電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的差異

1 在檔案收集歸檔上的差異

首先，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一般分為兩類，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政文件，二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要適用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記。其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認(rèn)的；電子文件歸檔就不那么簡(jiǎn)單，不僅要對(duì)電子文件的本身和承載電子文件的載體提出嚴(yán)格的要求，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2 在檔案鑒定工作中的差異

紙質(zhì)檔案鑒定工作主要內(nèi)容是：制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和編制檔案保管期限表；剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷毀和做相應(yīng)的處理，它包括對(duì)檔案來(lái)源、檔案內(nèi)容、檔案形式特征、相對(duì)價(jià)值、效益標(biāo)準(zhǔn)等的鑒定。電子文件鑒定的內(nèi)容則大相徑庭。在電子文件的鑒定工作中，為了保證電子文件的有用性和可用性，使得保存的電子文件具有實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的可能，鑒定工作需要完成這樣三項(xiàng)判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內(nèi)容具有多長(zhǎng)時(shí)間的保存價(jià)值、文件的技術(shù)狀況是否能夠保證其內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，即鑒別、內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。其中，鑒別的任務(wù)是將電子文件從機(jī)構(gòu)信息流中挑選出來(lái)；技術(shù)鑒定包括電子文件真實(shí)性檢測(cè)、完整性檢測(cè)、可讀性檢測(cè)、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)狀況檢測(cè)。

3 在檔案分類、整理過(guò)程中的差異

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門別類，實(shí)現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，這是工作任務(wù)最為繁重的一部分，因?yàn)閷?shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理；電子文件的實(shí)體整理也僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤的簡(jiǎn)單歸類，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢無(wú)直接關(guān)系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

4 在檔案保管中的差異

首先，紙質(zhì)檔案和電子檔案對(duì)環(huán)境溫、濕度的要求是不一樣的。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％；而保存電子文件的理想溫度為17℃—20℃，相對(duì)濕度為35％—45％。其次，磁場(chǎng)及磁性物質(zhì)對(duì)紙質(zhì)檔案是沒(méi)有什么影響的，而對(duì)電子檔案卻會(huì)造成記錄損壞或消失。所以在保持適宜溫濕度的同時(shí)，電子文件還要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。其三，電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。這與紙質(zhì)檔案相比是有很大差異的。紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，所謂的保管就是對(duì)檔案實(shí)體的保管，是一種靜態(tài)的保管；而電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。因此在保管過(guò)程中，不僅僅是對(duì)電子檔案本身的保護(hù)，還要對(duì)電子檔案的載體進(jìn)行檢測(cè)維護(hù)；對(duì)電子檔案所依靠的技術(shù)進(jìn)行保管；對(duì)支持電子檔案的相關(guān)軟件進(jìn)行保管，從而保持電子檔案的可視性和可理解性。對(duì)電子檔案的保管貫穿于電子文件的整個(gè)生命周期，是一種動(dòng)態(tài)管理。

5 在檔案利用過(guò)程中的差異

紙質(zhì)檔案的利用是通過(guò)審查相關(guān)的借閱手續(xù)，為用戶提供檔案原件、檔案自制件或檔案信息加工產(chǎn)品的服務(wù)。所有這些都是可以用眼睛直接識(shí)讀的，并且是定向的，一定范圍內(nèi)的服務(wù)。而電子檔案的查詢利用需經(jīng)電子文件中心確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后才可以進(jìn)行；它所提供的電子檔案信息是非直讀的，必須借助計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)才能真正利用；它可以跨區(qū)域提供利用；用戶可以足不出戶，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢利用，而無(wú)需親自跑到檔案館(室)進(jìn)行利用。從信息安全的角度上講，電子檔案利用的安全和保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制，往往要采用很多技術(shù)措施來(lái)控制，如：加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份認(rèn)證、防火墻等。

(作者單位：中原油田檔案管理處物探檔案室)