如何做好開放檔案業務工作

1 開放檔案工作中幾個業務問題的處理

1．1 關于開放檔案標準的把握

開放檔案量大面廣，確定開放檔案須慎之又慎。國家制定的控制開放范圍的標準比較籠統，遇到具體問題不好掌握。為此，內鄉縣檔案館在確定開放檔案的內容時掌握了以下原則：政治性文件從嚴，業務性文件從寬；涉及個人隱私的文件從嚴，其他文件從寬；涉外文件從嚴，行政文件從寬；非正式文件從嚴，正式文件從寬；內部文件從嚴，公開文件從寬；上級文件從嚴，本級文件從寬。在開放檔案內容的鑒定方法上實行初審、復審、終審“三審”制度。初審，由鑒定小組每個成員按分工，對照開放條件與原則，逐份文件進行審閱、篩選，對其中需控制的文件提出意見，列出清單；復審，在個人初審的基礎上提交鑒定小組審定；終審，由館長和部門負責人及鑒定小組成員參加，對難點、疑點問題逐個審查議定。

1．2 關于開放檔案的利用與原件的保護

這是一個不可回避的矛盾。既要積極提供利用，最大限度地發揮檔案的作用，又要十分重視保護檔案原件。為了解決和處理這個問題，該縣檔案館在提供利用形式上，采取革命歷史檔案以文件匯編代替檔案原件提供利用；縣衙檔案復制件向社會提供利用；其他全宗只能暫時向社會提供原件。但在非要利用原件時，做到兩個“控制”，即對珍本和損壞嚴重的檔案暫列為“控制”使用范圍，以便有效地延長檔案的壽命。

1．3 關于開放與非開放檔案混合卷的調整

這種情況，一般有兩種處理辦法。一是拆卷，把開放與非開放檔案材料分開重新組卷；二是采取其他辦法補救。拆卷對檔案本身會造成損壞，對原編號體系也有連鎖影響，因此，一般采取的是后一種辦法。該館研究試制了“開放檔案閱覽夾”，運用該夾將開放非開放檔案分離開，使查閱者只能利用已開放的檔案。較好地解決了開放與控制交叉的提供利用問題，既避免了拆卷重整，減少了人力、物力浪費，又有利于對檔案的保護，方便了利用；三是為便于利用，在每年歸檔文件整理中，就考慮到文件利用工作，共立二套卷。第一套是正卷，帶底稿，按機構或問題組卷；第二套是副卷，重要文件，按作者、文號順序排序組卷。這種辦法可以解決查底稿、查問題、查文號、查單份文件等多種途徑利用的問題。

1．4 關于提高編制開放目錄工效的問題

編制開放目錄是開放檔案中工作量較大的工作，其效率的高低直接影響檔案開放的進度。為了不拖開放檔案工作的后腿，該館充分利用原有目錄的基礎，在檔案鑒定后，對需要控制的檔案條目，用白紙條將其進行遮蓋再復印。這樣，解決了時間緊、人手少、任務重的矛盾。

1．5 建立需要開放的上級、本級領導講話重要文件專卷

每年都從歸檔文件整理中收集黨刊資料，單獨提出一份集中在一起組成上級和本級領導講話專卷，供查找利用。

1．6 建立開放檔案檢索工具體系

編制開放檔案檢索工具，應該是能夠適應多種途徑的需要．完整配套，成為體系，方便開放利用。

2 利用開放檔案的幾點思考

2．1 適應開放要求，轉變思想觀念

開放檔案工作是一項新工作，它從根本上改變了檔案的傳統利用模式。在服務的對象上．由過去單向的為機關服務，轉為既面向機關，又面向社會各方面服務；在利用的檢索方式上，由閉架檢索轉為開架檢索；在提供利用的手續上，由必須經單位介紹，憑介紹信查檔，轉為只要有證明個人身份的證件如工作證、身份證等就可以查檔。這些變化無疑對檔案館過去“重保密、輕利用，重保管、輕開放”的老一套工作習慣、工作模式是一個挑戰。要適應新形勢、新要求，必須轉變觀念，提高認識，才能做好開放檔案的工作，才能把檔案館從封閉、守舊、僵化中解放出來，使檔案館的作用得到充分的發揮。

2．2 強化業務建設，處理好基礎工作與開放工作的關系

開展開放檔案工作，必將促進館內業務基礎建設的發展。基礎工作，如對檔案館藏的豐富．對檔案的科學整理分類，對檔案價值的甄別判斷，對珍貴檔案的保護，對檢索工具的編制，尤其是現代化手段的運用，都直接影響到開放檔案的開發利用。因此，我們要在搞好開放檔案工作中，不斷深化和加強館內基礎業務工作．在人力、物力和財力上適當增加投入，以提高管理水平。

(作者單位：內鄉縣檔案局)

策劃組稿：張懷珍