1 檔案信息化建設必須與電子政務建設結合起來
我們要充分認識檔案信息化建設在電子政務建設中的地位和作用,自覺地把檔案部門的信息化工作與黨委、政府的辦公自動化結合起來,與電子政務建設結合起來,積極爭取領導的重視和信息部門的支持。要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分,加強領導,統一規劃,穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。對經濟不發達,檔案信息化建設滯后、基礎設施差的市縣檔案局(館)應重點做好以下幾個方面的工作。一是要積極爭取將檔案信息管理納入電子政務建設中。檔案部門要本著節約的精神,加強與電子政務建設的主管部門的聯系、溝通,使其統籌安排信息化建設,將檔案信息管理納入電子政務建設中,依托電子政務內網,建設部門網,建立網頁,發布檔案政務信息和檔案資料;二是要為市縣檔案局(館)配備相應的軟硬件設備,積極開展檔案網頁和網站建設。要在網上開展現行文件服務中心查詢和館藏檔案目錄查詢工作。為電子政務建設、政務信息公開服務;二是加快檔案館的專題目錄數據庫的建設和上網工作。
2 加快檔案管理現代化基礎設施建設,保證電子文件有效安全運行和歸檔
在檔案管理現代化基礎設施建設中,檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗,在建立檔案部門局域網的基礎上,與辦公自動化、政府網、互聯網等系統相連,建立基于公務網的電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統,構筑政府公開信息網上報送及應用和檔案信息發布平臺,推進電子文件歸檔、接收、保管與利用,加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫建設,逐步實現各部門檔案信息數字化。
電子文件歸檔與管理,既是國家電子政務的一項基礎性工作,也是檔案信息資源建設的一項重要內容。市縣檔案局(館)要做好電子文件積累、歸檔和管理工作;要盡快建立并完善電子公文歸檔機制,實現電子公文與紙質公文同步歸檔和有效管理.保證數字檔案信息的安全運行。在電子文件歸檔機制尚未形成之前,要抓緊對本地區各部門已經形成的應當歸檔的電子文件進行全面、系統的調查、了解并進行收集歸檔,還應采取相應的管理手段和技術措施以保證歸檔文件的真實、完整和有效。這是數字檔案館建設的重要基礎和步驟。
3 調整館藏結構,加快數字檔案館建設
目前,許多市縣檔案館保存的主要是傳統載體檔案,數字檔案信息很少。為此,需要大力豐富電子檔案館藏,調整館藏檔案結構。加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程,擴大數字檔案信息資源總量,發揮各級綜合檔案館綜合管理的優勢,整合各類檔案信息資源,把檔案館建設成為公眾獲取政府公開信息的便利場所。為此,要通過館藏檔案數字化和電子文件的接收,整合各種檔案信息資源,建立各級檔案數據庫,構筑一個多層次、分布式、規范化的檔案數據庫群,并通過多種信息網平臺實現檔案信息資源共享。
(作者單位:濮陽市檔案局)