也談企業貨幣資金的內部控制

　　【摘要】本文分析了企業貨幣資金內部控制的薄弱環節和不足之處，對建立、完善控制制度、控制的重點及提高控制效力提出了一些觀點和方法。
　　
　　貨幣資金是企業資產的重要組成部分，是流動性最強、控制難度大、控制風險最高的一種資產，是能夠隨時隨地轉換為其他任何類型資產的資產，也是企業生存和發展的基礎。任何企業要進行生產經營活動都必須持有貨幣資金，這是企業進行生產經營活動的基本條件。貨幣資金涉及面廣、應用廣泛、業務發生頻繁，極容易發生丟失、短缺和被盜竊等現象，容易被擠占和挪用，甚至產生舞弊行為。正是基于其高度流動性的特點，做好企業貨幣資金的管理，加強貨幣資金內部控制，確保資金安全，對維護企業正常的生產經營秩序、提高經濟效益來說是至關重要的。國家財政部于2001年頒發了《內部會計控制規范——貨幣資金（試行）》，對促進企業貨幣資金內部控制制度的建設具有重要意義，但仍有一些企業不同程度地存在著貨幣資金內部控制不力、效果不佳的情況。
　　
　　一、企業貨幣資金內控制度的薄弱環節和不足之處
　　
　　近年來，企業或單位貨幣資金受到不法侵害的事件不時見諸報端，縱觀這些案例，除去違法、違紀者本身利欲熏心的個人因素外，當事企業的貨幣資金內部控制都或多或少地存在一些問題。一般表現為：
　　一是對于銀行開戶的管理和審批不嚴，企業的下屬單位甚至部門可以隨意開立銀行戶頭，有資料報道一個企業的銀行戶頭多達100多個，導致管理困難；二是沒有健全而嚴格的支付授權、審批制度；三是銀行預留印鑒的管理和使用控制不到位，《內部會計控制規范——貨幣資金（試行）》明確規定辦理付款業務的印鑒不能由一人保管，但仍有一部分企業存在一人掌管所有付款印鑒或只是名義上分管的現象，沒有起到相互牽制、控制的作用；四是沒有定期與銀行對賬并編制“銀行對賬余額調節表”，存在大量長期未達賬項，掩蓋了問題；五是沒有相應的內控檢查制度或檢查的力度、頻度、深度不夠。
　　其實，在我們中國的傳統觀念里，總是習慣于靠人的自覺性而不是依靠制度的剛性來使工作圓滿完成。在對待貨幣資金內部控制的態度上，可能還有相當一部分企業和管理者沒有給予充分重視，想當然地認為都是企業職員，整天抬頭不見低頭見，不會出事，何必制定那些繁瑣的條條框框，這也是一些單位內控乏力的根源之一。近年發生的大量違法、違紀案件證明：在現代經濟社會里，單靠人的良知和自覺性是難以保證貨幣資金安全的，企業惟有建立、健全一套完整、有效的內部控制制度，才能防止類似問題的發生。
　　
　　二、建立貨幣資金控制制度、提高控制效力的措施
　　
　　（一）建立、完善貨幣資金的內部控制制度
　　要依據國家有關法律法規的規定和要求，建立、完善單位內部貨幣資金控制制度，健全監督制約機制。單位的主要負責人要對本單位的內部會計控制的有效性負總責，并明確各職能部門在經濟活動中的管理權限，依法制定嚴格的批準制度，明確審批權限、方式、方法、程序、責任，制定、實施不相容職務相互分離的制度。
　　
　?。ǘ┲攸c加強貨幣資金收、付過程和環節的控制
　　貨幣資金的收、付過程和環節非常容易發生問題，且會因業務發生頻繁而出現控制松弛、懈怠的現象，至少應重點加強以下內容：
　　1.因工作需要在銀行開設存款賬戶，應由財務部門負責人簽發專題報告，經單位負責人批準后有關部門方可提供辦理開戶所需的資料。
　　2.最好實行“一枝筆”審批制度，避免多頭審批。
　　3.所有貨幣資金的收付均由財務部門按規定辦理并登記賬簿，任何部門不得設立小金庫。
　　4.提取備用金應根據實際需要先由會計制作憑證并經財務部門負責人批準方可辦理；出納員必須依據主管會計制作的“現金收付款憑證”辦理現金的收支，并由交款人、領款人在憑證上簽字確認。
　　5.銀行預留印鑒（密碼器）實行分管制，分別由出納和指定會計分開各自單獨保管，各自對所管印鑒的安全和按規定使用負全責。確保銀行預留印鑒（密碼器）在使用時能夠逐筆相互審核付款業務的真實性、合法性、合規性，切實做到相互監督、相互牽制。用完各自鎖好、管好，時刻使銀行預留印鑒處于受控狀態，嚴禁將印鑒交于對方或他人或不審核用印。
　　6.銀行預留印鑒（密碼器）的領取和交接須有書面記錄，注明領取、交接印鑒的名稱（加蓋樣章）、日期等并由領取人或交接雙方及財務負責人簽字。印鑒領取、交接書面記錄一式三份，其中一份作為會計檔案永久保存。
　　7.出納員應妥善保管好空白支票、委托書等銀行票據，領購和使用（包括作廢）要有記錄，任何情況下均不得簽發空白、空頭支票。
　　8.每月負責編制銀行對賬調節表的會計應仔細核對日記賬與對賬單的每一筆業務，未達賬項應查明原因及時處理。對賬調節表絕不能由出納員編制。
　　9.開具承兌匯票須經財務負責人同意并報單位負責人批準。
　　10.收到的承兌匯票由會計和出納員逐筆審核（背書是否連續、印鑒是否清晰等）、登記后制作復印件，原票據由出納員保管。承兌匯票在內部部門之間交接須有書面記錄并由雙方簽字確認。
　　11.轉讓給購貨單位的承兌匯票，先由主管會計按付款的要求制作轉賬憑證，然后由采購員（確認收票人身份）和購貨單位收票人（須持單位委托書）共同在復印件及登記簿上簽收，方可辦理，并及時向購貨單位索取收據。
　　12.承兌匯票辦理貼現時，須經財務負責人、單位負責人批準，否則分管銀行預留印鑒的人員應拒絕蓋章。
　　
　　（三）加大檢查力度和頻度，強化檢查手段，提高內控制度的執行力和有效性
　　要建立對貨幣資金業務的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。檢查的具體內容可包括：
　　1.檢查貨幣資金業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在貨幣資金業務不相容職務混崗的現象。
　　2.檢查支付款項印鑒的保管、使用情況。重點檢查印鑒的使用是否受控、保管是否妥善。
　　3.檢查貨幣資金授權批準制度的執行情況。重點檢查貨幣資金支出的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。
　　4.票據的保管情況。重點檢查票據的購買、領用、保管手續是否健全，票據保管是否存在漏洞。
　　5.組織人員定期不定期對現金、票據庫存和有關賬簿進行檢查，重點查看賬實是否相符、備用金的提取和使用、票據收付是否符合規定。
　　6.定期不定期組織人員（出納除外）專程到開戶行查詢業務發生情況及存款余額并與銀行日記賬再次進行復核。
　　7.定期與債權、債務單位核對往來賬。
　　如果能夠做到以上幾個方面，并對檢查過程中發現的貨幣資金內部控制中出現的問題認真分析，立即解決；對存在的薄弱環節，及時采取措施，加以糾正和完善。通過不斷地檢查、發現問題、解決問題、完善制度，相信每個企業都能建立一套適合本單位實際的完整、健全的貨幣資金內部控制制度，有效地防止損失和防范風險。