在經濟合同管理中內部會計控制設計初探

　　【摘要】筆者結合本單位制定的《加強和規范經濟合同簽訂工作管理的規定》，對內部會計控制在整個經濟合同簽訂過程中各環節的設計進行了探討。
　　
　　從2001年起，財政部先后制定了《內部會計控制規范——基本規范（試行）》和《內部會計控制規范——貨幣資金（試行）》、《內部會計控制規范——采購與付款（試行）》等具體的會計控制規范，旨在對會計主體的經濟活動進行規范與控制，保證會計資料真實、完整；堵塞漏洞，防止相關人員利用職權取得不正當利益，防范經濟活動風險，保護單位資產安全、完整。內部會計控制規范對加強經濟活動管理的作用已不言而喻。目前，經濟合同是企業為規范經濟業務而采用的最主要的管理形式。結合本單位的實際情況，我們公司制定了《加強和規范經濟合同簽訂工作管理的規定》。
　　
　　一、對應當簽訂經濟合同的經濟業務從范圍上做出明確規定
　　規定要求，公司采購物資（包括采購設備、原材料、燃料和低值易耗品等）、建筑施工（包括保溫和土建零星工程等）、委托加工和技術服務等經濟業務，都必須簽訂經濟合同。
　　
　　二、對經濟合同的簽訂程序進行了嚴格規定
　　以采購物資為例：一是對簽訂購銷合同的標的額下限做出了規定。單項價格在2000元以上的（含2000元）必須簽訂購銷合同。因特殊情況不能簽訂合同的，需說明原因，報主管領導批準。二是強調采購的計劃性。未經主管領導批準采購的物資，公司不予付款，由此產生的經濟責任和后果，采購人員自負。三是強化了物資采購時技術人員的責任。物資使用單位負責技術的人員對所采購物資的規格型號和質量等技術要求，必須明確、具體。技術人員認為必要時，可先簽訂技術協議，該協議作為購銷合同的重要組成部分。四是合同簽訂的具體步驟和審批權限，這部分是內部會計控制的關鍵環節。我公司根據合同金額的大小分三種情況作了規定：單項價格在5000元以下的（不含5000元），業務部門聯系供貨廠商商談后，起草購銷合同，經企管部和財務部共同審核，報主管領導審批后簽訂經濟合同；單項價格在5000元以上的，由業務部門提供三家以上供貨廠商報價，會同生產部或領導指定的人員一起同供貨廠商談判，比質比價，擇質優價低者，起草購銷合同，經企管部和財務部共同審核，主管領導審查，報總經理審批后簽訂經濟合同；大宗和重要物資（10萬元及以上）的采購，應事先進行考察，在考察基礎上實行招投標，選擇供貨廠商，并經公司經理辦公會研究通過，總經理審批后簽訂經濟合同。上述規定增加了物資購銷的透明度。多部門參與和嚴格的審核、審批程序，既促進了工作的制度化、程序化，保證了業務的規范有序進行，又有利于從源頭上降低物資采購成本。在建筑施工方面，則著重強調簽訂施工合同要以施工預算為依據；項目預算金額在50萬元以上的須經過招投標，確定施工單位；竣工決算必須委托有資質的會計師事務所審計后，方可辦理結算。
　　
　　三、對經濟合同形式和內容方面的要求
　　開展經濟業務，簽訂經濟合同，必須嚴格遵守《中華人民共和國經濟合同法》和國家有關法規。實際業務中，業務部門要結合具體情況和特殊要求在經濟合同中增加必要條款。簽訂合同要做到：經濟業務真實合法，合同雙方權責明確，合同條文不重不漏，文字表述準確、簡練。防止出現因缺少必要條款，表述不清，以及文字錯誤，而導致權責不明，跌入合同陷阱，產生經濟糾紛，給企業造成經濟損失。
　　
　　四、設計《經濟合同簽訂審查審批表》，加強對經濟合同簽訂的過程控制
　　《經濟合同簽訂審查審批表》須填寫的主要內容有：上次購買同類物品或接受同類勞務的價格；本次供貨或提供勞務的廠商；經辦部門和經辦人；本次物品價格或勞務費；企管部和財務部審核意見；主管領導和總經理審批意見。同時還規定，公司辦公室憑《經濟合同簽訂審查審批表》加蓋公司“合同專用章”；公司簽訂的各種經濟合同，連同《經濟合同簽訂審查審批表》交檔案室妥善保管，以備日后查考。通過對審批表的設計，本次物資采購或接受勞務價格與上次價格形成直觀對比；經辦人、審核人、主管領導和總經理逐級把關，層層審批，經濟合同憑表簽章，逐級明確了相關人員的崗位職責，重點突出對合同簽訂過程的控制。
　　
　　五、特別強調參與經濟合同簽訂的有關人員的法律責任
　　要求相關人員一定要恪盡職守，精打細算，嚴格程序，嚴肅制度，從經濟活動源頭上對費用加強控制降低成本增加效益。節約就是效益。對玩忽職守等造成經濟損失的，要追究經濟責任；構成犯罪的，移交司法機關，依法追究其刑事責任。
　　通過對簽訂經濟合同諸環節的會計內部控制的設計，一方面，使企業內部控制制度更加完善，增強了制度的嚴密性和可操作性，提高了業務操作的透明度；另一方面，進一步強化經濟活動相關人員的責任意識，使其注重過程控制，這樣才能實現降低采購成本，防范經濟合同風險的最終目的。
　　上述規定實施以后，相關人員責任意識明顯增強，業務人員普遍反映責任明確，操作性強；來洽談業務的供應廠商逐漸增多。簽訂經濟合同的業務金額占到了總業務額的90%以上，各項業務活動更加規范。值得一提的是，規定實施后企業未因簽訂經濟合同造成任何經濟損失，也未發生一起經濟合同糾紛。更可喜的是，物資采購成本和勞務費均有不同程度的下降，加強企業內部會計控制制度建設已初見成效，并為廣大員工所認同。
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