中原油田地質電子檔案保存現狀

為了充分了解中原油田地質電子檔案的保存狀況，我于2006年2-5月對中原油田物探檔案室所保存1985-2006年地質電子檔案的保存情況進行了調查。雖然這只是一個側面，但從這個側面我們可以看出中原油田地質電子檔案的保存現狀，也可以為今后地質電子檔案的長期保存提供一個借鑒。

1 地質電子檔案的保存現狀

下表是我對中原油田物探檔案室所保存的2196張地質電子檔案所做的一個調查表，從表中可以出：

在1985-2003年期間，軟盤的增長量是非常可觀的，而光盤增長量為零；2003年以后，軟盤的增長量逐漸下降直至到零，而光盤的增加量呈現了逐漸上升的勢頭，這與光盤超大存儲容量和穩定性有關。從可讀性來講，軟盤中數據讀出的可能性日益減少，在現有庫存的2070片軟盤中可以讀出數據的軟盤從2001年的96．3％下降到了2006年8．72％，大多數軟盤中的數據已經無法讀出了；雖然目前光盤的數據大部分讀起來都沒什么問題，但隨著時間的推移和技術的更新，我們仍然很難保證若干年后還能真正的讀出來。而造成以上現象的原因是多方面的，最主要的是以下兩個方面：

1．1 人力資源保障欠佳，技術與管理專家嚴重缺乏

擁有一批專業員工和高水平的專家隊伍是保證地質電子檔案長期保存的關鍵。在這次調查中，90％的檔案室缺乏懂油氣田勘探開發專業的專家，有78％的檔案室沒有或缺乏精通計算機技術的相關人才。不僅是物探檔案室沒有配備相關專業的技術與管理專家，就是整個檔案管理處既懂油氣田勘探開發，又懂相關專業技術的人才也是寥寥無幾，更談不上配備專業的員工負責電子檔案的長期存取了。而相關專業的專家和技術人才是保證地質電子檔案長期存取的關鍵，沒有他們的支持和參與，我們的管理工作就只能永遠停留在起跑線上。

1．2 缺乏長期保存的方針和規劃，應對措施相對滯后

地質電子檔案在向檔案室移交時，由于我們對它缺乏長期保存的方針和規劃，因此沒有在制度中要求移交人員在移交檔案時應該連同產生數據的軟件一起交上來。而我們的設備上，也沒有安裝能夠讀取和識別地質電子檔案的軟件，所以我們對于上交的地質電子檔案的數據格式，記錄內容都是非常盲目的，從一開始就失去了對地質電子檔案管理的主動權，也就沒辦法對該電子檔案進行有效管理。當該電子檔案因為技術支持過時或其他因素導致信息丟失時，我們既無法識別也無法讀取，只有通過利用者在利用過程中的信息反饋才能知道信息的存在狀況。同時因缺乏相關專業的軟件支持，缺乏技術更新的基礎，使得信息的存取成為檔案管理工作的難題。

2 應采取的措施

2．1 制定地質電子檔案長期保存規劃，從企業的角度構建地質電子檔案長期保存戰略

企業應全面規劃地質電子檔案長期保存戰略，對地質電子檔案長期保存提供持續的資金、人力和技術等資源的支持。如果缺乏整個企業層面上的地質電子檔案保存政策的實施，其結果可能會有：一是缺乏統一的技術規范，致使保存質量難以保障；二是使檔案館這種靠企業財政撥款扶持的事業機構背上沉重的經濟包袱，難以承受長期保存地質電子檔案的重任；三是缺乏統一的技術標準，不同機構、不同部門、不同軟硬件之間數據無法統一，也無法交換．給今后長期存取和識讀造成困難。

2．2 引進人才，加強培訓，提高人員整體素質

檔案人員的素質高低是決定地質電子檔案能否長期保存的另一關鍵。地質電子檔案的長期保存不僅與檔案管理知識密切相關，還與油氣田勘探開發專業知識和新知識、新技術的普及密不可分。首先要引進和培養各類相關人才；其次，要重視對在職人員的培訓，使之變外行為內行，真正做好地質電子檔案的長期保存工作。

(作者單位：中原油田檔案處)