難以測定它們之間的細小差別。因此，行政主管人在對各種選擇方案做出決定時還必須借用其他標準，例如，計劃推行難易程度，企業員工接受計劃的準備程度，企業在這方面有無經驗等。一個不受企業員工歡迎的方案，實際執行時必然遇到很大阻力。原先沒有預料到的“監督成本”可能會很大，否則，要么計劃推行不下去，要么走樣。當然，如果效益率相差幾倍，甚至更大些，決策者無疑應當優先考慮效益率最高的方案。假如經過檢驗，證明估算并未有差錯，而效益率高的方案仍棄置不用，那就說明決策偏離了理性方向。

最后，決策者必須考慮，所采用的成本／效益分析研究成果是否恰好代表計劃方案的規模水平。團為在某些情況下，由于規模經濟和其他因素的制約，實施方案規模的大小將直接影響到成本的降低。與此相關，還有一個問題即所采用的研究成果是否可以外推，即超出這一規模其結論是否繼續適用的問題。一般說來，如果在考察的范圍內研究對象的數量變化不太大，是有可能將研究結論外推的；如果數額變化比較大，就應當搜集資料作進一步的比較分析，而不應貿然外推。

（作者單位：山東經濟學院）