電子檔案管理步入科學化

李鳳山　陸建林

檔案的多介質存儲是信息網絡技術時代檔案管理的新特點，紙質檔案的工作模式逐步被檔案信息化管理方法所替代，面對電子文件和紙質文件兩類存儲介質之間的統(tǒng)一管理，已成了目前檔案建設的一個重要課題。

電子文件采集

在全面開展國家電子政務建設的形勢下，數(shù)字化信息技術的產物——電子文件大量涌現(xiàn)，要采集并管理好電子文件，就必須了解其特性。電子文件是在計算機系統(tǒng)應用中產生并被處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們在計算機屏幕上看到的文檔只是電子文件的某種輸出形式。在信息系統(tǒng)內部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。所以，要完善電子文件信息的采集，就要積極推進檔案信息數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，提高信息化建設水平。

檔案管理作為公文處理的后續(xù)環(huán)節(jié)，二者是統(tǒng)一于辦公自動化系統(tǒng)中的，它們基于相同的數(shù)據(jù)結構，有統(tǒng)一的應用平臺，能實現(xiàn)歸檔信息的交換，檔案管理系統(tǒng)可接納來自公文處理系統(tǒng)屬于歸檔范圍的文件。在公文辦結時，歸入到相應的歸檔文件目錄中，并輸入有關著錄項內容，進行預歸檔處理，在各部門將紙質檔案移交到檔案部門之后就可以進行歸檔操作。

電子文件(紙質文件須掃描轉化為電子文件)可以由文書人員在文件歸檔目錄下進行登記，使用新增功能按照檔案管理的要求進行添加，儲存在檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。

電子文件存儲

優(yōu)化存儲設備。電子文件的不斷積累使計算機的存儲空間越來越緊張。為了保證電子文件的安全、保管，提供方便、準確的服務利用，可根據(jù)電子文件信息量和業(yè)務開展的模式，用發(fā)展的眼光科學地建立存儲系統(tǒng)，配置網絡化存儲設備，如磁帶庫、光盤庫等。

更新計算機技術和設備。當電子文件信息內容記錄在磁性材料或光盤等載體后，就不能離開這種生成環(huán)境和設備而單獨存在，只有采用這種記錄電子文件信息內容的技術和設備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的信息內容。目前光電載體的使用壽命保存期只有3年左右，出于安全保密考慮，通過特殊的軟、硬件設備人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下被讀取。計算機常常只能隔代兼容，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，設備依賴性造成的問題會更加嚴重。一般的計算機設備8年左右就會被更新，而耐久性光盤載體可以保存更長時間。若干年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設備的問題。電子文件歸檔及電子文件管理需要有技術和設備，電子文件的生命周期是由電子文件內容而定，而保證電子文件的存在，取決于載體的壽命、電子計算機軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性。

嚴格電子文件形成過程控制。在電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環(huán)節(jié)，建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患。電子文件的管理不僅注重每個階段的結果，也要重視流轉過程，并把這些過程一一記錄下來。

涉密電子文件信息的儲存。涉密電子文件處理應在經物理隔離的單獨計算機上完成，涉密電子文件必須加密保存在脫機載體上，標明密級和編號，單獨保管。

綜上所述，電子文件信息的存儲安全必須得到重視，需要不斷更新技術和設備作保障；采取相對可靠的辦法來解決存儲安全。

電子信息共享

全面實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的共享，適應檔案業(yè)務的發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案的利用價值。就要統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息數(shù)據(jù)庫的標準，這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。電子文件的運作、管理要建立在一套標準化體系之上的。其嚴格程度和對系統(tǒng)性的要求，均遠遠超過紙質文件的標準化體系。

首先要致力于紙質檔案的數(shù)字化轉換工作和電子文件的采集、檔案全文數(shù)字化信息查詢、系統(tǒng)內部信息共享、正確處理好檔案安全保密與方便利用的關系、堵塞危及檔案安全的漏洞、不斷提高服務效率和質量。在整合數(shù)字化檔案信息資源的同時，加強網絡建設、構筑一個檔案流轉的網絡平臺，在網絡平臺上實現(xiàn)檔案電子化查詢管理功能，提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)系統(tǒng)間檔案信息資源共享，簡化跨系統(tǒng)檔案借閱手續(xù)，節(jié)約時間，提高效率；其次要著手解決歸檔電子文件的安全性、保密性、可靠性、真實性。綜合采用查閱內部以上密級類別檔案權限、電子身份確認、電子印章、數(shù)字符合等各項技術手段實現(xiàn)安全保障。

電子文件管理

為了保證各單位產生的歸檔電子文件真實、完整、有效，須加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導、管理。

1.電子文件形成過程的控制。從電子文件的形成到歸檔，跨越了多個部門，必須加強電子文件歸檔的組織領導，明確責任范圍。需要時可以允許用只讀形式調閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變；2.電子文件形成后應及時進行預歸檔，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。形成的電子文件不得進行任何修改。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案。對收集積累起來的電子文件要做好備份；3.建立和執(zhí)行科學的歸檔制度。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，檢查歸檔的電子文件內容是否齊全完整，真實可靠，相應的機讀目錄、伺服軟件、其他說明是否一同歸檔；電子文件與相應的紙質或其它載體文件的內容及相關說明是否一致，軟件產品的源程序與文本是否一致等。有技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準確性等；4.建立歸檔電子文件的保管制度。應歸檔電子文本要及時存儲到檔案信息數(shù)據(jù)庫，在對電子檔案進行整理和因軟硬件平臺發(fā)生改變而對電子文件實行格式轉換時，要特別注意防止轉換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查；5.加強對歸檔電子文件利用活動的管理。電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。對電子文件的利用實行利用權限控制，防止無關人員對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的非法訪問，防止利用過程中的泄密和信息損傷；對因載體轉換和格式轉換而引起的任何改變，要建立相關信息記錄，來證實歸檔電子文件內容的真實性。