企業(yè)信息化的成功之道

中航技國(guó)際租賃有限公司，成立于1993年，隸屬于中國(guó)航空技術(shù)進(jìn)出口總公司，注冊(cè)資金7000萬人民幣，擁有資產(chǎn)過億。公司業(yè)務(wù)范圍包括民用飛機(jī)、機(jī)電設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備的非融資性租賃，除國(guó)家組織統(tǒng)一聯(lián)合經(jīng)營(yíng)的出口商品和實(shí)行核定的進(jìn)口商品以外的商品及技術(shù)進(jìn)出口等經(jīng)批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，以及國(guó)內(nèi)貿(mào)易（除專項(xiàng)規(guī)定）、展覽、投資和咨詢業(yè)務(wù)。靈活的經(jīng)營(yíng)模式和先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)理念造就了成功的企業(yè)。今天，中航技國(guó)際租賃有限公司已經(jīng)成長(zhǎng)為業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的進(jìn)出口貿(mào)易企業(yè)，并且成功的與上海航空工業(yè)集團(tuán)、美國(guó)MONITOR公司、德國(guó)西門子、韓國(guó)大宇、江森自控等國(guó)際知名企業(yè)結(jié)成了緊密的合作關(guān)系。

業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)展和業(yè)務(wù)量的急劇增加讓中航技國(guó)際租賃有限公司的管理層非常滿意。但與此同時(shí)他們也發(fā)現(xiàn)了一個(gè)反常的現(xiàn)象：公司利潤(rùn)的增長(zhǎng)率低于營(yíng)業(yè)額增長(zhǎng)率，而且反差很大。問題處在什么地方呢？

問題分析

鑒于進(jìn)出口貿(mào)易及租賃業(yè)務(wù)的特殊性，中航技國(guó)際租賃有限公司主要采用項(xiàng)目制方式來進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。與客戶之間的業(yè)務(wù)合作意向已經(jīng)確定，即在公司內(nèi)部立項(xiàng)，并根據(jù)項(xiàng)目需要協(xié)調(diào)各種資源，待項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行整體核算，用項(xiàng)目收款額減去貨款及各項(xiàng)費(fèi)用就得到該項(xiàng)目獲利數(shù)字——這也是許多進(jìn)出口企業(yè)通用的業(yè)務(wù)處理方式。然而，隨著公司業(yè)務(wù)增長(zhǎng)和分支機(jī)構(gòu)的增加，項(xiàng)目制業(yè)務(wù)處理方式的一個(gè)巨大隱患逐漸凸現(xiàn)——管理失控。

首先，每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)涉及到公司內(nèi)部的多個(gè)部門的協(xié)同作業(yè)，而每個(gè)部門都在同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目，這就使得業(yè)務(wù)處理延誤甚至出錯(cuò)的幾率大大提高。而對(duì)于進(jìn)出口貿(mào)易來說，任何一個(gè)小小的失誤都有可能導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。同時(shí)，如果企業(yè)內(nèi)部缺乏通暢的信息管道，這種操作模式會(huì)造成另一個(gè)嚴(yán)重的問題：公司領(lǐng)導(dǎo)根本無法了解項(xiàng)目進(jìn)度，過程控制更無從談起；

其次，每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)涉及到至少一份合同，每份合同都可能衍生出多張訂單，每張訂單又可能會(huì)發(fā)生多次結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容除貨款外，還包括運(yùn)輸費(fèi)用、庫存費(fèi)用、報(bào)關(guān)報(bào)檢費(fèi)用、銀行手續(xù)費(fèi)、利息支出和其它銷售費(fèi)用等在內(nèi)的各種項(xiàng)目費(fèi)用。如果缺乏有效費(fèi)用控制手段，復(fù)雜的結(jié)算關(guān)系會(huì)很輕易的將項(xiàng)目利潤(rùn)吞噬殆盡；

再次，分支機(jī)構(gòu)遍布全國(guó)各地，每個(gè)分公司的業(yè)務(wù)處理都相對(duì)獨(dú)立。從訂貨、發(fā)貨、回款、欠款、退貨到售后服務(wù)，業(yè)務(wù)到底進(jìn)行的怎么樣？公司管理層根本心中無數(shù)，更別說業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理控制了。

這些問題不斷的困擾著中航技國(guó)際租賃有限公司的管理層。如果放任情況繼續(xù)發(fā)展，遲早會(huì)對(duì)公司造成嚴(yán)重傷害；如果強(qiáng)行導(dǎo)入過程控制，在當(dāng)前狀況下，則會(huì)造成管理僵化，進(jìn)而打擊下屬員工的工作積極性。中航技國(guó)際租賃有限公司的孫總打了個(gè)比方：“企業(yè)員工就像是一臺(tái)發(fā)動(dòng)機(jī)，假如每次給他一升油，他運(yùn)作得最好。所以我既不能只給他0.95升，也不能給他1.01升；給少了，他不能很好地運(yùn)作；給多了就是浪費(fèi)。現(xiàn)在我最大的任務(wù)就是要讓這臺(tái)發(fā)動(dòng)機(jī)保持在最佳的運(yùn)作狀態(tài)。”

解決之道

只有通過有效的信息技術(shù)手段才能從根本上解決問題——中航技國(guó)際租賃有限公司的管理層觀念非常一致，緊鑼密鼓的REP選型工作很快展開。

“我們需要這樣一套管理軟件：第一要充分支持項(xiàng)目制的業(yè)務(wù)處理方式，能夠讓公司所有的業(yè)務(wù)相關(guān)部門在同一個(gè)信息平臺(tái)之上進(jìn)行有效的協(xié)同作業(yè)，消除公司內(nèi)部的信息障礙；第二要充分支持各種結(jié)算方式，并且能夠提供有效的費(fèi)用控制手段；第三要充分支持對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)監(jiān)督與管理，能夠讓企業(yè)管理層真正對(duì)整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)狀況了如指掌。” 經(jīng)過層層篩選和細(xì)致考察，北京五奧環(huán)科技股份有限公司全力打造的五奧環(huán)EMP企業(yè)管理平臺(tái)從眾多備選方案中脫穎而出。

五奧環(huán)EMP基于互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)，擁有統(tǒng)一的中央數(shù)據(jù)庫，這種高效的統(tǒng)一中央管理徹底打破了空間障礙，將中航技國(guó)際租賃有限公司及其所有分支機(jī)構(gòu)輕松整合在同一平臺(tái)上，讓各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有效信息及時(shí)順暢正確的傳遞。以“全程管理、過程控制”為管理亮點(diǎn)的五奧環(huán)EMP能夠幫助中航技國(guó)際租賃有限公司真正實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)流程的可控性。而作為一套企業(yè)級(jí)管理軟件，五奧環(huán)EMP的管理范疇涵蓋了企業(yè)的人、財(cái)、物、進(jìn)、銷、存和日常辦公，可以直接實(shí)現(xiàn)企業(yè)的全面信息化。

與此同時(shí)，五奧環(huán)公司16年的管理軟件研發(fā)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)、數(shù)千家的客戶基礎(chǔ)、對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)透徹的理解能力和優(yōu)良的商業(yè)信譽(yù)也深深打動(dòng)了中航技國(guó)際租賃有限公司的管理層。

實(shí)施分析

五奧環(huán)公司在對(duì)中航技國(guó)際租賃有限公司管理現(xiàn)狀認(rèn)真分析之后，將需求鎖定在信息整合和過程控制兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上，并根據(jù)項(xiàng)目制業(yè)務(wù)處理方式的特點(diǎn)提出了從業(yè)務(wù)入手，循序漸進(jìn)，通過信息化導(dǎo)入供應(yīng)鏈管理理念的系統(tǒng)解決方案。

對(duì)于供應(yīng)鏈管理的核心——物流，系統(tǒng)通過采購(gòu)、庫存、銷售等關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以管理，并提供完善的計(jì)劃與控制功能；對(duì)于隨物流產(chǎn)生的資金流，系統(tǒng)通過企業(yè)的財(cái)務(wù)成本系統(tǒng)（收款、付款、應(yīng)收、應(yīng)付、成本核算和統(tǒng)計(jì)分析）來監(jiān)控和調(diào)整供需鏈上的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，以達(dá)到合理利用資金、加快資金周轉(zhuǎn)的目的；在采用先進(jìn)技術(shù)手段的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)還通過各管理環(huán)節(jié)的緊密集成和合理的權(quán)限控制來保障正確的信息能夠被有需要的部門和機(jī)構(gòu)實(shí)時(shí)調(diào)用。

在供應(yīng)鏈管理理念的指導(dǎo)下，每一個(gè)項(xiàng)目自立項(xiàng)之初就處于信息系統(tǒng)的嚴(yán)密監(jiān)控之下，所有相關(guān)的客戶和供貨商信息、商品信息、合同訂單、執(zhí)行進(jìn)度、商品狀態(tài)、費(fèi)用開支直到成本分析都實(shí)時(shí)體現(xiàn)，讓人一目了然。公司內(nèi)所有部門和各地分公司的日常業(yè)務(wù)處理都運(yùn)行在同一平臺(tái)之上，公司管理層對(duì)下屬員工的監(jiān)督和指導(dǎo)力度也大幅提高，一種全新的信息化下的企業(yè)管理模式得以確立。

“每次簽字同意劃出一筆款時(shí)，心里都在打鼓：這筆錢到底應(yīng)不應(yīng)該付？不知道，一切都是憑感覺。只有等到月底財(cái)務(wù)帳出來的時(shí)候，這顆心才能落地。”中航技國(guó)際租賃有限公司孫總曾經(jīng)的憂慮如今已經(jīng)不復(fù)存在——現(xiàn)在，孫總和其他管理人員隨時(shí)打開電腦就能夠得到所有項(xiàng)目的各種相關(guān)信息，因此可以放心的使用手中的審批權(quán)。“信息輔助決策”在中航技國(guó)際租賃有限公司內(nèi)已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)的工作模式，并且成功的將公司管理層從繁雜的事務(wù)性工作中徹底解放出來，使他們可以全身心的投入到“客戶到哪里，服務(wù)就到哪里”的戰(zhàn)略布局中去。