存檔與歸檔術語芻議

摘 要：我國檔案學界認可歸檔術語，并不承認存檔術語。其實，存檔與歸檔都屬于文書工作的術語。鑒于文書工作與檔案工作的密切關系，檔案學界在收錄歸檔術語的同時，也應當承認并收錄存檔術語。

關鍵詞：存檔 歸檔 術語

對待存檔與歸檔兩個術語，我國檔案學界表現出了兩種不同的態度：認可歸檔術語，但對存檔術語就較少提及，甚至認為存檔就是歸檔，存檔術語沒有存在的必要。例如，一種觀點認為，“‘存檔’不知與‘歸檔’有無區別，是否還是用原來的‘歸檔’為好。”

筆者的看法是，存檔與歸檔是兩個不同的術語，而且-應當屬于文書工作的術語。

1 存檔與歸檔是兩個不同的術語

由于我國檔案學界以為存檔與歸檔這兩個概念沒有什么區別，所以權威的檔案工具書《中國大百科全書檔案學分冊》只收錄了歸檔術語，并沒有將存檔作為術語收錄進去。實際上，歸檔與存檔是有區別的。《中華人民共和國行業標準檔案工作基本術語》將歸檔界定為“辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室(館)保存的過程。”歸檔的內涵就是歸人檔案室或檔案館，但這里的檔案館指的是非國家檔案館，如企業事業單位以及部門檔案館。但存檔并不是存人檔案室的意思。據《新編古今漢語大詞典》的解釋，“存”是存放、保存的意思，并舉存檔一詞作例子。這與《辭海》將“存”解釋成保留、存放是一致的。可見，存檔的“檔”指的是檔案，并不是檔案室。存檔就是把檔案保留起來，把檔案存放起來。由于檔案是從文件轉化而來的，我們常說這份文件要存檔，意思就是說把這份文件作為檔案保留起來、作為檔案存放起來。《現代漢語詞典》將存檔解釋成“把處理完畢的公文、資料、稿件等歸入檔案，留供以后查考。”把公文等歸入檔案，實際上也就是把公文等作為檔案保留、把公文等作為檔案存放的意思。在我國，只有《檔案學詞典》收錄了存檔術語，并解釋為“即對文件堅持平時歸卷存放”。對文件歸卷存放，其實就是將文件存放在臨時案卷里，保留起來，其中也體現出了存檔的內涵。

由此看來，存檔與歸檔兩個概念的區別就極其明顯：對文書處理部門和業務部門而言，首先要將處理完畢的文件作為檔案保留、存放起來，然后才能將有保存價值的檔案歸檔，沒有保存價值的檔案或保存價值很小的檔案經存檔后無須歸檔。也就是說，存檔是歸檔的前提，沒有存檔就談不上歸檔．存檔與歸檔兩個術語揭示的是文書處理工作中的兩種不同行為，一個是公文辦理完畢后作為檔案暫時保存的行為，一個是將存檔的檔案經過整理后交給機關單位檔案室保存的行為。如陳兆欞和寶榮主編的《檔案管理學基礎》就使用了存檔概念：“文件存檔之后，按其行政和法律效力來說則分化為兩部分”；吳寶康主編的《檔案學概論》也使用了存檔概念：“文件概不存檔將會造成不可彌補的歷史性過失。”可見，存檔與歸檔具有不同的內涵，理應是兩個不同的術語。

2 存檔與歸檔屬于文書工作的術語

我國檔案學界和檔案工作者對歸檔術語比較熟悉，使用頻率較高。例如，我們強調要建立歸檔制度，歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求3個方面的內容；歸檔以前的工作是文書工作，歸檔以后的工作是檔案工作；歸檔是一個具有中國特色的檔案術語等。

但筆者認為，確切地說，存檔和歸檔都應該屬于文書工作的術語。

對文書人員來說，他們對存檔與歸檔這兩個概念并不陌生。有時機關單位的領導人或部門負責人在重要的文件材料上批注“存檔”二字，機關單位的文件在辦理完畢后就要由文書人員定期歸檔。1987年國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》有一處使用了存檔概念(第三十三條)。1993年國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》有兩處使用了存檔概念(第二十一條和第三十二條)。2000年國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》有一處使用了存檔概念(第四十三條)。1996年中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》也有一處使用了存檔概念(第二十三條)。僅2000年國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》就有8條共10處使用了歸檔概念，1996年中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》也有4條共6處采用了歸檔概念。《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨機關公文處理條例》同時使用存檔和歸檔概念，絕不是沒有弄清楚這兩個概念的內涵，而是存檔與歸檔是兩個不同的概念，屬于文書工作的兩個術語。

在這一點上，《檔案學詞典》的認識就非常準確，該詞典不但收錄了存檔與歸檔詞條，而且還將存檔與歸檔詞條全部放在分類詞目表的一級類目——“文書與文書處理”之下。相比較而言，《中華人民共和國行業標準檔案工作基本術語》能否將歸檔作為檔案工作的基本術語加以收錄，倒是值得推敲的。

也許有人會說：存檔與歸檔屬于文書工作的術語，但歸檔同時也應當屬于檔案工作的術語，我們不是說歸檔“是文書處理工作的最后環節，檔案工作的起點”嗎?

筆者之所以認為歸檔不是檔案工作的術語，是因為歸檔揭示的是文書處理部門和業務部門的行為，即他們將辦理完畢的文件(實際是檔案)交給檔案室的行為，我們的確可以說，歸檔是文書處理工作的最后環節，但并不能說成是檔案工作的起點。檔案工作的起點應當從檔案工作的范疇中去尋找，應當使用檔案工作的術語。畢竟文書工作屬于文書學的研究對象，而檔案工作屬于檔案學的研究對象。從文書部門和業務部門的角度來看，他們把檔案交到檔案室的行為無疑就是歸檔，但對檔案室來說，他們將交來的檔案收下，無論如何是不能稱之為歸檔的。其實，在檔案工作術語中，已經有能夠反映出檔案室把檔案收下來的這一行為的術語，那就是接收術語，即“檔案館、室按照國家規定收存檔案的過程。”這樣就很好理解了．文書處理部門和業務部門要歸檔．檔案室當然就要接收了。

筆者認為存檔與歸檔是文書工作，不是檔案工作的術語，但并不是說檔案學就不能收錄存檔與歸檔術語。由于文書是檔案的前身，由于文書工作與檔案工作的關系非常密切，是一項為檔案工作奠定基礎的工作，由于文書學是檔案學的姊妹學科，因此．我國的檔案學將文書學作為自己的相關學科，并收錄文書工作的術語，是完全可以的。我國的《檔案法》也在使用歸檔術語，就是一個很好的說明。但我們應當明確的是，存檔與歸檔并不是真正意義上的檔案術語。筆者曾在一篇文章中提出了存檔也是檔案專業術語的認識，在此順便予以更正。

3 檔案學界承認存檔與歸檔屬于文書工作術語的理論意義

檔案學界承認存檔與歸檔屬于文書工作的術語還具有一定的理論意義。我國檔案學理論認為，歸檔是文件轉化為檔案的條件和標志。實際上歸檔僅僅是一種改變檔案保管權的行為，是檔案保管機構獲取檔案的必經手段．僅此而已。只要是檔案，無論是否經過歸檔，都是檔案；如果不是檔案，即使歸檔了，還不是檔案。是不是檔案并不取決于是否歸檔．而是取決于是否具有檔案的本質屬性。我們承認存檔與歸檔是文書工作的術語，實際上證實了這樣一點：先有檔案，然后才有檔案的歸檔，即存檔在前，歸檔在后，并不是文件歸檔以后才轉化為檔案。這樣就無異于否定了歸檔是文件轉化為檔案的一般條件和標志的傳統結論。由于文件轉化為檔案的條件是相對的，而不是絕對的，世界上有不同的檔案概念就說明了這一點，如法國認為文件自形成和收到之日起就是檔案，如美國認為只有保存在國家檔案館的具有永久保存價值的歷史文件才是檔案。就我國而言，筆者認為，文件從程序上或手續上相對辦理完畢就可以從理論上作為檔案看待，就應當由文書處理部門和業務部門存檔，先作為檔案暫時保留、存放起來，然后再按照規定將檔案歸檔。常崇宜主編的《秘書學概論》就認為，檔案工作是秘書的日常工作之一。筆者的理解是，秘書(文書)人員所從事的只能是文件辦理完畢以后的暫時保管工作，也就是對作為檔案保存下來的文件的暫時保管工作。無論秘書(文書)人員以卷為單位還是以件為單位進行整理，他們所從事的都是檔案的整理工作，自然屬于檔案工作范疇。所以我們可以說，所有的文件都可以從理論上看成檔案(即“有文必檔”)，對文書處理部門和業務部門而言，將辦理完畢的文件存檔是暫時的(即“暫存檔”)；對檔案保管機構而言，并不是所有的檔案都要長久保存下來(即“有檔必存”)，存什么，不存什么．依然要通過開展檔案的價值鑒定工作去作挑選。

綜上所述，存檔和歸檔是文書工作的術語，盡管存檔術語的使用頻率比歸檔術語要低，但畢竟也是專業術語。既然檔案學界承認歸檔術語，那么也應當承認存檔術語。

(作者單位：安徽師范大學文學院)