一個亟待解決的問題

按省局規定，自1988年黨委、政府及兩辦分設全宗，其檔案實行文件級裝訂，但仍以“卷”為單位組卷。《歸檔文件整理規則》實施后，各立檔單位自200重年開始以“件”為單位歸檔，“卷”不再是一個統計單位。而館藏檔案，按省局《業務規范》，各全宗實行大流水編號。南陽各館檔案已接收到2000年，現在各館又陸續接收了撤并機構2001年以后的檔案，個別館還接收了黨委、政府2001年以后的檔案。帶來的問題是：黨委、政府1988—2000年的檔案進館后，因其以“卷”為統計單位，仍可接續編大流水號，而2001年的檔案進館后，因其以“件”為統計單位，無法接續編號，該如何處理，請予答復。

(張懷珍)

如何對移交進館實施《規則》前后兩個階段整理的黨委政府檔案編制檔號

翟霣遠

南陽市檔案局張懷珍同志根據工作實際，提出了對移交進館的、在實施《歸檔文件整理規則》(以下簡稱《規則》)前后兩個階段整理的黨委、政府永久和長期保存檔案如何編制檔號及如何銜接等問題。這也是我省檔案工作亟待解決的突出問題。

1988年1月河南省檔案局印發的《河南省各級綜合檔案館業務管理規范》(以下簡稱《規范》)規定，縣級以上各級黨委、政府及其兩辦分設全宗，其永久和長期保存的檔案采取文件級裝訂。這一規定既有利于黨委、政府兩個全宗檔案的保管利用．又適應了檔案管理現代化的需要。正如有關專家評論的那樣，“認識隨著實踐不斷發展變化，人們越來越清楚地認識到黨政全宗是各級綜合檔案館館藏重點，機密性強，利用率高，按文件級裝訂比案卷級裝訂提供利用既方便又保密，也有利于檔案的復印和縮微。”這一規定的出臺，既是對“非案卷級裝訂管理莫取”的傳統觀念的挑戰，又是對檔案整理方法的創新。但這種創新主要是在文件的裝訂整理上，黨委、政府永久和長期保存的檔案采取文件級裝訂整理后，仍以“卷”為單位組卷。《規范》第十四條對檔號填寫作了詳細規定，“按件裝訂的檔案，在每一件的首頁上方填寫全宗號、門類號、案卷號、件號。”可見，《規范》實行的文件級裝訂整理，沒有突破傳統的案卷、文件兩級管理模式，沒有取消案卷這一層次。這與《規則》實施后推行的文件級整理在指導思想、管理模式、編號以及要求上是有所不同的。

因此，檔案館對移交進館的、實施《規則》前后兩個階段整理的黨委、政府永久和長期檔案不能接續編號。為了做好前后兩個階段的銜接，建議作以下處理：一是檔案館對黨委、政府移交的以卷為單位(文件級裝訂)整理的案卷，仍按《規范》的編號方法進行編號，直到以卷為單位(文件級裝訂)整理的案卷接收完畢，停止原編號方法，實施“封號”。二是檔案館對實施《規則》后黨委、政府移交的以“件”為單位整理的檔案，實行新的編號方法，其檔號結構為：全宗號+門類號+件號+頁數。進館檔案的件號在一個全宗同一保管期限內拉通重編，從1開始按年度先后實行大流水編號。

上述處理方法既從我省實際出發，又做到了貫徹《規則》和《規范》的統一，能夠妥善處理黨委、政府永久和長期保存檔案移交進館時檔號的編制及銜接等問題。各單位檔案移交進館時檔號的編制及銜接也可參考上述處理方法。

(作者單位：河南省檔案局業務指導處)