讓員工對公司一見鐘情

給員工提供一個星期車位的效果遠勝過第一天就讓員工通讀工作手冊

幾乎所有的公司都會為新進員工安排新生訓練，然而并非所有的公司都會費心妥善規劃。一個缺乏事前規劃的新生訓練，可能只是讓新進員工覺得乏善可陳，但也可能因整個訓練過程所呈現出的氣氛與當初招募人員勾勒的形象頗有出入，使得滿懷期待到新公司報到的新進員工，在第一天就被澆了一頭冷水，公司日后所付出的代價可就不小了。

究竟在怎么樣的情形下會使新進人員在第一天報到時就感覺不佳呢？

1. 在15分鐘內讀完100頁厚厚的公司手冊，看完還得簽名。

2. 觀看一卷主題不明確的公司錄像帶。

3. 在第一天報到后，坐在自己的座位上，公司沒有準備好自己的個人名片，也沒有人告知自己的電話分機號碼、電子郵件信箱地址、密碼等等。

4. 第一天唯一的工作就是閱讀使用手冊。

5. 工作所急需的專業訓練課程要到下個月才開始。

新生訓練可以在幾個小時內完成，也可能持續幾個月，就看你希望在新生訓練期間達到何種效果。不論你所規劃的新生訓練時間長短，只要你希望新生訓練發揮最大的效果，以下幾個要點你千萬不可忽略:新進員工需要多久的時間才能完全發揮應有的功能？哪些工作上的專業術語或日常用語是新進員工應該先知道的？ 哪些工作上的特殊技能是新進員工沒有但未來工作上必備的？

如何歡迎新進人員？

讓新進人員感受到公司非常歡迎且重視生力軍的加入，主管們可以利用以下幾種方式。

1. 一通來自CEO或總經理的電話，歡迎新員工的加入。

2. CEO或總經理發表一封公開信件，歡迎新員工的加入。

3. CEO或總經理邀請新員工在報到的第一天參觀他的辦公室，或是CEO/總經理到新進人員的座位寒喧表達歡迎之意。

4. 新員工報到的第一天，安排與部門同仁共進午餐。

5. 新員工報到的第一天，安排與部門同仁拍照留念并由全部的人簽名。

6. 給新員工一件由全體員工簽名的T恤。

7. 給他們一枚胸前徽章，歡迎他們到公司的第一天。

8. 給他們有“新進員工”字樣的帽子或胸針，讓所有員工知道這些新進人員可能需要幫助，同時也表示他們有權利提問所謂的蠢問題。

9. 在公司網站上刊登歡迎新成員加入的訊息。

10. 為了歡迎新進員工到公司的第一個星期，由公司提供他們一星期的停車位。

如何縮短適應期？

許多員工都曾經遭遇過因新工作而排定的專業訓練課程延誤，或是新工作所需的輔助工具不足或發生問題的狀況。為了提高新生訓練的效果，讓新進員工可以盡早開始工作，以下所建議的事項都應該在員工正式上班前準備就緒。

1. 將新進員工可能因不熟悉內部作業而影響生產力的“時間因素”，先行列為公司績效評估指針項目之一。

2. 先幫新進員工準備好電子郵件信箱、密碼、電話分機號碼、員工證、公司或部門組織圖等。

3. 先準備一份工作上常用的專業術語詞匯表，同時在公司內部網絡提供“FAQ”(Frequently Asked Questions)單元。如此，新進人員有問題時可先自行尋找解答，避免詢問蠢問題時的尷尬。新進員工若一開始工作就能了解常用專業術語的涵義與用法，可減少未來工作上的失誤。

4. 在部門內指定一位資深員工擔任“mentor”，在新進人員的第一個月提供所有可能的協助。

5. 先提供新進員工該部門的短程計劃及部門組織圖。

6. 在新進員工第一天正式上班前，先把名片寄給他們。

7. 先擬定一份公司內部“樂于助人型”之員工名單，并附上他們的email，在新成員上班的第一天提供給他們。

8. 先針對已加入公司一段時間的員工，進行意見調查，分析其目前所面對的問題及挫折，以及其認為在新生訓練中可以增加或省略的部分。

9. 在新進人員與這些已工作3~6個月的員工之間建立一個聯絡網，讓這些已在公司工作一陣子的員工擔任這些新進員工的 “big brother/sister”。

10. 事先與每一位新進員工預約一對一的會談，了解他們現階段所面臨的問題。

如何讓新進人員成為公司的一分子

協助公司主管如何管理員工并了解員工的期待(例如：新進人員之所以接受這個工作的原因)，這些跟協助員工了解公司文化以及整個團隊的期待一樣重要。人力資源部主要的工作之一，就是要讓主管們了解他們應該盡早擬定如何協助新進人員熟悉工作狀況的計劃。

1. 針對每位新進員工規劃一個“個人挑戰計劃”，確定他們在開始工作的前三個月持續接受并面對工作上的挑戰。

2. 針對每個新進員工規劃一個“個人成長與發展計劃”，確定他們開始工作的前三個月以合理的速度持續成長。

3. 由CEO或總經理主持部分的新生訓練課程，讓新進員工了解他們的加入對公司來說是很重要的。

4. 提供新進人員5張免費的午餐招待券，用來與公司同事共進午餐，藉此加速與同事之間的了解，并熟悉公司附近的餐廳環境。

5. 請招募人員與他們負責招募進公司的新進員工持續保持溝通，藉此協助部門主管了解新進員工的個人特質。

該由誰負責新生訓練？

大多數的新生訓練多是由人資部主導，且通常是由負責訓練之資淺人員負責。然而美國人資專家建議，新生訓練應該由主管與員工共同掌控整個過程，因為：

1. 整個團隊必須了解協助新員工盡早熟悉公司作業對于團隊成功的重要性。

2. 主管與部分資深員工要一起參與新生訓練，并共同負起責任，協助提升新進員工的生產力，因為他們最清楚新進員工可能會發生的問題。假若新生訓練執行不盡理想，那么他們將要承擔日后可能的不良后果。

3. 同部門的人員與主管是公司里唯一可以隨時傾聽并了解新進同仁需求，同時提供協助的人。

怎樣才能成為世界級的新生訓練？

美國研究報告發現，一個規劃完善，執行良好的新生訓練可以提高公司的留職率，增加值更可高達25% 。 一個世界級的新生訓練至少應該具備以下幾點特質：

1. 事先設定預期達成的目標，提出可行方案，行使絕佳執行力，然后達成每一個目標。

2. 在員工報到前就著手規劃，并且由資深員工執行整個訓練課程。

3. 讓員工在報到的第一天，就能感覺公司誠心歡迎他們的加入。

4. 整個過程不會讓人感到無聊、具有強制性、或缺乏效率。

5. 全球性、可以多國語言執行、具備多樣性，更可因人或因地制宜。

6. 可以利用公司內部網絡或其它高科技協助進行。

7. 是一個 “on-going” 持續性的過程。

8. 可降低離職率。

9. 隨時進行評估、調整以及改進課程內容。

提供良好新生訓練的企業范例

根據美國人資報告，有幾個知名企業提供新進員工十分完善的新生訓練，如下：

- 美國康寧公司 (Corning)

- 百事可樂 (PepsiCo)

- 美國甲骨文公司 (Oracle)

- 美國惠普公司 (HP)

- PeopleSoft

切記，新生訓練是一個持續性的過程，并非一次就能完全搞定。與你的主管共同策劃一個讓新進員工一開始就能朝正確的方向邁進，并且持續下去的良好訓練課程。讓新進員工縮短摸索時間，節省時間成本，盡早展現生產力，為公司創造最大產值。