關于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設的幾點思考

摘 要：本文對檔案管理信息化與檔案信息倫理化的內容作了闡述，并對檔案信息倫理化建設提出幾點看法。

關鍵詞：檔案信息化 檔案信息倫理化

1 檔案信息化建設

信息技術是指完成信息的獲取、加工、傳遞和利用等技術的總和。而現代信息技術是以計算機與通信技術為核心，對各種信息進行收集、存儲、處理、檢索、傳遞、分析與顯示的高技術群。檔案是人類活動的直接記錄，包含著大量的信息，檔案實體是檔案信息的具體表現形式，檔案信息是檔案本身的實質內核。以計算機數字化處理技術和網絡傳輸技術為核心，使檔案的文字、圖像、聲音等信息超越時空界限，實現信息共享，更好地提供利用服務．這就是檔案信息化工作。

檔案信息化是人類社會活動中通過廣泛應用信息技術，更加充分有效地開發與利用信息資源，推動經濟與社會發展的過程。檔案具有其他事物所不可替代的特殊價值。在國民經濟和社會信息化的宏觀背景下，檔案管理部門應該順應時代發展的需要．以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設所引發的檔案工作理論與工作方法的突破與變革；積極應用現代信息技術進行檔案管理現代化的探索與實踐，應用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平；積極利用現有的檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環境，實現檔案資源的合理配置；積極促進檔案服務機制的創新，以自己獨特的利用服務方式，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質量的檔案信息產品，使檔案工作更好地為社會發展服務．不斷滿足社會對檔案信息的需求．實現檔案資源的社會共享，推進國家檔案事業的全面發展。

檔案信息化體系由基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設五個方面構成。其中尤為重要的是基礎設施建設和檔案信息資源建設兩項內容。

1．1 基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施是檔案信息化建設中非常重要的基本保障條件之一，主要包括計算機軟硬件基礎環境和各類輔助設施，如信息高速公路和寬帶網，各種通信子網，內部局域網及與之配套的軟硬件設備如交換器、路由器、大容量儲存設備、高性能服務器，以及操作系統、高可靠性的信息安全系統、數據庫管理系統等。

1．2 檔案信息資源建設

傳統檔案信息資源建設的內容很多，主要包括兩大方面，一是已有的各種檔案資料的數字化工作，二是征集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統一的檔案數據庫中。

傳統檔案信息數字化工作分為三種：目錄數據的管理與檢索；全文數據的管理與檢索；多媒體數據的管理與檢索。目錄數據的管理與檢索分為案卷級和文件級，重心是文件級。我們當前進行的檔案文件目錄計算機管理就是其中的一項主要工作內容。全文數據的管理與檢索就是將檔案文件全部信息錄入計算機，用計算機進行管理和查閱。全文數據的管理與檢索有兩種方式：一是圖像錄入。通過掃描和數碼相機將檔案文件進行圖像數字化，以圖像文件的形式存儲起來。圖像錄入工作量小，省時省力，保持文件原貌，不出現人為因素錄入錯誤，但是所需存儲空間大，且不能進行字段式檢索，只能通過目錄索引找到原文。二是文本錄入。用鍵盤對檔案文件逐字逐句進行文字錄入處理，這種錄入方式占用計算機存儲空間較小，存取速度快，可直接對字段檢索，但是錄入速度慢，錄入中可能出現人為因素錯誤，錄入工作量巨大。多媒體數據管理與檢索是多媒體技術應用中產生的類似電影、動畫等文字、圖像、聲音一體化的數據管理。

檔案信息化建設的主要任務，是由檔案信息體系構成所決定的，當前檔案信息化建設的主要任務是以各級檔案部門的內部局域網和聯接各機關的外部網建設為基礎，以與黨政機關聯網和互聯網站建設為重點，加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施建設。以加快檔案數字化進程為基礎，以電子文件歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設。以檔案管理軟件優化和推廣應用為基礎，以數字化檔案館試點與電子文件歸檔系統研制為重點，加強檔案應用系統建設。以貫徹實施計算機檔案管理軟件功能要求為基礎，以研制和推行電子文件歸檔管理標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規范的制定和推行。以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點，加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。

2 檔案信息倫理建設

檔案信息倫理建設主要的有三方面內容：一是知識產權保護、知識和信息共享；二是信息收集與組織中的倫理，包括信息審查制度、信息隱私權、知識自由等；三是信息傳播中的倫理，包括信息獲取的自由和平等。

在檔案信息倫理建設中主要存在以下問題：

2．1 知識產權與個人隱私問題

檔案信息遇到一個重要的道德問題是如何尊重和保護檔案信息網絡化的知識產權。由于信息技術的發展，借用、移植、復制他人的程序和某些信息，既很難發現，又很難判斷，使這種行為成為一種普遍現象。因此，網絡的普及越來越強烈地要求政府或社會處理好知識產權保護與知識公開合理利用相互矛盾的難題。在信息網絡時代，個人隱私受到信息技術系統采集、檢索、處理、重組、傳播等信息處理的影響，使某些人更容易獲得他人機密及信息，個人隱私面臨空前威脅。保護個人隱私是一項社會基本的倫理要求，是人類文明進步的一個重要標志。在信息技術高度發展的網絡時代，如何保障公民的個人隱私權，應當引起全社會的關注。

2．2 網絡安全與檔案信息產權保護問題

檔案信息是一個重要資源，是需要重點保護的資產，誰盜取了技術或戰略機密，誰就會取得強大的競爭優勢。因而，檔案信息與網絡的安全問題成為道德關注的一個焦點。由于因特網自身安全性差的弱點，網絡上時常會非法潛入一些“黑客”進行破壞。常見的網絡安全問題有網上盜竊、詐騙、電腦病毒的制作和傳播等。檔案信息的安全問題要求人們必須用道德和法律手段來規范人們的思想和行為。檔案信息產權保護的首要對策就是從思想上構筑知識產權保護的新體系，及時調整對策適應發展要求，使這一體系與網絡信息技術的發展趨勢能夠協調一致。在網絡信息時代，社會信息量激增，檔案信息產權行為復雜，單靠有關機構的保護行為來進行檔案信息產權保護顯然有些力量單薄。我們應該采用“由上而下”與“由下而上”相結合的雙向全員化檔案信息產權保護模式。

2．3 信息傳播與獲取過程中的倫理問題

如果說近現代工業文明帶來全世界范圍內的環境污染問題，那么當代的網絡文明也產生著無數的網絡污染和網絡欺詐。這里涉及參與計算機軟件、硬件、網絡技術的設計、制造的專業技術人員對消費者和社會的道德與法律責任，如虛假信息的提供等，都應當受到道德的譴責和法律的制約。檔案信息傳播方式的超地域性加劇了道德沖突。網絡是另一空間，是一個沒有地域、距離的行動場所。網絡信息技術的導人，使得檔案信息傳播超出了原有地域。對自身而言，檔案信息的傳播沒有國界，但檔案信息的內容及其影響有國界，在不同的國家和地區，由于社會的背景不同．傳統風俗習慣不同，導致了人們對檔案信息的認定標準的沖突。

3 關于檔案信息倫理建設的幾點思考

檔案信息倫理學研究在我國目前仍處于起步階段，我們必須充分重視西方發達國家在這方面取得的研究成果。同時，又要扎扎實實從我國的具體實際出發．結合我國國情，加快我國檔案信息倫理學的建設。

3．1 從國外的經驗和我國目前檔案信息倫理學的現狀來看，我們必須加強檔案信息倫理規范的可操作性研究，提出和制定行之有效的倫理準則。檔案信息不僅是一個技術問題，而且孕育著、蘊涵著復雜的倫理問題。人們必須為檔案信息構建合理的倫理空間。西方發達國家在20世紀90年代起就制定了各種檔案信息倫理規范。我們應當從我國的實際出發，在借鑒國外合理經驗的基礎上，確立適合我國特點的檔案信息倫理準則，提高我國檔案管理人員的倫理道德水準。

3．2 在構建檔案信息倫理準則的同時，加強檔案信息倫理監督機制。檔案信息倫理規范與現實社會道德規范的一個重要區別在于，由于網絡社會的虛擬性，傳統道德規范的約束力減弱。因此，有必要建立一套系統的監督機制以保障檔案信息倫理規范效力的充分發揮。檔案信息倫理監督機制應著重于兩個方面：一是利益監督機制乙二是法律監督機制。法律具有強制性。完備的法律、法規是有效建設和管理網絡，積極預防、遏制各種網絡不規范行為影響的關鍵。

3．3 加強檔案管理人員的職業道德。檔案職業道德，是指檔案人員在從事檔案工作活動中應當遵守的行為規范。這里的檔案人員，包括檔案館、檔案室的專業人員，也包括從事檔案行政管理、檔案科學技術研究、檔案宣傳出版等工作的專業人員。這里的檔案工作活動，包括檔案管理和利用的各個工作環節，也包括檔案事業管理各個方面的工作內容。這里的行為規范，是指檔案人員應當普遍遵守的行為準則。檔案職業道德不僅是對檔案人員在職業活動中的行為要求，而且也是檔案人員對社會所承擔的道德責任和義務，它涵蓋了檔案人員與服務對象、檔案職業與檔案人員、檔案職業與其他職業之間的關系。

(作者單位：鄭州市委黨校科技教研室)

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