卷煙專賣營銷系統應用方法淺析

徐　智

即將推廣的卷煙專賣營銷系統無論從應用功能和業務流程，還是系統結構和應用部署都進行了較大的改進，增加了許多內容，該系統運用現代營銷理念和先進技術手段，強調了專銷結合和信息共享。系統既有計劃、訂貨、采購、倉儲、配送等傳統的營銷業務，同時支持客戶經理對客戶分析與評價、客戶誠信等級管理和差異化服務、經營分析、四員聯動與內部考核等現代營銷業務。專賣系統的證件管理實現了準運證、許可證、檢查證的審核、報批、發放、年檢的網絡動態管理；案件管理從案件受理立案、調查取證、審理執行，到罰沒財物管理實行程序化管理，采用自動判案，實現專賣案卷電子化管理和打假信息網上交流；綜合信息管理除對全省專賣人員、裝備實行動態管理外；還能發布通知、文件、規定、專賣管理動態、制作和上報有關報表，并確認查收和回復，是一個綜合信息網絡互動平臺。誠信等級管理對行業內外誠信經營形成監控機制，對經營行為實行監督管理。

以往的實踐表明，應用軟件系統能否得以成功的應用，除軟件質量是基本保障外，系統推廣實施的質量和應用水平也是不容忽視的重要環節。因此，我們在精心打造應用軟件的同時，面對這樣一個大的系統推廣應用，更需結合系統的特性、變化和改進，認真探討推廣應用的方式方法，促進系統有效的應用。

系統結構和應用部署的改進

《湖南省卷煙營銷網絡建設2004－2005年工作綱要》提出：要“少層次、短流程、扁平化”的管理要求，實現“購進、訂貨、配送、管理、核算”的五個集中，原卷煙營銷專賣管理信息系統(又稱“一期工程”)在運作模式、運行速度、設備容量和數據傳輸等方面已不能滿足工作發展需要。新的卷煙專賣營銷管理信息系統把專賣系統的證件、案件管理和綜合信息、營銷、決策支持等子系統安裝在省局，將誠信等級、營銷、客戶關系管理和決策支持等子系統安裝在市局（公司），全省各應用點通過遠程登錄與省、市公司服務器相聯，變以前分別安裝在省、市（州）、縣及所屬網點、所隊的四級結構為兩級結構，減少了傳輸環節，保證了數據快捷集中和系統運行的監管力度，保證了數據的真實性和一致性，有利于系統的維護。按照“五個集中”的要求，系統一是采用市級公司集中電話訂貨，統一配送，加強了卷煙資源、物流線路的優化配置，促進了規范經營，提高客戶服務數量和質量，強化了市（州）公司卷煙經營的主體地位，改變了以前系統相對獨立、封閉運行而造成的操作不規范和松散性；二是強調電子結算，加強了資金的運營安全和監管措施，加快了資金的周轉調配。也由于新的卷煙專賣營銷系統采取集中部署，強調系統聯動應用，對系統操作的時效性和規范度有了更高的要求。

強調專銷結合流程程序化管理

為更好地發揮湖南煙草系統的整體優勢，及時有效地調節、控制、規范和服務湖南卷煙市場，實現事前監督、事中控制、事后檢查，新系統將專銷結合的操作實現流程化管理，各環節環環相扣。專賣和銷售在共同按要求給零售戶發放卷煙零售許可證后，銷售按照專賣給定的每零售戶一次供貨總量和銷售測定的每零售戶銷售周轉量向零售戶進行電話訂貨，與此同時，專賣和銷售按照系統提供的經營情況和檢查記錄在系統中給每零售戶綜合打分進行誠信等級評定，系統自動按零售戶的得分情況對零售戶進行升降級，專賣和銷售按每零售戶等級對其進行個性化服務和管理。系統還通過設置的控制點來關聯下一步的操作，以制約和規范系統應用，例如：采購入庫是在某卷煙倉庫實物入庫后，必須進行該卷煙到貨確認，才能進行業務采購入庫，否則，系統中就不能增加該卷煙庫存，也就無法進行貨源分配和電話訂貨。

中購銷存及成本核算不容忽視

原營銷系統與全省系統內各公司應用的三門會計核算軟件采用的成本核算方法不同，兩套系統的數據未能互相轉換，加之對三門財務系統熟悉等原因，對原營銷系統成本核算沒有及時記賬，以致經營成果無法實時反映，影響了系統的應用效果。隨著以市級公司作為經營主體和取消縣級法人工作的開展，三門會計核算軟件已不適應變化的要求，在《2004－2006年湖南省商業系統信息化總體規劃》中已進行了業務財務一體化的總體部署，財務系統作為管理系統不再進行成本核算，而是在卷煙專賣營銷系統中進行，其核算的進銷存及經營成果作為會計憑證的基礎數據向財務系統傳遞。成本核算軟件在新卷煙專賣營銷系統實施時將進行的轉換，如果仍以原系統操作慣性來對待新的卷煙專賣營銷系統，勢必影響正常核算工作的質量和進度。

規范的重要性

常言道“無規矩不成方圓”，對這樣一個涉及全省行業的卷煙專賣營銷管理信息系統，沒有一套與之相適應的應用規范，其達不到預期的應用效果。信息系統是由許多的業務流程組成，由各相關崗位的人員按照規范的業務流程操作應用來實現信息系統建設的目標。在我省煙草商業系統業務流程優化重組后，卷煙專賣營銷信息系統按照要求設置了相應機構、崗位，它與原來設置的機構、崗位的職能和職責發生了變化，需要重新加以明確，提出各崗位具體要求和規范的業務流程；應用系統是人來運用的，如果各自都按照自己的習慣隨意操作，勢必形成一個混亂的局面，為保證系統運行效果，我們必須編制使用管理制度，安全防范規程、設備管理辦法等，對操作過程和質量提出要求。這些管理規范和制度制定和執行，與系統建設目標的實現息息相關，是規范系統管理和提供應用效率的保障，系統應用效果只有從業務流程和細節上加以規范和實行，才能真正保證系統功能的正常發揮。

上級主管部門成為應用的關鍵

基礎信息的統一和執行是克服數據的奇異性，正確反映各種信息的關鍵。原系統由于各單位相對獨立的封閉運行，數據沒有及時接收更新和匯總上報，影響全省系統信息的時效性和正確性，因此，新的系統對基礎信息采用集中統一維護，自動下發全省統一執行，如商品價格、卷煙編碼等。這樣，對管理部門，特別是上級主管部門的應用是更高的要求和考驗，上級主管部門能否擔負起對基礎信息的及時維護，能否應用系統來掌握各地專賣營銷情況決定了整個信息系統的應用效果。系統應用不能再滿足于手工替代，要發揮信息綜合平衡功能，為宏觀管理決策服務，因此，通過應用系統所獲得的信息來檢查、追蹤、督促全省系統逐步規范、高效、正確的應用起來，上級主管部門成為不可替代的應用關鍵。

表率作用非常重要

從以前卷煙專賣營銷系統應用來看，全省的應用效果很不平衡，但有一點是共同的，領導關注系統建設越多且自身應用越多，則該地區普遍應用越好?？梢?，要推動信息系統的廣泛應用，各級領導是不可或缺的重要角色。信息化建設的意義和價值需要在應用中體現，如果領導運用其非權力的影響力，在系統應用中做出表率，如：要求在規定時間要從系統中看到庫存分析、客戶分析、經營成果等報表，逐步取消日常手工報表的報送，對推動系統應用將起到事半功倍的效果。新的卷煙營銷系統可提供很多統計分析信息，由此，要準備的基礎數據較多，需要多個部門來共同完成，各單位還要結合新的系統和自身實際情況編制系統管理制度和操作規程，迫切需要領導的協調來推進夯實此項工作，否則，不但系統設計的功能難以發揮，系統應用仍可能停留在手工替代和一般報表上，難免出現通常所說的“手機現象”，即買的功能多，用的功能少。

剖析即將推廣的卷煙專賣營銷系統的改進和應用方法，審視應用過程中現在和未來可能面臨的問題，旨在總結經驗，避免教訓，有效地控制系統實施風險，最大地發揮信息綜合平衡功能，推進應用水平向著更高層次發展，使業務流程程序化，決策更加科學化。