信息系統(tǒng)在企業(yè)組織管理和風(fēng)險(xiǎn)控制中的應(yīng)用

朱煒

新時(shí)代的企業(yè)組織架構(gòu)，逐漸分為金字塔式的機(jī)械系統(tǒng)和包含了虛擬組織、無邊界組織（GE首創(chuàng)）等創(chuàng)新模式在內(nèi)的有機(jī)系統(tǒng)兩大板塊，前者適用于人力較多、專業(yè)化程度較高或側(cè)重于管理的大中型企業(yè)，后者更多適用于創(chuàng)新型、利潤與市場導(dǎo)向的中小型企業(yè)或大型企業(yè)的事業(yè)部。外聯(lián)發(fā)公司作為園區(qū)管理企業(yè)，并不以創(chuàng)新創(chuàng)收為主要經(jīng)營目標(biāo)，而是致力于對自貿(mào)區(qū)企業(yè)提供良好的服務(wù)和管理、通過服務(wù)收入提高和成本管控來達(dá)成效益，因此較為適用前者。但是如何改變塔式機(jī)械系統(tǒng)“內(nèi)部溝通較差、管理集權(quán)性導(dǎo)致反饋較慢”的弊端，信息化建設(shè)提供了很好解決之道。

風(fēng)險(xiǎn)是無處不在的，對企業(yè)而言，風(fēng)險(xiǎn)存在于企業(yè)外部環(huán)境、企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)。風(fēng)險(xiǎn)管理者應(yīng)采取各種措施和方法，消滅或減少風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的可能性，或者減少風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生時(shí)造成的損失。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率、風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的影響，可對風(fēng)險(xiǎn)采取風(fēng)險(xiǎn)回避、損失控制、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移和風(fēng)險(xiǎn)保留等四種控制方法。

本文以外聯(lián)發(fā)公司為例，根據(jù)其行業(yè)類型和業(yè)務(wù)范圍，分析其主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；揭示其如何通過信息系統(tǒng)的建立與完善，對風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制；以工程管理、招商管理（租賃管理）為例進(jìn)行了深入分析；對信息技術(shù)控制風(fēng)險(xiǎn)的效果進(jìn)行分析，并歸納出后續(xù)努力方向。

一、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)描述

（一）公司基本情況

外聯(lián)發(fā)公司成立于1992年2月28日，注冊資本23.14億元，負(fù)責(zé)中國（上海）自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)（外高橋片區(qū)）7平方公里區(qū)域開發(fā)建設(shè)、招商引資和配套服務(wù)，同時(shí)負(fù)責(zé)開發(fā)外高橋物流園區(qū)二期、外高橋集團(tuán)（啟東）產(chǎn)業(yè)園，直接開發(fā)園區(qū)土地約15.07平方公里。截止2015年年底，可租售物業(yè)面積約232.6萬平方米，累計(jì)引進(jìn)項(xiàng)目超過2萬個(gè)。公司下屬全資、控股子公司19家，員工近3000人。

公司人力資源部，作為組織管理、績效管理、內(nèi)控管理、IT管理的主責(zé)部門，近年來在傳統(tǒng)人力資源規(guī)劃、開發(fā)、管理基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理要求，從規(guī)范操作流程、規(guī)避系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)營效率、提升管理績效角度出發(fā)，借助信息中心這一平臺(tái)（為人力資源部下屬二級部門），通過信息系統(tǒng)的建立和完善，其風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制工作得以事半功倍地推進(jìn)并取得了相當(dāng)出色的管控效果，在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及防控，流程梳理及再造，組織能效的改善與提高等方面取得了明顯成效。

（二）主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

1. 溝通不暢，審批效率低，無法滿足市場需要的風(fēng)險(xiǎn)

作為國有園區(qū)開發(fā)公司，我們被稱為政府的“代甲方”，層層審批的機(jī)制，無法適應(yīng)自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)“先行先試”、改革創(chuàng)新的要求，為此，我們需要高效快捷的溝通機(jī)制（包括公司本部、本部與直屬公司、各直屬公司之間）。機(jī)械型的塔式組織，大多數(shù)信息溝通來自于垂直上下，橫向溝通機(jī)制欠缺，而融合、便捷的信息系統(tǒng)可以增加溝通的場景、提高溝通的效率，尋求加寬每個(gè)崗位管理幅度的可能，從而提高組織整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力。

2. 家底不清，資源調(diào)度能力有限的風(fēng)險(xiǎn)

20多年的開發(fā)過程中，公司形成了土地、房產(chǎn)、電站、水系統(tǒng)、設(shè)備設(shè)施配套等大量基礎(chǔ)資源，如果對這些“家底”把握不清，將難以合理使用和調(diào)度。如招商過程中，客戶會(huì)問：2000平米以上、負(fù)載250KG/M2以上、供電1000KVA以上、多層鋼結(jié)構(gòu)廠房，有嗎？如果仍停留在人工查詢階段，將很難快速響應(yīng)客戶的需求。

3. 工程建設(shè)和付款管控的風(fēng)險(xiǎn)

工業(yè)房地產(chǎn)是我們的核心業(yè)務(wù)，每年有數(shù)億元的新建、改擴(kuò)建投入，以及4000萬元左右的房產(chǎn)設(shè)備維修投入。如何對工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行全方位控制，尤其是對工程付款環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)管控，是我們面臨的課題。

4. 招商管理和收款控制的風(fēng)險(xiǎn)

房產(chǎn)租售是公司招商引資的核心環(huán)節(jié)，隨著園區(qū)開發(fā)的深入，目前以租賃為主，如何對租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行有效管理，預(yù)防和控制合同簽訂、收款過程中的風(fēng)險(xiǎn)，是我們面臨的又一課題。

5. 客戶訴求響應(yīng)不及時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)

“招商，穩(wěn)商，留商，悅商”是公司核心的服務(wù)理念，如何打破不同部門、不同單位之間的壁壘，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、快速響應(yīng)客戶需求，提高客戶滿意度，減少客戶流失，是客戶服務(wù)工作的核心。

6. 業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營決策的風(fēng)險(xiǎn)

作為自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)建設(shè)的主力軍，如何及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的獲取公司業(yè)務(wù)信息，把握市場變化，多維度展示，快速、科學(xué)決策，為客戶提供滿意服務(wù)，為公司經(jīng)營決策提供參考，而要達(dá)成此目標(biāo)需要對公司各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集和綜合利用。在國企的組織文化中，尤其是服務(wù)型、管理型的企業(yè)，容易形成“四平八穩(wěn)、互不攻訐、多一事不如少一事”的文化，有些市場變化、風(fēng)險(xiǎn)隱患和服務(wù)缺失不容易被提出和充分交流，而借助于信息系統(tǒng)可以讓數(shù)據(jù)和事實(shí)來展示，避免了看起來是指出他人問題或超出職分的理解，有助于形成“就事論事、根據(jù)數(shù)據(jù)和事實(shí)來解決問題”的良好組織氛圍。

二、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)控制

（一）風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制

1. 加快審批效率，提高溝通效率

通過幾年的努力，目前公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)覆蓋公司本部、各直屬公司、直屬公司管理處（一線員工），初步形成快速、高效的溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)請示、發(fā)文、合同會(huì)簽、來文傳閱等各文種的電子化審批，行政審批效率持續(xù)提高，溝通效率持續(xù)提升。2015年全年，公司完成各類文件流轉(zhuǎn)2509個(gè)，電子化率為98.25%，平均用時(shí)較2011年縮短34.3%，租賃合同等會(huì)簽效率提升超過50%。

2. 建設(shè)資源管理系統(tǒng)，加強(qiáng)資產(chǎn)管控

對公司管轄區(qū)域內(nèi)的土地、房產(chǎn)、配套等資源進(jìn)行系統(tǒng)管理，建立資源信息動(dòng)態(tài)維護(hù)機(jī)制，提高資源管控和調(diào)度能力；強(qiáng)化水電等能源管理，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程抄表，為管理層提供能源實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)分析報(bào)表。截止2015年年底，公司擁有各類房產(chǎn)項(xiàng)目數(shù)183個(gè)，單體292幢，樓層1047層，可租售物業(yè)4358個(gè)單位，可租售面積232.6萬平方米。

3. 建設(shè)工程管理系統(tǒng)，加強(qiáng)工程建設(shè)過程管理和付款控制

對工程建設(shè)項(xiàng)目、工程用款計(jì)劃與工程付款進(jìn)行系統(tǒng)化管理和控制，強(qiáng)化預(yù)算管理，降低工程付款風(fēng)險(xiǎn)，提高資金利用效率。

4. 建設(shè)招商管理系統(tǒng)（租賃管理），加強(qiáng)租賃合同和收款管理

整合招商資源，對租賃業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)化、流程化管理，加強(qiáng)應(yīng)收、實(shí)收、欠收的管理，加快資金回籠，降低收款風(fēng)險(xiǎn)。截止2015年年底，系統(tǒng)管理的租賃合同6867個(gè)（其中2015年1229個(gè)），欠租規(guī)模由2014年6月的5643萬元降至2015年年底的1449萬元。

5. 建設(shè)客戶服務(wù)系統(tǒng)，建立以客戶為中心的快速響應(yīng)機(jī)制

整合客戶服務(wù)資源，建立分層級的客戶服務(wù)體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、快速響應(yīng)客戶需求，為客戶（特別是重點(diǎn)客戶）提供超預(yù)期的服務(wù)。截止2015年年底，公司現(xiàn)有各類客戶3841家，總體滿意度已連續(xù)五年保持上升。

6. 建設(shè)決策支持系統(tǒng)，推進(jìn)業(yè)務(wù)信息對經(jīng)營決策的支持能力

依托各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，積累業(yè)務(wù)信息，為公司經(jīng)營決策提供動(dòng)態(tài)、完整、多維度的報(bào)表服務(wù)，對經(jīng)營活動(dòng)提供預(yù)警支持，構(gòu)建公司經(jīng)營的“安全駕駛艙”。目前，公司租賃管理、工程建設(shè)、客戶服務(wù)等核心業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)、分析、預(yù)警等均已完全依靠信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。

（二）信息化過程

公司信息化建設(shè)起步較早，2001年就實(shí)施應(yīng)用了《辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)》，之后有多個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用，但這僅作為嘗試階段。2006年起，信息化建設(shè)獲得較大發(fā)展，總結(jié)起來大致分為三個(gè)階段：

階段1：摸清家底（2006年-2009年）

建設(shè)資源管理信息系統(tǒng)，對園區(qū)土地、房產(chǎn)、電站、水系統(tǒng)（泵房、生活水表、消防水表）、消防、設(shè)備設(shè)施等資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息“由人腦到電腦的轉(zhuǎn)移”。

階段2：核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)（2010年-2013年）

根據(jù)第一期信息化建設(shè)規(guī)劃（2010-2013年），建設(shè)綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)（一期），全面支持工程建設(shè)、租賃管理等核心業(yè)務(wù)管理，形成付款與收款的科學(xué)化管理。

階段3：全業(yè)務(wù)、全流程的信息化支持（2014年-2018年）

根據(jù)第二期信息化建設(shè)規(guī)劃（2014-2018年），在已有信息化成果基礎(chǔ)上，對內(nèi)加強(qiáng)跨部門協(xié)調(diào)，對外加強(qiáng)客戶服務(wù)、供應(yīng)商管理，強(qiáng)化決策支持能力，打造支持全業(yè)務(wù)、全流程的信息化體系。

三、應(yīng)用案例：工程管理系統(tǒng)

（一）實(shí)施背景

作為自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)的開發(fā)主力軍，公司負(fù)責(zé)區(qū)內(nèi)房產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)，每年工程項(xiàng)目100多個(gè)（2015年114個(gè)），簽訂工程合同200余個(gè)（2015年268個(gè)），合同金額數(shù)億元（2015年為6.7861億元），各類工程付款近千筆（2015年802筆，累計(jì)付款3.8244億元）。如何管住“付款”這一核心環(huán)節(jié)，是確保國有資產(chǎn)保值增值（不流失）的基礎(chǔ)，是公司內(nèi)部控制的核心內(nèi)容之一。

（二）功能模塊

為對工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行有效管理，對工程付款進(jìn)行有效控制，公司建立了以“工程立項(xiàng)-工程合同-工程付款-工程評估”為條線的《工程管理系統(tǒng)》，對工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)管理，主要模塊包括：

首頁：待辦事項(xiàng)提醒、統(tǒng)計(jì)報(bào)表

工程立項(xiàng)：項(xiàng)目信息、執(zhí)行情況、關(guān)聯(lián)合同等

工程合同：合同信息、單體費(fèi)用分?jǐn)偂①|(zhì)保金、工程評估、合同附件等

工程付款：付款約定、付款申請審批

供應(yīng)商：供應(yīng)商信息、項(xiàng)目信息、供應(yīng)商評估等

統(tǒng)計(jì)分析：立項(xiàng)分析、合同分析、供應(yīng)商分析、分級報(bào)表等

（三）實(shí)施成果

《工程管理系統(tǒng)》的建設(shè)與應(yīng)用，提高了對工程建設(shè)項(xiàng)目的管理能力，對工程合同、工程付款、工程評估等核心環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，優(yōu)化了工程管理業(yè)務(wù)流程，建立了針對性的考核激勵(lì)機(jī)制，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)：

1. 工程立項(xiàng)、工程合同、工程付款全部納入系統(tǒng)

通過工程立項(xiàng)、合同、付款的層級關(guān)系，工程請款采用條碼控制、系統(tǒng)審批，確保付款前，立項(xiàng)、合同會(huì)簽信息、約定付款條件等均已錄入系統(tǒng)，通過關(guān)鍵字控制、請款比例計(jì)算提示結(jié)算等方式，確保相關(guān)信息及時(shí)、完整錄入系統(tǒng)，并通過跨部門審核確保付款信息的準(zhǔn)確性。

2. 工程用款計(jì)劃、請款計(jì)劃與實(shí)際支付的一致性

系統(tǒng)設(shè)定，必須先有用款計(jì)劃，才能進(jìn)行付款申請，財(cái)務(wù)部門根據(jù)用款計(jì)劃確定是否支付，同時(shí)，我們建立了基于系統(tǒng)的工程付款考核機(jī)制，對用款計(jì)劃是否準(zhǔn)確，請款與計(jì)劃、支付與計(jì)劃是否一致進(jìn)行考核，確保用款計(jì)劃的準(zhǔn)確性，從而提高資金調(diào)度能力。

3. 提高了工程業(yè)務(wù)管理和相關(guān)經(jīng)營決策支持能力

《工程管理系統(tǒng)》的建成，使公司工程管理業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范、科學(xué)，同時(shí)也為公司管理層提供了實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表：工程合同簽約情況、合同價(jià)款走勢、工程用款計(jì)劃、付款單會(huì)簽情況、用款計(jì)劃與申請用款和實(shí)際支付的匹配等。

經(jīng)過多年的努力，公司信息系統(tǒng)在組織管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)部管理、決策支持等方面發(fā)揮了重要作用：公司本部各部門、本部與直屬公司、直屬公司與直屬公司，可以便捷、高效溝通；工程項(xiàng)目、工程合同、工程付款的全面管理，“付款”的風(fēng)險(xiǎn)得以控制；租賃業(yè)務(wù)、租金應(yīng)收、租金實(shí)收的全面管理，“收款”的風(fēng)險(xiǎn)得以控制；資產(chǎn)管理能力大幅提升，資源利用效率提高明顯，運(yùn)維成本得到控制；初步建成以客戶為中心的客戶服務(wù)體系，客戶需求得以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和快速響應(yīng)，客戶滿意度逐年提升……使傳統(tǒng)的金字塔式的管理架構(gòu)，通過信息系統(tǒng)加強(qiáng)了整體的信息流暢性和互動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)了管理幅度的加寬，在人力成本沒有大幅增加的前提下，做到了更高的組織管理效率。

公司基于信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)控制及能效提高，得到了政府、客戶、供應(yīng)商等外部的認(rèn)可和肯定，先后兩次獲得上海市浦東新區(qū)經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)社會(huì)領(lǐng)域信息化專項(xiàng)資金支持；2015年，獨(dú)立第三方對公司信息化建設(shè)情況進(jìn)行了評估，總體評價(jià)結(jié)論為：優(yōu)，是“國有企業(yè)中做的非常好的”，“在浦東各開發(fā)公司中處于領(lǐng)先水平”；公司信息系統(tǒng)運(yùn)維方面也取得一定成效，通過了ISO27001信息安全體系認(rèn)證（招商部門）。

（作者系上海外高橋保稅區(qū)聯(lián)合發(fā)展有限公司信息中心主任）