條碼技術在檔案管理中的應用情況綜述

摘要：本文系河南省檔案局2004年度科研計劃項目《綜合檔案館條形碼文件級檔案管理系統》的第一階段成果。著重介紹了條碼的基本概念以及條碼技術在檔案管理中的應用現狀；指出隨著以“件”為保管單位檔案進館時間的逼進，地方各級綜合檔案館應從管理措施與技術措施上做好管理模式由以“卷”為主，向“卷”與“件”共存過渡的準備。運用條碼技術，將成為檔案館接收以“件”為保管單位的檔案后，提高綜合檔案館現代化管理水平的有效途徑之一。

關鍵詞：條碼 條碼技術 條形碼 條形碼技術 檔案 檔案管理

1 與條碼技術相關的幾個概念

條碼。條碼(bar code)亦稱“條形碼”、“條型碼”。是“由一組規則排列的條、空及其對應字符組成的標記，用以表示一定的信息。”“條”指對光線反射率較低的部分，“空”指對光線反射率較高的部分，這些條和空組成的數據表達一定的信息，并能夠用特定的設備識讀，轉換成與計算機兼容的二進制和十進制信息。

條碼技術。“條碼技術主要研究的是如何將需要向計算機輸入的信息用條碼這種特殊的符號加以表示，以及將條碼所表示的信息轉變為計算機可以自動識讀的數據。因此，條碼技術的研究對象主要包括編制規則、符號表示技術、識讀技術、印刷技術和應用系統設計等五大部分。”它是一門綜合技術。任何一種條形碼都是按照預先規定的條形碼編碼規則和有關技術標準，由條和空組合而成。

碼制。碼制，指條形碼的編碼方式與編碼規則。到目前為止，世界上共有四十多種條形碼碼制，分為——維碼和二維碼兩類。常用的一維碼的碼制包括：EAN碼、39碼、交叉25碼、UPC碼、128碼、93碼，及Codahar(庫德巴碼)等。常用的二維碼的碼制有PDF417，Data Matrix，Maxi Code，QR Code，Code 49、Code 16K、Code One等。

2 國內外關于條碼技術應用的研究現狀和發展趨勢

條碼，是一種先進的信息傳遞和計算機輸入技術，最早應用于商業領域，由于它具有數據輸入速度快、可靠性與準確性高、設備簡單、系統造價低、靈活、實用、自由度大、易于制作、使用方便的優點，因此在各行各業中得到了越來越廣泛的推廣與應用。

“條形碼技術最早出現在20世紀40年代，但在實際中得到應用發展則是從60年代后期開始的。尤其是近20年來，歐美、日本等發達國家和地區已普遍使用條形碼技術，并快速向世界各地推廣，使其應用領域越來越廣。從70年代起，條形碼技術開始進入實用階段。首先，美國日用品、食品生產和銷售等領域使用UPC碼，其后在工業生產領域開始使用另一種條形碼CODE-39碼，從此條形碼技術在計算機技術領域所占的地位越來越突出。”

近年來，隨著計算機應用的不斷普及，條形碼的應用得到了很大的發展。條形碼可以標出商品的生產國、制造廠家、商品名稱、生產日期、圖書分類號、郵件起止地點、類別、日期等信息，因而被廣泛應用于商業、郵電通信業、圖書出版與管理、倉儲與物流、工業生產過程控制、資產跟蹤、交通運輸、身份識別、醫療衛生、安全檢查、餐飲旅游、票證管理、軍事裝備、工程項目以及文件和表格管理等眾多領域。

“條形碼技術在我國的應用是從80年代開始的，1985年北京市郵政局首先建立條形碼掛號函件自動登錄處理系統，之后越來越多的郵政，商業、銀行、圖書館等部門也紛紛進行條形碼技術的應用，并取得了很好的實用效果。1988年我國成立了“中國物品編碼中心”，并于1991年正式加入國際物品編碼協會(EAN)。國家科委也將條形碼技術列入了國家火炬計劃”，國務院電子信息系統推廣應用辦公室已將條形碼技術列為“十五”全國重點推廣項目。近年來國內這方面的研究也十分活躍，近十年來僅中國期刊網中標題內包括“條形碼”、“條碼”的論文就有1000余篇，以“條形碼”、“條碼”作為主題詞的論文超過400余篇。

3 檔案界對條碼技術的研究與應用現狀

根據筆者可以查到的文獻記載，檔案界對條碼技術在檔案管理方面的應用研究，最早始于1992年。1994至2004年11年間，在中國期刊網入網刊物上發表相關論文及報道11篇(占中國期刊網同期有關檔案計算機管理應用的328篇文章的3％)，實際應用系統9個(占介紹關于各類計算機輔助檔案管理系統91篇文章的3％)，其中有2篇文章為對同一系統的不同報道與論文、2篇文章為不同作者對同一系統的不同介紹與論述、2篇文章為同一作者同一研究成果發表在不同刊物上。詳細情況見表一。

主要研究與應用單位有(依文獻登載日期排序)：上海船舶研究設計院、勝利油田地質科學研究院、西北勘測設計研究院、外交部檔案館、中國醫學科學院阜外心血管病醫院、江西洪都航空工業集團、上海第二醫科大學、廣東省廣州市自來水公司檔案館和廣東省檔案館。主要是專業檔案館或企業與科技事業單位檔案館(室)。實際應用領域涉及外交、科技、圖紙和聲像檔案；擬應用領域涉及科技、人事、病歷、工程電子(文件)檔案。

主要使用的碼制：在投入實際應用的5個系統中，有3個系統選用的碼制為“39碼”，2個系統沒有說明使用的是何種碼制。

“眾所周知，檔案的借閱、庫房清點、統計等是檔案管理：[作中的重要環節，在傳統的管理方式下，這些工作完全是手工操作，勞動強度大、效率低、誤差率高。即便是使用計算機管理，“在借、還這一環節上還不盡如人意。測試表明：用鍵盤輸入用戶名、單位及檔案名(代號)所需的時間與傳統的由用戶在借閱賬本上手工登記相比，每借100份檔案可節省14分鐘，平均每份省時8．4秒。歸還時節省5分鐘，平均每份檔案省時3秒。這樣的速度，盡管有明顯的提高，但仍不能令人滿意。行家們指出，《檔案借閱微機管理系統》在借還這一流通管理環節上僅僅是模擬長期以來傳統手工借還的工作方式和過程，沒有大的突破，也沒有質的飛躍。”

但在所有投入實際應用的條碼檔案管理系統，在上述工作中均收到了良好效果。據勝利油田地質科學研究院檔案室測試：“采用傳統手工登記、鍵盤操作與條形碼掃描辦理借閱手續的時間比為1：4：7，歸還時，其效果與此相似。因此，對地震剖面、單井檔案實施條形碼管理的好處，首先是大大節省了廣大科研生產人員借還這兩類檔案時所花去的時間；其次是大大降低了流通管理工作中的差錯率，提高了工作效率和管理水平，從而完成了檔案流通管理的“三步曲”；第三，見到了明顯的經濟效益。”

另據上海船舶研究設計院檔案處介紹：“圖紙入庫登記一直是困擾檔案工作者的一大問題，要做到入庫圖紙和圖紙目錄的一一對應，入庫登記操作者就必須手、腦、眼并用，其勞動強度大，工作量多，差錯率高，而且向船檢、業主和施工單位提供圖紙的時間跟不上。由于我院每年歸檔的圖紙以3萬張的速度在不斷遞增，而圖紙整理的工作人員僅配一人，當年進庫的圖紙往往要拖延至翌年的第一季度才能整理完畢，這在一定程度上影響了圖紙提供利用工作的順利開展。針對上述問題，系統提供了條形碼入庫登記輔助管理程序，操作者只需輕松地按動掃描器的掃描按鈕，依次掃描需進庫的圖紙，計算機將自動完成圖紙與目錄的核對工作，且在核對的同時，對入庫圖紙的圖號、圖名、份數、頁數、面積、質量狀況等信息進行核對處理和統計。這樣，系統將傳統的手工操作方式改變成簡單的光筆式或激光掃描器掃描操作，極大地降低了勞動強度，提高工效四倍以上，且條碼的誤碼率低于5×10^-6，因此工作質量也得到了充分的保證，確保了圖紙的運轉時限要求”。同時在目錄編制、圖紙修改登記、圖紙利用登記、庫存檔案查詢、統計報表處理、檔案編碼管理、科技文件材料自動組卷等諸多環節上發揮了良好的作用。

再據外交部檔案館的同志在文中介紹，在點庫工作時：“一直靠庫管員手工逐卷翻點，人工往返于庫房與接待臺之間，將庫房入出庫記錄與接待臺調檔單逐張核對；若發現一卷檔案屬非正常短缺，則要發動大家手工翻找；在查庫結束后庫管員還要逐個單位地填寫查庫記錄。對于我館26萬卷(件)檔案的清點，如果由7個人同時操作，把有關查庫過程綜合起來，以每核查一卷用半分鐘計算，需時60個工作日。而引入條碼技術后，所有的手工清點、查找都由采集器發出的束激光掃描完成；庫內缺號檔案與庫外調檔記錄的核對，也只需在庫房內由數據采集器處理完成。同樣人數操作，最低只需15個工作日即可。它不僅大大地縮短了查庫時間，免去了庫管員手翻檔案、庫內外奔忙的辛勞，而且準確、高效。”

從上述條碼管理系統所涉及檔案的保管單位看，除外交部檔案館為卷(薄卷)外，其他單位均為單份(文件)或單張(圖紙)。由此可見，條碼技術在對以“份”或以“件”為單位的檔案管理中有著明顯的優點。

但檔案界對條碼技術在檔案管理中的應用研究，總體上講，基本上還處于一個初級的、分散的、自發的摸索階段。應用系統與應用單位的數量還很少，應用范圍還比較小，只有廣東省檔案館在聲像檔案管理中使用了條碼技術(在公開文獻中還沒有見到報道)，占國家各類檔案館總數90％以上的地方各級綜合檔案館目前尚無研究與應用此項技術的報道。

為取得詳細的實際應用情況，筆者向五個有實際應用系統中的四個單位(廣東省檔案館除外)去信，詢問系統的相關技術與應用情況，到目前只得到了外交部檔案館的回復，并于2005年10月到外交部檔案館實地進行了考察。從現場考察的情況看，系統應用雖然取得了明顯的效益，但由于前來查詢檔案的人員的相關信息，檔案館沒法得到，并做事前數字化預處理，查詢時還須手工輔助登記前來查詢檔案的人員的相關信息，使系統效率下降。目前，外交部檔案館正在對現有系統進行改造與升級。

4 應用需求預測

從2000年起，隨著檔案以“件”為整理與保管單位的普遍實施，若干年后，地方各級綜合檔案館接收的檔案將不再是以“卷”為單位，而是以“件”為單位。屆時，檔案保管單位的數量將成數倍，甚至成數十倍的增加。地方各級綜合檔案館在檔案的借閱、庫房清點、統計等主要環節上，由于檔案數量成倍增加將導致工作量激增，進而使發生漏登、錯登、錯位、甚至丟失的可能性也隨之增大。對此，我們現在就必須要有充分的估計，未雨綢繆，做好管理模式由以“卷”為主，向“卷”與“件”共存過渡的思想準備，并從管理措施、技術措施上做好相應的準備。

上述單位在運用條碼技術對以“件”為主的檔案進行管理中，進行了有益的嘗試，取得了初步經驗，并且收到了良好的效果。這就為地方各級綜合檔案館運用條碼技術，應對因館藏檔案保管單位數量激增可能帶來的管理問題，提供了可以借鑒的方法與模式。

隨著以“件”為保管單位檔案進館時間的漸漸逼近，地方各級綜合檔案館對條碼技術的應用將更為關注，對條碼技術的應用需求也會漸漸升高，對條碼技術的研究也將日趨活躍。運用條碼技術，將成為地方各級綜合檔案館接收以“件”為保管單位的檔案后，提高現代化管理水平的有效途徑之一。