企業(yè)檔案編研應(yīng)注意的問題

王淑改

企業(yè)檔案編研工作作為檔案管理的基礎(chǔ)性工作和主動提供利用的方式之一,不僅是一項專業(yè)性與知識性較強的工作,而且也是開發(fā)與利用檔案資源為企業(yè)各項工作服務(wù)的重要手段?它具有開發(fā)性?科學(xué)性?實用性的特點,隨著企業(yè)檔案編研工作的開展和編研成果的運用?熏充分顯示和提高了檔案在企業(yè)改革和發(fā)展中的作用,其重要性已被愈來愈多的企業(yè)所認(rèn)識?

近些年,我館結(jié)合企業(yè)實際先后編纂了《檔案利用效益典型實例》?《沖擊地壓防治簡介》?《科研項目和引進(jìn)項目簡介》等二十余種編研材料,在公司改革和發(fā)展中發(fā)揮了積極的推動作用,受到有關(guān)方面的好評?結(jié)合近幾年的編研工作成果,我覺得開展檔案的編研工作應(yīng)當(dāng)注意以下幾個方面的問題?

一?在“研”字上下功夫

館藏檔案資料是編研工作的基礎(chǔ),就每個檔案館來說都有與其他館不同的地方,而在同一館內(nèi),不同門類的完整程度?信息容量?開發(fā)價值也各有特色?因此,編研工作必須結(jié)合自己的具體情況,充分發(fā)揮館藏檔案的優(yōu)勢,在“研”字上下功夫,不但要研究同一時期的檔案,還要研究不同時期的檔案狀況,變“死檔案”為“活信息”,為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)?我公司屬于解放前成立的老煤炭生產(chǎn)基地,井下采空面積很大,沖擊地壓時常發(fā)生,因此我館科技檔案中關(guān)于沖擊地壓方面的檔案資料非常豐富,根據(jù)這一特點,我們和技術(shù)部門合作,認(rèn)真篩選和考證了1948年至今的有關(guān)檔案資料,編纂了《沖擊地壓防治簡介》,由于內(nèi)容充實?豐富?可靠性強,受到了有關(guān)方面的歡迎?

二?突出企業(yè)特色,注重實用性

開發(fā)檔案信息資源的目的,是為企業(yè)各方面工作提供優(yōu)質(zhì)?系統(tǒng)的服務(wù)?因此,編纂內(nèi)容要與本單位政治?經(jīng)濟等中心工作結(jié)合,突出企業(yè)業(yè)務(wù)工作的特點,有重點地開展檔案的編研工作?如我們編寫的《沖擊地壓防治簡介》?《技改項目簡介》?《產(chǎn)品介紹》等編研材料,由于這些材料突出了企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟?安全生產(chǎn)的中心工作和各部門業(yè)務(wù)特點,實用性強,得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定和支持,同時,也受到有關(guān)部門的重視?

三?開展編研工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致

編研工作一定要本著對歷史負(fù)責(zé),對讀者負(fù)責(zé)的精神?無論是在匯編的選材上,還是在入選材料的考證?加工上,都應(yīng)該認(rèn)真細(xì)致一絲不茍?我們無論是在編寫《沖擊地壓防治簡介》,還是在編寫《科研項目和引進(jìn)項目簡介》?《產(chǎn)品介紹》以及其他編研作品時,都在其選材上進(jìn)行仔細(xì)推敲,選出既有代表性?又有說服力的內(nèi)容?在每個已入選材料的考證?加工上,我們都逐段?逐句?逐字地反復(fù)修訂和考證,并請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及技術(shù)人員嚴(yán)格把關(guān),從而保證了編研工作的質(zhì)量,也使我們的編研成果具有嚴(yán)肅性?權(quán)威性和可靠性的特點?

四?更新觀念,擴大影響

隨著時代的發(fā)展,檔案的編研工作也要更新觀念,擴大影響?首先,在編研方式上,應(yīng)在自編為主的基礎(chǔ)上,采取與有關(guān)部門或單位聯(lián)合編研的方法,這樣既可提高編研質(zhì)量,彌補館藏資料和經(jīng)費的不足,同時也增強了檔案館與其他部門和行業(yè)的聯(lián)系,擴大檔案館的影響,提高檔案館的知名度?其次,在服務(wù)內(nèi)容上由為本部門查閱方便為主向主動為其他部門?整個企業(yè)乃至社會服務(wù)方向轉(zhuǎn)變,以前,我們的編研成果只是為了方便索引和查閱,今后,要在滿足檔案館自身利用的基礎(chǔ)上,選擇一些優(yōu)秀的編研成果向整個企業(yè)乃至社會開放,以擴大檔案編研成果的閱讀范圍,增進(jìn)人們對檔案和檔案館的了解?再次,在取材方式上,應(yīng)在以館藏資料為主的基礎(chǔ)上,發(fā)展到館藏和對外搜集相結(jié)合?在我們的實際工作中,一個很好的選題往往因材料不足而擱淺,這在一定程度上就影響了編研工作的正常進(jìn)行和檔案作用的發(fā)揮?采取館藏檔案和館外資料相結(jié)合的方法進(jìn)行編研工作,既滿足了選題的要求,同時,搜集的資料也豐富檔案館的館藏?

五?正確處理好以下幾個關(guān)系

1?編研工作要與基礎(chǔ)工作相結(jié)合?“巧婦難為無米之炊”,沒有豐富的館藏,就很難編出高質(zhì)量的編研材料,因此在注重文書?科技?會計檔案收集和接收的同時,還要注重其他種類檔案(如聲像?電子)的收集,保證歸檔文件材料的齊全完整?只有不斷積累檔案?豐富館藏,才能編出有價值的編研材料?編研工作也是檢驗館藏檔案齊全完整程度的重要手段,通過編研可以發(fā)現(xiàn)館藏內(nèi)哪些檔案不齊全?不完整,從而加強這方面檔案的收集工作,達(dá)到豐富館藏的目的?

2?開展編研工作時查閱要與登記制卡相結(jié)合?查閱一種檔案資料一般需要很長的時間,若每編一個專題都重翻一遍檔案和資料,既費時費力,又容易增加檔案資料的破損?登記制卡使不同內(nèi)容在卡片中得到反映,是解決這一問題的辦法?在實際工作中,我們設(shè)立了固定資產(chǎn)?沖擊地壓方面等方面的專業(yè)卡片,方便了利用?

3?分類與匯編相結(jié)合?由于匯編是以材料來說明問題的,各種專題必須要有一定的材料為基礎(chǔ),這就把匯編與分類工作緊緊地聯(lián)系在一起?材料經(jīng)過整理后,對已確定選用的,需要根據(jù)編纂主題進(jìn)行分類?如我們在編寫《檔案利用效益典型實例》時,就把反映不同內(nèi)容的材料分為安全生產(chǎn)?經(jīng)濟建設(shè)?土地產(chǎn)權(quán)糾紛?經(jīng)營管理?落實政策?編史修志等十多個大類,這樣不僅使已編材料的內(nèi)容比較醒目,而且又反映了事物的重要程度?

4?開展編研工作要與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合?隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立,檔案編研工作的環(huán)境和條件也發(fā)生了變革?在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案資料由靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài),數(shù)字編研工作也可以隨時進(jìn)行補充,及時上網(wǎng)傳播,變靜態(tài)的檔案編研信息為動態(tài)的檔案編研信息,也使檔案編研工作變被動為主動,保證了其信息資源價值的實現(xiàn),使檔案編研資料既具有系統(tǒng)性又具有新穎性,充分滿足了利用者利用檔案信息和及時獲取新信息的雙重需求,克服了檔案編研資料滯后于需求的弊端?同時,檔案館也可在選定編研課題后,利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢相關(guān)資料,借助網(wǎng)絡(luò)搜尋下載有關(guān)信息,補充館藏的不足?數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為檔案編研工作構(gòu)筑了一個更廣闊的平臺,促進(jìn)了編研工作的開展?

作者單位:北京京煤集團(tuán)有限責(zé)任公司